商务信函写作教程.docx
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商务信函写作教程.docx
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商务信函写作教程
第二部分:
商务英语
商务信函写作教程
(一)结构
国际商贸信函较私人社交信和一般公事信复杂,一封完整的英文商贸信函可以包括13个部分:
1、信头(TheLetterHead);
2、案号和日期(TheReferenceandDate);
3、封内地址(TheInsideAddress);
4、经办者行(TheAttentionLine);
5、称呼(TheSalutation);
6、事由行(TheSubjectLine);
7、信的正文(TheBodyofLetter);
8、结束礼词(TheplimentaryClose);
9、签名(TheSignature);
10、拟稿人和打字员姓名首写字母(Initials);
11、附件(Enclosure);
12、抄送(CarbonCopyNotation);
13、附言(Postscript)
在这十三项中,有些项目,如4、10、11、12、13项在相互传递信息时,如无必要,可以省略;其他项目,在正式交往的商业书信中是不能省略的。
(二)格式
国际商贸信函是从事国际商务活动的重要联系工具,在打字、书写时应遵循国际上往来信函的通用格式,不可按自己的习惯任意为之。
现在国际商业书信通用的排列格式主要有三种:
齐列式(TheBlockStyle)、缩行式(TheIndentedStyle)、混合式(TheModifiedBlockStyle)。
1、齐列式。
除信笺上部已印好的信头外,凡用打字机打出的部分均自信笺的左线边缘向右打出,各行左缘起始处完全排齐,因而称为齐列式,采取这种格式既便于打字,又整齐美观,是现今最通用、最流行的英文书信格式。
2、缩行式。
用缩行式排列的信函,其主要特点是:
日期排在信笺的右上方;封内地址,按昔日习惯,下一行要比上一行往右缩进2~3个字母,但现代书信也常按齐列式沿左线边缘排齐;信的正文,每段开头大约向后缩进3~5个字母,一般与称呼行Dear后称呼排齐。
3、混合式。
混合式兼有齐列式和缩行式的特点,大部分项目按齐列式格式排列,但日期和结束礼词的排列同于缩行式,即日期可置于信笺右上方,结束礼词放在正文下的右边或居中,事由行多与左线边缘排齐,但也可居中。
(三)信封的写法
在寄往国外信函的信封上,书写收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的位置,都不同于国内信封的写法,其主要特点是|:
1、寄信人姓名、地址写在信封的左上角,商贸机构所用的信封,通常已在左上角印好寄信人地址;2、收信人姓名地址写在信封中央偏下位置,现在的流行写法,除缩略语外,已不用标点符号;3、邮票贴在信封右上角,现国外来函大多已在右上角印妥邮资;4、寄信人和收信人姓名、地址现多用齐列式,也可用缩行式。
其真的不掉线吗?
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排列顺序与汉语相反,先写姓名,后写地址,写地址应由小至大,即先写机构名称,依次写门牌、街道城市名、州(省)名及邮区代号,最后写国名;5、关于信件类别,投递方式及其他事项说明,写在信封左边寄信人地址下,或写在左下角。
如怀疑信件能否送交收件人,可在信封最下缘标明“IFUNDELIVEREDPLEASERETURNTO…”,意为“无法投递,请退交……”
(四)具体内容
建立贸易关系建立贸易关系(EstablishingBusinessRelations)是双方业务往来的基础,要扩大贸易往来,就必须在巩固发展已有的业务的基础上,不断物色新的贸易对象,不断拓展业务关系。
建立贸易关系的方法大体(如广告、函电等)来建立联系。
在现代经济生活中,后者由于传播速度快,扩散面广而被广泛采用。
无论采用哪种方法,都必须事先做好市场调研
市场调研一般着重这几个方面:
1、该市场的商业习惯,海关条例,特别是习惯作法和付款条件;2、进出口机构及其国内商业联络途径;3、市场购买力,消费者的兴趣、爱好;4、同类商品的竞争情况;5、贸易制度、关税制度和进出口管制条例;6、港口条件、地理、社会、政治情况。
新的贸易对象的名称、地址,一般可以从这几个方面来获得:
1、代理商、推销小组的推荐;2、现有来往的银行或客户的介绍;3、贸促会和商会的介绍;4、驻外使馆商务处的介绍;5、各种传播媒体。
在与新的贸易对象联系前,应该对其进行资信调查,调查的内容包括资金情况,经营能力、商业信誉等等。
建立贸易关系的函电,可以介绍本机构所经营的业务,寄送商品目录、价格表及样品等。
为了促进交易,也可以询问对方的愿望和要求。
建立贸易关系的函电,必须热情诚恳,除注意礼貌外,不必过于谦虚,一定要给对方留下一个良好的印象。
询盘询盘又称询价。
指交易一方欲购买或出售某种商品,向另一方发出的探询买卖该商品及有关交易条件的一种表示。
按询盘的内容可分为一般函询和具体询盘。
一般询盘是买方仅仅为了了解情况向卖方要商品目录本、价目单、样本、形式发标(作报价单用),等等。
具体询盘是买方有做买卖的要求,指定商品要求卖方报盘。
询盘可以口头发出,也可采用书面形式,或通过电报、电传等。
通常由买方发出。
买方的询盘只表示一个意愿,没有必须购买的义务;卖方也没有必须回答的义务。
但一般卖方要尽快答复,向买方开盘或正式报盘。
买方的询盘往往不限于一个对象,可同时向几个客户发出,选择条件最优惠者供进一步磋商时参考。
询盘也可以由卖方了出,旨在主动探询客商对某种商品是否有需求。
询盘是联系客户的一种方法,也是了解市场行情的一种手段。
一般来讲,写询价函的目的是为了解情况,而其读者又需马上了解信函的内容。
因此,语言的表达要以简单、清楚和切题为原则。
最好在信的开头就写出你想问的问题,但一定要把询问的问题和要求写清楚、具体,而且要彬彬有礼。
询价函一般包括:
1、商品的大体情况(GeneralInformation);2、商品目录(Catalogue);3、价目单(Price-list)和数量(Quantity);4、样品或样本(Samples);5、款式、型号(Pattern);6、估算(Estimate);7、付款方式(TermsofPayment);8、交货时间(Shipment)。
报盘、递盘、还盘和接受报盘(Offer)又称发盘。
是商业交易磋商中买卖双方必经的过程。
真的不掉线吗?
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通常是一方先向另一方提出某种交易条件(如:
商品名称、数量、规格、交货期以及付款条件等),而另一方愿接受此条件,即交易合同成立。
卖方的Offer称为SellingOffer,买方的Offer,称为BuyingOffer。
报盘有实盘(FirmOffer)和虚盘(Non-firmOffer)两种形式。
实盘又称“不可撤销的发盘”,指由发盘人向受盘人提出完整、明确、肯定的交易条件,并愿在一定期限内按所提条件与受盘人达成交易的一种肯定表示。
虚盘是卖方所作的非承诺性表示。
往往附有保留条件,它没有买方只要接受就可以成交的权限。
还盘(CounterOffer)又称还价。
指交易一方收到对方报盘后,不同意或不完全同意报盘中的内容,但又有意达成交易,为进一步洽商,便向对方提出新的条件,修改条件或其他要求,均称为还盘。
递盘(Bid)又称递价,出价。
在商品交易中,如卖方手中货少,行市又看涨,或对当前市场情况不清楚,再则是不知买方有无诚意购买,卖方常要求买方先递价,连续收到各地客户递价之后,以便集中对比,然后决定与谁成交,这样比较主动。
接受(Acceptance)指买方在实盘有效期内无条件地完全同意报盘的全部内容,并同意据此订立合同的一种表示。
接受一经发出,不能任意撤销。
订货是买方向卖方提出的要求,要求卖方按定单所列的各项条件供货。
定单的取得,大致有两种情形:
1、经卖方报盘,或买方的还盘,最后由买方接受而成效,由买方制定定单发给卖方;2、买方根据卖方事先所送的产品目录、价目表、甚至样品,直接定货(或称定购)。
定货可随时以书信的形式写成,亦可用事先印妥格式的定单。
定单或定货书信一经卖方确认,一般就成为对买卖双方都有法律约束力的合同。
因此,它们的制定或撰号必须准确和清楚,以免引起不可更正的麻烦。
订货同询盘和报盘一样,可采用电话、电报或书信方式提出,以电话或电报方式提出者,通常均另以书面确认之。
另外,卖方接到买方的订单后应认收。
认收时,最好重复一下订单的条件。
有时卖方因某种原因不能接受买方的订单。
在这种情况下,可选用三种方法:
1、送上代用品;2、还盘;3、拒绝接受。
采用送上代用品的方法要特别慎重,因客户可能对代用品不满意而拒收。
如送代用品,事先未获得客户同意,其货物最好用试销方式,并负责往返运费。
拒绝接受订单是在确实无他选择时再用。
此种信函必须非常仔细缮写,而且要为友谊和今后交易留有余地。
最好采用还盘的方法或劝说买主接受。
装运装运(Shipment),装运条件是买卖合同中必不可少的一项重要条款。
它包括装运时间、装运港、运输方式、装卸时间、装运单据等。
就外贸而言,装运大多数由远洋轮来承担,即不定期货船或是定期班轮。
随着国际贸易的迅速发展,集装箱的使用为公路、铁路和航空运输提供了高效率的运输形式,而且使海运的运费降低了一半。
装运时间,即装运期通常是指货物装上运输工具的时间或期限。
在按FOB、C&F和CIF价格条件成交的情况下,卖方的装运时间以提单上签署的日期为依据,如提单日期在合同规定的装运期内,卖方就履行了合同的交货义务。
但在FOB条件下,通常是由买方租船或派船或订舱位,如买方未能在合同规定的期限内履行派船或订舱义务,买方应承担卖方由此而遭受的一切损失。
不管交易是按FOR、C&F还是CIF成交的,合同一般规定货物装运完毕后,卖方必须立即向买方发出装船通知(ShippingAdvice),其内容包括合同号(或订单)、商品名称、数量、货值、船名及启航日期等。
对于按FOB和C&F成交的交易,买方收到卖方的装船通知后应立即办理保险,并准备接货。
如因卖方未及时发出装船通知,致使买方未能及时办理保险,而在此期间货物在运输途中遭到的损失,应由卖方负责。
在对外贸易中,货物装运后,卖方必须向买方提供装运单据,作为履行合同并提取货款的依据。
装运单据的种类和份数,在每笔具体交易中由买卖双方商定。
装运前买方将装运要求以书面形式通知卖方洽办,说明装船方式,包装规定和唛头等,称为“装运须知”shippinginstructions.如果从一港至另一港无直达船,那就需真的不掉线吗?
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、
要转船。
为了避免今后可能发生争议,卖方应先征得买方同意。
因此,在合同中或信用证中必须制订“允许转船”的条款。
装运涉及面很广,包括报关、预定舱位、租船等等。
通常书写有关装运的信函有几种目的:
催促早日装运;修改装船条款;寄发装船通知;寄送装船单据等等,趁通知买方货已装船的机会,卖方还可表达进一步发展业务的愿望。
发出装运通知,可以采用定型函稿或普通函件,但在FOB和C&F价格条件下,一般须以电报通知买方,以便买方办理保险和准备派船接受。
交出装运通知,意味着合同的具体实现,虽然还不是交易的终结,但对买卖双方都有重要意义。
因此,除通知船已出运,以及在FOB条件下货物备妥通知买方派船以外,还可以利用这个机会,在通知出运的同时,向客户表示完成合同的愉快心情和继续发展贸易的良好愿望,也可以对买方的合作表示感谢,还可以进一步开展推销活动等等。
支付当今世界的贸易活动中,国家之间、企业之间经常会产生债权债务关系。
卖方获得一定的债权,买方负有一定的债务。
这种债权债务关系必须在一定时期内清算、结算。
为实现债权债务的清偿,卖方收入货币,买方支付货币,这些收付均通过一定的支付方式来实现。
现在用得较多的国际贸易支付方式有三种:
即汇付、托收和信用证。
(一)汇付(Remittance)汇付是指付款人(买方)根据合同中约定的条件将货款通过银行汇寄给收款人(卖方)的支会方式。
参与汇款业务的有四个当事人,他们是:
付款方、收款方、汇出行、即受付款方委托汇出的款项的银行、汇入行,即受汇出行委托,解付汇款的银行。
如由付款方主动向收款人汇付,称为顺汇法;如由收款方开出以付款人为抬头的汇票,主动向付款方索取,叫做逆汇法,又称出票法。
汇款时买方(付款人)可采用信汇、电汇、和票汇三种形式。
(二)托收(Collection)托收是指由顾客委托银行代为收了各种款项的业务。
即出口商(卖方)开出以进口商(买方)为抬头的汇票,委托卖方所在地银行(托收行)通过它在买方所在地的分行或代理行(代收行),代为向买方收款。
托收业务中涉及的当事人有:
委托人(出口商或收款人)、托收行,代收行和付款人(进口商)。
委托人与托收行之间、托收行与代收行之间都是委托代理关系,托收行和代收行对于会款人是否付款不承担责任。
托收是建立在商业信用上,风险较大。
托收分为光票托收和跟单托收。
(三)信用证(LetterofCredit,简写L/C)买卖双方进行贸易结算时,除非买方具有无可置疑的信誉或买卖双方有着特殊的关系,否则,卖方不愿接受付款交单或承兑交单。
因为卖方担心买方最后拒绝付款赎单,这时卖方虽然仍是货主,但他可能收不到货款,在承兑交单项下,买方已拿到单据,最后因某种原因无力支付,卖方就会受到严重的损失,所以,进行国际贸易交会时,更多地采用信用证的方式。
信用证是以银行信用为基础,付款由银行担保。
它是由进口地银行应进口商(买方)的请求,开给出口商(卖方)一种保证支付货款的书面凭证。
在这种凭证中开列了买方购货所规定的条件,如货物的品种、规格、数量、发货凭证等,只要卖方按所列条件会货,就有权凭此证向开证行或其指定的银行取得货款。
商务信函中常用词语
(1)贵函
Yourletter;yourfavour;youresteemedletter;youresteemedfavour;Your
valuedletter;Yourvaluedfavour;Yournote;Yourmunication;Your
greatlyesteemedletter;Yourveryfriendlynote;Yourfriendlyadvice;
Yours.
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(2)本信,本函
Our(my)letter;Our(my)respects;Ours(mine);Thisletter;theselines;
Thepresent.
(3)前函
Thelastletter;Thelastmail;Thelastpost;thelastmunication;The
lastrespects(自己的信);Thelastfavour(来信)
(4)次函
Thenextletter;Thenextmail;Thenextmunication;Theletterfollowing;
thefollowing.
(5)贵函发出日期
Yourletterof(the)5thMay;Yourfavourdated(the)5thJune;Yoursofthe
3rdJuly;Yoursunderdate(of)the5thJuly;Yourletterbearingdate5th
July;Yourfavourofevendate(AE);Yourletterofyesterday;Yourfavour
ofyesterday'sdate;Yourletterdatedyesterday.
(6)贵方来电、电传及传真
Yourtelegram;Yourwire;Yourcablegram(从国外);Yourcodedwire(密码电报);Yourcodemessage;Yourciphertelegram;Yourwirelesstelegram;YourTELEX;YourFax.
(7)贵方电话
Yourtelephonemessage;Yourphonemessage;Yourtelephonicmunication;
Yourtelephonecall;Yourring.
(8)通知
(Noun)
Advice;Notice;Information;Notification;munication;Areport;News;
Intelligence;Message.
(Verb)(通知,告知)
Tomunicate(afact)to;Toreport(afact)to...on;Toapprise(aperson)
of;Tolet(aperson)know;Toacquaint(aperson)with;Tointimate(afact)
to;Tosendword;tosendamessage;Tomailanotice;towrite(aperson)
information;Togivenotice(预告);Tobreakanewsto(通知坏消息);To
announce(宣布).
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(9)回信
(Noun)
Ananswer;Areply;Aresponse.
(Verb)
Toanswer;Toreply;Togiveareply;Togiveone'sanswer;Tomakeananswer;
Tosendananswer;Towriteinreply;Toanswerone'sletter.
(特此回信)
Replyto;Answeringto;Inanswerto;Inreplyto;Inresponseto.
(等候回信)
Toawaitananswer;Towaitforananswer.
(收到回信)
Togetananswer;Tofavouronewithananswer;Togetaletteranswered.
(10)收讫,收到
(Noun)
Receipt(收到);Areceipt(收据);Areceiver(领取人,取款人);Arecipient
(收款人)
(Verb)Toreceive;Tobeinreceiptof;Tobeto(at)hand;Toetohand;Tobeinpossesionof;Tobefavouredwith;Toget;Tohave;Tohavebefore(aperson);Tomakeoutareceipt(开出收据);Toacknowledgereceipt(告知收讫).
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(11)确认
Toconfirm;Confirming;Confirmation;InConfirmationof(为确认...,为证
实...);Aletterofconfirmation(确认函或确认书)
(12)高兴,愉快,欣慰
Tohavethepleasuretodo;Tohavethepleasureofdoing;Tohavepleasure
todo;tohavepleasurein(of)doing;Totake(a)pleasureindoing
(something);Totakepleasureindoing(something);Tobepleasedto
(with)(by);tobedelightedat(in)(with);Tobegladto(of)(about);Tobe
rejoicedin(at).
(13)随函附件
Enclose;Inclose.
(14)迅速,立刻
Urgently;Promptly;Immediately;Withallspeed;Atonce;Withdispatch;With
alldespatch;Withthequickestpossibledespatch;Withtheleastpossible
真的不掉线吗?
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delay;Assoonaspossible;Asquicklyaspossible;Aspromptlyaspossible;
Atone'searliestconvenience;Attheearliestpossiblemoment;Atanearly
date;Withoutdelay;Withoutlossoftime;Immediatelyonreceiptofthis
letter;Byexpressmessenger;BySpecialmessenger;Byspecialdelivery;By
expressletter.
(15)回信
Byreturn;Byreturnofpost;Byreturnofmail;Byreturnofair-mail.
(16)依照
Accordingto;Agreeablyto;Conformablyto;pursuantto;Inaccordancewith;
Inconformitywith(to);Inobedienceto;Indeferenceto;Inpliancewith;
Inagreementwith;Inpursuanceof.
(17)就...,关于
About;Regarding;Concerning;Asto;Asregards;Withregardto;Inregard
to;(of);Respecting;Relativeto;Anent;Inconnectionwith;Referringto;
Withreferenceto;Inreferenceto;Re.
(18)期满到期及应付之款
Tobedue;Tofalldue(bee)due(日期将到);Duly(正时,及时);Indue
Course(依照顺序).
(19)
(每个,按照,通过)
Per(=by,through)rail.(post,mail,steamer)(通过铁路,邮政,轮船)
Perpro.=byproxy(由代理)
Perannum(=yearly,每年)
Permensem(=monthly,每月)
Perdiem[daiem](=daily,每日)
Perman,percapital(=perhead,依照人数,每一人)
Perpiece(每一个,每一件)
(20)表示抱歉(冒昧做了某事)
Totakethelibertyofdoingsomething;Totaketheliber
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