高速公路档案工作管理办法.docx

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高速公路档案工作管理办法

档案管理办法

第一篇工程概况

合同段，路线起点为自翁源县东，龙仙镇南浦沙湾水库北侧，起点桩号K127+000，路线向西沿南侧山脚布线于翁源县城东，设翁源东互通立交接S341省道，沿翁源县规划界在如珠岩处跨龙仙河，路线转西经田心村于胡鸭塘水库南侧设翁源西互通立交接X356县道，过胡鸭塘水库沿南侧山脚往西南方向布线，在三华丘屋村南侧设三华互通立交接S341省道，向西沿滃江南侧山脚布线设三华服务区，过径子塘水库向西南至六里镇高车背村南设六里互通立交接S341省道，往西南方向过官渡镇东三村南，前行经田背村北，在道姑岩村东到达终点K163+300。

本标段工程内容包括

第二篇档案管理办法

第一章总则

1.1为贯彻实施《广东省南粤交通投资建设有限公司档案管理办法》，规范广东省龙川至怀集公路LM4合同段的档案管理，根据广东省交通运输厅<关于印发《广东省交通运输厅关于公路建设项目档案的管理办法》的通知>（粤交办[2012]406号）及《广东省南粤交通投资建设有限公司档案管理办法》，使档案管理工作标准化、规范化、现代化，特制定本管理制度。

1.2本制度所称项目文件材料是指自项目开工至竣工验收过程中产生的，反映项目质量、进度、安全和计量管理基本情况，对建成后的工程管理、运行、维护及改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。

本制度所称项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的项目文件材料，是项目竣工验收、运行维护等工作的重要依据。

1.3档案工作是项目管理、施工生产管理、技术管理的重要组成部分，各部门应根据分管业务内容，按照本制度的要求做好各工程文件、材料的形成、积累、整理、归档工作，把此项工作做为考核本部门工作的一部分。

第二章编制依据

本办法编制依据：

《科学技术档案工作条例》；

《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）；

《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）；

《公路建设监督管理办法》（交通部令2006年第6号）；

《交通档案管理办法》（交通部、国家档案局交办发[2005]431号）；

《广东省南粤交通投资建设有限公司档案管理办法》

广东省龙川至怀集公路连英段相关文件；

广东省龙怀高速公路J4总监办相关文件。

第三章档案管理体系

项目建设过程中，项目部建立项目档案管理网络，层层建立档案管理岗位责任制。

在项目建设的各个阶段，各部门均明确专人负责配合资料室资料员的档案工作，根据项目部资料室的要求，在各自职责范围内做好有关的文件材料的形成、积累、整理和归档工作。

项目部档案工作小组：

组长：

副组长：

成员：

档案工作小组组织机构框图见下图：

档案工作小组组织机构框图

第四章岗位职责

项目建设过程中，项目部建立项目档案管理网络，层层建立档案管理岗位责任制。

在项目建设的各个阶段，各部门均明确专人负责配合资料室资料员的档案工作，根据项目部资料室的要求，在各自职责范围内做好有关的文件材料的形成、积累、整理和归档工作。

4.1档案工作小组组长职责

（1）组织项目部各部门贯彻执行本制度的各项规定，并负责监督检查。

（2）负责档案工作的总体安排，定期检查档案工作。

（3）布置和检查各项工作的同时要布置和检查档案文件材料的形成和归档。

4.2档案工作小组副组长职责

（1）负责工程技术档案工作的总体安排，定期检查各部门工程技术档案工作。

（2）安排和协调项目部档案室与项目部各部门做好工程建设过程中原始资料的形成、积累、整理、归档工作。

（3）组织工程技术档案的整理、汇总、移交工作。

4.3档案室职责

（1）贯彻执行本制度，统一管理档案。

（2）负责档案文件的文本文件与电子文件的归档工作。

（3）负责竣工资料归档文件的汇总整理，并根据项目档案分类编号有关规定，完成案卷总目录的编制工作。

（4）负责检查和协助各部门资料员做好文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作。

（5）参加项目竣工及重要设备开箱的文件材料验收工作。

（6）项目档案资料由项目部档案室汇总后，按规定统一向有关单位办理移交，移交工作应在工程竣工验收完毕规定时间内完成。

（7）项目部档案室向有关单位移交档案时应办理档案移交手续，明确档案移交的内容、案卷数、图纸份数等，并有完备的清点、签字等交接手续。

（8）档案室资料员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存），结案后及时归档。

工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接替人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

（9）接受监理单位、管理处、质监站等的各项检查。

4.4、各部门职责

（1）各部门接受资料室档案管理的业务指导和检查。

（2）各部门工作人员要增强档案意识，注意收集有查考价值的档案资料并按规定移交资料室归档立卷。

（3）一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主要负责部门收集整理并交由资料室归档。

（4）施工技术资料由工程部负责编制、整理后交由资料室报送、立卷归档。

第五章档案管理制度

5.1档案的查阅和借阅

（1）查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。

有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。

（2）查阅档案资料时一般不得对其进行复制。

确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门主管签署意见后方可复制。

（3）原则上本项目内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门主管签名认可。

借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。

借阅档案时应做到以下几点：

借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找；

按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅；

要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人；

所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写；

借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚；

档案文件如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任；

调离本单位的工作人员，必须整理移交档案文件后方可办理调离手续。

5.2档案管理奖惩制度

（1）现场资料和试验室资料要同步，实验室按施工现场台账整理后发出台帐后，资料员要及时完成台账资料，档案主管每周六对其相应资料进行检查，如本周不能同步，没有合理理由的，将按照人员分工对相对应的人员进行处罚100元，主管领导第一次口头批评，第二次给予相应的现金处罚。

（2）每次交接资料要有资料交接台账，如交回档案室后丢失，由档案室负责处理完善，如耽误计量和检查的处罚100元。

（3）在资料归档后如要再借阅，请认真在相关台账上登记，要写清楚归还日期，如不能按照归还日期送回，就视为丢失，要在2天内补齐后送回，超过2天未送回或是耽误计量和检查的，根据资料的重要性进行相应的处罚。

（4）资料按时送回项目部，为计量提供服务。

如果由于个人原因没有将计量的资料在每月15日送回项目部，导致计量延误或不能按时完成计量工作，每月15日以后，档案室将以每页纸2元的价格找人抄写，费用从各相关人员的奖金中扣除。

施工资料如15日交回档案室后，未按照合同部的计量时间提供资料给合同部，由档案室负责，扣除现金100元。

（5）影像资料必须从不同角度、不同时间段拍摄，提供大量重复照片的将根据情况进行对应的处罚。

（6）档案室每周对所有质检资料（试验资料、质检资料、测量资料）同步情况检查后，每月15日上报组长本月检查情况，并根据本管理办法填报的未完成项的罚款单，由组长做出最后处罚决定，直接抄送财务部。

同时，档案室也会对资料归档及时，签字及时、完整，没有出现错误，全勤的资料员进行200元奖励。

第六章档案的收集归档

6.1资料组成及归档流程

资料的完整、及时、准确是考核一个工地的基本标准，资料的质量是一个工地综合素质的重要组成部分之一，故资料填写非常重要，要求如下：

（1）质检资料

路面工程

路面工程按同一段落的填筑层次顺序做资料，每一层都需附有批复单，同一段落的需要附有评定表、报告单。

在整个工序完成后，各现场资料员对资料进行收集、整理，资料完整，签字盖章，每月计量后报送档案室归档；排水、路肩、护栏等工程，按照分部分项划分以及各个工序填写对应的资料，由现场资料员收集、整理、签字盖章，每月计量后报送档案室归档；

房建工程按照分部分项划分以及各个工序填写对应的资料，由现场资料员收集、整理、签字盖章，每月计量后报送档案室归档；

绿化工程按照分部分项划分以及各个工序填写对应的资料，由现场资料员收集、整理、签字盖章，每月计量后报送档案室归档；

工程变更报告，由工程部负责人收集整理，经批复后移交档案室归档；有关工程的往来文件，由工程部负责人收集整理后，每月报送档案室归档；

施工日志、原始记录本，由现场技术员收集整理，施工日志每周报送档案室归档，原始记录本每月报送档案室归档。

（2）声像资料

路面工程分段提供影像资料，分段长度一般不超过1Km，路面排水、路肩、护栏等，各工序必须有，按每段不小于500米，每工序不少于5张的原则，提供影像资料；

房建工程按照每分项，每工序拍照摄影，每工序不少于5张照片，重要工艺（桩基础、框架施工等）应有15张照片，并有相关视频资料；

绿化每1Km按工序提供照片，每工序不少于5张；

以上影像资料必须从不同角度、不同时间段拍摄。

影像资料每周报送档案室归档。

每张照片上应有对应部位的标识，可用木牌、小白板在旁示意出来（木牌、小白板上标注桩号、日期、“六要素”），照片注明要素：

事由、时间、地点、摄影者。

（3）试验资料

实验室各种原材料进场，均需按批次分规格进行自（抽）检，并以此作为试验报告单编号的依据。

自检、送检（CMA印章），抽检（不包括监理单位）单独组卷。

按材料报批单、产品出厂证明书、出厂质量报告单、自检报告的顺序排列组卷；抽检、送检报告单独组卷。

每季度报送档案室归档；

材料、设备、试验记录，土工试验等标准试验（自检、送检）、配合比设计试验报告由实验室收集、整理和立卷。

每季度报送档案室归档；

混凝土、砂浆抗压强度资料，填写完善，签字盖章后，每周报送档案室归档；

试验原始记录本填写、质量管理系统录入、现场试验资料应与现场质检资料相互对应，同步完成。

（4）测量资料

水准点、导线点的复测报告由测量班整理、编制，批复后3天移交档案室归档；

监控量测记录及月报由测量班收集、整理，审核后每月移交档案室归档；

开工前交接桩记录、导线点、水准点等控制点成果及复测报告、三方联测记录由测量班收集、整理，完成后一周内送档案室归档。

（5）材料、外购成品、半成品出厂合格证、质保书、质量检验报告由物资部收集整理后送资料室立卷归档。

（6）计量资料由合同计划部整理后送档案室存档。

（7）安全资料由安质部整理后送档案室存档。

（8）施工日志每天及时完成，原始记录本也要及时完成，内容清楚，不得涂改，施工日志的施工内容必须和资料时间相对应。

每月档案室检查一次。

收集查阅后交于档案室，检查结果上报部门领导进行统一奖罚、统一收集归档。

6.2资料填写要求

（1）填写资料态度要端正，签字规范、统一，资料里程桩号字母需大写（K127+000），桩号范围中的连接符号应该为“～”，如（K127+000～K131+920），工程部位不用写桩号，桩号范围填写细部桩号，分项一次检测填写分项工程桩号，所有资料必须经审核，盖章后报送到档案室归档，所有资料要经得起检验。

（2）资料自检意见应填写为：

符合设计及JTG/####规范要求。

规范名称填写对应表格表名正下方规范或标准全称。

（3）原始记录表要与原始记录本相对应。

（4）不要有涂改现象、表格要清晰、干净，如果复印或是打印出来第一张是黑点或是有别的脏东西，就不要大量的复印、打印，有此情况档案室一律不收，所有解释权在档案室。

（5）资料人员须认真填写整理资料，检查是否有漏签字、漏填写、漏盖章等，送回档案室的资料在第一时间归档，杜绝出现遗失资料的事情。

第七章档案资料的归档与移交

在建设项目完成后，将经整理、编目后所形成的项目文件按合同协议规定的要求．向建设单位档案管理机构归档。

7.1根据基本建设程序和项目特点．归档可按阶段分期进行．也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后与竣工验收文件一并归档。

7.2归档文件应完整、成套、系统．应记述和反映建设项目施工及竣工验收的全过程；真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况,图物相符，技术数据可靠、签字手续完备;文件质量应符合规范要求。

7.3在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档;有尾工的应在尾工完成后及时归档。

7.4在档案审查验收合格后，向建设单位移交。

本项目档案管理工作结束。

第八章档案管理工作计划

8.1档案管理工作计划

（1）2017年4月5前完成档案室内业整理工作，召开档案工作会议，对档案室内业进行标准化管理，对内业资料的规范性、及时性、准确性、真实性做出统一要求。

对档案的收集、整理、预立卷、归档等工作提出具体要求，要求各科室针对工程进展实际情况，制定出针对性、可操作性强的资料管理工作计划，细化到时间节点。

（2）2017年4月15日前完成所属合同段的分项、分部、单位工程的资料划分工作。

（3）2017年4月20日前完成对档案室档案工作小组和管理办法及档案工作计划制定，确保档案管理工作及时、有序地开展。

（4）要求各相关科室及时完成内业资料档案收集工作，每月20日前更新系统的“已录入、已审核、未审核”数据发档案室（负责人）

（5）现场施工日志旁站记录、巡视记录、安全日志、工作指令及其回复上交档案室。

（负责人）

（6）及时对已完工程及时进行竣工图编制工作，所有已完工程，要在评定完成后的15日内，完成该工程的竣工图编制工作。

（负责人）

（7）项目交工验收前完成竣工资料预立卷工作，通车后六个月内，各类档案的组卷和编目达到验收和移交标准。

（负责人）

8.2资料编写与归档人员分工

项目部根据部门和工程内容的分工，在施工过程中根据分工，完成档案资料的编写和归档工作，具体分工见下表：

档案工作小组成员分工表

部门

职位

姓名

联系方式

备注

档案工作小组

副组长

档案室

主管

工程部-主线

资料员

工程部-互通区

资料员

工程部-房建

资料员

测量班

资料员

试验室

资料员

安全部

资料员

综合办公室

资料员

材料设备部

资料员

计划部

资料员

8.3竣工资料小组

竣工资料编制小组成员：

组长：

副组长：

组员：

第九章档案管理保证体系

为了保证工程资料的编写与归档工作的顺利进行，对档案工作给予人员和资源上的支持，组成由项目经理为组长，项目总工为副组长，各部门主管为成员的档案管理保证体系。

档案管理保证体系见下图：

档案管理保证体系框图

第十章附则

10.1本制度由项目部档案室解释。

10.2本办法自印发之日起行。