Excel定时提醒不误事.docx
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Excel定时提醒不误事.docx
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Excel定时提醒不误事
Excel定时提醒不误事
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Excel定时提醒不误事_游医_江湖的空间_XX空间
如果您从事设备管理工作,有近千台机械设备需要定期进行精度检测,那么,就得每天翻阅“设备鉴定台账”来寻找“到期”的设备-—实在是太麻烦了!
用Excel建立一本“设备鉴定台账”是不是方便得多?
方法是:
用Excel的IF函数嵌套TODAY函数来实现设备“到期”自动提醒。
首先,运行Excel,将“工作簿”的名称命名为“设备鉴定台账”,输入各设备的详细信息、上次鉴定日期及到期日期(日期的输入格式应为“年-月-日",如:
2003—10—21,如图1)。
然后,选中图1所示“提示栏”下的F2单元格,点击插入菜单下的函数命令,在“插入函数”对话框中选择“逻辑”函数类中的IF函数,点击[确定]按钮,就会弹出“函数参数”对话框,分别在Logical_test行中输入E2=TODAY()、value_if_true行中输入“到期"、Value_if_false行中输入“”"”(如图2),并点击[确定]按钮。
这里需要说明的是:
输入的""是英文输入状态下的双引号,是Excel定义显示值为字符串时的标识符号,即IF函数在执行完真假判断后显示此双引号中的内容.为了醒目,可在“单元格属性”中将F2单元格的字体颜色设置为红色。
最后,拖动“填充柄”,填充F列以下单元格即可.
我们知道Excel的IF函数是一个“条件函数”,它的语法是“IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)”,具体地说就是:
如果第一个参数logical_test返回的结果为真,则执行第二个参数Value_if_true的结果,否则执行第三个参数Value_if_false的结果;Excel的TODAY函数〔语法是TODAY()〕是返回当前系统日期的函数。
实际上,本文所应用的IF函数语句为IF(E2=TODAY(),”到期”,””),解释为:
如果E2单元格中的日期正好是TODAY函数返回的日期,则在F2单元格中显示“到期”,否则就不显示,TODAY函数返回的日期则正好是系统当天的日期。
Excel的到期提醒功能就是这样实现的。
excel中如何设置到期前两周自动提醒
1.B2为合同的到期日期。
C2存放提醒数据。
2.在C2输入=IF(AND(B2—TODAY()<=14,B2—TODAY()>0),”还有"&B2—TODAY()&"到期","")
3。
选择C2单元格,移动鼠标至右下角,单击填充柄向下拖,完成其它单元格的公式复制。
4。
以上公式利用IF、AND、TODAY三个函数。
TODAY()提取系统当期日期
5。
以上公式的含义:
如果(合同到期日期—系统当期日期)<=14天,和(合同到期日期—系统当期日期〉0)二个条件同时成立,显视提醒。
利用EXCEL怎么计算天数
一、计算前后两个日期间隔的天数:
方法1:
在A1单元格输入前面的日期,比如“2010-12—21”,在A2单元格输入后面的日期,如“2011—03—20”。
接着单击A3单元格,输入公式=DATEDIF(A1,A2,"d”)。
然后按下回车键,那么立刻就会得到两者的天数差“89”.
提示:
公式中的A1和A2分别代表前后两个日期,顺序是不可以颠倒的。
此外,DATEDIF函数是Excel中一个隐藏函数,在函数向导中看不到它,但这并不影响我们的使用。
方法2:
任意选择一个单元格,输入公式“=”2011-03—20”-"2010-12—21”",然后按下回车键,我们可以立即计算出结果。
二、计算两个日期之间的工作日可以用:
=SUMPRODUCT(N(WEEKDAY(ROW(INDIRECT(A1&":
"&B1)),2)〈6))
EXCEL技巧:
表只能给别人看,但不给别人动
辛辛苦苦地设计了一个数据库或者表格,却被别人毛手毛脚地搞乱了,是不是很恼火?
如果是私人文件还好,只要设个密码就可以了,偏偏这是要别人往里面填数据或者是要给大家参考的,往往由于他人的“不小心”,而导致自己要重做整个表格,这种事情不知道大家遇到没有,我可是遇到过,辛苦加班加点用了7天才设计好的表格,因为没做好防护措施,致使……哎,伤心往事,不说也罢!
现在,我教大家一个好办法,让别人只能看,不能动!
为了防止别人无意改动表格的内容(尤其是一些计算公式),我们必须把这些单元格设成“只读"!
把不需要保护的的单元格选定,单击右键,设置单元格,将保护标签中的锁定复选框清除,然后对该工作表设置保护。
此时,锁定的单元格是只读的,刚才已被清除锁定复选框的单元则可以正常输入.当然,如果你连某些单元的内容也不想别人看到,在确定这些单元保护标签中的锁定复选框是选中的情况下,再选择隐藏即可,这样将不显示这些单元其中的内容。
但是你必须对工作表或工作簿实施保护后,你的保护和隐藏才有效。
要保护工作表,可按以下选择:
[工具]→[保护]→[保护工作表]→选择密码,重复输入相同密码,这样,以后要进入这个工作表,只要输入密码即可。
把Excel表格转换为图片
很多报纸和杂志都介绍过在Excel中,同时按住Shift键点击“文件"菜单,原来的“关闭”菜单项就会变成“全部关闭”。
最近笔者发现,如果我们在按下Shift键的同时点击“编辑”菜单,原来的复制和粘贴就会变成“复制图片"和“粘贴图片".利用这一功能,我们可以将一个数据表以图片的形式进行复制,从而将其转换为图片.方法如下:
首先选中需要复制成图片的单元格区域,然后按住Shift键依次选择“编辑→复制图片”命令,接着弹出“复制图片"窗口(如图所示),选择“图片”单选项后点击“确定”按钮,这时就将选定的表格区域复制成图片了.最后复制到目标只需直接选择“粘贴”命令即可(或者按Shift键再选择“编辑→粘贴图片"命令).我们还可以将其在Word中进行粘贴。
另外,在复制图片时如果选择了“如打印效果”单选项,在粘贴的时候如果表格没有边框,复制后的图片也不会出现边框。
Excel中人民币小写转换大写技巧
要将人民币小写金额转换成大写格式,用Excel提供的格式,将自定义格式类型中的“[dbnum2]G/通用格式"改为“[dbnum2]G/通用格式“元””来实现.但在转换小数时却出现了问题,比如¥6,050.09只能转换为“陆仟零伍拾。
零玖圆"。
那么用Excel能不能解决这一先天不足呢?
其方法有以下两种(以下均对B1转换,假设B1是通过函数ROUND()四舍五入取得二位小数的小写金额数,其值为¥6,050.09)。
一、在三个连续的同行单元格中转换
1.B2中输入公式“=IF(B1〈0,”金额为负无效",INT(B1))”,计算结果为¥6,050.00,然后点击“格式→单元格→数字→特殊→中文大写数字→确定”,B2显示“陆仟零伍拾”,再点击“格式→单元格→数字→自定义”,将“类型”编辑框中的“[dbnum2]G/通用格式”修改为:
[dbnum2](“人民币")G/通用格式“元”,此时B2显示:
“(人民币)陆仟零伍拾元"。
2.C2中输入“=IF(B1〈0,””,INT(B110)—INT(B1)10)",同样C2改为:
[DBNum2]G/通用格式“角”,C2显示:
“零角”。
3。
D2中输入“=IF(B1〈0,””,INT(B1100)-INT(B110)10)”,同样D2改为:
[DBNum2]G/通用格式“分”,D2显示:
“玖分".
这样在连续的三个同行单元格中实现了大写金额格式的转换,如图1所示。
为了使转换符合财务格式,B2应右对齐,C2列宽无间隔,且不设左右边框线,D2要左对齐。
办公技巧:
Excel定时提醒不误事
如果您从事设备管理工作,有近千台机械设备需要定期进行精度检测,那么,就得每天翻阅“设备鉴定台账”来寻找“到期"的设备—-实在是太麻烦了!
用Excel建立一本“设备鉴定台账”是不是方便得多?
方法是:
用Excel的IF函数嵌套TODAY函数来实现设备“到期"自动提醒.
首先,运行Excel,将“工作簿”的名称命名为“设备鉴定台账”,输入各设备的详细信息、上次鉴定日期及到期日期(日期的输入格式应为“年—月-日",如:
2003-10—21,如图1).
然后,选中图1所示“提示栏”下的F2单元格,点击插入菜单下的函数命令,在“插入函数"对话框中选择“逻辑"函数类中的IF函数,点击[确定]按钮,就会弹出“函数参数”对话框,分别在Logical_test行中输入E2=TODAY()、value_if_true行中输入“到期"、Value_if_false行中输入“""”(如图2),并点击[确定]按钮。
这里需要说明的是:
输入的"”是英文输入状态下的双引号,是Excel定义显示值为字符串时的标识符号,即IF函数在执行完真假判断后显示此双引号中的内容.为了醒目,可在“单元格属性”中将F2单元格的字体颜色设置为红色。
最后,拖动“填充柄”,填充F列以下单元格即可。
我们知道Excel的IF函数是一个“条件函数”,它的语法是“IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)",具体地说就是:
如果第一个参数logical_test返回的结果为真,则执行第二个参数Value_if_true的结果,否则执行第三个参数Value_if_false的结果;Excel的TODAY函数[语法是TODAY()]是返回当前系统日期的函数。
实际上,本文所应用的IF函数语句为IF(E2=TODAY(),”到期”,””),解释为:
如果E2单元格中的日期正好是TODAY函数返回的日期,则在F2单元格中显示“到期”,否则就不显示,TODAY函数返回的日期则正好是系统当天的日期。
Excel的到期提醒功能就是这样实现的。
Excel快速录入小数技巧
在工作中笔者要经常录入大批保留三位小数的数据表,数据范围为0.001~100.000,由于大部分数据集中0。
001~0.010之间,这样输入一个数据就需要击键5次,录入速度比较慢。
能不能提高输入速度呢?
经过研究,笔者发现通过对数据格式进行重新定义可大大提高录入效率,如输入“0.001”只需输入“1”即可,下面是具体的实现方法和步骤:
方法一:
自动设置小数点
1.选定需要输入数据的单元格;
2.在“工具”菜单上,单击“选项”,再单击“编辑”选项卡;
3。
选中“自动设置小数点"复选框;
4.在“位数”框中,输入小数位数,本例中输入“3”;
5。
单击“确定"按钮,开始输入数据。
编辑提示:
“位数”框中可输入正数,也可以输入负数。
例如,如果在“位数”框中输入“3”,然后在单元格中键入“1”,则其值为“0.001”。
如果在“位数”框中输入“-3”,然后在单元格中键入“1”,则其值为“1000";在选择“自动设置小数点"选项之前输入的数字不受小数位数的影响。
方法二:
自定义数据格式
1。
选定需要输入数据的单元格;
2.在“格式”菜单上,单击“单元格”,选中“数字”选项卡;
3.在“分类”下拉框中选中“自定义”;
4.单击“类型"输入框,输入新的格式类型“0。
000,”,注意逗号“,”为半角英文字符,而非中文全角标点;
5。
单击“确定”按钮,开始输入数据。
编辑提示:
可以通过自定义“类型”来定义数据小数位数,在数字格式中包含逗号,可使逗号显示为千位分隔符,或将数字缩小一千倍。
如对于数字“1000”,定义为类型“# ###"时将显示为“1 000”,定义为“# ”时显示为“1”。
不难看出,使用以上两种方法虽然可以实现同样的功能,但仍存在一定的区别:
使用方法一更改的设置将对数据表中的所有单元格有效,方法二则只对选中单元格有效,使用方法二可以针对不同单元格的数据类型设置不同的数据格式。
使用时,用户可根据自身需要选择不同的方法。
图1选项设置框
图2单元格格式
技巧:
Excel中日期与时间的快速处理
1、任意日期与时间的输入数字键与“/”或“-"配合可快速输入日期,而数字键与“:
”配合可输入时间:
如输入“3/25”,然后回车即可得到“3月25日"。
又如输入“9:
25”,回车即得到“09:
25”。
2、当前日期与时间的快速输入选定要插入的单元格,按下“Ctrl”键与分号键“;",然后回车即可插入当前日期.而要输入当前时间,同时按住“Ctrl”键、“Shift”键与
分号键,然后回车即可。
3、日期与时间格式的快速设置如果对日期或时间的格式不满意,可以右击该单元格,选定“设置单元格格式→数字→日期"或“时间”,然后在类型框中选择即可。
ExcelXP“单元格”合并与拆分的技巧
本人在用ExcelXP管理教职工档案时,经常遇到合并或拆分单元格数据的情况,经过一段时间的使用后摸索出了一套自己的“合并与拆分”理论,供同行们参考。
所谓合并数据是指将两列中的数据合并到一列中,拆分数据是指将一列中的数据拆分到两列中,图1为“毕业院校”和“专业”两列的拆分及合并的效果图。
合并数据
要将“毕业院校”和“专业"两列中数据合并为“毕业院校及专业”,有“真”、“假”两种合并方法,所谓真合并就是将两列数据真正合并到一列中,而假合并表面上看是合并为一列了,实际数据还是存在于两列中,具体操作跟我一起来看看吧.
1、真合并
如果将一列中的数据通过再输入合并到另一列中,那不是我们希望看到的解决办法,快捷而准确的操作方法是:
(1)将需要合并的“毕业院校”和“专业"两列数据通过“剪切”、“粘贴”移动到一个新工作表中,如命名为“合并”工作表。
(2)在“合并”工作表中将XLS文件另存为TXT文件,单击“文件→另存为”,保存类型选择“文本文件(制表符分隔)",单击[保存]按钮后根据提示连续单击两次[确定]按钮即可.
(3)在Execl中单击[打开]按钮,重新打开TXT文件,在“文本导入向导→步骤之1”中采用默认设置,单击[下一步]按钮,在“步骤之2”分隔符号中,去掉“Tab键”前复选框的选择,单击[完成]按钮,这时两列中数据合并到一列中。
图1
(4)将合并后的数据再通过“剪切"、“粘贴”操作移动到原工作表的原位置处,合并操作完成。
提示:
合并后的数据在原来两列数据(如毕业院校和专业)之间会有一个空格,而有时根据实际需要去掉或加宽空格,可采取如下措施:
方法一:
对TXT文件进行编辑
XLS文件中列与列之间数据转换为TXT文件后是以制表符分隔的,此时合并后的数据在原来两列数据之间会有一个空格,改变TXT文件中两列之间距离(即改变空格的大小),对应的XLS文件中原两列数据之间的距离也会随之发生改变,若TXT文件中两列数据之间距离增大或减小为零,则合并的XLS文件中两列数据之间距离也会随之增大或减小为零。
如果你要将两列数据无缝合并,建议应用下面两种方法。
方法二:
利用函数ConcateName
图2
ConcateName函数可以实现将几个文本字符串合并为一个文本字符串,语法为:
ConcateName(text1,text2,……),text1,text2,……为1到30个将要合并成单个文本项的文本项,这些文本项可以为文本字符串、数字或对单个单元格的引用,如图2所示。
方法三:
利用“&”运算符
利用“&”运算符也可将几个文本字符串合并为一个文本字符串,“&”运算方式同“+"、“—”等运算方式一样,如图2所示。
2、假合并
我们也来一个“瞒天过海”吧,呵呵,在对单元格设置边框时,利用工具栏中的“外部框线”将两个单元格框在一起,这样两个单元格中数据就在一个表格中了,打印出来后保证不留一点“作假”痕迹。
此招对付较少单元格效果不错,要应付大量的单元格,奉劝你还是来点“真”的吧!
否则够你忙的了。
拆分数据
合并方法掌握了,拆分也不难,拆分的方法与前面介绍的合并方法相似,先将XLS文件另存为TXT文件,再对TXT文件进行编辑,将需要拆分的数据用“Tab”键或空格分开,然后再用Excel重新打开编辑后的TXT文件,这样原来在一起的数据就被拆分开了。
处理含有大量信息的表格时,以上合并与拆分的方法很有效,有兴趣的朋友可以试一试。
用Excel函数快速填入部门名称
这学期,我们单位正在申报省部级重点技工学校和市级文明单位,各部门都在积极准备资料。
在准备过程中,经常要输入各种表格,进行数据的处理.大量的表格中都需要填入教职员工所在部门的名称,这对于一个有一百多名老师的学校,是一件非常繁琐的工作。
在工作中,我发现了一个“偷懒”的办法,现在把它写出来,和大家一起分享!
下面我就以Excel2000中的一个“学校职工情况表"为例,来告诉大家如何利用Excel函数快速填入部门名称。
如图1所示,要求填入相应部门代号后的所在部门名称。
图1
1.选取需要填入所在部门的范围F4:
F118。
2.单击格式工具栏上的[插入函数]按钮,接着在“粘贴函数”对话框中的“函数分类”栏选择“查找与引用”,“函数名”选择“LOOKUP",单击[确定]按钮(如图2).
图2
3。
在弹出的“选定参数”对话框中选择参数组合方式,单击[确定]按钮.
4.分别在查找范围中输入E4:
E118,在单列范围中输入H4:
H8,在输出结果中输入I4:
I8(如图3).最后按下Ctrl+Shift+Enter键,单击[确定]按钮即可.
图3
这样,眨眼间对应教职员工所在部门的名称就填好了,看看最后的结果,是不是感觉很方便!
附表为函数LOOKUP的结构说明。
Excel中快速互换两列数据的方法
在Excel中当需要把两列或两行数据互换时,以前总是先把A列的数据复制到C列,把B列的数据移动到A列,然后再把C列中的数据移动到B列,来实现两列数据的互换。
现在我用如下方法即可快速实现两列数据的互换:
用鼠标选定A列数据区域;把鼠标放在A列数据区域的右边;按下“Shift”键的同时,按下鼠标左键,这时鼠标变为向左的箭头;拖动鼠标至B列数据区域的右边,看到一条垂直的虚线(如果看到一条水平的虚线,表示在B列插入数据),同时松开“Shift"键和鼠标左键,这样就实现了A、B列的数据互换。
同样,也可以实现两行数据的互换。
将Excel的文本数字转换成数字
在Excel中,系统将前面带有半角单引号的数字视为文本对待,而且为了某些需要,用户可以通过“格式"菜单中的“单元格”命令,将数字设置为文本格式。
然而,现在我们却需要把工作表中文本格式的数字转换成数字,那么以下方法可以一试。
1.一次转换一个单元格
在“工具”菜单上,单击“选项",再单击“错误检查”选项卡(一定要确保选中了“允许后台错误检查”和“数字以文本形式存储"复选框).选中任何在左上角有绿色错误指示符的单元格。
在单元格旁边,单击出现的按钮,再单击“转换为数字"。
2.一次转换整个区域
在某空白单元格中,输入数字“1”。
选中该单元格,并在“编辑”菜单上单击“复制”命令。
选取需转换的存储为文本数字的单元格区域。
在“编辑"菜单上,单击“选择性粘贴”。
在“运算”下,单击“乘”。
单击“确定”按钮。
3.处理特殊财务数字
一些财务程序显示负值时在该值右边带有负号“—”。
要将此文本字符串转换为数值,必须返回除最右边字符(即负号)以外的所有文本字符串字符,然后乘以“—1”。
例如,如果单元格A2中的值为“156—”,那么公式“=LEFT(A2,LEN(A2)-1)*—1"将文本转换为数值“-156”,然后用上面的方法操作。
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Excel定时提醒不误事
2011—5—1116:
24 互联网 【大中小】【打印】【我要纠错】
如果您是一名出纳人员,常常会收到延期支票或者承兑汇票,出票日期可能是未来的某一天。
公司的业务越来越多起来,我们需要记得日期也越多,这样不免会有遗漏。
那么,有什么方法可以每天提醒我们“到期”了呢?
方法是:
用Excel的IF函数嵌套TODAY函数来实现设备“到期”自动提醒。
首先,运行Excel,将“工作簿"的名称命名为“延期支票日期”,输入出票单位全称、收票日期及到期日期(日期的输入格式应为“年—月—日",如:
2003—10-21)。
然后,选中“提示栏”下的F2单元格,点击插入菜单下的函数命令,在“插入函数”对话框中选择“逻辑”函数类中的IF函数,点击【确定】按钮,就会弹出“函数参数”对话框,分别在Logical_test行中输入E2=TODAY()、value_if_true行中输入“到期”、Value_if_false行中输入“"””,并点击【确定】按钮。
这里需要说明的是:
输入的”"是英文输入状态下的双引号,是Excel定义显示值为字符串时的标识符号,即IF函数在执行完真假判断后显示此双引号中的内容。
为了醒目,可在“单元格属性”中将F2单元格的字体颜色设置为红色。
最后,拖动“填充柄”,填充F列以下单元格即可。
我们知道Excel的IF函数是一个“条件函数”,它的语法是“IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)”,具体地说就是:
如果第一个参数logical_test返回的结果为真,则执行第二个参数Value_if_true的结果,否则执行第三个参数Value_if_false的结果;Excel的TODAY函数〔语法是TODAY()〕是返回当前系统日期的函数。
实际上,本文所应用的IF函数语句为IF(E2=TODAY(),”到期",”"),解释为:
如果E2单元格中的日期正好是TODAY函数返回的日期,则在F2单元格中显示“到期”,否则就不显示,TODAY函数返回的日期则正好是系统当天的日期。
Excel的到期提醒功能就是这样实现的.
EXCEL技巧:
表只能给别人看,但不给别人动
辛辛苦苦地设计了一个数据库或者表格,却被别人毛手毛脚地搞乱了,是不是很恼火?
如果是私人文件还好,只要设个密码就可以了,偏偏这是要别人往里面填数据或者是要给大家参考的,往往由于他人的“不小心”,而导致自己要重做整个表格,这种事情不知道大家遇到没有,我可是遇到过,辛苦加班加点用了7天才设计好的表格,因为没做好防护措施,致使……哎,伤心往事,不说也罢!
现在,我教大家一个好办法,让别人只能看,不能动!
为了防止别人无意改动表格的内容(尤其是一些计算公式),我们必须把这些单元格设成“只读”!
把不需要保护的的单元格选定,单击右键,设置单元格,将保护标签中的锁定复选框清除,然后对该工作表设置保护。
此时,锁定的单元格是只读的,刚才已被清除锁定复选框的单元则可以正常输入。
当然,如果你连某些单元的内容也不想别人看到,在确定
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