备案部门工作职责.docx

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备案部门工作职责

备案部门工作职责

备案部门工作职责

一、备案部门工作职责

（1）备案部门主要职能

1、具体办理建设工程竣工验收备案手续。

2、审核建设单位提交的竣工验收文件和质量监督机构签发的“建设工程质量监督报告”。

3、按规定在15天时间做出是否办理备案手续决定。

4、根据工作需要，可办理备案过程中对建设单位竣工验收通过的工程进行抽查。

5、对违反国家法律、法规、强制性标准和违反竣工验收备案制度的责任单位，按规定实施行政处罚。

对受委托无行政处罚权的备案部门应提出行政处罚申请报建设行政主管部门实施行政处罚。

6、定期向建设行政主管部门或建设工程竣工验收备案管理委员会汇报备案工作情况，并月上报备案统计资料。

2）备案部门责任

1、对符合竣工验收备案规定要求的及时给予办理备案手续。

2、对符合竣工验收备案规定要求的，备案部门及其工作人员不办理备案手续的，由上级主管部门责令改正，对直接责任人员予行政处分。

3、备案部门及其工作人员将不符合条件的建设工程给予备案的，由上级部门责令改正，并按有关规定对相关责任人员给予行政处分，触犯刑法的，依法追究刑事责任。

（四）备案部门审查的主要文件资料

根据竣工验收备案管理的有关规定，备案部门在办理竣工验收手续时主要审查以下文件资料

1、建设工程质量监督报告。

2、建设工程竣工验收备案表。

3、建设工程竣工验收报告。

4、施工许可证。

5、施工图设计文件审查意见。

6、勘察单位出具的质量检查报告。

7、设计单位出具的质量检查报告。

8、施工单位出具的工程竣工报告。

9、监理单位出具的工程质量评估报告。

10、市政基础设施的质量检测和功能性试验资料。

11、规划、公安消防、环保和城建档案等部门出具的认可文件或准许使用文件。

12、施工单位签署的工程质量保修书。

13、法律、规章规定的其他有关文件。

14、商品住宅的“住宅质量保证书”和“住宅使用说明书”。

除了以上文件资料外，各地建设主管部门根据各自的情况又增加了调整了部分文件资料，如工程合同，工程款支付证明，卫生部门、公安部门出具的认可文件或准许使用文件，将市政基础设施工程的质量检测和功能性试验资料调整扩大为建设工程质量检测和功能性试验资料等等，具体的均按当地建设行政主管部门规定的文件资料范围要求进行审查。

二、备案部门岗位责任制

（一）备案室负责人岗位职责

1、做好室内日常工作的安排、督促和检查。

2、组织室内学习有关政策性、法规性文件和业务知识。

3、审批备案表和有关备案文件。

4、负责实施行政处罚工作。

5、做好与相关部门的协调联系，掌握相关竣工验收备案的动态情况。

6、及时落实上级领导交办的各项任务，并做好汇报工作。

（二）备案员岗位职责

1、受理建设单位递交的工程竣工验收备案文件资料和质监站递交的“质量监督报告”。

2、审查工程竣工验收备案文件资料，提出处理意见报室负责人审批。

3、签发经室负责人审批的备案文件。

4、实施行政处罚的具体工作。

5、做好竣工验收备案统计台帐，及时输入电脑备存。

6、做好竣工验收备案档案资料的整理和存档工作。

7、做好日常接待工作。

8、完成领导交办的其他工作。

竣工验收备案程序与实施要点

一、备案工作程序

（一）备案工作流程图

（二）受理建设工程竣工验收备案文件资料

备案部门收到质量监督机构签发的《建设工程质量监督报告》和建设单位递交的《建设工程竣工验收备案表》、《建设工程竣工验收报告》及其他备案文件资料后，（《建设工程竣工验收报告》及其他备案文件资料应在验收通过之日起15日内递交给备案部门）。

备案部门填写竣工验收备案文件收文单，交递交单位，并验证文件是否齐全，对于备案文件资料不齐的，则签发《工程竣工验收备案文件资料补充通知书》，限期将文件资料补充，另外检查填写内容是否遗漏，如发现遗漏的则要求予以补填，经验证文件资料齐全后，在《建设工程竣工验收备案表》的备案意见栏内签署文件收讫日期。

（三）审查建设工程竣工验收备案文件资料

备案部门收到质监机构递交的《建设工程质量监督报告》后，在规定期限内建设单位未递交工程竣工验收备案文件资料

位，并将《建设工程竣工验收备案表》和《建设工程竣工验收报告》各一份退建设单位。

有的地方还实行备案告知形式，即备案部门在工程备案后向质监机构发送备案完毕告知书，以便质监机构了解备案情况并及时结案归档。

工程竣工验收文件目录

1、工程竣工验收报告；

2、工程施工许可证；

3、施工图设计文件审查意见；

4、单位工程质量综合验收文件（工程质量竣工报告、质量检查报告、质量评估报告）；

5、建设工程质量检测报告和功能试验资料；

6、规划、公安消防、环保等部门出具的证明文件或者准许使用文件；

7、施工单位签署的工程质量保修书；

8、商品住宅的《住宅质量保证书》和《住宅使用说明书》；

9、法规、规章、规定必须提供的其他文件。

备案意见

该工程的竣工验收备案文件已于年月日收讫，文件齐全。

（公章）（备案专用章）

年月日

备案机关负责人

签字盖章

备案经办人

签字盖章

2、不符合备案规定要求的处理

备案部门在审查中发现建设单位竣工验收不符合规定要求，工程质量达不到国家强制性标准规定，工程遗留缺陷属涉及安全和使用功能隐患的，或建设单位采用虚假证明文件办理竣工验收备案的，备案部门应在备案文件资料收讫之日起15日内在《建设工程竣工验收备案表》的“备案机关处理意见”栏内填写处理意见（见表7-2），并书面责令建设单位停止使用，限期整改，重新组织竣工验收，将竣工验收备案文件资料退回建设单位，将《建设工程质量监督报告》退回相关质量监督机构，待重新组织竣工验收通过后，重新办理备案手续。

备注：

建设工程竣工验收通过，交付使用后，所发生的一切质量问题由建设单位全面负责处理，并按有关规定依法追究质量问题责任单位的责任和经济赔偿。

备案机关处理意见：

经审查因消防设施未达到使用功能要求，消防部门验收未认可，不具备备案条件，等消防设施整改后，经消防部门认可后，再办理备案手续。

（公章）

年月日

处理经办人：

签字盖章

备案机关负责人：

签字盖章

3、违规行为的处理

备案部门在对不符合备案条件的工程做出不予备案，限期整改重新备案决定后，对违反《建设工程质量管理条例》、《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》及其他违反有关法律、法规、规定行为，需给予行政处罚的，对有行政处罚权的备案部门，则根据处罚权限，按行政处罚程序实施行政处罚，对无行政处罚权的备案部门，应向有行政处罚权的上级主管部门提出申请报告，由上级主管部门实施行政处罚，构成犯罪的，则依法追究刑事责任。

（五）结案处理

备案部门对已办结备案手续的应及时将该工程资料输及电脑备存，书面资料装订成册经备案室负责人审查后编号存档。

备案资料归档应含以下内容：

1、目录。

2、建设工程质量监督报告。

3、建设工程竣工验收备案表。

4、建设工程竣工验收报告。

5、勘察单位质量检查报告。

6、设计单位质量检查报告。

7、施工单位工程质量竣工报告。

8、监理单位工程质量评估报告。

9、建设工程质量检测报告和功能试验资料。

10、规划部门出具的证明文件或准许使用文件。

11、公安消防部门出具的证明文件或准许使用文件。

12、环保部门出具的证明文件或准许使用文件。

13、城建档案部门出具的证明文件或准许使用文件。

14、施工单位签署的工程质量保修书。

15、商品住宅的《住宅质量保证书》和《住宅使用说明书》。

16、法规、规章、规定必须提供的其他文件。

（六）备案档案保存期

书面档案资料按工程重要程序确定保存年限，一般可按以下要求保存：

1、国家及省（直辖市）重大工程、重点工程、特殊工程、标志性工程和特大工程长期保存。

2、大型工程保存十年。

3、一般中小型工程保存五年。

工程类型分类可根据当地建设行政主管部门确定。

对于输入电脑的档案资料因体积小，具体保存年限由当地主管部门确定。

备案部门应近月、年度建立备案统计台帐（见表7-3），并按规定向上级主管部门递交报表（见表7-4、表7-5）。

二、备案文件资料内容审查的实施要点

审查竣工验收备案文件资料时，质监机构递交的《质量监督报告》和建设单位递交的备案文件资料应对照审查，如工程名称、工程概况，参建单位名称，质量等级等是否相吻合，发现疑辨问时，则进行询问核实，必要时到现场进行核实，在审查中《质量监督报告》、《竣工验收报告》和《监理评估》是重点审查的内容。

（一）质量监督报告审查的实施要点

由于《质量监督报告》按规定应在工程竣工验收通过之日起5日内，由质监机构送交备案部门，而建设单位在工程竣工验收通过之日起15日内将竣工验收备案文件资料递交备案部门，这过程有10天左右的时间差，备案部门应对《质量监督报告》先予审查，其文字内容是否符合要求，并了解其工程情况，待建设单位递交的竣工验收备案文件收讫后，再对照审查，如收讫《质量监督报告》后，逾期未收到建设单位递交的竣工验收备案文件资料时，备案部门应同相关质监机构联系，敦促建设单位将竣工备案文件资料尽快递交给备案部门审查。

在审查《质量监督报告》时，应着重注意以下几个方面：

1、填写内容有否遗漏，有否明显差错。

2、审查该工程的基本情况，了解参建各方是否符合规定要求。

3、审查工程质量监督情况，其监督过程和内容是否符合当地质量监督的规定，抽查情况和质监过程中发现的问题处理情况，是否存在质量缺陷，工程竣工验收是否符合要求，监督结论是否正确，这其中应特别注意对工程遗留质量机构填写明确再递交，如发现工程遗留的质量缺陷涉及安全和使用功能或监督结论说明原因不具备竣工验收条件的，则不受理建设单位递交的该工程竣工验收备案资料，并责成建设单位限期整改，重新组织验收，重新申请备案。

（二）建设工程竣工验收备案表审查的实施要点

在审查《建设工程竣工验收备案表》时，首先审查其填写的内容是否正确，与质量监督报告，竣工验收报告等核对是否相符，各参建单位和相关人员签名盖章是否遗漏，在审查中应注意以下几个方面。

1、当该工程不实行总承包制时，涉及多家参建单位的，如有二家以上监理单位或设计、施工单位时，在备案表中是否遗漏（表格内填不下可用附页）。

2、当该工程涉及委托监督时，在工程质量监督机构名称栏内应分别填写清楚，不可遗漏。

3、各单位验收意见是否一致，特别是施工单位与监理、建设单位意见是否一致。

（三）建设工程竣工验收报告审查的实施要点

对于《建设工程竣工验收报告》内格式内容各地可能不尽一致，但在审查时对主要内容不可忽视，除了进行一般性的核对审查外，应状重注意以下几个方面：

1、工程概况的审查

备案部门一般不到实地审查，基本上都是在室内进行审查，通过对这一内容的审查了解该工程的一些具体情况，如工程范围、结构、构造形式，建筑高度，承发包形式，各参建单位承揽的内容，工程是否存在甩项等等，在审查中对不明确的应与建设单位或监督机构进行核实了解，必要时再到现场进行核实，特别是工程质量的报监和甩项情况必须了解清楚，防止工程部分漏监存有隐患，或不具备竣工验收条件的工程办理竣工验收备案手续。

2、竣工验收程序的审查

在审查中主要审查其验收程序是否符合规定要求，如发现将质量监督机构的质量监督所进行的检查代替建设单位组织的竣工验收，则属竣工验收程序不符规定要求之一，必须责成建设单位按规定程序重新组织验收。

3、竣工验收内容审查

在审查时应注意建设单位在竣工验收中抽查验收的内容有否遗漏，如在验收时有的建设单位只注重实物质量，忽视质保资料的检查，或者对一些功能性的测试检查不重视，被重视，有的忽视对电梯进行验收等等。

4、竣工验收组织的审查

审查时应注意该工程是否由竣工验收小组主持验收，其小组成员构成是否符合要求。

按规定竣工验收是建设单位的验收，其验收组就布建设单位组织成立，由于是建设单位作为该工程签订合同的甲方与各参建单位的乙方合履行完毕的验收，因此验收组组长应具有代表法人资格的人担任，是法人代表或法人代表授权委托人担任，同样作为合同另一方参加验收组的人也应具有相应的资格。

由于是建设单位组织成立的验收组，其专业不一定齐全，因此验收组成员相关专业不全时，建设单位可请有关方面的专家参加验收组。

根据《房屋建筑工程和市政基础设施竣工暂行规定》的规定，工程竣工验收组验收时，应听取建设、勘察、设计、施工、监理单位对该工程合同履约情况和建设过程中执行法律、法规和工程强制性标准的情况，为避免验收小组成员自己汇报情况给自己听，自己验收自己，另外联想到前一段时间暴露出一些“豆腐渣”工程，都是由于直接参与该工程的各参建方负责人及其人员串通一气，采用劣质材料，偷工减料各环节不认真把关，竣工验收时故意抽查质量好的部位，将存在重大质量隐患的工程顺利验收通过。

为了保证验收的公正性、科学性，参加验收组的成员不宜是该工程项目的直接参与者，应是该单位的技术或质量负责人及有关人员参加，但对验收组的具体要求，应根据当地建设行政主管部门规定审查。

5、竣工验收标准的审查

这主要审查该工程竣工验收所采用的标准是否正确，避免采用标准不当造成失误，如已废止的标准或非本专业标准等，另外还应填写除标准外的依据，如施工图审查意见，其他有关法律、法规、规章和规范性文件的规定等。

6、对勘察、设计、施工、监理单位评价的审查

对这四个单位的评价应该是验收小组通过竣工验收检查后对其在该工程中的工作评价，特别是执行标准和质量控制方面的评价，在审查中应注意是否验收组的评价意见，避免将建设单位项目组的意见代替验收小组的意见。

7、对建设单位执行基本建设程序的审查

这是验收小组通过竣工验收，特别是对工验收检查后对其在该工程中的工作评价，审查中应注意是否存在违反基本建设程序，如有此种情况是否已纠正。

8、对工程竣工验收意见的审查

这是验收小组对该工程的总体评价意见，在审查中应注意是否存在结构安全隐患或影响使用功能的评价意见，对于有甩项的工程是否具备竣工验收条件，如存在此种情况或其评价意见含混其词的，则应进行询问了解，必要时到现场进行实地核实。

9、对工程竣工验收结论的审查

主要审查其是否漏填，是否如实填写。

10、对竣工验收人员签字栏的审查

该栏应由验收组人员本人填写签名，不应代填代签。

所盖公章应为建设单位的公章，不得使用项目章代替。

审查时对不符要求的，则应要求予以纠正。

（四）工程施工许可证的审查

这主要审查该工程是否办理施工许可手续，一般建设单位递交的是影印件，审查时，应注意识别其真伪，并注意许可证填写的内容如工程名称、面积等与其他文件资料核对是否相符。

（五）施工图设计文件审查意见的审查

这主要审查该工程施工图是否经审查并审查通过。

由于全国各地对施工图设计审查没有统一规定，因此对施工图设计文件审查意见形式不一，有的采用施工图设计文件审查意见单，有的采用建筑工程施工图设计文件通过证书，有的实许施工图审查备案证书等等，根据建设部《建筑工程施工图设计文件通过证书》的要求，建筑工程施工图设计文件审查批准书应由建设行政主管部门统一颁发，因此在审查时应根据当地建设行政主管部门制定的统一文本格式内容进行审查。

在审查中应注意该工程项目是否在审查通过证书或审查备案证书所附的审查通过项目表范围内。

如仍采用施工图设计文件审查意见单的，则应注意审查意见书中提出的违反强制性标准规定的内容有否纠正并经审查通过。

（六）单位工程质量综合验收文件审查的实施要点

单位工程质量综合验收文件主要包括勘察、设计、施工、监理等单位出具的书面报告，这报告的出具表示合同履约已完成，因此报告中所列的有关人员均应签名或盖章，所盖公章应是单位公章，而不是项目或部门章。

对于未实施总承包制的工程，凡直接与建设单位签订合同的参建单位均应填写。

审查时应与其他文件资料核对以防遗漏。

1、勘察单位工程质量检查报告的审查

审查勘察单位出具的质量检查报告，主要审查勘察单位对其出具的勘察文件是否符合国家规范、标准和规定，工程施工状况是否符合勘察、设计文件的要求，不能以“符合要求”敷衍了事。

2、设计单位工程质量检查报告的审查

在审查时应予注意该工程设计的合理使用年限和设计允许量终沉降量，对于使用年限应根据建设部颁发的《关于设计单位执行有关建设工程合理使用年限问题的通知》建设（2000）146号规定执行，即凡在建设工程在有关建设标准、规范中有合理使用年限规定的，设计单位必须按此规定在质量检查报告中注明合理使用年限，如目前建设工程标准规范中尚未制定合理使用年限规定的，或建设单位对建设工程的合理使用年限有特殊要求的，须由建设单位与设计单位在合同签订时予以明确，在质量检查报告中按合同约定年限注明合理使用年限。

在审查中还应注意该工程设计文件和施工中的变更资料审批、认可手续是否符合要求，其内容是否符合国家规范、标准要求，实施的工程内容和使用功能是否符合设计要求及竣工时建筑物沉降量和倾斜率是否满足设计和规范要求。

3、施工单位工程质量竣工报告的审查

该报告是施工单位对工程履约情况的自我评价。

根据《建筑工程施工质量验收统一标准》GB50300-2001规定对施工现场质量管理要进行检查，所以在审查中应注意：

（1）施工单位在该工程的施工现场质量管理情况如何；

（2）完成设计文件和合同约定的内容情况是否达到竣工标准；

（3）各级提出的质量问题是否全部整改完毕；

（4）竣工时建筑物的沉降量和倾斜率的观测情况是否符合设计要求；

（5）根据建筑工程施工质量验收评定标准要求施工单位对该工程的自评情况及其说明事项等。

4、监理单位工程质量评估报告的审查

该报告是监理单位通过在现场全过程监理后对该工程质量状况的评估意见，在审查时应注意：

（1）该工程是否按设计文件和合同约定全部施工完毕，如有甩项，该甩项是否影响安全和使用功能。

（2）各施工单位施工现场质量管理检查是否符合要求。

（3）各种建筑材料经检查是否符合要求。

（4）建筑物沉降情况是否符合要求。

（5）工程是否符合强制性标准规定，是否存在质量缺陷。

（6）根据质量验收标准该工程质量的评价情况等。

尤其特别注意涉及结构安全和使用方面的缺陷不可忽视。

（七）建设工程质量检测报告和功能性试验资料的审查

在建设部颁发的《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》和《房屋建筑工程和市政基础设施工程验收暂行规定》中规定对市政基础设施要求在递交时工程竣工验收备案文件资料时。

应附有质量检测和功能试验资料。

在有些地区认为对房屋建筑同样存在质量检测和功能性试验问题，特别是住宅工程使用功能的好坏直接影响到居民的切身利益，影响较大，在以前建设单位在对房屋验收或物业管理单位在接收房屋时，都要进行功能性试验，因此将此类功能性试验资料也列入审查范围。

由于建设工程施工过程中有关原材料的检验、质量检测报告和竣工阶段功能性试验资料均作为工程质量保证资料和范围经质量监督机构监督审查，对于这些测试资料不属建设单位向备案部门递交资料范围。

备案部门要审查的是建设单位组织成立的验收小组对部分功能性抽查测试的资料或验收组在验收时对由建设单位、监理单位、施工单位共同进行质量检测和功能性试验资料经审查确认可代替其测试的资料。

对于这些资料的具体范围是：

建筑工程一般按《建筑工程施工质量验收统一标准》GB50300－2001中关于单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要抽查的内容或当地建设行政主管部门规定的内容；对市政基础设施工程按其相应的质量验收标准规定的内容，由于这些内容比较多，验收组不可能均进行抽查测试，各地建设行政主管部门的备案机构可以根据当地的具体情况指定其中几项内容的测试资料递交备案部门审查，由于各地情况不同规定不一，本手册不作统一规定，仅列举几项内容：

1、市政基础设施工程中排水系统的满水试验，桥梁工程中荷载试验，道路工程中的道路厚度、平整度和弯沉试验等。

由于市政工程种类较多，按常规测试的内容较多，有些地区规定对于一些新型工程，在当地属首次施工的其功能性试验资料应送备案部门审查。

2、建筑工程中如有地漏部位的泼水试验，给水管道的通水试验，排水干管的通球试验，卫生皿的盛水试验，通电试验，绝缘电阻和接地电阻测试等。

审查时应注意测试结果是否符合要求。

递交的这些测试资料是否验收小组组长签字签名并加盖建设单位公章，若不符合要求，应责成整改。

（八）规划、公安消防、环保和城建档案部门出具的文件的审查

在建设部颁发的竣工验收备案管理办法和规定中，原先只明确规划、公安消防、环保这三个部门需出具文件，在实施竣工验收备案后，建设部以90部长令增加城建档案部门出具的认可文件，这样由三个部门成为四个部门，对这四个部门在实行质量监督核试验制时，都是在工程质量经核试验合格后才办理手续，因此有的部门规定将经质监站核验后的单位工程综合评定表作为办理相关手续的凭证之一。

现在实施备案制后将这四个部门的手续提前在工程质量竣工验收通过备案之前，这就需要有一个转换的过程。

由于在文件中规定这几个部门出具的是认可文件或准许使用的文件，并不是验收合格证明，这几个部门审查验收则都需要一段时间，因此各地备案部门在实施中根据当地的情况，对这四个部门出具的文件进行审查，审查时应注意这些文件是否经这几个部门认可并盖有公章。

（九）施工单位签署的工程质量保修书的审查

我国对建设工程都实行保修制度，这在签订的合击中都应明确的约定。

这次建设部对房屋建筑工程质量保修办法以建设部令的形式予以发布，在该办法中对最低保修年限作了明确规定，因此在审查工程保修书时，应特别注意保修年限，如合同中双方约定的保修年限低于建设部颁发的《房屋建筑工程保修办法》中的最低保修年限是不允许的，如施工单位不向建设单位出具保修书也是不允许的，如发现以上两种情况，应责令限期整改，否则备案部门应按《房屋建筑工程质量保修办法》中的规定实施行政处罚。

对市政基础设施工程保修年限应以有关规定，如无规定的应以合同中双方约定的年限。

（十）商品住宅《住宅质量保证书》和《住宅使用说明书》的审查

这是为了保护消费者利益的一种措施，审查时首先审查这两书是否遗漏，其次注意审查其内容是否符合要求，特别在安全和使用功能方面的内容，对于有些地方采用统一的格式文本，审查时则注意其内容有否漏填。

（十一）法规、规章、规定必须提供的其他文件的审查

对于这方面的内容应根据当地建设行政主管部门规定的范围进行审查。

三、特殊工程的备案处理

按照基本建设程序，一般以工程项目办理申报手续，在工程竣工时，规划、消防、环保等部门往往也以工程项目进行审查验收。

当一个工程项目包含若干个单位工程，或一个大型工程施工周期比较长，建设单位为了及时发挥投资效益采取分区域（阶段）施工，如果建设单位对前期竣工的单位工程或施工完毕具备使用区域的工程先行办理竣工备案的话，则规划、消防、环保等部门一般不会出具认可文件或准许使用文件，这样也就不能办理竣工备案手续。

为了适应社会主义市场经济发展的需要，有利于建设工程及时发挥投资效益，加快现代化建设进程，对于这样一些特殊工程应采取一些相应的措施，本手册提出一些建议供参考，如果实施则必须经当地建设行政主管部门批准后方可实施。

（一）群体工程分批竣工验收备案

当一个工程项目由若干个单位工程组成如住宅小区，建设单位为了早日投入使用，分批建设分批验收分批销售或使用，对于这样的工程规划、消防、环保等部门一般是以项目审批的，如果分批竣工验收按其规定，不具备验收条件，往往也不出具认可文件，对于这种情况可采用承诺方式，即由建设单位在向备案部门递交竣工验收备案文件资料时，向备案部门作出承诺，待该小区全部竣工验收备案时保证递交规划、消防、环保、城建档案等部门的认可文件，该承诺应包含先行备案的范围，履行承诺的期限（应明确年月）有，违反承诺的责任，法人代表签名加盖公章等，备案部门经审查符合要求的则可先予