科技档案管理规定.docx
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科技档案管理规定.docx
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科技档案管理规定
文件排版存档编号:
[UYTR-OUPT28-KBNTL98-UYNN208]
科技档案管理规定
1 目的
为对本院科技档案实行控制,使之达到完整、准确、系统、安全和有效利用,特制定本规定。
2适用范围
本规定涉及的科技档案是指记录和反映我院在工程设计与咨询、环境评价、科研、业务建设、工程勘察、工程总承包、工程建设监理、设备仪器购置及使用、基建等活动中形成的具有保存价值、应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片、录音、录像、软件类电子媒体等科技文件材料。
科技资料是指为了设计参考而收集的科技文件材料。
3术语和定义
本规定采用GB/T19001-ISO9001∶2000标准和本院《质量手册》中的术语和定义。
4职责
我院科技档案工作在总工程师直接领导和科技处指导下进行。
各分院及其它科技档案形成部门为协作单位。
工程总设计师、项目负责人、项目经理、设计和工程管理人员应负责本部门科技文件材料的整理,须按归档范围、归档时间和要求,及时到档案情报所科技档案室归档,并负责归档后图纸的修改和补充工作。
档案管理人员职责
档案情报所科技档案室,应负责科技档案的收集、整理、保管、提供利用、组织鉴定等业务。
各岗位必须按要求做好本职工作。
根据上级业务主管部门规定和本单位的实际情况,制定科技档案管理方面的规章制度,使科技档案工作有章可循。
指导和检查分院(所)、公司和设计人员做好科技文件材料的形成、积累、整编、归档以及归档后的修改、补充工作。
收集、验收、整理、保管、统计、鉴定科技档案,并维护其完整、准确、系统和安全性。
严格执行党和国家的安全、保密制度,定期对库存科技档案进行检查。
5工作程序
收集归档
贯彻集中统一管理科技档案的原则,凡反映本院科技活动,具有保存价值的科技材料,均应收集归档。
应掌握工程设计进度和计划安排,并持有工程计划进度表,按现行的各类科技档案资料编号办法,给各工程、科研项目编号,在《工程档案给号本》(JL—ZY0102-01)上登记。
根据计划安排及时要求归档。
5.2归档范围、时间和要求
归档范围
(1)工程项目设计来往文件及有关材料,包括上级指示、审批文件、协议、合同、来往函件,工程设计开工报告、工程设计总结、事故处理报告、工程会议记录、工程设计大事记等。
(2)工程设计基础材料,包括项目建议书、设计任务书、地质勘察报告、试验报告、工程地质及水文地质勘察报告、地形图、水文、气象、地表、交通、水源、能源等调查材料、改(扩)建工程调查及实测材料,隐蔽工程记录材料等。
(3)设计前期(准备)工作阶段形成的文件材料,包括建设规划、建厂或选厂调查报告,可行性研究报告及附图。
(4)初步设计阶段形成的文件材料,包括方案设计、初步设计说明书及附图、环境影响评价报告、设备表、概算书等。
(5)施工图阶段形成的科技文件材料,包括施工图、施工设计总说明、预算、施工图设计设备清单、工程设计总目录等。
(6)现场施工服务工作中形成的科技文件材料,包括设计变更通知单、现场补发的施工图、修改的施工图、修改的概(预)算、施工记录等。
(7)凡改扩建、填平补齐等修改补充设计过程中形成的全部科技文件材料,包括来往函电、变更的依据性材料等。
(8)业务建设项目的科技文件材料,包括编制的指导性文件如规范、规程、标准、设计手册、专题总结、专题资料汇编等。
(9)科研项目(含准备阶段的科研课题的文件材料),包括审批文件(任务书、委托书)、调研报告、方案论证、协议合同总结验收阶段的工作总结、科研报告、论文、专着、参加人员名单、技术鉴定材料、成果和奖励的申报审批材料、科技成果推广应用的经济效益及社会效益的证明材料等。
(10)本院基建所形成的科技文件材料,包括征用土地批准文件、拆迁、补偿协议书、申请报告、审批文件、施工执照、施工合同及会议纪要、各阶段设计文件材料、报建图、红线图、竣工图、决算书等。
(11)软件类电子媒体按CYSB/ZY0104-2003《计算机软件管理规定》执行。
(12)工程承包项目资料,包括招标和投标有关文件、承包合同、工程开工报告、项目竣工报告(包括主要采购产品合格证(书)、设计图纸修改及现场业务联系单、施工过程检验及试验记录、竣工证书、单机试车合格证书、无负荷联动试车合格证书、单项工程交工验收证书、工程总结报告等)。
(13)工程监理资料,包括监理合同、规划、监理过程中发生的信函、文件、记录、纪要、监理工作总结等。
(14)涉外项目资料,包括询价、报价、投标文件、合同和附件、谈判记录、谈判过程中外商提供的材料、谈判协议、议定书、出国考察及收集的有关材料、来往文件和函电、国外技术标准说明和专利等。
(15)环境评价资料,包括环境预测、调查报告、防治污染方案、能源评价等。
(16)凡本院设计、科研用外购设备、仪器的相关资料,包括申请报告和批复文件、谈判协议合同;随设备、仪器的全部图样和文字材料及装箱单,安装、调试记录;性能检测报告及交付使用的验收文件,操作、维护规程;设备仪器的申请报废报告、报废鉴定书及批文等。
归档时间
工程设计中形成的各阶段科技文件材料,应在各阶段设计项目完成后即行归档;非标及各业务建设项目材料亦应在任务完成后及时归档。
科研文件在每一个课题(项目)结束或告一段落时归档。
设备仪器文件材料在设备安装试运转后,交付使用时立卷归档。
基建项目结束后,房产科按归档范围整理资料归档。
工程(项目)总负责人应在工程结束后,将工程设计来往文件及“工程会议记录”、“工程设计大事记”、“工程总结”、“工程总目录”等整理归档。
工程总承包和工程监理及工程勘察项目结束后,由项目负责人/项目经理将所有应归档资料整理归档。
归档要求
高阶段设计文件的归档要求按CYSB/ZY0701-2003《高阶段设计文件编制规定》执行。
工程(项目)负责人须在合同签定后,及时来科技档案室索取档案号;施工图设计开展前,应事先与科技档案室商定编号,编号办法见附件一《有色冶金设计科技档案编号办法》编制施工图子项表,给科技档案室一份,同时发给各专业负责人,以便在施工图设计中依据该子项表进行编号。
图号变更时,要填写《设计图纸图号变更通知单》(JL-ZY0102-02)。
归档人员须认真填写《设计文件归档表》(JL-ZY0102-03),并按照附件二《有色冶金设计科技档案保管期限划分标准》确定科技档案的保管年限。
凡需要归档的科技文件材料,严禁用铅笔、易退色的圆珠笔、红墨水笔书写和签名。
用复写纸复写或签署不全的科技文件材料不得归档。
底稿必须归档。
文字资料归档二份,施工图归档一份。
软件类电子媒体按CYSB/ZY0104-2003《计算机软件管理规定》执行。
各驻外分院(部)形成的科技文件材料的归档,按附件四《驻外分院(部)科技档案管理规定》执行。
档案情报所科技档案室的基本工作
整编
必须对归档的科技档案进行验收分类、编号、整编、编目、编制检索工具并将其输入微机,严格执行整编岗位责任制,使经过整编的科技档案,既便于保管,又便于提供利用。
编制薄式《技术档案分类目录》(JL—ZY0102-04)作为科技档案总帐和内部工作人员交接记录。
认真做好修改及补充资料的更替、配套工作,使归档的科技档案符合完整、准确、系统的要求。
保管
加强档案库房的技术管理,确保科技档案资料的安全,最大限度地延长档案的使用寿命,所领导对此必须加强检查和指导。
保持库房的整洁卫生,及时修补破损档案,贯彻“以防为主,防治结合”的原则,切实做好温、湿度的测定,做好防治有害生物、防尘、防火、防盗、照明管理和档案保管状况检查等工作。
科技档案入库时,库房管理人员应按照整编入库总帐上登记的项目认真核对帐、物、卡,并在《技术档案库帐》(JL-ZY0102-05)登记,及时入库上架。
库房排架要与科技档案分类和类别一致,每个档案密集架、柜及各类档案的类别、分类、属类之间,均应有明显的标志,便于取放。
底图与蓝图档案应分别保管。
库房要有定人管理,定期清点核对,做到帐、物、卡一致,如发现问题,及时解决。
底图归档时,要填写《底图登记帐薄》(JL-ZY0102-06),驻外分院移交底图时,则要在《驻外分院底图移交清单》(JL-ZY0102-07)上登记。
底图一律不得外借;如需修改、复制,必须经部门领导与科技处签字批准。
文印厂从底图库调晒底图时,要在《借调底图登记本》(JL-ZY0102-08)上登记,并在第二天上午整理后如数归还到底图库,不能擅自将底图转借他人。
对库存底图应经常检查,对老化变质或破损部分,要及时修补或重新复制。
利用
利用是保存与管理科技档案、资料的最终目的,利用工作由科技档案室全体成员负责实施。
根据科技档案的种类、分类编制工程设计目录卡,为科技档案的提供与利用创造条件,努力提高服务质量。
科技档案人员应端正服务态度,爱岗敬业,熟悉家底,在工作中做到认真、细致、主动、热情,调档准确、迅速。
严格执行《关于工程图纸和设计文件的归档和借阅若干规定》(附件三),保证利用工作的正常开展。
借阅时应填写《档案资料借阅卡》(JL-ZY0102-09),借阅特、一、二级图纸时,要填写《借阅特、一、二级图纸申请表》(JL-ZY0102-10)。
凡借阅者丢失科技档案,由档案情报所按“长冶设档字[1999]5号”文处理。
凡新来本院工作的设计人员,必须凭人教处证明到科技档案室办理借阅证,登记编号后,方可借阅库存科技档案资料。
统计
必须建立、健全科技档案的统计制度,以便掌握情况,总结经验,改进管理。
统计范围:
总藏量,各类卷册量,新入库增加量,整编工作量,微机输入量,鉴定、移交、销毁量,日常查阅及借出、返还量,个人工作量,小组月、季、年度总计等。
统计要做到真实、准确、及时与持续性。
鉴定
为维护档案的完整、准确、系统,确保档案质量,科技档案室应根据档案的利用和保管期限等情况,及时提出鉴定计划,报科技处经主管院领导同意后顾之忧下达任务,并由有关部门指派人员组成的专门鉴定小组,开展鉴定工作。
科技档案及资料收集、整理过程中的鉴定,由整编人员在办理档案、资料整编归档手续时进行。
鉴定工作根据具体情况,可在院内或驻外分院、设计现场进行,每次鉴定均要写出鉴定报告。
鉴定作废的档案,必须由鉴定人员签字,部门领导(包括工程负责人)签字,最后由总工程师(或主管副总工程师)批准。
档案人员负责将作废的档案、资料剔出、销帐,另存一年。
尽量做到作废档案在另存期间或以后,再无查找利用要求。
鉴定结束后,应根据批准的作废清单,注销帐卡和删减库存统计数,保持帐、物、卡的一致性,以免误用。
作废档案的销毁,必须严格审查、核对,在《档案资料注销帐薄》(JL—ZY0102-11)上登记,经总工程师审核,由院保密委员会批准后,送造纸厂销毁,同时派人监销。
6 相关文件
CYSB/CX01-2003《文件控制程序》
CYSB/ZY0201-2003《高阶段设计文件编制规定》
CYSB/ZY0104-2003《计算机软件管理规定》
附件1:
《有色冶金设计科技档案编号办法》
附件2:
《有色冶金设计科技档案保管期限划分标准》
附件3:
《关于工程图纸和设计文件的归档和借阅若干规定》
附件4:
《驻外分院科技档案管理规定》
7记录
JL-ZY0102-01《工程档案给号登记表》
JL-ZY0102-02《设计图纸图号变更通知单》
JL-ZY0102-03《设计文件归档表》
JL-ZY0102-04《技术档案分类目录》
JL-ZY0102-05《技术档案库帐》
JL-ZY0102-06《底图登记帐薄》
JL-ZY0102-07《驻外分院底图移交清单》
JL-ZY0102-08《借调底图登记本》
JL-ZY0102-09《档案资料借阅卡》
JL-ZY0102-10《借阅特、一、二级图纸申请表》
JL-ZY0102-11《档案资料注销帐薄》
附加说明:
编 制:
梁希平 会 签:
何曼炎
审 核:
彭 兵
批 准:
潘晨湘
技术档案库帐(JL-ZY0102-05)
库号
名称
密
级
保管
年限
甲1张数
本
份
登帐
日期
备注
底图登记帐簿(JL-ZY0102-06)
套号
图纸名称
设计年月
合计
张数
甲1
张
归档
日期
底图
变更情况
保管期限
密
别
收图人
盖章
驻外分院底图移交清单(JL-ZY0102-07)
移交领导:
移交人:
移交时间:
档案号
工程名称
档案名称
设计阶段
设计日期
技术等级
保管期限
底图
自然数
底图
甲1数
缺页数
备注
接收部门领导:
接收人:
接收时间:
借调底图登记本(JL-ZY0102-08)
时间
图纸图号
甲1
施工
甲1
交流
自然
张数
应晒
张数
借调人
归还人
档案签收人
备注
档案资料借阅卡(JL-ZY0102-09)
姓名
所属部门
序号
图号
名称
备注
部门负责人
资料产出部门负责人
科技处
注:
借阅底图时要在“备注”栏中写明用途,并经科技处签字。
借阅特、一、二级图纸申请表(JL-ZY0102-10)
分院(所):
年月日
图号
名称
级别
用途
借阅者签字:
分院(所)签字:
科技处签字:
备注:
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