西安市xxxx学校档案管理办法及分类保管期限.docx
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西安市xxxx学校档案管理办法及分类保管期限
学校档案管理办法
(试行)
市××××学校
20××年×月
市××学校档案管理办法
(试行)
第一章总则
第一条为了加强学校管理,提高学校档案管理水平,有效保护和利用档案,根据《中华人民国档案法》、《市档案管理办法》和《市中等学校档案管理办法》以及有关规定,制定本办法。
第二条本办法所称的档案,是指学校从事教学管理、党政及其他各项活动中形成的对学生、教师、学校和社会有保存、利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等文件材料。
第三条学校档案实行集中统一管理,应确保档案的完整、准确、系统、安全。
学校任何部室和个人不得私自保存应归档的材料。
第二章档案管理机构与职责
第四条学校档案工作由学校及各级教育行政管理部门领导,业务上接收同级和上级档案行政管理部门的指导和监督。
第五条学校设综合档案室,集中管理学校形成的档案,并在校长统一领导下工作。
学校各部室设立兼职档案员,负责本部室形成文件的收集、整理和归档工作。
第六条学校综合档案室的职责
(一)贯彻执行国家和省、市有关档案中作的法律、法规和规定。
(二)制定学校档案工作的各项规章制度,并贯彻执行。
(三)指导学校各部室做好文件材料的收集、整理、立卷和建档工作。
(四)统一管理学校各种门类和载体的档案,开发档案信息资源,为学校各项工作服务。
(五)做好学校档案的鉴定、销毁和统计工作。
(六)确保学校档案的完整与安全,开展档案利用工作。
第三章学校档案管理人员
第七条学校综合档案室设一名档案管理人员,档案管理人员应热爱档案工作,遵纪守法,按岗敬业,忠于职守,具备相应的科学文化知识及现代化管理技能和档案专业技术水平。
第八条学校档案管理人员变动时,必须对管理的档案进行交接。
交接双方应当对保管的档案进行清点、登记、并办理交接手续。
第四章学校档案的收集与保管
第九条学校及各部室工作人员在职能活动中形成的应归档的文件材料,由各部室收集齐全,进行整理,定期交学校综合档案室集中管理,部分未完结事项的档案可适当延长归档时间,最长不能超过三年。
应归档的档案任何人不得据为己有,不得丢失,不得自行销毁或拒绝归档。
第十条学校文件材料的归档围参见《市灞桥热电学校文件材料归档围和保管期限表》。
第十一条学校各类档案的保管期限划分为永久、长期(30年)和短期(10年)三种,具体保管期限参见《市灞桥热电学校文件材料归档围和保管期限表》。
人事、基建、会计及其他专门文件材料的保管期限,按照国家有关规定执行。
第十二条各类档案材料的归档时间:
(1)文书档案、教学档案、教师业务档案、学生档案按学年度进行整理,在次年九月底以前向学校综合档案室移交;
(2)会计档案按会计年度进行整理;(3)教科研档案、基建档案、设备档案、声像档案和实物档案在完成后三个月整理归档。
第五章学校档案的管理
第十三条学校综合档案室应对接收的档案进行分类、排列和编目,并定期对档案进行鉴定。
对失去保存价值的档案应列出销毁清册,按照国家有关规定予以销毁。
第十四条学校综合档案室应做好档案防火、防盗、防尘、防潮、防磁、防有害生物、防污染等安全防护措施。
第六章档案的利用
第十五条学校综合档案室保存的档案,主要供本校利用,其他单位或个人需持有合法证明材料和证件,经学校主管领导批准后方可查阅。
第十六条任何组织和个人在查阅档案时,不得在档案上涂改、损毁,不得伪造,未经批准不得抄录、复制和公布档案。
第十七条学校可根据实际情况,利用档案建立学校校展室(荣誉室)等。
第七章附则
第十八条本办法由市灞桥热电学校负责解释。
第十九条本办法自二0一0年九月起执行。
市××××学校档案门类划分表
序号
类别
容
形成部室
1
文书档案
是学校、党、政、工和各部室及个人在学校各项活动中形成的,对学校、学生、教师和社会有保存价值的文字、图表、簿册等各种形式的历史记录。
学校各个部室
2
教学档案
是学校师生在教学活动中形成的、具有保存价值的文字、图表、簿册等教学文件材料
校长室、教导处、大队部、实验室、体卫室
3
教师业务档案
是教师个人在校外从事教学、教学研究、教学改革等活动中产生的,能够反映教师本人教学业务水平、教学工作能力和教学劳动成果的文件材料
教导处
4
学生档案
是详细反映学生在校学习期间德、智、体、美劳等情况的真实记录
教导处、大队部、体卫室
5
科技档案
是学校教职工进行科研、基建、设备仪器管理等活动中形成的具有保存价值的文件材料、图表、照片等科技文件材料
教导处、总务处
6
财会档案
是学校在经济业务中产生的会计凭证、会计账簿和会计报表等会计专业材料
财务室
7
人事档案
是学校在劳动人事工作中形成的,记述和反映教职工经历与德、才、学、识等表现情况的,以个人为单位集中保存进来的文件材料的集合体
对应人事工作部室
8
声像档案
是通过照片、录音带、录像带等形式记录学校管理、教学教研、开展各项活动的资料
学校各个部室
9
实物档案
是学校在各项活动形成中的,不能取代的以不同形式反映信息情况的一个个具体物品
学校各个部室
10
电子档案
通过光盘、硬盘等形成保存的关于学校管理、教学教研及开展各项活动的数字文件资料
学校各个部室
市灞桥热电学校文件材料归档围和保管期限表
(草稿)
一、文书档案归档围和保管期限表
类别
序号
归档围
期限
形成
部门
党支部
1
本校支部会议记录、纪要、重要的汇报材料、安排、总结等。
永久
2
本校党员花名册、党员及党组织情况统计报表。
永久
3
本校关于党组织建设等工作的请示与上级的批复。
重要的
一般的
永久
长期
4
本校被评为区县级以上先进集体或个人的各种材料。
永久
5
党员的处分材料。
性质严重的
性质一般的
永久
长期
6
本校党支部关于党员思想政治教育工作的文件材料。
重要的
一般的
永久
长期
7
党员组织关系转入、转出介绍信及存根。
永久
8
党费收据存根、外调介绍信存根。
短期
9
本校党支部换届选举文件材料
永久
10
本校党支部干部任免文件材料
永久
11
本校发展新党员、批准入党、预备党员转正材料
永久
工会
1
本校工会工作报告、总结、换届选举结果。
永久
2
教代会文件材料。
(1)通知、工作报告、总结、决议、领导讲话、选举结果批复。
(2)代表讲话、小组记录、贺信。
永久
短期
3
工会会员名册及各种统计表。
永久
4
上级本校工会下发的文件材料。
重要的
一般的
永久
短期
5
工会开展文娱活动及福利待遇等文件材料。
短期
办公室
1
本校校务会、全体教职工会议记录。
永久
2
本校工作计划、总结、汇报材料。
永久
3
本校教职工花名册、岗位设置、年度报表。
永久
4
本校成立、合并、撤销、更改名称、启用印章、校址变迁、人员编制、部机构设置等文件材料。
永久
5
本校领导干部任免职务的报告、批复。
永久
办公室
1
上级机关制发的属于本校主管业务的文件材料
重要的
一般的
永久
长期
2
本校制订的规章制度、公约、岗位职责。
永久
3
本校的历史沿革、大事记、反映校主要活动剪报。
永久
4
创建等级校、示校的批复、通知、申报材料等。
永久
5
本校的重大活动(校庆、教师节)形成的文字材料
(1)请示、批复、通知、、日程、报告、讲话
(2)交流材料、代表发言材料、贺信、来宾签名等。
永久
短期
6
职称评定工作会议记录、专业技术职务申请报表及申请附件材料、上级主管部门的批复
永久
7
评选先进单位、劳动模、先进工作者的文件材料
区县(含)以上表彰、奖励的
区县以下表彰、奖励的
永久
长期
8
教职工转正、定级、调资等材料
9
教职工聘用、聘任、调动的介绍信及存根、工资关系、更改工作时间、离退休职务、抚恤、死亡等文件材料
永久
10
职工日常工作量化考核汇总表
短期
11
职工出勤、学习考勤统计
短期
总务处
1
校总务工作计划、总结、报表
长期
2
上级机关下达的经费、基建计划的批复
长期
3
校总务有关计划、总结
短期
4
固定资产管理(登记、统计、核查清算、交接)等文件材料
重要的
一般的
永久
短期
5
校财产、住房、与外签订合同
永久
6
上级机关制发的属于本校主管业务的文件材料
重要的
一般的
永久
长期
二、教学档案归档围和保管期限表
类别
序号
归档围
期限
形成
部门
教学管理类
1
上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件材料。
重要的
一般的
永久
长期
2
本校制度教学计划、课程设置材料
3
本校关于招生、毕业等方面的计划、规定、办法文件材料
重要的
一般的
永久
长期
4
本校关于综合性教学文件材料
重要
短期
永久
短期
5
学校关于招生计划、简章、新生名册、总结报告
长期
6
学校颁发的教学计划、方案、大纲
永久
7
学校自制自编、主编教材正本及教材使用目录
长期
8
学校制发的课程安排表、进度表、典型讲义、教案、各种考试题
长期
9
师资培训的计划、考核、进修等文件材料
长期
10
教学教研经验总结材料
长期
学籍管理类
1
入学通知书
短期
2
学籍表
永久
3
学生学籍变更(升级、留级、休学、转学、复学、退学)的材料
重要的
一般的
永久
长期
4
毕业证书登记表
永久
5
毕业生登记表
永久
师资管理类
1
上级教育行政部门、学校关于教师思想品德、教学能力、业务水平考核材料
重要的
一般的
长期
短期
2
上级教育行政部门关于教师工作的考评、工作量的规定及执行情况
重要的
一般的
长期
短期
3
学校关于教师继续教育、离职进修、在职培训、聘请教师的文件材料
重要的
一般的
长期
短期
4
学校关于班主任工作计划、总结
短期
学生教育类
1
上级机关制发的属于学校政治思想教育工作的文件材料
重要的
一般的
长期
短期
2
学校少队工作计划、总结;德育工作计划、总结
长期
3
学校对学生进行政治思想品德、法制、纪律、安全等方面教育的文件材料
主要的
一般的
长期
短期
4
学校评选的三好学生、优秀学生干部、先进班集体、登记表及事迹材料
市级以上的
区级以下的
长期
短期
5
学校对学生的处分、通报材料
长期
6
学校开展德育活动的文件材料
重要的
一般的
长期
短期
7
各年级、班的考评记录
短期
文体卫生类
1
上级机关制发的学校文娱、体育、卫生保健工作的文件材料
重要的
一般的
长期
短期
2
学校关于开展文娱、体育、卫生保健工作的计划、安排、总结
长期
3
学生体检表、健康情况及视力调查表及体质调研分析材料
长期
4
学校开展文娱、体育、卫生保健活动的文件材料
重要的
一般的
长期
短期
实验教学类
1
学校实验室建设情况登记卡
长期
2
教师演示实验登记表、统计表
短期
3
学生分组实验登记表、统计表
短期
4
学科实验一览表
短期
5
学校理科实验汇总表
短期
教研成果类
1
学校或教师编写的教材、教学参考资料及其手稿、定稿印本
长期
2
学校及教师自制的教学仪器、教具的图样和使用说明等
长期
3
学校编印的教学研究工作刊物、简报
长期
4
教师译著的教学文章、教学参考资料、进口教学仪器使用说明等
长期
5
教学评优和公开教学的教案、评议记录
长期
6
学科教学改革专题及成果
7
教师提出的并被学校或上级教育部门所采纳的教改方案、建议
8
教师撰写的并被有关会议或报刊上发表的教(改)文章、论文、书刊等
重要的
一般的
长期
短期
教材资料类
1
学科教学大纲
永久
2
学校采用外来教材的目录、简介及教学挂图
长期
3
学校的教学标本、各类教具及图样、说明
永久
4
学校聘请专家、教授来校讲学、讲演的讲稿、讲义等
永久
三、教师业务档案归档围及保管期限表
类别
序号
归档围
期限
形成
部门
教学经历类
1
专任教师
长期
2
教师教学经历卡
长期
业务工作类
1
教师工作情况记录卡
长期
2
班主任工作记录卡
长期
3
教研组长或年级组长记录卡
长期
4
教师的观摩教学、实验课、最佳课、评优课教学的典型教案、讲评记录等
长期
业务考评类
1
教师工作考核表
长期
2
学生评议情况综合表
长期
3
学校及教育部门对教学工作的评讲、评比情况鉴定(表彰)材料
长期
4
教师的专业课考试、考核成绩
长期
业务成果类
1
教师提出的并被学校或上级教育部门所采纳的教改方案、意见等
长期
2
教师自身参加教学工作的演示、讲演评比活动所获得的证书、奖状等
长期
3
教师参加各类教学研究活动的经验材料、学术论文(论著)、证书等
长期
4
教师自编的教材、讲义(稿)教学参考资料
长期
5
教师自拟的并被学校采用的考题
长期
6
教师在有关报刊上发表的有关教研(改)方面的文章、论文、照片等
长期
其他材料
1
教师参加培训的材料
长期
2
教师参加教学工作以外的其他学术活动的公开发表的论文、所获得的证书等
长期
3
教师参加科技(研)活动的发明创造及其鉴定材料
长期
4
教师自编的科普读物等
长期
四、学生档案归档围
类别
序号
归档围
期限
形成
部门
1
学生学籍表
2
小学生体检检查表
3
学生花名册
4
学生人数统计表
5
成绩册
6
本校学生参加各种竞赛活动的获奖及获奖作品
学生干部名册
五、科技档案归档围及保管期限表
类别
序号
归档围
期限
形成
部门
科学研究类
1
学校(教师)关于科研、专业技术方面的学术论文、论著等
重要的
一般的
永久
短期
2
学校或师生员工创作的并在区县以上展览或获奖的科技作品包括技术图样、技术鉴定、使用效果、推广使用报告和奖励证书等
永久
3
学校(教师)编写的科普读物
长期
基本建设类(按国家有关规定执行)
1
学校校园(舍)概况(既校舍建设的沿革)
2
学校校园(舍)的平面图
3
学校配套项目一览表
4
学校基本建设规划、建筑项目建议书及批复、可行性研究报告、项目评估、环境预测、调查报告、设计任务书、计划任务书
5
工程设计图、设计评价、鉴定及审批材料
6
学校征用土地的报告、土地管理部门批准的批复及红线图、拆迁、补偿协议书
7
工程承包合同、协议书、招标、投标文件、施工执照、水暖、电供应协议书
8
施工图样、施工合同、协议、重要方式记录(地下情况、隐蔽工程)
9
材料验收合格证、材料化验报告、重要实验记录、报告、设备安装调节器试记录
10
项目竣工验收报告、全套竣工图样(土建、管道、电气、工艺布置等)、项目质量评审材料、工程现场声像材料、竣工验收会议决议文件
11
设计更正单、通知单
12
重要的大修、加固、改建、扩建等过程上形成的有关文件材料和图纸
13
架空、地下管线图
14
学校房地产契约、移交书、公证书
设备仪器类
1
学校购进的设备以及各种教学仪器随机的各种文件材料
设备操作、安装、维修手册、说明书、技术数据等
专用工具目录、易损易磨件图表、工具制图等
合格证、装箱单等
永久
长期
短期
2
学校自行研制的教学设备、仪器、教具等的制作(造)图和设计、制作说明等
在区县以上展览和获奖的或被有关部门鉴定批量生产的
在学校教学中应用并取得一定教学效果的
永久
长期
3
各种设备、仪器在使用维修(护)中形成的记录材料
长期
六、会计档案归档围及保管期限表(按国家有关规定执行)
类别
序号
归档围
期限
形成
部门
会计凭证类
1
学校各种预算会计原始凭证和记账凭证
2
学校经费日记账
3
学校经费总账
4
学校经费明细分类账
5
学校现金出纳帐、银行存款帐、对账单
6
学校固定资产明细账(卡片)(报废清理后保管5年)
财务报告类
1
学校年度财务决算表
2
学校季度、月报表
其他类
1
会计移交清册
2
会计档案管理清册
3
会计档案销毁清册
4
教职工工资册
七、人事档案归档围及保管期限表(按国家有关规定执行)
类别
序号
归档围
期限
形成
部门
1
履历材料
2
自传材料
3
报告个人有关事项材料
4
考核、考察鉴定材料
5
审计材料
6
学历学位材料
7
培训材料
8
职业(任职)资格材料
9
评(聘)专业技术职称(职务)材料
10
政审材料
11
更改、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料
12
党、团组织建设工作中形成的材料
13
表彰奖励材料
14
涉纪涉法材料
15
招录、聘用材料
16
任免、调动、军人转业(复员)安置、退(离)休材料
17
辞职、辞退、罢免材料
18
工资、待遇材料
19
出国(境)材料
20
党代会、人代会、政协会议、人民团体和群众团体代表会议,党派代表会议形成的材料
21
健康检查和处理工伤事故材料
22
治丧材料
23
干部人事档案报送、审核工作材料
24
其他材料
八、声像档案归档围
类别
序号
归档围
期限
形成
部门
党政工作类
1
记录本校主要职能活动和重要工作成果的声像资料
2
上级机关、上级领导检查、视察本校工作时形成的声像材料
3
本校组织或参加的外事活动的声像材料
4
记录本校重大事件、重大活动的声像材料
5
本校历届领导班子成员照片
6
本校获市级以上表彰的各种声像材料
7
本校拍摄的专题片
教学活动类
1
学校开学典礼、毕业典礼的声像材料
2
学校师生在教学实践中形成的声像材料
3
学校师生参加校外举办的学科竞赛、比赛活动的声像材料
科技产品类
1
学校自行研制的教学设备、仪器、教具等声像材料
2
学校教研课题、项目成果获奖或参加各级部门举办的展览活动所形成的声像材料
校园建设类
1
新(旧)校址、校门、校标、校园风光、办公楼、教学楼、实验楼、图书等建筑及其全貌布局规划实录、照片等声像材料
2
反映校园绿化、美化情况的声像材料
文体卫生类
1
学校召开历届运动会盛况,开幕式和闭幕式,领导讲话,发奖仪式和各运动员之间角逐,破学校记录运动员照片及获奖情况等声像材料
2
学校代表队、运动员参加全国、省、市体育运动会代表合影,破纪录运动员照片及获奖情况等声像材料
3
有关体育、卫生教学研究成果的声像材料
4
学校举办的各类艺术节的声像材料
奖励证章类
1
本校获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗等照片
2
学校评选的并被上级表彰奖励的劳动模、特级教师、优秀教师、先进教育工作者、三好学生、先进班集体等的荣誉证书、奖章、奖状、锦旗等的照片
3
上级单位发来的贺电、贺信及有关单位赠送的礼品、纪念品、锦旗等的照片
九、实物档案归档围
类别
序号
归档围
期限
形成
部门
锦旗类
1
上级奖励或有关单位(个人)赠送的锦旗
奖品类
1
上级发给学校的具有保存价值的奖品或有关单位(个人)赠送给学校的具有保存价值的礼品、纪念品
奖杯类
1
上级奖励或有关单位(个人)赠送的奖杯
牌匾类
1
学校曾用过的校牌、校徽
2
上级或有关单位、个人给本校赠送的牌匾、碑刻等
3
上级奖励或有关单位(个人)的奖励的奖牌
证章类
1
学校被评为先进、科研(教研)取得成功所获得的荣誉证书、奖章等
印章类
1
学校及其部组织机构曾用过的印章
字画类
1
学校师生员工参加上级或有关单位举办的书法、绘画比赛的获奖作品
2
上级领导、知名人士、有关单位赠送给本校的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等
十、电子档案归档围
类别
序号
归档围
期限
形成
部门
1
存储学校数码照片光盘
永久
2
录音、录像数据光盘
永久
3
其他具有保存价值的电子数据
永久
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- 特殊限制:
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- 西安市 xxxx 学校 档案 管理办法 分类 保管 期限
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