办公室内部人员岗位职责规范.docx
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办公室内部人员岗位职责规范
办公室内部人员岗位职责规范
一、办公室内部人员岗位职责规范概述
办公室内部人员岗位职责,是指办公室内部人员在各自岗位上的权限规定、职务规定等。
二、办公室内部人员岗位职责规范
◎办公室主任岗位职责
1.全面领导办公室工作并具体主持行政事务工作。
2.召集公司办公室每周例会,制定每周工作计划。
3.审核批准公司1000元以下行政费用开支报告。
4.审核上报公司1000元以下行政费用开支计划。
5.负责公司防火、防盗及交通等安全管理工作。
6.管理公司职员及住房。
7.负责对外经济合同的审核签章及公司法律事务协调。
8.管理总经理办公室人员编制。
9.负责对外联系工作计划的制定与实施。
◎办公室职员岗位职责规定
第一条行政主管
1.按合同实施物资采购和小型用品采购。
2.具体安排职员午餐。
3.缴纳电话费。
4.管理环境卫生。
5.安排外来宾客的住宿。
6.具体办理车辆的年检、年审、保险、维修并与管理部门联系。
7.办理经批准的公司职员的暂住证,负责与安委会的工作联系。
8.其他工作。
第二条办公室副主任
1.督办与上报全公司各部门每周的工作计划。
2.落实谈心制度。
3.反映职员的思想动态,研究、报批与实施引导激励职员的奖励机制。
4.安排布置内部会议的资料。
5.组织与安排职员生日及公司集会。
6.负责公司发文管理及报批。
7.协助全公司各部门的资料整理。
8.管理档案。
9.审查文件、记录及内刊。
第三条文员
1.负责文件、资料的打印、登记、发放、复印、装订。
2.管理饮水。
3.保管、登记和按规定发放公司办公文具与器材。
4.制定办公用品计划并报主任审批。
5.接待与通报总经理室客人。
6.接转交换机电话。
7.负责传真收发与登记。
8.负责接待、登记。
9.引见、招待、接送来宾。
10.负责监督打卡和汇总考勤。
11.负责请假及加班申报单的保管、汇总、造表。
12.负责锁门,管理电梯,检查灯光、门窗。
13.收发报刊函件及整理保管报纸。
第四条司机
1.保证公司业务部门用车的及时出行与安全。
2.保证公司领导上下班用车及来宾接送用车。
3.负责使用车辆的保管及日常清洗、维护、保养。
4.其他工作。
◎办公室主任责权规定
第一章职务规定
第一条负责督促、检查行政部门对上级的指示、总经理办公室决议及总经理决定的贯彻执行。
第二条定期组织收集、分析、综合公司有关生产、行政等方面的情况,主动做好典型经验的调查总结,及时向
总经理汇报、请示工作,并定期向上级书面汇报。
第三条根据总经理指示,负责组织总经理主持的工作会议,安排并做好会务工作。
第四条负责起草总经理授意的综合性工作计划、总结和工作报告。
第五条组织起草总经理办公室文件(负责审核各职能部门以总经理办公室名义起草的文件),组织并做好公司文
件的编号、打印、发放以及行政文件的立卷、归档、保管工作。
第六条组织做好总经理办公室印签和介绍信的使用保管、函电收发和报刊收订分发工作,并及时编写公司的大
事记。
第七条协调、安排涉及多部门主管参加的各种会议。
第八条组织并做好来客接待和公车的管理工作。
第九条指导并做好电话话务与机线维修工作。
第十条根据总经理提出的方针、目标、要求,及时编制本室的方针目标,并组织贯彻落实。
第十一条负责公司办公用房的分配调整及办公用品、用具标准的制定和管理,并对办公用品、用具标准化及各部门文明办公进行检查督促。
第十二条负责完成总经理临时交给的各项任务。
第二章职权规定
第十三条有权向公司各部门索取必要的资料和情况。
第十四条有权检查督促对总经理指示的贯彻执行情况。
第十五条有权催促各部门按要求完成公司下达的工作任务。
第十六条有权催促各部门及时做好文件与资料的立卷、归档工作。
第十七条有权按总经理的指示协调各部门之间的工作关系。
第十八条有权安排、调整公车的使用。
第十九条对各部门以总经理办公室名义起草的文件有审核和校正权。
第二十条对不符合规定或质量不高、效果不大的文件、资料,有权拒绝打印发放。
第二十一条对要求各部门主管参加的会议、有综合平衡或精简压缩的权力。
第二十二条有权根据总经理的指示,对办公用房进行分配和调整,并对办公用品、用具标准进行检查、督促。
第三章职责规定
第二十三条对得知生产行政工作出现异常情况后未及时向总经理反映,以致造成重大损失负责。
第二十四条对总经理办公室行文的差错、收集与整理的资料失实而造成的严重的后果负责。
第二十五条对机密文件和文书档案管理不严,发生泄密、失密或丢失、损坏负责。
第二十六条对公文、函件、报刊、电报传递不及时或发生丢失、误传现象,影响工作负责。
第二十七条对印签、介绍信管理不严或使用不当而造成的不良后果负责。
第二十八条对下属工作质量差造成的不良影响负责。
第二十九条对本室所属岗位发生的设备、人身、交通、火灾事故负责。
第三十条对未及时根据公司方针目标的有关要求,编制好本室方针目标或未及时检查和落实负责。
◎总办主任岗位责任制
1.在总经理领导下,负责协调各部门的工作,协助总经理监督、检查各项方针、政策、上级指示和重要决定及各
项规章制度的执行情况。
2.安排总经理办公会议,并负责检查会议决定事项的执行情况。
3.按照总经理的意图,组织起草综合性的业务报告和起草、修改工作规划、报告、总结、请示、通知等函件,并
审查签发前的文稿。
4.领导有关人员做好文件归档、收发、打字、接待、用车管理和印章管理工作。
5.开展调查研究,搞好企业的信息管理,做好综合分析和统计工作,制定企业的规章制度和决定,供总经理决策参考。
6.掌握市场动态,收集行业信息,为总经理决策提供咨询,当好参谋。
7.协调、平衡各部门关系,发生矛盾时,应及时疏导,调查分析,明确责任,必要时报告总经理。
8.加强本部门的自身管理,抓好部门职工的政治、业务学习、考评等,提高工作效率。
9.组织制定企业行文管理的各项管理规定,努力使公文管理规范化、科学化,提高办事效率。
10.按时完成总经理交办的各项工作。
◎人事部经理岗位责任制
1.认真贯彻执行国家有关劳动人事部门的有关方针、政策、法令和指示,组织制定计划,经公司领导批准后实
施。
2.全面负责人事部工作,掌握业务范围,拟订本部门的工作计划,定期召开例会,布置、检查、总结工作,重
大事项及时向有关领导汇报并共同研究、讨论决定。
3.根据用工计划组织招聘工作,负责调入、招聘、招收、辞退、辞职、调出、停薪留职员工的审核,负责员工
内部调配的审核。
4.抓好干部及职工的管理工作,经常深入基层,掌握情况,合理安排使用干部,发现人才,及时提出干部调整
意见,当好公司领导的参谋。
5.组织本部门干部的政治和业务学习,提高人事管理水平和业务能力,加强对本部门员工的思想教育,团结本部门干部,调动每个人的工作积极性,保证完成各项工作任务。
6.负责对分配给本部门的工作,定期进行检查考核,表扬先进,带动后进,搞好本部门干部队伍建设。
7.组织制定、修改、充实各项规章制度,做到管理规范化、科学化。
8.按照有关政策,结合同行业标准和公司实际制定本公司工资、奖金、劳保福利标准,报领导审核批准,负责
工资、奖金、劳保、福利、加班费、夜班费及各种津贴报表的审核。
9.负责审批办理各类休假期的期限和有关报销标准。
10.负责人事档案的管理工作,负责办理职工调入、调出档案的接收和传递工作。
11.严格遵守各项规章制度,以身作则,提高业务工作水平。
◎人事主管岗位责任制
1.协助经理处理好人事日常工作,直接对人事部经理负责。
2.接收、复印、保存、发出、呈递人事方面的各类文件。
3.负责办理员工入职、离职、晋升、调职、奖惩过程中的各种手续。
4.办理总经理审核批准的有关员工评核调配事宜。
5.管理员工个人文件、材料等。
6.组织筹办、策划公司员工的休假、娱乐、联欢活动。
7.负责公司固定职工人事档案的管理及办理临时用工工作。
8.协助其他部门进行在岗业务技能培训,包括协调安排时间、地点等。
9.完成人事部经理交办的其他工作。
◎人事干事(业务主办)岗位责任制
1.认真贯彻执行国家有关部门的各项政策法规,并经常向职工宣传,严格按上级下达的劳动计划进行调配。
2.根据上级有关文件精神和公司领导的意图起草和修改公司人事管理的有关规定。
3.根据《员工手册》规定负责办理干部、工人、合同工、临时工的调入、招聘、招收、试用、签订合同、续订
或解除合同、调出、辞退的各项手续,承办干部和工人的离休、退休、退职、停薪留职的手续。
4.负责人事部文件、资料的保管工作,负责上级文件的接收和传递工作。
5.按上级要求定期做好各种人事统计报表,及时准确掌握干部、职工的变化情况。
6.负责管理、办理职工工伤审查,协助工会做好职工死亡的善后处理工作。
7.负责公司在人事工作方面与政府有关部门的业务联系,协助内部公关工作。
8.负责劳动纪律的检查实施和员工违纪的调查处理,协调保安部做好员工吵架、打架的调查、调解和处理工作。
9.负责接待报到和求职员工的登记。
10.负责档案资料的充实、归档和转入、转出的传递工作。
11.严格遵守各项规章制度,以身作则,提高业务工作水平。
◎劳资干事(业务主办)岗位责任制
1.根据国家工资改革政策和公司的实际经济效益,编制工资计划,合理使用工资基金。
2.负责办理职工专正、定级、晋升的工资变动事宜及离职员工的工资结算工作。
3.负责办理职工调动的工资手续、调入职工的工资标准审定工作。
4.负责编制劳保、福利用品发放名单。
5.负责全部员工参加劳动保险的工作。
6.负责各部门的考勤管理,统计和编报劳动出勤报表,经常检查各部门的劳动纪律,及时向领导提供劳动出勤
情况。
7.负责领取本部门的办公用品和文件的收发登记工作。
8.按时准确编报劳动工资、浮动工资、奖金、伙食补贴,月、季、年报表并做好对比分析,提出建设性意见,
供领导决策时参考。
9.按月汇总和发放加班费、夜班费和其他各种津贴。
10.严格劳务工资管理,建立健全职工工资一览表,掌握公司各类人员的工资变动情况和人员的增减情况。
◎人事文员岗位责任制
1.协助经理处理好人事培训部的日常工作,直接对人事部经理负责。
2.办理每年度员工体检工作事宜。
3.统计单位员工的奖金及福利的金额。
4.统计各登记员工的假期。
5.处理员工合同期满的有关事宜。
6.计算每月单位员工实发工资金额,严格执行单位工资制度进行核算。
7.办好新员工入职手续和收录好新员工入职的一切资料。
8.与用人部门经理衔接做好新员工上岗前交接工作。
9.统计单位人数及工资。
10.处理员工工伤保险及记录工伤处理的有关事宜。
11.协助人事主管办理员工各种联欢、休闲、娱乐活动的安排、发文、协调、组织等工作。
12.严格遵守各项规章制度,以身作则,提高业务工作水平。
◎财务部经理岗位责任制
1.负责领导企业的财务政策和财务管理制度的实施和运转,直接对总经理负责。
2.按上级规定时限及时组织编制财务预算和结算。
负责组织全企业的经济核算工作,组织编制和审核会计、统
计报表,并向上级财务部门负责报告工作。
3.负责组织财会人员搞好会计核算,正确、及时、完整地记帐、算帐、报帐,及时提供真实的会计核算资料,
全面反映给企业领导。
4.建立健全财务管理的各项规章制度,发现问题及时纠正,重大问题及时报告总经理。
5.正确合理调度资金,提高资金使用效率,指导各部门搞好经济核算,加强财务管理,分月、季、年编制和执
行财务计划,为企业发展积累资金。
6.为保证日常合理开支需要的供给,负责做好资金管理,组织各营业部门收银员、出纳员按规定程序、手续及
时做好资金回笼,准时进帐、存款。
7.遵守国家外汇管理条例,负责组织检查企业内部各环节的财务收支情况,以加强对外汇收支的管理和监督。
8.协助总经理处理好与财政、税务、金融部门的关系,及时掌握财政、税务及金融动向。
9.负责办理银行贷款及还贷手续。
10.认真执行成本物资审批权限、费用报销制度,遵守、维护国家财政纪律,严格掌握费用开支。
11.负责审查各部门的开支计划,及时转报总经理。
12.负责对新产品、新项目的开发、技术改造、商品(劳务)价格和工资奖金方案的审批,并参与重要经济合同和
经济协议的研究、审查,及时提出具体的改进措施。
13.积极为总经理当家理财,当好参谋。
参与企业经营管理,促进企业管理水平和经济效益的提高。
14.精打细算,确保经济效益,合理制定各部门的生产指标、成本费用、专项资金和流动资金定额,尤其应做好对
三大成本费用(即食品、用具成本,劳动费用成本,能源销售成本)的控制。
15.督促、检查企业财产、物资的使用、保管情况,注意发现和处理财产、物资管理中存在的问题,确保企业财产、
物资的合理使用和安全管理。
16.负责督促有关人员重视应收帐款的催收工作,加速资金回笼。
17.监督采购人员做好客房、工程、办公及劳保的物料、用品的采购工作。
18.负责审查各项开支,密切与各部门的联系,研究并合理掌握成本和费用水平。
19.负责组织财务人员,定期开展财务分析工作,考核经营成果,分析经营管理中存在的问题,及时向领导提出建
议,促进企业不断提高管理水平。
20.每四个月应组织一次全面检查库存现金和备用金情况,并不定期抽查各业务部门收款岗位的库存现金及备用
金。
21.督促本部门员工完整地保管公司的一切帐册、报表凭证和原始单据,保存企业关于财务工作方面的文件、资料、
合同和协议。
22.负责本部门员工业务培训工作,使属下员工能够熟练掌握本岗位的业务知识、操作程序和管理制度,能独立工
作,并使各员工对本部门其他岗位的业务环节有所了解。
23.负责本部门职工的思想教育和业务水平的提高,定期组织、召开本部门的学习和业务会议,抓好本部门内部管
理工作,以期提高工作效率。
◎总会计师岗位责任制
1.控制预算案,指导制定企业财务管理政策及工作程序,负责经济合同的制定与执行。
2.负责监督编制预算表,现金流量报告。
3.负责管理现金流量。
管理贷款、货币兑换及监督信用部。
4.负责管理会计事务、出纳、收入校数业务等。
5.企业日常财务会计工作的管理。
6.确保企业在经营活动中对成本、定价、现金流量的控制,对财务预算案及预算的控制。
7.建立会计系统,进行内部控制,定期进行工作检查。
8.提议薪金工资率的增减及财务部人员的编制调整。
9.负责与财务部嫩部、各营业部门和非营业部们进行业务沟通。
10.制定每个岗位的工作职责、工作程序,建立各种物资、财金管理制度。
11.审批财务收支,审阅财务专题报告和会计报表,对重大的财务收支计划、经济合同进行会签。
12.为提高员工的素质和业务能力,负责对部署员工进行培训。
◎会计主管岗位责任制
1.负责公司会计组的管理工作,直接对财务经理负责。
2.督导属下的出纳员、记帐员、会计员按时、按要求记帐收款,如实反映和监督企业的各项经济活动和财务收
支情况,保证各项经济业务合情、合理、合法。
3.为保证本组的会计核算工作正常进行,负责指导、监督、检查和考核本组成员的工作,及时处理解决工作中
发生的问题。
4.负责企业管理费核算,认真审核收支原始凭证,帐目清楚,数字准确,结算及时。
5.负责专用款项的明细核算,正确反映各项专用基金运用和结余情况以及专项工程支出和完工情况。
专用基金
的往来款项要及时对帐清算。
6.负责每月各项按规定进行预提和待摊费用的核算。
7.负责公司税金台帐的登记和税金的交纳。
8.负责公司各部门的费用报销业务手续。
9.按时编制月、季、年度会计表,做到数字真实、计算准确、内容完整、说理清楚、报送及时。
10.根据会计制度,定期汇总总会计凭证(登记总帐不超过10天),并与科目明细帐核对相符,确保准确无误。
11.按每月工资表、水电耗用表、燃料耗用表等费用项目编制部门费用分摊表,根据工资表提取福利基金、工会经
费,并按规定上缴工会经费。
12.对公司的会计凭证、帐簿报表、财务计划和重要经济合同等会计资料定期收集、审查、装订成册,登记编号,
按照《会计档案管理办法》的规定妥善保管,并按照规定办理销毁报批手续。
13.定期组织对公司固定资金和流动资产的清查、核实,确保财产的准确性,加强对固定资产和流动资金的管理,
提高资金利用率。
14.为领导提供可靠的经营管理资料,应严格按照财务管理制度的要求,认真做好记帐凭证的稽核,组织会统报表
的编审工作,保证财务结算的正确、及时和真实。
15.及时掌握流动资金使用和周转的情况,定期向财务部经理汇报工作。
16.督导所负责岗位的工作情况,并对工作完成的效果负有直接责任。
17.定期组织所属部门员工学习有关国家的财政政策、法规、财经纪律和财会制度,提高员工的思想水平和业务工
作能力。
◎出纳员岗位责任制
1.每日审核无误的会计凭证,以此进行现金的收支业务:
1)收付款时,认真复查会计凭证及付款单,如手续不全或有错误现象,及时退回会计改正,保证凭证准确无误。
2)收付时,要当面点清,以防差错,数额大时,一定要有人复核。
2.每日审核无误的现金收付凭证,以此登记现金日记帐及辅助记录:
1)现金日记帐所载的内容不得随便增减,必须同会计凭证一致。
2)日记帐必须连续登记,不得随便损坏帐簿和撕去帐页,不得跳行、隔页。
3)文字和数字必须整洁清晰、准确无误。
3.负责每日营业额的追缴。
按主管、经理的安排筹储现钞。
4.负责按时发放工资、奖金,并填制有关的记帐凭证。
5.严格遵守现金管理制度和支票使用规定,现金要尽量做到日清月结,月结盘库后作现金盘库表。
6.银行帐务和支票办理:
1)及时将部门收回的支票送交银行进帐。
收到银行回单时,及时登记后交给会计作帐。
如有银行退票,应及时
交会计冲帐,并重新更换支票。
2)每月15日前做上月“银行存款金额调节表”,认真核对清查每笔来到帐的原因,如有错帐及时更正,力争将
未到帐款控制在最低限度内。
3)凭领导审批的申领单方能开具支票。
填写支票时,应做到时间、金额、帐号及收款人单位均正确无误。
由财务部直接开出支票按审批权限办理。
4)空白支票应妥善保管。
开出支票后要按编号顺序进行登记。
印章与支票应分别保管。
7.会计凭证的汇总与管理:
1)每4日下午4:
30开始汇总当日凭证,下班前应将汇总表及所附凭证交电脑室输机,如遇当日凭证少于15张
者,可酌情推至次日汇总。
2)汇总时应负责审核每张收付凭证现金或银行存款编号大、小写金额是否正确。
3)每月月初应将上月会计凭证进行整理,检查编号有无错漏,将检查无误的会计凭证按顺序装订成册,并妥善
保管。
4)所有会计凭证、会计报表及有关文件设专库、专柜分门别类进行保管,并做到出入库皆有登记。
8.严格执行各项规章制度,努力提高业务水平。
◎审计员工作职责
1.审计员有权在任何时候查看公司的帐目、单据、合同、会议记录以及获得在他认为与其职务有关的一切情报;
审计员有权参加任何股东会议并有权获得公司在册股东有权得到的所有通知。
审计员还有权听取上述会议中
有关公司的一切业务活动。
2.审计员的责任:
1)审计员必须审核和证明公司的财会帐目是按法律和公司章程的规定制作的;
2)必须审核年度报告中是否包含法律所规定的情报以及对公司的事务是否给予虚假的介绍;
3)必须查看公司的帐本和会计报表并就全部必要的资料或情报向董事提出询问;
4)对严重影响公司存在和发展的任何事项提出报告;
5)必须核实年度财务报告和年度报告的内容;
6)审计员必须公正和诚实地履行职责并保守公司的有关秘密;
7)审计员对因失职而使公司、股东或债权人蒙受损失,应承担经济赔偿的责任。
◎信息组经理岗位责任制
1.全面掌握信息工作,统一安排、管理信息服务,直接对业务经理负责。
2.与企业内外部建立起运作正常和广泛的信息网络,建立良好的协作关系。
3.在互惠、互利的基础上,与报社、电台、电视台建立良好的联系,把本部门的工作做得更完好。
4.努力提高本部门员工技术,加强培训和教育,建立起一支纪律严明、素质较高、反应迅速的信息采集、服务
队伍。
5.负责信息组的信息设备、设施管理维护、保管工作。
确保物尽其用,发挥效能,充分运用各种现代化的信息
设备。
6.当好总经理的参谋。
在对市场、经营管理各类数据做深入分析的基础上,向总经理积极提出有关经营决策、
方针方面的建议。
7.负责参与企业的重大接待活动,对接待活动的程序、重要客人的习惯、特别要求等,及时掌握,提出建议。
8.严格按照信息工作程序,对员工的违纪行为做出处理。
◎信息组信息员岗位责任制
1.负责本部门的日常的信息采集、传送和沟通服务工作,直接对部门经理负责。
2.代表企业与外部信息界、新闻媒介建立良好的合作关系。
3.负责将采集的信息进行归类,传送工作要迅速、准确、翔实。
4.除完成部门经理的指派性任务外,要求信息员有良好的反应素质,及时发现问题,抓住有价值的信息,为部
门创造良好的社会和经济效益。
5.对客户的信息服务要求在规定的时间内做出回复,并将服务情况作好详尽的登记,以备查找。
6.信息员要爱护信息组、企业的公共财产,爱护仪器设备,正确使用操作,如因使用不当,造成损坏或遗失,
一律视情况作价赔偿。
7.客户的特别信息服务要求,要迅速报信息部经理批准后,方可进行采集服务工作。
工作的内容、过程和方法
均不得违反国家法律、政策及有关规定。
否则,造成不良后果,要追究信息员责任。
◎电脑室主管岗位责任制
1.硬件方面的维护:
1)负责本单位所有电脑设备、收银设备的日常保养,定期检查清洁设备及线路,防止尘埃、虫鼠的损害,确保设
备正常运转,保证本单位的工作需要。
2)负责本单位所有电脑设备、收银设备的维修管理,及时组织排除设备运行中出现的故障,修理更换所坏的零件。
3)为满足本单位工作的要求,结合电脑应用领域的扩展,对本单位电脑设备的更新换代、技术引进提出可行性建议,并负责组织实施。
2.软件维护开发方面:
1)按电脑使用部门的要求,逐步实行自编软件。
修改、扩充、完善电脑系统的现有功能,以适应本单位日益发展的需求。
2)处理电脑系统在使用过程中出现的错误,确保运算数据的正确性,系统程序运行的可靠性。
3)不断扩大电脑应用范围,为各部门装置电脑、开发设计管理程序。
3.业务培训方面:
1)积极参加有关电脑的学术活动,更多地掌握电脑的新技术,不断提高自己的业务能力,以适应电脑应用领域的发展,更好地为本单位服务。
2)负责组织对使用电脑部门人员的电脑操作的技术培训,考评员工工作效率和工作质量。
3)针对电脑、收银机操作使用过程中出现的问题,组织制定出相应的操作规程和注意事项。
4.负责电脑室内部的管理,包括工作安排、调配、检查、落实。
负责协调各方面的关系,带动电脑室人员形成团结敬业、积极向上的精神风貌。
5.严格执行各项规章制度,遵守劳动纪律,不做与本岗位
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