合同管理实施细则.docx
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合同管理实施细则.docx
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合同管理实施细则
合同管理办法实施细则
第一章总则
第一条目的
为进一步规范公司活动,维护企业合法权益,加强公司的合同管理工作,根据集团总部《合同管理办法》,并结合公司主营业务实践,特制定本实施细则。
第二条范围
本实施细则中所称合同是指公司、公司所属各分支机构在经营活动中对外签订的以设立权利、义务为主要内容,以获得经济效益为主要目的各类经济合同、协议等。
本办法所称合同管理包括合同审核、管理工作及合同编号管理等相关原则规定。
本办法所称各部门包括管理部门及业务平台,所称分支机构包括由公司投资设立的全资、控股公司及外设办事处。
第三条权责部门
1、运营管理部为公司业务合同的归口管理部门,负责公司业务合同的日常管理和监督、归档工作。
2、人力资源管理部负责劳动合同的日常管理和监督、归档工作。
3、财务部负责公司融资、借贷类合同的日常管理和监督、归档工作。
4、物流部负责公司仓库租赁、车辆租赁、驾驶员安全协议等物流相关的合同的日常管理和监督、归档工作。
5、综合管理部负责公司其它合同的日常管理和监督、归档工作。
公司各部门各分支机构凡涉及签订合同的,应当设兼职合同管理员,按照本实施细则的规定,建立合同台帐,负责本部门合同的日常管理工作。
下属各分支机构设专(兼)职合同管理人员,负责本分支机构的合同管理,对本分支机构的第一管理者负责,接受公司合同职能管理部门的指导与检查,定期向运营管理部总结汇报合同管理情况。
第二章合同管理部门的职责
第四条运营管理部的具体职责。
1.制定、修改和组织实施合同管理制度。
2.管理已签订的业务合同文本,建立合同台帐。
3.监督、检查有关部门签订、履行合同的情况,并定期向公司负责人汇报。
4.指导、检查公司下属各部门、各分支机构的业务合同管理工作。
采用定期式、不定期式实地检查方式。
5.审核公司对外业务合同,提出审核意见。
第五条人力、财务、物流、行政等合同职能管理部门的具体职责。
1.按照各部门职责和本办法规定归口管理合同,建立合同台帐。
2.监督、检查各自部门、各分支机构相关合同签订、履行的情况,并定期向公司负责人汇报。
3.配合运营管理部宣传有关法律、法规,培训合同管理人员和业务人员。
第六条各部门、分支机构应设专(兼)职合同管理员对本部门合同进行管理,合同管理员应当具有一定经营管理知识,并经过必要的法律及合同管理培训。
合同管理员的主要职责:
1.协助合同承办人员依法订立合同,参加重大合同的谈判、起草和签订。
2.审查合同,防止不完善或不合法的合同出现。
3.会同合同承办人员草拟有关合同文书,并负责建立合同档案和台帐。
4.检查合同履行情况,协助合同承办人员处理合同执行中的问题和纠纷,并制作记录,对已履行完毕的合同做出书面结论。
5.依法参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼活动。
6.向各自部门、分支机构负责人和公司合同职能管理部门报告合同管理情况。
7.协助组织参与对业务人员进行法律知识培训活动。
第七条严格执行合同归档制度,建立合同二级管理台帐(见附件6),妥善保管合同,履行完毕的合同,保管期限至少5年,涉外合同为10年。
1.各部门、各分支机构合同管理人员对审批通过和已经生效的合同要编号登记(参见《合同分类编号规则》),逐个建立档案,与合同有关的文书、电报、图表、项目立项文件、《合同审批单》(见附件一)及法律意见书、会议纪要等都要附在合同卷宗内。
2.各分公司、平台签订的各类业务合同,我方最少持有2份。
合同签订后10日内将其中的2份正本及已批准的《合同审批单》(见附件一)等相关资料一并移交运营管理部,并在《合同(资料)移交登记表》(见附件二)上签字确认,如未按时移交,应将原因及时通知运营管理部,由运营管理部协调处理相关事宜。
3.各分公司、平台留存1份业务合同副本或复印件自行管理使用。
4.各分公司、平台必须对签订的各类合同设立《合同台帐》(见附件三),台帐须记载合同编号、内容摘要、金额、签约人、签约日期、履行、变更、解除、纠纷等情况,做到便于查找有序管理。
5.运营管理部对从各分公司、平台接收到的合同要重新进行分类管理,结合相关资料建立总部业务合同管理台帐。
第三章合同的签订与审查
第八条签订合同应当遵守国家法律、法规的规定,坚持平等、自愿、公平、信用的原则。
第九条各部门及分支机构对外签订合同应由法定代表人或其授权委托的代理人进行。
委托代理人签订合同必须执有法定代表人签发的《法定代表人授权委托书》,委托书中应明确委托代理的权限和期限以及是否可以转委托等事项,并加盖公司或分支机构的公章。
委托代理人代表公司或分支机构签订合同,必须在授权范围及期限内行使代理权,禁止越权代理。
第十条签订合同前,必须对对方的主体资格、资信状况、经营范围、注册资金、履约能力、信誉等进行审查,并要求对方提供经过年检的营业执照、法定代表人授权委托书、法定代表人身份证明、签约人的身份证明等文件。
如有疑问,应当通过适当途径对其真实性进行验证。
第十一条签订合同,如涉及公司内部其他部门、分支机构的,应事先在内部进行协商,统一平衡,然后签约。
公司各部门及分支机构在合同签订前,应履行对合同文本的审核程序,认真填写《合同审批单》。
1.业务合同审批程序
(1)各分公司、平台签订合同,由经办人填写《合同审批单》,随同合同初稿及有关资料、附件等,报所属分公司、平台负责人审批。
(2)所属分公司、平台负责人同意后,经办人将合同及合同相关资料上报运营管理部审批。
(3)运营管理部应对合同中涉及业务内容的条款进行认真审核,与合同拟报部门充分沟通无异议后,转交风控部门审核。
(4)风控部门对合同中法律条款审核无异议后,转交财务部门审核。
(5)财务部根据公司资金调用情况对合同中财务条款,资金拨付条款进行审核,并与合同提报单位充分沟通,无异议后,上报总经理审批。
(6)经总经理最终批准后,由运营管理部负责将合同版本及审批单复印件反馈给合同提报单位。
(7)各分公司、平台必须严格按照安徽公司总部审定的合同版本与对方签约。
如私自更改合同内容,一经发现,分公司、平台负责人及当事人扣罚工资1000元,如后续因此给公司造成重大损失,则进一步追究其经济赔偿及刑事责任。
2.特殊类合同审批权限
所有合同原则上都应遵守上条审批流程,各部门联签后报总经理批准。
当合同性质符合以下条件时,适用下述特殊审批流程:
(1)金额较大的非经常性经济合同
金额较大的非经常性经济合同(原则上不超过10万元)的磋商谈判,应在运营管理部和风控部门部与有关业务人员共同参与的情况下,由公司总经理办公会讨论决定是否进行招标流程。
(2)对外投融资行为
对外投融资行为等涉及到投资、财务的合同,应将合同及具体资料上报至北京总部财务部或证券及投资部审批。
(3)担保合同、借款合同
原则上,公司所有部门及平台严禁签订担保类、借款类合同。
如情况特殊,应首先经公司总经理办公会表决同意后,将此类合同及具体资料上报北京总部财务部或法律事务部审批。
第十二条合同审查人员对提交初审的合同应严把审查关。
审查合同的内容是否符合国家法律政策的规定,合同条款是否严谨、完备,以保证所签合同合法有效,对合同内容的合法性负责。
审查的具体内容包括以下几个方面:
1.审查合同主体是否合法,资质材料是否齐备。
2.审查合同项目是否真实,立项材料是否齐备。
3.审查合同条款是否完备。
4.审查合同中有关标的、数量、价格、结算方式、违约责任等条款是否违反国家有关法律法规和公司的有关规定。
5.审查合同的文字是否准确、清晰。
6.审查合同订立的手续是否完备。
合同审查人员必须认真签署《合同审批单》中的相关内容,完成审批手续后方可依规授权承办人员签订合同。
第十三条签订经济合同还必须了解和掌握对方企业的性质、贸易对象的道德、贸易经验等,特别是贸易伙伴的资金及负债情况,经济作风及履约信用等。
1.首先要做好市场调查和了解对方的资信情况,进行广泛深入的调查了解,搜集多种必要的信息资料,这是签订涉外经济合同的基础和前提。
2.订立涉外经济合同必须符合我国法律的规定,不损害国家利益和社会公共利益。
3.订立涉外经济合同必须具备中、外文对照合同,签订人必须对中外合同文本的同一性负责,并在合同中明示当词语含义理解不一致时以何种语言为依据。
4.涉外经济合同的条款必须齐备,文字表达必须准确,来往邮件等电子文档构成要约、承诺等合同条款内容的,应有截图的打印稿,一并提交审批。
5.要注意订好担保条款和法律适用条款。
6.对于仲裁条款应明确地加以规定。
7.国际交易惯例约定俗成的特殊形式合同如提单等,应有传真或电子扫描文件的打印文本,作为合同的主要体现形式。
第四章合同的变更、解除手续
第十四条合同的变更、解除流程
1.承办人应填写《合同变更申请单》(见附件四)并按本实施细则第十一条规定的审批权限和程序执行。
2.批准后于当日以书面形式通知对方,双方形成一致意见后,签订变更或解除合同的书面协议。
3.经公证、鉴证的合同,在达成变更、解除协议后,应报原公证、鉴证机关备案,必要时可对变更的事实予以公证、鉴证。
4.经报有关部门批准、登记方能生效的合同,合同变更后仍应报原批准、登记机关批准、登记。
因合同对方当事人提出变更、解除合同而造成我方经济损失的,应当在2个工作日内报总经理,并向对方提出索赔方案。
第十五条合同发生纠纷时,订立合同的各部门、分支机构和合同承办人员应当2个工作日上报主管领导和合同管理部门,并积极处理纠纷。
第十六条当事人可以通过和解或调解解决合同争议,其它解决方法有约定的按约定执行,无约定的,我方应当选择对我方有利的法院或仲裁机构予以解决。
第十七条与外单位发生合同纠纷时,如需经仲裁或诉讼解决的,由运营管理部统一进行登记、审查和办理授权委托手续,重大的或比较复杂的合同纠纷案,由法定代表人授权企业法律顾问或外聘律师进行处理。
第十八条发现对方利用合同进行欺诈或者不采取必要措施将来难以执行时,应当及时向有管辖权的人民法院提出诉前财产保全申请。
第十九条各部门及分支机构的第一管理者应在离任前将在任期间的经济纠纷处理完毕。
因故不能处理完毕的,应将纠纷情况向继任者做出说明,并在其离任后继续协助解决。
新任第一管理者对前任遗留的经济纠纷应及时处理,避免和挽回损失。
第二十条引起纠纷的合同,订立合同的各部门、分支机构和合同承办人员必须主动提供下列证据材料(原件或影印件):
1.合同的文本(包括变更、解除合同的协议),以及与合同有关的附件、文书、电报、图表等。
2.送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证。
3.货款的承付、托收凭证,有关财务账目。
4.产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告。
5.有关违约的其他证据材料。
6.其他与处理纠纷有关的材料。
第五章附则
第二十一条本实施细则严格在北京总部《合同管理办法》所设框架内执行,未做规定之处,参考北京总部下发的《合同管理办法》。
第二十二条人力、财务、物流、行政类合同主管部门应于20个工作日内,参考本实施细则制定本部门主管合同的相关制度及流程。
第二十三条本细则由公司运营管理部负责制订、修改、实施指导和监督,公司总经理办公会负责解释,各部门及分支机构合同/档案管理人员负责本实施细则的具体实施。
对于实施细则的修订和补充必须经过公司总经理办公会的审核通过。
第二十四条本实施自发布日起生效,已经颁布的涉及合同管理的规定与本实施细则冲突的,以本实施细则规定为准。
第六章附件
附件一《合同审批单》
附件二《合同(资料)移交登记表》
附件三《合同台帐》
附件四《合同变更申请单》
附件一
合同审批单
立项审批单编号
合同名称及合作方
合同内容
概述
合同种类
经办人
负责人
申请单位
审核意见
运营管理部
审核意见
风控部门
审核意见
财务部
审核意见
总经理
意见
合同移交
日期
移交人
接收人
编号:
附件二
合同(资料)移交登记表
序号
合同(资料)名称
编制日期
部门
移交人签字
接收人签字
附件三
合同台帐
编号:
序号
合同
编号
合同
内容
签约
对方
签约
时间
合同
期限
金额或
数量
变更
情况
备注
附件四
合同变更申请单
编号:
原合同审批单
编号
变更申请人
时间
原合同内容
变更后内容
申请变更机构
审核意见
运营管理部
审核意见
风控部门
审核意见
财务部
审核意见
总经理意见
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日期
移交人
接收人
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