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时间管理
时间管理:
高效职业人士必备技能
目录
第一讲时间的真谛6
第一节故事给我们的启示6
时间的重要性6
第二节时间的意义7
时间的意义7
第三节时间分配9
时间的运用9
第四节时间的划分方式10
时间的划分10
第五节时间价值说11
时间的价值11
第二讲对时间管理的认识12
第一节时间管理概述12
时间管理的定义与目的12
第二节第一代时间管理——备忘录型13
第一代时间管理理论13
第三节第二代时间管理——行事历型14
第二代时间管理理论14
第四节第三代时间管理——规划型14
第三代时间管理理论14
第五节第四代时间管理——选择型14
第四代时间管理14
第三讲第四代时间管理15
第一节第四代时间管理的要素与核心15
第四代时间管理15
第二节人生的四种需求17
完成人生的四大需求17
第三节现代时间管理强调自然法则19
自然法则19
第四讲时间管理的心态20
第一节如何进行心理建设20
心理建设20
怎样进行心理建设21
心理建设的策略21
心理建设的过程22
第二节运用时间时应注意的层面23
运用时间时应注意的层面23
第三节如何区分事情的轻重缓急23
时间管理优先矩阵23
第五讲目标设定与时间管理25
第一节目标设定的意义25
目标的设定25
目标设定的理由26
目标设定的指导原则26
第二节有效目标的特质26
有效目标的特征26
设定目标的五个原则27
目标设定的方法27
第三节目标的种类与作用28
目标的分类28
目标在时间管理中的作用28
目标分析的原则29
目标搜寻的四个阶段29
第六讲时间管理规划30
第一节目标搜寻30
目标分析的原则31
目标搜寻的四个阶段31
第二节时间规划32
规划的原则32
规划的意义32
时间管理规划的原理与规则32
时间管理规划系统33
第七讲时间管理80/20规则36
第一节决策的必要性及80/20规则36
决策的必要性36
决策的必要性——设定优先顺序的好处36
运用ABC分析法来设定优先顺序37
第二节授权的基本原则39
授权的基本原则39
第八讲浪费时间的外在因素的解决方法
(一)40
第一节浪费时间的外在因素40
第二节电话干扰的解决方法40
电话干扰的原因及解决方法40
第三节不速之客的解决方法42
不速之客的原因及解决方法42
第四节用人不当的解决方法43
用人不当的原因及解决方法43
第五节社交闲谈的解决方法44
社交闲谈的原因及解决方法44
第九讲浪费时间的外在因素的解决方法
(二)45
第一节浪费时间的外在因素45
第二节权责混淆的解决方法46
权责混淆的原因及解决方法46
第三节沟通不良的解决方法47
沟通不良的原因及解决方法47
第四节进度失控的解决方法48
进度失控的原因及解决方法48
第五节资料不全的解决方法49
资料不全的原因及解决方法49
第十讲浪费时间的外在因素的解决方法(三)49
第一节浪费时间的外在因素49
第二节会议耽搁的解决方法50
会议耽误的原因及解决方法50
第三节文件复杂的解决方法51
文件复杂的原因及解决方法51
第四节工作搁置的解决方法52
工作搁置的原因及解决方法52
第五节安排旅行的解决方法54
旅行不当的原因及解决方法54
第十一讲浪费时间的内在因素及解决方法
(一)55
第一节浪费时间的内在因素55
第二节危机应付的解决方法56
危机应付的原因及解决方法56
第三节计划欠妥的解决方法57
计划欠妥的原因及解决方法57
第四节贪求过多的解决方法58
贪求过多的原因及解决方法58
第五节事必躬亲的解决方法59
事必躬亲的原因及解决方法59
第十二讲浪费时间的内在因素及解决方法
(二)60
第一节浪费时间的内在因素60
第二节条理不清的解决方法61
条理不清的原因及解决方法61
第三节欠缺自律的解决方法62
欠缺自律的原因及解决方法62
第四节无力拒绝的解决方法63
无力拒绝的原因及解决方法63
第五节做事拖延的解决方法64
做事拖延的原因及解决方法64
第十三讲依靠高科技竞争的时间管理65
第一节引言65
因应高科技竞争的时间管理65
第二节何谓快准空多闲66
时间管理的策略——何谓快、准、空、多、闲66
快66
第三节如何运用快准空多闲67
时间管理策略的运用——如何运用快、准、空、多、闲67
第十四讲管理时间=管理自己69
第一节时间的价值69
管理时间等于管理自己69
管理时间就是在管理你自己70
第二节轻松管理时间五步骤71
时间管理的步骤71
第十五讲妨碍时间管理的四种观念与时间管理的策略72
第一节引言72
妨碍时间管理的观念与时间管理的策略72
第二节妨碍时间管理的四种观念72
妨碍时间管理的四种观念72
第三节时间管理的策略74
成功人士时间管理的特征74
21项时间管理策略74
第十六讲培养管理时间的好习惯77
第一节引言77
第二节如何培养管理时间的习惯77
时间管理就是要培养一种好习惯。
78
第三节时间管理的法则78
时间管理的法则78
第十七讲个人成就篇高效的秘诀——授权之道80
第一节引言80
第二节为什么要授权81
授权的概述81
第三节授权的类型83
授权的类型83
第四节授权的原则85
授权的十大原则85
第五节如何接受授权86
如何接受授权86
第十八讲如何有效地组织会议86
第一节准备会议86
如何有效地组织会议86
会议的必要性87
会议的准备87
准备会议的议程88
第二节召开会议89
召开会议——会议的进行89
会议的结束90
第十九讲时间规划系统91
第一节目标的时间规划91
目标设定的步骤91
第二节达成目标的条件92
达成目标的条件92
第三节时间规划系统93
日计划93
日计划的五个步骤93
日计划的五个步骤的好处94
第二十讲运用时间的规划95
第一节日计划的五步骤95
日计划的五个步骤95
日计划的五个步骤的好处96
第二节高效时间管理96
有效的个人效率管理96
有效的个人时间管理步骤98
善用时间的良好习惯98
第一讲时间的真谛
第一节故事给我们的启示
时间的真谛
【本讲要点】
时间的意义
时间的划分
时间的运用
时间的价值
故事给我们的启示
时间的重要性
小故事
有两个人,到非洲去考察。
他们突然迷路了,正当他们在想怎么办时,突然看到一只非常凶猛的狮子朝着他们跑过来,其中一人马上从自己的旅行袋里拿出运动鞋穿上。
另外一人看到同伴在穿运动鞋就摇摇头说:
“没用啊,你怎么跑也没有狮子跑得快。
”同伴说:
“嗨,你当然不知道,在这个紧要关头最重要的是我要跑得比你快。
”
这个故事让人联想到:
人们正处在一个激烈竞争的世界,你必须参与一场人生的竞赛,而这场竞赛的对手可能是你的同事,也可能是你生意场上的对手。
然而,不管怎样竞争,最让你感到束手无策的一样东西——时间。
时间就好比故事里的狮子一样,怎么跑也不能跑得比它快。
你不断地去尝试走在时间的前面,例如平时做事要快一点,把工作时间延长一点,但是久而久之,到了极限,你就会变得心力交瘁,最后还会感叹到:
什么都做不到,甚至会说没有时间。
虽然你经常抱怨没有时间,但是你确实从早晨忙到晚上,甚至废寝忘食,忙到没有家庭观念,没有休闲活动。
但回头来看,你仍感到非常地沮丧、无奈甚至焦虑,感到时间还是不够用。
【自检】
请回答下列问题:
(1)你的时间够用吗?
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(2)你如何看待以下问题?
时间就是金钱吗?
时间=金钱
金钱对你的意义重于时间吗?
时间<金钱
时间对你比金钱更有价值吗?
时间>金钱
你选择哪一种答案?
_____________________________
相信每个人答案是不尽相同的。
【案例】
曾经有一家顾问公司对100名经理人做过一次调查,结果表明:
仅有1人认为有足够的时间;
10人认为需要10%的额外时间;
40人认为需要25%的额外时间;
其余的人认为需要多于50%的额外时间。
从这个数据可以感觉到,很多人需要有更多的额外时间。
事实上:
●时间不只是金钱;
●时间比金钱更有价值;
●时间就是生命。
第二节时间的意义
时间的真谛
【本讲要点】
时间的意义
时间的划分
时间的运用
时间的价值
时间的意义
时间的重要性
小故事
有两个人,到非洲去考察。
他们突然迷路了,正当他们在想怎么办时,突然看到一只非常凶猛的狮子朝着他们跑过来,其中一人马上从自己的旅行袋里拿出运动鞋穿上。
另外一人看到同伴在穿运动鞋就摇摇头说:
“没用啊,你怎么跑也没有狮子跑得快。
”同伴说:
“嗨,你当然不知道,在这个紧要关头最重要的是我要跑得比你快。
”
这个故事让人联想到:
人们正处在一个激烈竞争的世界,你必须参与一场人生的竞赛,而这场竞赛的对手可能是你的同事,也可能是你生意场上的对手。
然而,不管怎样竞争,最让你感到束手无策的一样东西——时间。
时间就好比故事里的狮子一样,怎么跑也不能跑得比它快。
你不断地去尝试走在时间的前面,例如平时做事要快一点,把工作时间延长一点,但是久而久之,到了极限,你就会变得心力交瘁,最后还会感叹到:
什么都做不到,甚至会说没有时间。
虽然你经常抱怨没有时间,但是你确实从早晨忙到晚上,甚至废寝忘食,忙到没有家庭观念,没有休闲活动。
但回头来看,你仍感到非常地沮丧、无奈甚至焦虑,感到时间还是不够用。
【自检】
请回答下列问题:
(1)你的时间够用吗?
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(2)你如何看待以下问题?
时间就是金钱吗?
时间=金钱
金钱对你的意义重于时间吗?
时间<金钱
时间对你比金钱更有价值吗?
时间>金钱
你选择哪一种答案?
_____________________________
相信每个人答案是不尽相同的。
【案例】
曾经有一家顾问公司对100名经理人做过一次调查,结果表明:
仅有1人认为有足够的时间;
10人认为需要10%的额外时间;
40人认为需要25%的额外时间;
其余的人认为需要多于50%的额外时间。
从这个数据可以感觉到,很多人需要有更多的额外时间。
事实上:
●时间不只是金钱;
●时间比金钱更有价值;
●时间就是生命。
时间的特征
时间是不可移动的
时间没有办法储存
时间无法增加
时间借不到、买不到、租不到
时间以稳定的速度无法阻挡地消失
如何利用时间
美国有一位著名的大学教授,曾经向数百人提出这样一个问题:
如果今天是你生命中的最后一天,你会做什么?
结果很多人回答的是后悔没有多读点书,没有好好地约束自己,没有尝试新的事物,没有多花点时间与家人相处等等。
这些结果都说明一点:
受访者均后悔没有好好利用时间、争取时间,并利用这些时间做应该做的事。
如果仔细分析一下,就会发现,问题不在于有没有时间,而是在分配和使用时间上出了问题。
成功人士秘诀之一就是善于利用时间。
成功人士懂得运用时间这个最有价值的资产;
成功人士有一种共同的特质,他们懂得有意识地、系统地利用时间;
有意识地规划并有效地利用时间。
【自检】
计算一下你的时间资产有多少?
假如每一个人都是60岁退休,把这60岁减去你现在的年龄,计算一下,你还剩下多少小时。
图1-1每个人的时间资产计算图
你生命中最重要的只能是你的时间!
第三节时间分配
时间的运用
时间运用分为几类时间:
大块时间、首要时间、零碎时间、固定时间、安静时间、弹性时间、交通时间。
1.大块时间
你每天都要用一大部分的时间来完成当天重要的事情,大块的时间至少需要两个小时。
其实也可以分散地安排大块时间,这样安排时间你便会觉得身心愉快,且会产生一种成就感。
2.首要时间
一日之际在于晨。
首要时间与大块时间接近,它指每天早晨的那段时间。
有人把早晨的时间用来进修,有人把早晨的时间用来运动,有人把早晨的时间用来做一些重要的思考,因人而异。
3.零碎时间
零碎时间看起来好像不太重要,但是这种时间如果能够把它积少成多,化零为整,把那些小块时间充分利用起来,以很少的时间来做一些小事,坚持下来,也是非常可观的。
零碎时间称为时间的存储器。
4.固定时间
如果觉得某项工作在某个时段内进行效果最好,把它固定下来,就称为固定时间。
5.安静时间
读书也好,工作也好,是否能够专心有效,环境的因素是很大的,不少办公室都感觉到非常吵闹,工作经常受到干扰,这时可以由大家互相来约定,安排一段安静的时间。
6.弹性时间
每一项工作都需要时间,最好是留有弹性,即预估的时间应该稍微宽裕些。
可以在两三项工作之后,安排一个弹性时间,来弥补以前还没有做完的事情,或者说是留作被干扰以后的调节时间。
弹性时间不能够太长,10分钟甚至20分钟是比较适当的。
7.交通时间
一般人对交通时间都是用两个字来形容:
抱怨,特别是居住在大城市或者都市里的人。
所以要工作有效率,就要学习如何去缩短或利用你的交通时间,例如早点出门,晚点回家,选择走哪条路线,坐车的时候你还可以思考一些问题,可以听听音乐,看看书,充实自己。
第四节时间的划分方式
时间的划分
时间可以花费在不同的事情上,因此就有了工作或学习时间、休闲时间、家庭时间、个人时间、思考时间等。
1.工作或学习时间
时间用在工作,或用在学习上,称为工作或者学习时间,它是为了谋生以及充实生活。
学习是谋生前的准备,或者是工作时的进修,也是为了充实生活。
工作并不是你生命的全部,活到老、学到老的终身学习的观念已经来临。
学习的重要性与日俱增,每个人都必须抽出一部分时间来学习新知识或者熟悉新事物。
2.休闲时间
休闲时间包括休息、睡眠及体育活动。
人生就像马拉松比赛一样,你别一开始就猛冲,浪费甚至透支了你的体力,要懂得放松,要养成一种良好的睡眠、休闲以及运动的习惯,才能把每一个人的身体状况调整到最佳状态。
3.家庭时间
家庭是你休息最佳的避风港,只有家人与你没有所谓的利害关系。
你要跟家人真心地相处,不要到了需要时你时才回家,你才懂得去珍惜亲情。
4.个人时间
个人时间是用来修身养性、充实自我的,是完全属于个人独自享受的时间。
个人时间就是自己跟自己约会的那种时间。
每个人不论是求学还是工作,甚至在家中,都有一种不允许被侵犯的个人时间,利用这些时间人们可以充实自己。
5.思考时间
思考时间就是思考未来的时间。
思考时间可着重用在计划自己未来的发展,也可用在反省以前自己所做的事情是否正确,是不是值得等。
思考如何再改进,如何再调整,如何让自己变得更好,而不必特别为了什么目的思考,可以天马行空地去想象,可以胡思乱想,如果发现了一些好的想法,或者是一些好的理念就应该立刻把它记下来。
第五节时间价值说
时间的价值
时间的价值基本上分两种,一种叫做无形的价值,另一种叫做有形的价值。
无形价值
时间的无形价值是把时间投资于你的工作、家庭、社交的功能方面,建立工作关系、家庭关系、人际关系等。
你为此花掉时间,但它带给你的收获可能是无法用金钱来衡量的,这叫做无形的价值。
有形价值
时间的有形价值是指你所苦心开拓的许多家庭关系、社会关系,会在以后带来有形的报酬。
例如你是一名销售人员,拜访客户,跟客户建立关系,最后与客户达成交易,你定会有报酬。
◆时间具有有形和无形的价值。
◆浪费自己的时间,等于是慢性自杀。
◆浪费别人的时间,等于是谋财害命。
其实:
●时间对每个人都是平等的;
●每个人都有相同的时间;
●但时间在每个人手里价值却不同。
【自检】
你的时间价值是多少,你计算过吗?
请根据下表来计算一下你的时间价值:
你的时间价值几何
年收入
(万元)
年工作时间
(天)
日工作时间
(小时)
每天价值
(元)
每小时价值
(元)
每分钟价值
(元)
1
250
8
40
5
0.08
2
250
8
80
10
0.16
3
250
8
120
15
0.25
5
250
8
200
25
0.42
10
250
8
400
50
0.83
你的时间价值:
每天________________元
每小时________________元
每分钟________________元
那么,人们该如何管理时间,让自己的时间增值,让自己更有成就?
可以支配的时间就是财富本身。
——马克思
世界上最珍贵的东西就是时间。
——爱迪生
人类都忽略了时间的可贵,失去它,才懊恼不已。
——伏尔泰
要充分利用时间,每一事务都要安排时间。
——富兰克林
时间是最高贵而有限的资源。
——彼德·杜拉克
【总结】
本讲主要从时间的意义、特征、功能、价值以及时间运用几个方面,阐述了时间的真谛。
时间不只是金钱,时间比金钱更有价值,时间就是生命。
时间具有无形的价值和有形的价值。
时间对每个人都是平等的,每个人都有相同的时间,但时间在每个人手里价值却不同。
因此珍惜时间才是你生命中最重要的事情。
学习时间的管理是非常必要的。
【心得体会】
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
第二讲对时间管理的认识
第一节时间管理概述
对时间管理的认识
【本讲要点】
时间管理的定义与目的
时间管理理论的历史演进
时间管理的定义与目的
时间管理定义
◆时间就是生命,时间就是金钱。
◆人们往往是重视生命,乐于理财,而忽略了时间管理。
◆善用时间,就是善用自己的生命!
时间管理是在日常事务中执着并有目标地应用可靠的工作技巧,引导并安排管理自己及个人的生活,合理有效地利用可以支配的时间。
时间管理的目的
时间管理的目的就是将时间投入与你的目标相关的工作,达到“三效",即效果、效率、效能。
效果,是确定的期待结果;
效率,是用最小的代价或花费所获得的结果;
效能,是用最小的代价或花费,获得最佳的期待结果。
图2-1时间管理的“三效”关系
【自检】
描述一下你今天的主要工作,是否达到了“三效",即效果、效率、效能。
如果没有,你将如何改进?
时间管理的目的
特点
是否达到
如何改进
效果
确定的期待结果
效率
以最小的代价或花费获得结果
效能
以最小的代价和花费获得最佳的期待结果
以上效果、效能、效率三个主题,需要你慢慢地在心目中反省、检讨,找到你生命中的那种真正的具有人生方向、又有价值观的东西。
时间管理理论的历史演进
学习时间管理,首先了解一下时间管理理论的历史演进。
因为科技发展的过程中,每一个人追求的就是更好的效率、效能、效果。
在追求的过程中,如何去节约更多的时间,如何把时间投入到最有效率的结果上,历史上曾存在几种方式,这种方式间发生的变化就好像一个历史的演进。
第二节第一代时间管理——备忘录型
第一代时间管理理论
基本是备忘录型。
一方面顺其自然,另一方面也会追踪时间的安排。
备忘录管理的特色就是写纸条,这种备忘录可以随身携带,忘了就把它拿出来翻一下。
如果今天一天结束完成了大部分的事情,就可以在备忘录上划掉,否则就要增列到明天的备忘录上。
这就是第一代时间管理,叫做备忘录的时间管理。
这种时间管理的优点是:
重要的事情变化时的应变力很强,是顺应事实的。
另一个优点就是没有压力,或者压力比较小。
备忘录型的管理便于追踪那些待办事项。
但备忘录管理没有严整组织架构,比较随意,所以往往会漏掉一些事情。
忽略了整体性的组织规划,有时候会面临一种好像在应付状况或者在应付一些工作上的事情,这是第一代时间管理的缺点。
第三节第二代时间管理——行事历型
第二代时间管理理论
强调的是“规划与准备”,特色是记事簿。
特点是制定时间表,记录应该做的事情,表明应该完成的期限,注明开会的日期等等。
这种管理模式优点是追踪约会以及应该做的事情。
通过制定的目标和规划完成的事情达成率比较高。
缺点是容易产生凡事都要安排的习惯,找不到思考的空间。
第四节第三代时间管理——规划型
第三代时间管理理论
主旨是“规划、制定优先顺序,操之在我”。
这一代的管理强调的是价值,制定中长短的目标以期实现一种价值观。
因此它的特色就是将每天活动,写在纸上或者输入计算机,详细地规划各式各样的规划表或者组织表。
它主要是为了提高工作和生活效率。
第三代时间管理的优点是比较强调价值观,以价值为依据,或者以价值为导向的一种生活工作的方式。
它能够发挥长期、中期或者短期目标的效果,也能透过每天的规划,安排优先的顺序,可以提高生产力;它的效率比较高,可以感到井然有序。
第三代时间管理的疏忽表现在忽略了自然法则,缺乏远见。
因为它是以价值为导向,你要得到这些东西,你认为这是你生命中最重要的,所以在安排上往往会有些疏失,其实价值观未必是自然法则。
第五节第四代时间管理——选择型
第四代时间管理
强调了一切以自然法则为中心的罗盘理论。
这种管理法则超越传统上追求更快、更好、更具有效率的观念,它不是换一个时钟,而是提供一个罗盘,因为人走的多快是一回事,方向对才是最重要的。
怎么走,不是求快,而是怎么向未来的目标接近。
这种管理理论强调的是每一天的行动,每一个时段的行动,都要与未来的目标很接近,所以它强调的是一种方向,也叫做正北理论。
表2-1时间管理理论的历史演进
理论的演进
特点
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