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酒店管理之十二销售部
第四篇市场营销篇
市场营销部由销售部、公关部、预订部和宴会销售部等组成,属于酒店的决策部门,在酒店经营管理中起主导作用(或称龙头作用)。
它是酒店日常运行与操作的中枢机构,是总经理经营决策的顾问和参谋,为总经理经营决策提供各种市场信息。
同时,它也是酒店对内、对外形象的总策划,是负责酒店市场调研和推销的职能部门。
市场营销部的主要任务是在总经理的领导下,通过各种公关活动,树立酒店形象,为酒店招徕客源,创造经济效益。
其基本方针是以招徕国外的商务散客为主,国内商人为辅,并接待国外旅游团,因此需要与全国乃至国外的著名旅行社和外国驻华机构以及当地政府、财团、中外合资企业、国内大企业等建立良好的关系,根据酒店的条件开展各种活动以吸引上述机构人员。
市场营销部应通过确定营销战略,制定长、中、短期销售计划,开展各种行之有效的促销活动,力争获得较高的市场占有率,争取本市场内最合理的平均房价和最高的客房出租率,完成总经理下达的年、季、月度经济指标。
市场营销部的组织结构如下:
第十二章销售部
第一节概述及组织结构
一、概述
销售部在市场营销总监的领导下,通过建立广泛的销售网络,为酒店招揽客源。
酒店的客人主要来源于海外及本地区各大旅行社、公司、政府、社团、使领馆以及到本地区履行公务或旅游访友的零散客人。
因此,酒店销售人员应与上述团体保持紧密联系,经常登门拜访,定期或不定期地举行各种活动,邀请相关人士参加,以增进他们对酒店的了解。
另外,随着酒店的竞争日趋激烈,许多大酒店已经通过信函、广告、委托代理商,上门推销,举办推销会,参加国际性展销会和国际性销售组织等手段把销售工作做到了客源居住地,让客人在决定旅行之时,就决定了打算下榻的酒店。
因此,销售人员一定要有高度的灵敏性和丰富的市场经验,以灵活的方式进行酒店整体推销,以最小的投入赢得最大的市场占有率。
二、组织结构
第二节岗位职责及素质要求
一、办公室
(一)市场营销总监
直接上级:
总经理
直接下属:
销售部经理、公关部经理、宴会销售经理、预订部经理
岗位职责
1.根据酒店近期和远期经营目标,结合市场情况,负责提出并参与制定酒店对外销售以及招徕客源的计划。
2.研究和掌握国内外旅游市场的动态和顾客的潜在需求,汇集整理对外销售策略,定期向总经理提交书面报告。
3.保持同上级旅游管理部门、中外旅行社、航空公司、铁路客运站及驻本地外国商社、办事处、政府外事部门的密切联系,并同各客户间建立长期稳定的良好合作关系。
4.负责酒店的宣传推广工作,积极参与酒店产品的更新改造和组合开发,提高酒店的声誉和影响力。
5.指导酒店对内、对外的各种广告活动,制定酒店短期和长期的宣传推广计划,报总经理审批后执行。
6.与各部门建立良好的协作关系,广泛听取客户意见,处理重大投诉,以确保销售计划的实施和落实。
7.选择并培训不同年龄和不同层次的酒店销售队伍,指导销售人员不断学习,更新专业知识,提高推销技巧,以适应市场的变化。
8.定期对下属人员进行绩效评估,按照公司的奖惩制度进行奖惩,不断提高部属人员的思想素质,专业技能,组织活动能力,开拓进取精神,培养销售人员的高度责任感。
9.审阅每天业务报表、了解当天出租率和VIP接待情况,检查各部门接待VIP准备情况,按规定要求接待好VIP客人。
10.向总经理提交参加重要销售活动和公关活动的计划、经总经理审批后,组织有关人员,准备宣传资料,制定行动方案以达推广目的。
素质要求
基本素质:
有高尚的道德品质和良好的思想作风,待人宽容、真诚、友善,善于用人。
有强烈的事业心和责任感。
有坚强的毅力、勇于开拓的精神和不达目标誓不罢休的韧劲。
工作认真负责,一丝不苟,对自己的工作尽心尽力,对别人的工作全力协助。
有今日事今日办,不推让不拖延和不计较工作时间的拼搏精神。
自然条件:
外表形象端庄、大方、干净整洁;言行举止机警、灵活,彬彬有礼,和气待人,有良好的气质和风度。
外向型性格、待人热情、真诚、口齿伶俐,善交朋友。
年龄在28岁以上,身体健康之男女均可。
身高:
男1.74~1.79米,女1.65~1.68米。
文化程度:
大学以上文化程度,进修过市场营销学课程,通晓营销专业的理论和酒店营销学的内容,熟练掌握销售的方法手段和推销技巧,并能在工作中灵活运用。
了解酒店前厅部、管家部、餐饮部等前后台运作过程和相互关系。
外语水平:
高级英语水平,熟练掌握和运用英语,会第二外语者更佳。
工作经验:
8年以上旅游行业工作经验,在四星级以上酒店中做过销售部经理3年以上。
特殊要求:
具有相当的管理知识和组织领导能力。
有较强的社交能力和应变能力。
除熟悉酒店目标市场客人的生活习惯外,还要具有一定的世俗民情、宗教、文史等方面的知识以便有针对性地为客人提供服务。
勇于承担经济指标与责任。
有海外学历及工作经验者优先。
(二)秘书
直接上级:
市场营销总监
直接下属:
无
岗位职责
1.根据市场总监的指示做好各项文书工作。
记录总监各项口头指示,做好会议记录,打印整理后发到有关部门,处理有关信函、电传、电报、电话,传递各部门向总监报告的公文。
2.为总监准备好当日所要阅读及指示的文件资料,报刊杂志,有关文章,并准备好办公用品。
3.负责酒店一切公文(资料)来往的收发登记、整理、保管工作,严格执行保密制度,及时做好文书立卷归档工作,做好酒店对外签定的合同、图纸等重要资料的搜集保管工作。
4.根据总监指示做好客人来访预约工作安排。
5.安排好由总监主持的会议准备工作,如落实会议地点,召开时间及参加人员,并做好会议纪要,印发到各部门。
6.做好资料收集工作,为总监工作提供参考资料。
7.负责管理市场销售部其它文员,保管好办公室所有的办公用品及设备。
素质要求
基本素质:
信守商业机密,讲求效率,工作认真细致,善于交际和配合,待人热情、诚恳、大方。
自然条件:
仪表端庄,年龄24岁以上,女性。
身高1.65~1.68米。
文化程度:
大学本科以上文化程度,英语、文秘专业为最佳。
外语水平:
英语通过大学六级或托福考分达到600,有第二外语基础。
工作经验:
5年以上合资酒店工作经验,并有3年以上文秘工作的经验。
特殊要求:
熟练操作各种办公室自动化设备,通晓常用的电脑应用软件,具有较强的中英文听说写译能力和组织能力。
二、销售部
(一)销售部经理
直接上级:
市场营销总监
直接下属:
团队销售经理、商务销售经理、长包房销售经理。
岗位职责
1.根据酒店的近期和远期经营目标和规划,具体负责对外销售,招徕客源,负责商务市场的业务拓展和方案实施。
2.直接领导团队销售经理,商务销售经理和长包房销售经理,积极与国内国外各大旅行社、外国驻华机构保持联系,随时向他们提供酒店的变化情况和节目信息,以吸引顾客。
3.研究和掌握国内外旅游市场信息和同行业销售方针,整理汇编成册,定期向市场营销总监上交市场信息报告,并提出相应的对策。
4.走访客户。
定期或不定期地拜访各大旅行社的经理人员和销售人员、订房人员等,拜访各大商社、_航空公司等驻华机构,向他们征求对本酒店的看法和要求,必要时举行各种活动邀请他们参加,以增进了解,加强友谊。
5.培训下属。
不断更新市场营销观念和促销手段,以适应市场变化的需要,即客户的需要,使客户永远产生好奇和新鲜感。
6.主动协调销售部与酒店各部门的关系,使各个工作环节运转顺利,一切以顾客为中心,在公众中树立起人人有敬业精神的群体形象。
7.做好市场细分,选择销售市场,销售对象。
素质要求
基本素质:
善于与人交际,有亲和力,待人热情、友善、有礼貌、性格外向、机警灵活、工作勤奋。
自然条件:
年龄在28岁以上,外表端庄、大方、身体健康、干净整洁,男女不限。
身高:
男1.74~1.79米,女1.65~1.68米。
文化程度:
大学以上文化程度。
外语水平:
熟练掌握和运用英语。
工作经验:
在二类以上旅行社做外联工作3年以上,在四星级以上合资酒店中做过2年以上销售经理。
特殊要求:
与销售总监基本相同,此外,熟练掌握销售的方法和推销技巧,并能在工作中灵活运用。
(二)团队销售经理
直接上级:
销售部经理
直接下属:
无
岗位职责
1.定期走访旅行社,制定每周的走访计划。
1.以电话、传真、邮件形式保持与各有关旅行社的联系。
2.认真做好客户寻价与预订,并给予书面确认。
4.接待好来店参观的客户。
5.建立好客户信息登记,做好销售记录,做好销售报告。
6.做好市场调查工作,并向销售部经理汇报市场情况。
7.处理好与酒店其它部门的工作关系。
8.严格执行房价审批权限,对特殊价格要保密。
素质要求
基本素质:
待人真诚友善,有礼貌、有策略、有耐心,机警灵活,性格外向。
自然条件:
年龄28~40岁,性别不限,外表端庄、大方。
品貌端正,气质高雅,待人和蔼。
身高:
男1.74~1.79米,女1.65~1.68米。
文化程度:
大学本科以上文化程度。
外语水平:
外语专业大学以上学历或国家六级以上英语水平。
工作经验:
2年以上销售工作经验,熟悉本地所有一、二类旅行社及国外旅游市场情况。
能熟练操作电脑,曾在酒店业同等岗位上工作过者优先。
(三)商务销售经理
直接上级:
销售部经理
直接下属:
无
岗位职责
1.熟悉本市各大商社、公司,尤其是外资企业,并定期登门拜访。
2.建立客户档案,并以电话、传真、函件等形式与他们保持联系。
3.定期或不定期举行大公司秘书聚会,加强联络,增进感情。
4.做好销售记录,每日向销售部经理报告拜访客户情况。
5.不断开发新的客户市场,扩大客户网络。
6.协调好与酒店各相关部门的关系。
7.安排好客户预订的入住和餐饮等活动事宜。
8.协助财务追收客户的欠款。
素质要求
与团队销售经理基本相同。
(四)长包房销售经理
直接上级:
销售部经理
直接下属:
无
岗位职责
1.主要任务是发展酒店的长住户,达到一定的出租率。
2.制定吸引长住户的计划并付诸实施。
3.建立长住户档案并定期拜访他们。
4.定期举办长住户聚会以示答谢并征求长住户对酒店的要求和建议。
5.不断扩大长住户市场,完善长住户的管理条例。
6.协助财务收回长住户的有关费用。
素质要求
与团队销售经理基本相同。
(五)文员
直接上级:
销售部经理
直接下属:
无
岗位职责
1.根据销售部经理要求做好各项文书工作,协助经理召集会议、安排见面、协助组织活动,传递与上级、下属的文件及信息。
2.收取及处理各种外来及内部其它部门的电话、电报、传真和文件、信函,及时传递、记录、分类,提出建设性意见。
3.为销售部经理准备当日需阅办的文件及与工作相关的报刊信息,备齐办公用品。
4.做好档案分类、保管,对机密文件要认真登记。
5.收集与酒店有关的市场信息,定期编发参考资料。
6.登记、领用、分发销售部所需办公用品及书籍资料。
7.做好每次会议安排,落实场地、人员,做好记录、印发文件。
素质要求
基本素质:
为人诚实,礼貌大方,认真细致,善于沟通。
自然条件:
年龄24岁以上,女性。
品貌端正,气质高雅,待人和蔼。
身高1.65~1.68米。
文化程度:
大专以上,文科或公关专业。
外语水平:
英语中级水平,可基本会话具备一定的阅写能力。
工作经验:
3年以上文秘工作。
特殊要求:
熟练使用现代化办公设备,包括电脑、电传、传真机、复印机等。
三、预订部
(一)预订部经理
直接上级:
市场营销总监
直接下属:
预订员
岗位职责
1.与市场营销总监密切配合,受市场营销总监领导。
2.熟悉酒店营销策略和年度、月度经营指标。
3.了解旅行社的订房情况,根据市场的要求制定本酒店客房政策。
4.建立一套完整合理的客房预订方案并负责档案存放,每日向总监报告订房情况。
5.负责预订系统的全面工作。
新查阅每份预订电传、传真和其他信函,对每项预订要求予以认真回复,对每个已确认的预订进行核实,争取预订尽可能兑现。
6.与销售部交流团体预订受理情况,协助销售部订房,提供房数、房态和房控情况。
7.负责制作、保存和分送周报表,月报表,反映房间订房情况。
8.认真解答客人的电话及寻价,报价要清楚,处理好客人的特殊要求。
9.负责检查所有报表的准确性。
10.培训并督导其下属完成总监及上级分配的其他工作。
(二)预订文员
直接上级:
预订部经理
直接下属:
无
岗位职责
1.在预订部经理的指导下工作。
2.接收和处理有关散客和团体订房的电话、电传和文件。
3.核对团体订房和散客订房的变更和取消情况。
4.打印和处理由销售部送来的团体订房单或变更单,并按规定安排好散客和团队的订房及订餐。
5.负责发出各种信件、传真、备忘录,与旅行社及其他客户落实订房事宜。
6.准备第二天的“VIP”到店计划安排及有关资料,经预订部经理审核后交市场营销总监。
7.每月底做房间销售分析表,分送市场总监,总经理,及有关部门。
素质要求
基本素质:
工作认真、细致、踏实、听力好、语言清晰。
自然条件:
身体健康、年龄20岁以上,女性为佳。
文化程度:
大专文化程度。
外语水平:
高级英语水平,本岗位业务的听、说、读、写达到熟练。
工作经验:
在中外合资酒店中做过前厅工作,做过预订者尤佳。
四、宴会销售部
(一)宴会销售经理
直接上级:
市场营销总监
直接下属:
宴会销售主任、宴会销售文员
岗位职责
全面负责宴会和会议、展示会等的推销、预订工作。
1.制定宴会销售的市场推销计划、建立并完善宴会销售部工作程序和标准,制定宴会销售部规章制度并指挥实施。
2.参加酒店管理人员会议、完成上传下达工作。
3.安排布置并督导下属人员的正常工作。
4.建立改善宴会日记、客户合同存档、宴会订单和预报单的存档记录,使之成为有效的工作程序和管理手段。
5.与餐饮部总监和行政总厨沟通协调,共同议定宴会菜单及价格。
6.与其它部门沟通、协调、密切配合。
7.定期对下属进行绩效评估,按奖惩制度实施奖惩,并加强对员工的培训工作,提高员工素质。
素质要求
基本素质:
具有强烈的事业心和责任感及高尚的职业道德,要有牺牲精神,忠于事业,心胸开阔。
自然条件:
身体健康,仪表端庄大方,性格外向,气质高雅,年龄25岁以上。
身高:
男1.74~1.79米,女1.65~1.68米。
文化程度:
大专毕业或旅游专业毕业。
外语水平:
高级英语水平,并能熟练应用。
工作经验:
在餐饮部工作5年以上并有5年餐饮部宴会销售经验,通晓对外销售的促销策略和产品价格策略,了解客源市场的需求状况,熟悉客源国的政治、经济、文化、风俗常识和涉外礼仪、礼节。
能制定促销计划、能熟练操作办公自动化系统。
特殊要求:
信息来源广泛,熟悉海外驻本地商社、公司、大使馆等主要客源状况,同客户保持良好的人际关系;工作中具有较强的判断能力、应变能力和谈判能力,并有协调下属工作的能力,能调动销售人员的积极性,形成团体气氛。
有一定的文学水平,擅于书写广告,有公关能力,没有家庭负担,有能力主持酒会。
(二)宴会销售主任
直接上级:
宴会销售经理
直接下属:
宴会销售文员
岗位职责
通过每日接待或走访客户,推销酒店的宴会规格和软件服务。
1.制定一周的出访计划并提交宴会销售经理。
周末与宴会销售经理共同回顾一周的出访情况,作出总
结。
2.填写卡片,做销售报告,详细记录每次出访情况。
3.向宴会经理汇报每次出访收获。
1.与销售部紧密沟通、共同处理销售部接洽的活动。
2.出访宴会客户。
3.解决来访客人的需求,向客人提供必要的信息,建议客人参考,活动一俟确定,即与客人商谈最终
的细节安排。
7.起草确认信,并请客人寄回确认后的副本。
8.如既定活动发生任何变动,要填发更改单。
9.实地检查接待准备工作,保证所有的安排兑现,与宴会厅经理协调确保接待服务的落实。
10.与有关的部门协调,解决客人的特殊需求。
11.活动完毕后,向客户发出感谢信。
12.宴会结束后,收集客人的反映,如有问题及时反馈给宴会厅经理,以便及时处理和纠正。
13.处理市场营销总监指派的与宴会有关的特殊事务,参加酒店的活动,做好公关工作。
素质要求
基本素质:
具有强烈的事业心和责任感,高尚的职业道德及良好的纪律观念。
自然条件:
身体健康,品貌端正,气质高雅,身高:
男1.74~1.79米,女1.65~1.68米。
文化程度:
具有大本以上文化程度。
外语水平:
具有流利的英语会话能力,达到中级水平。
工作经验:
有两年以上餐饮部宴会服务经验,通晓对外销售的促销技巧和销售策略,熟知餐厅的各项服务内容和服务设施,熟悉客源国的政治、经济、文化、风俗常识和涉外礼仪、礼节,根据分工能够带来客源,完成任务。
特殊要求:
具有公关能力,谈判能力,善于接触各种类型客人,同客户保持良好的人际关系。
(三)宴会销售文员
直接上级:
宴会销售经理
直接下属:
无
岗位职责
负责宴会销售部日常文书工作、协助宴会销售经理和主任的销售工作,处理其它必要文印工作。
1.每日打出宴会活动预报单并发送到有关部门。
2.负责向有关部门分发宴会订单和更改单,并负责为宴会订花。
3.负责打出宴会指南,协助宴会销售经理和销售主任共同解决来访客人的需求,向客人提出必要的建议,为宴会制作菜单。
4.回答电话问询,并请宴会销售经理或销售主任来处理,当他们不在时接受宴会预订,并尽快转告有关人员。
5.保存所有宴会客户档案,保证足够的办公用品。
6.协助销售主任填卡片,记录出访情况并分类按序存放。
素质要求
基本素质:
具有强烈的事业心和责任感,高尚的职业道德及良好的纪律素养。
自然条件:
身体健康,仪表端庄大方,气质高雅,性格温和,情绪稳定。
女性,身高1.65~1.68米。
文化程度:
具有高中或中等文秘专业学历,具有起草文件、报告、报表的能力。
外语水平:
中级英语水平或通过国家四级英语考试。
工作经验:
有一年文员工作经验,了解餐饮部宴会销售各岗位人员情况。
特殊要求:
精通电脑操作。
第三节工作程序及标准
一、销售部工作程序及要求
(一)商务市场工作程序
1.销售计划:
上周做好下周销售工作计划表,每日预约第二天所拜访的客
2.拜访客户:
首先打电话预订,准备好资料、名片,检查个人仪容仪表。
访问客户做好谈话记录,销售报告,公司资料卡(见本章末附表)
3.经常与新、老客户以拜访电话、传真、邮件等形式保持密切来往。
4.接受预订:
1)填写预订单(见本章末附表)
2)下发给预定部和财务部。
然后按到店日期存档。
3)以传真、电话形式进行确认。
4)更改、取消预订。
当日填写更改取消预订单(表格与“团队变更取消表”一样),将所有材料合订一起存档。
5.跟踪服务,征求意见。
客人离店后销售人员要及时与预订人联系,首先感谢对方使用我店,询问客人对酒店的反映,征求客户意见,进行详细记录,在销售会议上报告客户的反映。
6.在接会议、大型活动时注意协调好各部门共同完成好接待工作。
(二)团队市场工作程序
1.与国内外旅行社建立联系。
经常拜访旅行社,保持与新、老客户的联系,了解旅行社的团队预测情况,寻求合作对象,积极推广酒店,向旅行社提供酒店资料、图片、报价单。
(后附报价单)
2.签订合作协议
由市场总监拟定合作协议书标准文本(参见订房合同),文本内容包括:
1)在一年间,旅行社能预订客房的数量,及大致时间。
2)酒店对旅行社提供客房种类和优惠价格。
3)客房价格所包含及不含的项目、服务、标准。
4)对免费房及全陪、地陪、领队的优惠水平。
5)用餐标准及方式。
6)联系方法、订金制度及通知确认方法。
7)结帐方式及时间要求。
8)违约责任及赔偿。
9)不可抗力因素。
附:
订房合同
年月日,由_______酒店(以下简称甲方),与________(以下简称乙方)经友好协商.达成如下协议:
一、推销
1.乙方同意利用其销售网络推销甲方,并向来到本市的所有客户和即将成为乙方客户的人士推荐甲方的服务设施。
2.乙方保证在任何可能的情况下,在本市接待旅客时,将选择甲方作为其客人的下榻处。
特别是以下项目:
1)旅游包价团
1)系列团队
2)旅游团队
3.乙方同意把甲方编入其宣传项目及宣传册之中,并在合适之处采用甲方的彩色照片。
这些宣传品及小册子一经出版应立即送甲方一些样本。
二、价格
考虑到乙方可能提供的客源量,甲方同意按下列条件和价格(不合佣金)接待乙方的客源。
团队预订~单人间/双人间(10人及10人以上):
·淡季(十二月,一月,二月,三月)=_______元人民币
·平季(四月,六月,七月,八月)=_________元人民币
·旺季(五月,九月,十月,十一月)=_______元人民币
散客预订~单人间/双人间(10人以下)
·淡季(十二月,一月,二月,三月)=________元人民币
·平季(四月,六月,七月,八月)=__________元人民币
·旺季(五月,九月,十月,十一月)=________元人民币
·所有套间一律享受——%的优惠;所有客用房加床为——元人民币,陪同床为________元人民币。
注:
所有价格不含任何早餐及城市建设费。
三、餐费
中式早餐=_______元人民币
美式早餐=_______元人民币
午餐套餐(西餐)=________元人民币
晚餐套餐(西餐)=________元人民币
注:
餐费不包含酒水。
四、价格保护
在任何情况下,乙方不得以比门市价更高的价格将甲方的客房出让给第三者。
当甲方门市价随季节改变时,甲方将通知乙方。
五、预订
团队入住前,乙方应向甲方销售部办理团队预订手续。
甲方将根据订房情况和接待能力于接到预订通知的3天内,决定是否接受此预订并以书面形式通知乙方。
未经甲方接受并确认的预订,甲方概不负任何责任。
六、客房占用期限
按预订经确认的客房在入住日下午2:
00之后方可入住。
离店时间为正午12:
00点。
七、客房分配单
乙方同意在客人到前30天,向甲方提供将入住甲方的团队所有成员名单及住房分配方案,包括航班消息,用餐标准。
如果乙方未能按上述要求提供这些消息(除非另有协议),甲方有权取消已预订的客房及设施并转售给其他客户。
八、免费房
甲方同意为每16位付费客人提供半个双人间免费房,但每团的免费房不超过4个双人间。
九、取消预订
乙方如果需要取消或减少预订房,应按下列条件书面通知甲方。
房间数最少要求期限
10间以下到客前10天
10~25问到客前15天
26~50间到客前20天
51间以上到客前30天
在最少期限之后,如果团队要求取消或减少10%以上的预订房间数,甲方将收取每间取消房一天的房租作为未及时取消预订费用。
十、确认未到预订
如果整个团队在入住日未到,乙方同意支付甲方当日所损失的房费,同时支付整个实际居住期应付的房费。
十一、押金/付款
乙方同意在做系列团预订时付给甲方押金_______元人民币。
如果乙方没能履约,甲方可以从押金中抽取全部或部分作为甲方应得的押金。
如果乙方完成合约,全部押金(不包括利息)将如数退还乙方或作为乙方应付甲方费用的一部分。
除了上述押金外,乙方承诺在团队离店后30天内支付团队下榻在甲方期间所产生的一
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