3第三章 会计电算化基本要求新.docx
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3第三章会计电算化基本要求新
第三章会计电算化基本要求
学习目的及要求
了解会计电算化基本的法规制度;熟悉会计核算软件的基本要求;掌握计算机代替手工记账的基本要求;了解会计电算化档案的基本要求。
第一节会计电算化法规制度
会计电算化,就是电子计算机在会计核算中的应用。
由于会计电算化涉及到两个行业的结合,属于边缘性产物,因此对于会计电算化的管理存在独特性,同时也有一定的难度。
世界各国特别是发达国家对这一问题都比较重视,例如,美国注册会计师协会(AICPA)1976年就发布了“管理咨询服务公告第4号——计算机应用系统开发和实施指南”。
国际会计师联合会(IFAC)分别于1984年2月、10月和1985年6月公布了三个有关会计电算化的《国际审计准则》。
我国政府对于会计电算化的管理也一直给予了高度的重视,并且通过制度建设加强对其进行宏观管理。
自从20世纪80年代以来,我国相继颁布了不少法律、法规规范管理会计电算化的各项工作。
在1989~1991年这三年期间内,财政部先后制定了三个与会计电算化有关的管理文件。
1994年6月,根据《中华人民共和国会计法(以下简称〈会计法〉)》的相关规定,财政部正式制定了《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《商品化会计核算软件评审规则》等一系列法规,进一步加强了对会计电算化工作的管理,促进了我国会计电算化事业的健康发展。
这些法规制度,涉及到会计核算软件的开发、评审、使用,以计算机代替手工记账的审批,会计电算化后的会计档案生成与管理等诸多方面,对单位使用会计核算软件、软件生成的会计资料、采用电了计算机代替手工记账、电算化会计档案保管等与会计电算化工作相关的内容均作出了具体的规范。
一、《会计法》及相关法规
在国家颁布的相关会计法规中,尤其是《会计法》及财政部发布的《会计基础工件规范》、《会计档案管理办法》等国家统一的会计制度中,对会计电算化工作给出了具体的规范。
1999年10月31日通过的《会计法》规定,“使用电子计算机进行会计核算的,其软件及生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料必须符合国家统一的会计制度规定;会计账簿的登记、更正应当符合国家统一的会计制度规定。
”
1996年6月17日由财政部发布的《会计基础工作规范》中,有多个条文对会计电算化工作作出了具体的规范。
例如:
第十一条开展会计电算化和管理会计的单位,可以根据需要设置相应工作岗位,也可以与其他工作岗位相结合。
第二十七条实行会计电算化的单位,从事该项工作的移交人员还应当在移交清册中列明会计软件及密码、会计软件数据磁盘(磁带等)及有关资料、实物等内容。
第二十九条移交人员从事会计电算化工作的,要对有关电子数据在实际操作状态下进行交接。
第四十四条实行会计电算化的单位,对使用的会计软件及其生成的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料的要求,应当符合财政部关于会计电算化的有关规定。
第四十五条各单位的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料,应当建立档案,妥善保管。
会计档案建档要求、保管期限、销毁办法等依据《会计档案管理办法》的规定进行。
第五十三条实行会计电算化的单位,对于机制记账凭证要认真审核,做到会计科目使用正确,数字准确无误。
打印出的机制记账凭证要加盖制单人员、审核人员、记账人员及会计机构负责人、会计主管人员印章或者签字。
第五十八条实行会计电算化的单位,用计算机打印的会计账簿必须连绵编号,经审核无误后装订成册,并由记账人员和会计机构负责人、会计主管人员签字或者盖章。
第六十一条实行会计电算化的单位,总账和明细账应当定期打印。
发生收款和付款业务的,在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记账和银行存款日记账,并与库存现金核对无误。
第九十八条实行会计电算化的单位,填制会计凭证和登记会计账簿的有关要求,应当符合财政部关于会计电算化的有关规定。
实行会计电算化的单位,有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。
1998年8月21日财政部颁布的《会计档案管理办法》规定:
“采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案。
具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财政部、国家档案局备案。
二、会计电算化专门法规
按照《会计法》规定,财政部制定并发布了《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《会计电算化工作规范》等一系列国家统一的会计电算化专门法规制度。
对单位使用会计核算软件、软件生成的会计资料、采用电子计算机替代手工记账、电算化会计档案保管等会计电算化工作作出了更加具体的规范。
例如,《会计核算软件基本功能规范》中:
第十三条会计核算软件应当提供输入记账凭证的功能,输入项目包括:
填制凭证日期、凭证编号、经济业务内容摘要、会计科目或编号、金额等。
输入的记账凭证的格式和种类应当符合国家统一的会计制度的规定。
第二十五条会计核算软件应当提供自动进行银行对账的功能,根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单及适当的手工辅助,自动生成银行存款余额调节表。
第三十二条会计核算软件可以提供机内原始凭证的打印输出功能,打印输出原始凭证的格式和内容应当符合国家统一的会计制度的规定。
第二节会计核算软件的要求
在财政部颁布的《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《会计电算化工作规范》等相关会计电算化的法规文件中,对会计核算软件提出了具体的要求,其中《会计核算软件基本功能规范》从数据的输入、处理、输出和安全等角度,全面对会计核算软件进行了规范。
一、会计核算软件的基本要求
根据《会计法》和国家统一的会计制度规定,会计核算软件设计、应用、维护应当符合以下基本要求:
1.会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的规定,保证会计数据合法、真实、准确、完整,有利于提高会计核算工作效率。
2.会计核算软件应当按照国家统一的会计制度的规定划分会计期间,分期结算账目和编制会计报表。
3.会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文,可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。
4.会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。
5.会计核算软件应当符合GB/T19581—《信息技术—会计核算软件数据接口》国家标准的要求。
6.会计核算软件在设计性能允许使用范围内,不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。
7.会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下,利用现有数据恢复到最近状态的功能。
8.单位修改、升级正在使用的会计核算软件,改变会计核算软件运行环境,应当建立相应的审批手续。
9.会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。
二、会计数据输入功能的基本要求
会计数据的输入正确与否是整个会计电算化核算的关键,为了保证会计数据输入正确,,提高会计信息质量,会计核算软件在数据输入上具有强大的防错功能和充分的经验措施,严格数据输入的各个环节,,最大限度发现错误,并提供相应修改手段,提高会计电算化工作效率。
因此,对会计数据数据功能要求如下:
1.会计核算软件应当具备以下初始化功能:
(1)输入会计核算所必需的期初数字及有关资料,包括总分类会计科目和明细分类会计科目名称、编号、年初数、累计发生额及有关数量指标等;
(2)输入需要在本期进行对账的未达账项;
(3)选择会计核算方法,包括记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等。
会计核算软件对会计核算方法的更改过程,在计算机内应当有相应的记录;
(4)定义自动转账凭证,包括会计制度允许的自动冲回凭证等;
(5)输入操作人员岗位分工情况,包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等;
(6)提供必要的方法对输入的初始数据进行正确性校验。
2.应当具备输入记账凭证的功能。
3.对记账凭证编号的连续性应当进行控制。
4.下列数据输入应有必要的提示功能:
(1)正在输入的记账凭证编号是否与已输入的机内记账凭证编号重复;
(2)以编号形式输入会计科目的,应当提示该编号所对应的会计科目名称;
(3)正在输入的记账凭证中的会计科目借贷双方金额不平衡,或没有输入金额,应予以提示并拒绝执行;
(4)正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目,或者有贷方会计科目而无借方会计科目的,应予以提示并拒绝执行;
(5)正在输入的收款凭证借方科目不是“现金”或“银行存款”科目、付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目的,应予以提示并拒绝执行。
5.对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证,应提供修改和审核的功能,审核通过后,不能再对机内凭证进行修改。
6.对同一张记账凭证,应当对审核功能与输入、修改功能的使用权限进行控制。
7.发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的,应当采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正,红字可用负号“-”表示。
8.采用直接输入原始凭证由会计核算软件自动生成记账凭证的,在生成正式机内记账凭证前,应当进行审核确认。
9.由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据的,应当经审核确认后生成记账凭证。
三、会计数据输出功能的基本要求
会计电算化条件下,会计数据输出主要有屏幕查询输出、打印输出、向磁
盘输出以及网络传输输出等形式。
《会计核算软件基本功能规范》对输出的基本要求是内容完整可靠、格式符合规范。
其具体如下:
1.应当具有对机内会计数据进行查询的功能。
2.应当按照国家统一的会计制度规定的内容和格式打印输出机内原始凭证、记账凭证、日记账、明细账、总账、会计报表。
3.总分类账可以用总分类账户本期发生额、余额对照表替代。
4.在保证会计账簿清晰的条件下,计算机打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。
5.对于业务量较少的账户,会计软件可以提供会计账簿的满页打印输出功能。
四、会计数据处理功能的基本要求
会计数据输入完成以后,需要会计核算软件根据所输入的数据自动进行数据处理,快速准确可靠地提供所需会计信息。
其具体要求如下:
1.应当具有根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿的功能。
2.应当具有自动进行银行对账并自动生成银行存款余额调节表的功能。
3.应当具有机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。
4.结账前,应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账,全部登记入账后才能结账。
5.结账后,不允许再输入上一会计期间的会计凭证。
6.应当具有自动编制符合国家统一会计制度规定的会计报表功能。
对于根据机内会计账簿生成的会计报表数据,会计软件不能提供直接修改功能。
7.应当具有确保会计数据安全保密,防止对数据和软件的非法修改和删除功能。
第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求
一、会计电算化岗位的分类
建立会计电算化信息系统的岗位责任制,定人员、定岗位、明确分工,各司其职,有利于会计工作程序化、规范化,有利于落实责任和会计人员分管业务,有利于提高工作效率和工作质量。
《会计电算化工作规范》中提出了建立会计电算化岗位责任制的原则,“实行会计电算化的单位,要建立会计电算化岗位责任制,要明确每个岗位的职责范围,切实做到事事有人管,人人有专责,办事有要求,工作有检查”。
依据上述原则,可以根据内部牵制制度的要求和本单位的工作需要,对会计岗位的划分进行调整和设立必要的工作岗位。
会计电算化信息系统的岗位一般可划分为基本工作岗位和电算化会计岗位。
基本会计岗位可分为:
会计主管、出纳、会计核算各岗位、稽核、会计档案管理等工作岗位。
基本会计岗位人员要求持有会计证,可以一人一岗,一人多岗或一岗多人,但应当符合内部牵制制度的要求,出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权、债务账目的登记工作。
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