写材料时如何巧用数字.docx
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写材料时如何巧用数字
写材料时如何巧用数字
一、“数字”其实是“数据”
我们说的数字,准确来讲应该是数据。
数字就是简单的一个数字,但是数据是我们通过观察、实验或计算得出的结果,是有思想性的数字,可以成为我们决策的“依据”。
也就是说,我们写材料时选用数据,要经过一番思考和处理,选择对我们更有利的数据或者数据的表达方式,让数据为我所用。
我们使用数据,一是为了让表述更准确。
数据的精确性可以弥补文字的模糊性,适当用数据说话,可让概念更清晰、逻辑更严密、表述更精当。
二是为了让行文更简洁。
数据有高度概括能力,一个关键数据有时可抵千言万语,能起到“四两拨千斤”之效。
三是为了让文稿更务实。
数字与文字是两种符号系统,二者可相辅相成、珠联璧合。
在讲道理、谈体会时适当穿插数据,可让道理更明晰、措施更具体、目标更明确。
写材料时用好数据,往往能取得事半功倍的效果。
有时写的东西太虚,加上一个数据,马上显得实在了很多,效果一下子就体现出来了。
比如,党的十九大报告论述“经济建设取得重大成就”时说:
“国内生产总值从54万亿元增长到80万亿元,稳居世界第二,对世界经济增长贡献率超过30%。
”经济建设到底取得了多大成就?
几个数据一下子就交代清楚了。
比如,要总结廉政建设工作,如果光写建立了制度、开办道德讲堂、开展廉政教育、查出违规违纪,就会没有内容。
要写出建立了多少套制度,开办了多少期道德讲堂,开展了多少人次的廉政教育,查出违规违纪案例多少件,才显得实在。
比如,“培育发展新兴产业步伐加快。
投资800亿元的‘机器人谷’、150亿元的创新智慧城等项目签约,投资118亿元的新能源汽车、90亿元的中药总部、60亿元的智能科技园、20亿元的创新科技等项目开工。
”只说有什么项目开工,没有震撼力,在项目前面加上上亿元的金额,就有了震撼力。
比如,我们讲成本降低了,就要讲成本从多少万元降到了多少万元,总共节省了多少钱。
比如,我们讲“八项规定”实施以来作风改善了很多,就要讲文件少印发了多少份,会议少召开了多少次,“三公”经费少花了多少。
比如,我们讲应对台风来袭做了很多工作,就要讲出动了多少人次,化解了多少次险情。
二、用好“数据”的方法
(一)条块分析——用于详细说明情况
1.有时分析一个情况,不仅要从总量上看,还要把问题切成块,一块一块地分析,把情况描述得更加清楚、具体。
运用数据来说明情况,不仅有总体情况,还有分解数据,有点有面,便于读者客观、全面地掌握情况。
比如,“着力稳就业,就业形势保持稳定。
城镇新增就业8.57万人,其中城镇失业人员再就业3.5万人,就业困难人员实现就业6768人,本市生源应届高校毕业生就业率95.1%,城镇登记失业率2.36%。
”这个例子把就业的情况,分成失业人员再就业、就业困难人员就业、应届高校毕业生就业几个方面分别细说。
比如,我们讲政务窗口办理案件又快又好,就要分别从“好”和“快”两个方面来列举数据,“好”体现在案件妥善处理率达到多少,群众满意率达到多少,“快”体现在案件及时处理率达到多少,单个案件处理时间缩短了多少。
比如,写一个地区的发展,我们通常可以分析其总量大小、速度快慢等,这只是一个视角。
如果切换为“五大发展理念”的视角来分析,可以评价出该地区经济的创新、协调、绿色、开放、共享五个方面的发展能力。
2.还有最为常用的一种就是突出重点,提供读者关注的数据,抓住领导的关注点。
比如,“着力稳外贸,外贸增长总体平稳。
完成进出口总额4599.3亿元。
其中,出口总额3527.4亿元,对‘一带一路’沿线国家出口1173.1亿元。
”把“一带一路”出口挑出来讲,契合当前的新形势。
比如,“着力稳投资,固定资产投资规模持续扩大。
固定资产投资增长5.6%,其中工业技改投资增长8.5%。
民间投资增长18%,占固定资产投资比重达75.1%。
”把工业技改投资和民间投资挑出来讲,符合当前提倡制造业转型升级、做大民营经济的政策。
比如,“开展高新技术企业树标提质行动,新增国家高新技术企业1350家、累计达3900家,认定规模以上标杆高新技术企业50家。
”把规模以上的企业数量挑出来讲,加深领导的印象。
比如,只讲我们出台了多少行业标准,接待了多少批考察团,报送的政务信息被上级批示了多少篇、被媒体报道了多少次,效果就一般。
要讲出台的这些行业标准中有多少是国家级的,接待的这些考察团中有多少个是省部级以上的,被批示的政务信息有多少篇是被部办公厅批示的、有多少次是被中央级媒体报道的。
(二)纵横对比——用于客观体现成效
公文材料使用数据最常用的方式就是对比,包括横向比较和纵向比较。
横向是看自己在兄弟单位中的位置,纵向是看自己与前期相比有什么进步,离目标还有多大差距。
因为数据的大小、多少、高低往往要在特定的维度中对比才能显现出来,通过对比体现变化,反映差距;比得越强,效果越好。
【例】
着力稳金融,金融服务实体经济能力提升。
金融机构存款余额1.54万亿元,增长9.5%;贷款余额1.05万亿元,增长11.5%;银行业机构不良贷款率为1%,下降0.46个百分点。
【例】
工业稳增长和转型升级成效较明显。
三次产业比重调整为1.5:
56.5:
42,规模以上工业增加值增长6.3%,工业对经济增长贡献率达61.1%,服务业占比提高1.1个百分点。
工业经济质量效益稳步提高,规模以上工业经济效益综合指数311.87%,提高14.4个百分点,利润总额增长5.9%。
【例】
全域旅游发展格局加快形成,旅游业总收入809.14亿元,增长14%;接待游客5424万人次,增长10%,其中过夜游客1695万人次,增长13.2%。
这些例子都是运用对比数据的典型。
【例】
今年一季度,全省规模以上工业增加值增长11.9%,比去年同期高4.1个百分点,比全国平均增速高5.1个百分点,居全国第2位。
这个例子从纵横两个方向一比较,让人一目了然。
【例】
上半年,全省GDP总额达到1188.33亿元,增长17.5%,较第一季度提高1个百分点。
其中,市区增长18.1%,增幅比县(市)高0.7个百分点。
上面这两个例子,既有时间维度上的纵比,也有横向维度上的左右比较。
(三)转换提炼——用于拔高领导感受
1.对事物的分析要善于抓住事物的主要矛盾或矛盾的主要方面。
对于数据的表达,有时换个角度分析效果会截然不同,更能给读者留下深刻印象。
比如,我们讲开展培训3次,显得太少,不如讲开展培训几百人次;我们讲维修下水管道3条,显得很少,不如讲维修下水管道几千米。
转换角度表述,没有背离客观情况,但是工作量一下子就凸显出来了。
【例】
着力稳金融,金融服务实体经济能力提升。
新增上市企业5家,新增新三板挂牌企业6家,新增私募股权投资基金100家。
改为:
着力稳金融,金融服务实体经济能力提升。
新增上市企业5家,累计达58家;新增新三板挂牌企业6家,累计达92家;新增私募股权投资基金100家,累计达486家。
【例】
优化外商投资环境,扩大对外开放投资领域,引进粤维物流设备、维讯科技等外资项目39个。
改为:
优化外商投资环境,扩大对外开放投资领域,引进粤维物流设备、维讯科技等外资项目45.73亿元。
【例】
着力稳投资,固定资产投资规模持续扩大。
新增省、市重点投资项目17个,完成全年进度目标。
改为:
着力稳投资,固定资产投资规模持续扩大。
新增省、市重点项目投资891.24亿元,完成全年进度目标。
2.有时还要善于看到数据中潜藏的规律和特点,加以提炼。
比如,安全生产“三个零”——零事故、零伤亡、零损失。
比如,基本建设“三个100%”——形象进度100%、资金使用100%、安全施工100%。
比如,“双过半”——进口完成年度计划的51.6%,出口完成年度计划的53%。
比如,“喜忧参半”——全省有7个市规模以上工业增速超过全省平均增速,最高的达到17.9%,有9个市低于平均水平。
3.运用类比,让数据更好理解。
在列出基础数据的基础上,更进一步分析,让人有直观的感受,给人留下深刻的印象。
比如,“为政府节约了近百万元”“人均拥有了一间客厅的绿地”“业务量占了全省的1/10”。
【例】
截至2015年底,全省存量房屋面积达1948.59万平方米,同比增长36.6%。
改为:
截至2015年底,全省存量房屋面积达1948.59万平方米,同比增长36.6%。
如果按照城镇居民人均40平方米需求计算,可供约50万人居住。
三、使用“数据”要注意的问题
(一)琐碎、啰唆、不精炼
文稿数据并非多多益善、来者不拒,要当用则用、合理使用。
有时我们拿到的数据可能是琐碎、细小、不成系统的,需要我们整理、提炼和合并同类项。
数据的紧凑、精炼,既有利于突出表达主题,也有利于读者快速抓住主干。
比如,写供给侧结构性改革成效,就要围绕去产能、去库存、去杠杆、降成本、补短板五大任务来写。
比如,写一个地区制造业水平,就可以用《中国制造2025》明确的“制造强国”指标体系作参照,围绕“创新能力”“质量效益”“两化融合”“绿色发展”四方面12类指标来说明。
比如,讲一年以来新闻宣传工作成效显著,可以讲向省局报送信息多少篇,向部局报送信息多少篇,在政务微博发稿多少条,在微信公众号发稿多少条,在《人民日报》刊发多少次,在《南方日报》刊发多少次……但是这样显得非常啰唆,没重点,可以改为全年向省局以上报送信息多少篇,在新媒体渠道发稿多少条,在省级以上媒体发稿多少次,这样就显得精炼。
(二)数据和需要佐证的观点不匹配
为了更精细、更直观地表达清楚意思,数据的选用要立体化、多角度、全面、准确地反映要表达的观点。
比如,我们讲民营经济对GDP的贡献非常大,占据了半壁江山。
为了印证这个观点,不仅要讲民营经济规模很大、增速很快,占据全市GDP的百分之六十几乃至七十几,还要讲国营经济和外资经济不景气,持续低迷。
一正一反两个方面论述,才能印证前面“半壁江山”的观点。
比如,说回刚才那个政务窗口办理案件的例子。
我们讲办理案件又快又好,那就要分别从“好”和“快”两个方面来列举数据。
只讲处理及时,时间缩短了不行,没有体现出“好”;只讲妥善处理,满意率高也不行,没有体现出“快”。
必须两方面都讲,才能全面印证“又好又快”的观点。
(三)考虑可能存在的隐患
不用比较敏感、有争议、存在破绽或者隐患的数据。
数据是客观的,但是不同人不同角度的理解是不同的。
有时作者看到的是正面的意义,读者理解的可能刚好相反。
比如,前些年我到部里演讲,讲述一位廉政典型的故事,里面有个情节讲到他连续三十几次拒绝了行政相对人送来的“红包”,以体现他的清正廉洁。
但是有的领导听完就说了,连续三十几次拒绝“红包”,你们单位的廉政形势是有多差啊?
这么多送“红包”的?
同样一件事,不同的人从不同的角度,给出了不同的理解。
后来为了避免争议,我把“三十几次”改成了“十多次”。
比如,我们单位是管安全的,有时会上报信息,讲到处理了多少起事故、险情。
这也是一个非常敏感的数据,表面看起来,妥善处理了多少起事故和险情,是我们的功劳。
但上级领导看了可能会想,怎么会有这么多事故和险情?
是不是你们管理不到位?
所以,报送这些数据也要慎之又慎。
比如,在强调科技投入,“机器换人”的新形势下,就不要再过多强调投入了多少人力资源,否则有的领导也会有疑问,不是推广了很多信息化手段吗?
怎么还需要这么多人力?
(四)引用第三方的数据更有说服力
一般来说,能用权威性强的数据,就不用权威性弱的。
那相比自己的数据,用外单位或者第三方机构的数据,会更有说服力。
比如,我们讲单位的满意度高,比起自己调查的数据,采用行政服务中心或者第三方机构统计出来的数据,就更有说服力。
(五)其他低级错误
比如,写一个单位半年工作总结,只用1月至5月的数据是不行的,应该使用6月底的最新数据,否则写出来的总结是打折扣的。
比如,三年来,全省共支持新区各项资金8877万元,其中2015年4797万元,2016年1220万元,2017年2960万元。
把三年的资金加起来会发现,总计应是8977万元,原来的数据明显算错了。
比如,有篇文稿前文讲“投资对GDP的贡献率是28.51%”,但在后面却变成了“28.5%”。
在数值上作了四舍五入,前后不一致,就不规范。
比如,今年我省两会的一次新闻发布会,我单位的新闻稿通报全省电源装机量是8960万千瓦,而另一单位通报的却是8550万千瓦,出现了两个数据。
事后沟通发现,原来是用了不同的统计标准,虽然都对,但削弱了权威性。
最后,分享一篇运用数据给公文材料增光添彩的典型案例。
这篇信息用数据做小标题,概括了安全、便捷、经济的三大特点,简单、精炼、一目了然。
【例】某单位自主研发某装置获国家专利
近日,由某单位自主研发的某装置在专利评审会上得到专家组高度评价,取得了国家知识产权局颁发的专利证书。
专家组认为,该装置成功破解了某难题,有效降低了事故发生概率,科学合理,实用性强,具有较高的推广价值。
安全:
减少4成水上事故
……按照安全形势分析数据测算,预计该项技术改造广泛应用后,将减少约4成水上事故。
便捷:
伸缩全程仅需12分钟
……该装置投入运营试验后,采集多组数据显示,该装置伸出和缩回耗时均为6分钟左右,完成伸缩整个过程仅需12分钟。
经济:
改造成本仅占建造成本2%
……根据实际改造试验结果测算,改造该装置成本约在20万元以内,仅为建造成本的2%,安全投入的人力财力等成本也相应减少。
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