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档案管理办法
档案管理办法
第一章总则
第一条为了规范和进一步加强对部门内部档案的管理和收集、整理工作,有效地保护和利用部门档案,更好地为部门发展服务,根据公司有关规定,结合部门档案管理工作的实际情况,制定本办法。
第二条本办法所称档案,是指部门各级员工从事业务、运营、管理、宣传等活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图象、声像、实物等不同形式的历史记录。
第三条管理原则。
(一)集中统一管理、分级负责的原则。
(二)维护档案完整与安全,便于利用的原则。
(三)以电子档案为发展方向,纸质档案为留档凭据。
第二章档案管理机制及工作职责
第四条部门内勤负责对本部门日常工作中所形成档案资料实行集中统一管理。
第五条部门档案管理实行分级负责的管理体制。
部门经理是档案管理工作的总员责人,内勤是档案管理的直接责任人。
部门每个员工都应做好资料收集并将重要资料交内勤管理,
内勤职责负责相关资料的收集、整理、建账、归档。
第六条部门经理职责。
(一)负责整个部门档案管理制度的建立健全;
(二)负责指导监督内勤的档案管理工作,并对其适当培训;
(三)负责对内勤的档案管理工作进行考核;
第七条内勤工作职责
(一)及时做好本部门各类档案的收集、登记建账、编目归档、数字化加工制成电子档案和借阅管理工作;
(二)做好本部门档案资料的保密、保管和安全工作。
(三)做好部门档案的查询和权限审核工作。
(四)随时做好本部门档案的自查工作。
(五)按照公司规定的时限和要求,做好本部门文件材料向行政管理部移交的工作。
(六)负责收集档案管理的先进技术、科学手段,逐步改善现行的档案管理方法和手段,逐步实现档案管理现代化。
(七)负责利用档案资源,搞好各类文件汇编和大事记等档案编研工作。
第三章档案管理
第一节文件材料的归档移交
第八条归档的范围。
(讨论:
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)
(一)重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
(二)上级机关发来的与本部门有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
(三)本部门对外的正式发文与有关单位来往的文书。
(四)本部门的请示与上级机关的批复。
(五)本部门反映主要职能活动的报告、总结。
(六)本部门的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
(七)信访工作材料。
(八)本部门与有关单位签订的合同、协议书等法律文件材料。
(九)本部门干部任免的文件材料以及关于员工奖励、处罚的文件材料。
(十)本部门员工劳动、工资、福利方面的文件材料。
(十一)本部门的历史沿革、大事记及反映本部门重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
(十二)反映部门各项工作的有保存价值的技术文件、图纸、信息、人事、财务资料、市场营销资料、物资采购信息等。
第九条归档要求。
(讨论:
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)
(一)归档的文件材料应为原件,因特殊原因无原件可归的,也必须是具有凭证作用的复印件。
(二)非纸质文件材料应与其图文说明一并归档;外文材料若有汉译文的应与汉译文一并归档,无译文的要译出标题后归档。
(三)具有永久、长期保存价值的电子文件,必须形成一份纸质文件归档O
(四)归档文件材料字迹淸楚,图样淸晰,图表整洁,签字
手续完备。
需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料(红
(五)归档的文件材料一般一式一份。
本单位制发的文件应
归档两份正稿,一份定稿。
重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
(六)声像、照片、电子、实物(荣誉、礼品、印章等)档案,视其形成、反映的内容和作用,同纸质档案对应分类编号。
第十条归档时限。
需移交行政管理部统一管理的资料,由内勤负责在每年2月之前,将上一年的档案造册移交到行政管理部管理。
对于重要的文件资料,包括各类证照等,收到后立即进行移交。
(一)部门收发文:
由内勤负责移交。
(二)部门领导及员工去外单位参会或外出考察形成或从其他单位带回来的、对本部门业务有参考价值或是需本部门遵照执行的文件材料:
由当事人在回部门两个工作日内,交内勤做收文传阅或是归档留存。
(三)部门领导在一切公务活动中形成的、对本部门业务具有重要指导意义的信件、电报、电子邮件及重要事项的电话记录:
由当事人在到达本部门后两个工作日内,将相关资料交予内勤存档。
(四)上级部门领导视察、检查本部门工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值音像材料和部门外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等材料:
由主要随行人员负责将其相关资料及时收集,并在事后两个工作日内将资料交内勤档案室存档。
(五)收到一切外单位与本部门有关的红头文件、函、会议纪要、传真件、电子文件等,由内勤在一个工作日内,将原件交予行政管理部做收文处理,本部门有参考价值则复印一份留存。
第十一条移交要求。
(一)部门内勤在本部门文件资料整理完毕后,编制移交目录清册,由部门经理签字核准后,向行政管理部移交。
(二)交接双方应认真核对移交清册,移交淸册应注明移交份数、是否为原件、资料完整、准确程度。
并履行签字手续,移
交淸册各留一份以备查考。
第二节档案保护
第十二条要维护档案实体的秩序状态,使档案在存放和使用中始终有序。
第十三条要保护档案实体的理化性状,使其在存放和使用中不受或少受人为的或自然因素的损害,并尽量延长其物质形体的“自然寿命”。
第十四条档案应存放于专门的库房或铁皮柜,要做好防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施,确保档案的安全。
部门所有档案都必须备份。
第三节档案统计
第十五条档案统计的内容要求。
(一)室藏档案的基础登记:
包括档案的收进、移出等全宗案卷的数量变化,档案信息利用情况的登记等。
(二)档案工作基本情况统计:
包括《档案工作基本情况统计》年报表,内勤根据基本工作需要制定的分类统计表格等。
第十六条档案统计的时间按自然年度计算,内勤按要求分别统计后交行政管理部。
第十七条部门成立档案鉴定领导小组(暂定由部门经理与
主管构成),专门负责对本部门所有档案的鉴定和销毁工作。
档案鉴定领导小组由部门经理任组长,组员为部门主管。
第十八条档案鉴定的主要任务。
(一)鉴定档案的密级和保管期限。
档案的保管期限分为永久、定期两种,定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。
(二)对档案价值进行鉴定。
通过鉴定对失去保存价值的档案剔除销毁,对具有保存价值的档案科学地确定保存期限,对于保管期限到期的档案进行淸理。
第五节档案销毁
第十九条经鉴定应销毁的档案,由鉴定小组提出意见,登记造册,经上报分管领导批准后,由鉴定小组成员不少于二人在指定地点销毁,并在清册上签字。
对待特殊情况销毁档案,按行业有关规定执行。
第二十条被销毁的档案在总簿中注明“已销毁”和销毁时间。
第四章档案的利用
第二十一条本办法所称档案的利用,是指对档案的查阅、复制和摘录。
第二十二条部门员工查阅部门档案,应当填写档案查阅单,并依照利用权限经相关领导签批同意。
第二十三条若须借阅档案材料应当报经部门经理批准同
意,并办理登记手续。
借阅期限一般不得超过十个工作日,期满应当及时归还;若届时未利用完,应当办理续借手续。
第二十四条涉密档案必须经分管领导审批后,才能查询、借阅、复制。
第二十五条外单位人员需查阅档案时,须持有关单位的证明(介绍信)、经办人身份证,且由分管领导审批,方能查阅档案。
涉密档案文件原则上不允许外单位人复制,除经分管领导特殊批示外。
第二十六条查阅、借阅档案的部门员工,要确保档案完整无损,严禁拆卷带走、涂改内容、勾划字句、折叠档案。
档案收回后应由内勤确认档案的完整无损,并在外借记录中签字确认°
第二十七条内勤应当充分利用现有的档案材料,整理各种分析数据,及时、准确地为部门的各项工作提供服务。
第五章档案管理责任
第二十八条违反本办法规定,有下列情况之一的,依法追究有关责任人的行政责任和经济责任;构成犯罪的,依法追究刑事责任。
(讨论:
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)
(一)对本部门档案不实行集中统一管理,档案管理混乱。
(二)不按时报送档案目录、不按时归档、不按期移交档案,或者拒绝归档、移交,将公务活动中形成的应当归档的文件、资
料据为己有的。
(三)档案出现破损、霉变、散失、字迹褪变等,不采取补救措施的。
(四)损毁、丢失或者擅自提供、抄录、公布、销毁属于部门所有的档案的。
(五)内勤因故意或过失,造成档案损失的其他行为。
(六)在利用部门档案时,涂改、抽取、伪造或者擅自复制、交换、转让部门档案的。
(七)倒卖档案牟利或者擅自将档案卖给、赠送给同业竞争者的。
(八)其它违反有关档案和保密法规制度规定的。
第六章附则
第二十九条专项档案管理服从相应管理规定。
第三十条本办法由部门经理负责解释。
第三十一条本办法从下发之日起执行,试行一年,与之相抵触的文件同时废止。
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