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0301费用报销制度
费用报销制度
为规范公司财务核算和支出作业,提高工作效率,明确财务支出业务管理,促进公司相关业务正常顺利开展以及强化内部控制,特制订本制度。
一、原则
报销的费用必须真实合法、符合公司相关政策标准、且能提供财务制度认可的发票或账单。
二、适用范围
本制度适用于所有职能部门、分公司及直属机构。
三、定义
是指日常经营活动中发生的各项支出,包括:
员工薪酬类支出、其他费用类支出、成本支出、资产采购类支出等。
四、操作流程
4.1公司所属各部门或人员有报销需求时,需先填写费用报销单,附上合法发票或有关原始凭证或文件等附件。
4.2依《财务审批权限表》由有权限人员签批后,交财务部。
4.3所有费用报销单都应填写费用内容及部门(项目费用需注明项目类别),填写时应用黑色签字笔填写,且不得涂改。
4.4财务部相关审核人员对费用报销单所付的发票、单据以及填写规范等进行审核,对不符合规定的做退件处理。
4.5财务部审核费用报销单应附的单据,除应取得合法票据外(如增值税票、普通销售发票、定额发票、车票、机票等),另外应针对不同费用报销其所应取得的票据及其它合法凭证进行审核,各费用应附的发票以及凭证的具体分类如下:
4.5.1工资:
公司根据劳动合同约定向员工支付的薪酬。
支付时需提供根据工资审批流程审批完成的纸质工资表。
(工资表需分别列明员工姓名,所属部门、工资总额、实发工资、代扣保险费、代扣公积金、代扣个人所得税金额);
4.5.2奖金:
公司向员工支付的属于激励性质的正常工资、提成、福利费以及各类补偿以为的货币。
支付时需提供相关奖金方案及按照奖金方案计算并经过审批的奖金计算表。
4.5.3福利费:
员工聚餐、员工加班餐费、公司下午茶以及按照国家规定开支的其它职工福利支出(发放员工商品、福利金、生日礼金、制服、年节礼品及礼金、喜丧礼金等费用、开门红包、体检费)。
此部分的费用如聚餐、体检费应附费用发票,其它费用应附职工福利补助申请单及员工领取签收表(申请标准请参照人力资源部门相关规定)员工聚餐需依相关规定申请。
4.5.4职工教育经费:
指提供职工教育活动所需的费用以及外派的培训费。
报销时应附采购物品的发票、外派培训的发票以及培训申请等证明文件。
4.5.5租金:
公司因经营活动需要租用办公室、宿舍、车辆或设备等向出租方支付的费用。
除了应签订租赁合同外,还应提供租赁发票(公司租赁发票或由税局代开的个人租赁发票)以供财务作付款入账的凭据。
4.5.6水电费:
公司因日常经营活动使用水电而需支付的相关价款。
支付时需提供收款方提供的发票或结算清单,提供结算清单的业务经办人员应跟进相关发票的收回。
4.5.7办公费:
公司因购买日常办公用品、购买不属于固定资产的相关材料、设备等支付的费用以及快递费用。
需提供相关发票、经过审批的请购单、相关物品的签收单据等附件,快递费用应附相关详情单。
如属于统一采购后分部门领用的应提供相关费用分配表。
4.5.8通讯费:
应取得通信部门如电话费(含充值发票)、光纤租赁费、IP话费、网络费等相关费用的发票,还应附各部门分摊费用明细,电信充值发票需有充值人员、证明人员及部门主管签核方可报销。
4.5.9交际应酬费:
指对客户、供应商商等的交际应酬费用。
如招待餐费、购买的礼品等。
应有餐饮服务业发票或销售发票。
4.5.10差旅费:
出差人员返回工作岗位后,需按时填写出差报销单。
票据证明为:
航运、交通部门的汽(火)车票、机(船)票、住宿费发票,差旅补助不需发票。
4.5.11会议费:
指公司举行的与公司营销行为相关之大型活动会议、研讨会(如策略研讨会等)或其它会议的费用等。
申请报销时以会议费为内容的报销单应附的发票和相关资料如下:
4.5.11.1会议费发票:
旅行社、宾馆或礼仪等承办公司开具的内容为会议费的发票。
(会议邀请函、与会人员签到费用、场租费、膳杂费、住宿费、交通费、餐费等会议所需支出都可以列入会议费)
4.5.11.2其它相关资料:
会议、活动的报告书或计划书(计划书应包括会议目的、内容、地点、参加人数、会议活动标准等内容)及会议签到名册。
4.5.12招聘费:
指公司招聘人才费用,含人才市场服务费、报纸或网络招聘费等,提供人才市场服务费发票或招聘广告发票报销,有签定合约的还应检附合约。
4.5.13顾问费:
指支付给为公司提供第三方专业咨询或其它技术服务的的服务费用。
顾问费支付时需提供顾问合同、相关发票作为附件。
4.5.14律师费:
指公司接受律师事务所服务而向律师事务所支付的服务费用。
需提供附件为相关合同及发票。
4.5.15审计费:
指公司因接受会计师事务所审计或者资产评估机构评估等服务而向相关机构支付的服务费用。
需提供附件为相关合同及发票。
4.5.16装修费:
指公司因改造办公室、课室之类环境或构造而购置材料、使用劳务等相关业务而支出的费用。
需提供的附件应包含相关改造预算文件、相关合同、相关发票等。
4.5.17董事会费:
公司董事会成员发放的工资及召开董事会发生的其它费用(总裁工资及其他费用不计入董事会会费)。
需提供相关费用的发生的发票等凭证。
4.5.18市场活动费:
公司开展市场推广等活动发生的相关费用。
申请付款时需附活动方案、相关费用支出凭证、发票等文件,如其中涉及到有签署合同的需提供合同复印件。
4.5.19业务宣传费:
公司为提高知名度等业务而开展的广告、宣传活动而支出的费用,如各类广告、宣传画册等费用。
申请付款是需提供相关合同、票据等附件。
4.5.20固定资产及无形资产:
固定资产指单价在5000元以上且使用周期超过一年的资产。
无形资产指单价在5000元以上,正常收益期间超过1年的没有实物形态的资产(如ERP软件、某些系统使用权、品牌使用权等)。
支付时需提供相关采购合同(如有)、采购发票(如有)、资产申购单、资产验收单等证明文件。
其中单次采购金额在3万元以上的必须签署正规采购合同。
五、备用金及借支款管理规范
5.1备用金借款管理
5.1.1备用金指为未满足业务需要,由公司资金长期交由指定人员或部门管理,实际费用发生时从备用金中先行支付,待相关支出单据经公司审核后再以报销的形式向资金代管人予以付款补足的资金。
公司原则上不允许借支备用金,所有费用由经办人员付款后凭真实合法的票据进行报销。
因特殊原因需借支备用金的需以信息反馈表的形式提交正式的书面申请经财务负责人、公司总裁审批同意后方可借支。
5.1.2因项目性工作专门借支需在项目结束5个工作日内归还或报销冲账处理;因其他原因借支的备用金在每年年底必须归还或冲账处理;如未能归还或冲账的将停发当事人工资直至冲减备用金完毕;如有特殊原因不能按时归还备用金,需以信息反馈表的形式提交书面申请报经财务部门负责人、总经理批准后方可延期归还。
所有借支类信息反馈表原件交由财务部费用会计编号存档管理。
5.2日常个人借款管理
5.2.1只限于以下款项可以向财务部预借款项使用:
5.2.1.1因公出差须随身携带的差旅费用;
5.2.1.2对外招待费用申请可预支;
5.2.1.3日常的零星采购支出以及零星小额费用(金额在1000元以上)付款,如无合同、协议、报价单、付款通知单,不能确定付款额度的;
5.2.1.4原则上私人原因不予借支,特殊原因需借支的,必须提交报告经财务部门负责人审核、总裁审批。
5.2.2员工因工作需要向公司借支的必须填写借支申请单。
借支单需列明工作部门、借支人本人签字、借支原因、借支金额、预计还款时间(还款时间为必填项且还款时间原则上不得超过壹个月)。
同时必须附上附件:
出差借支附出差申请单,其他借款附借款说明,列示款项使用说明、详细说明款项使用去向。
5.2.3员工借支单必须由员工本人填写签字,并经部门负责人、系统负责人审核签字后方可申请借支。
如借款人有特殊原因不能填写签字的,相关部门负责人必须从严控制,一旦发生坏账,相关部门负责人承担连带赔偿责任。
5.2.4借支人必须在业务结束收到相关票据起5个工作日内到财务部办理冲账手续,前次借款未清理的,不得续借和再次借支。
5.2.5财务部每个月清理一次借支款,对于超过还款期限的借支,财务部发出还款催收通知,收到催收通知后5个工作日内仍未归还的,将暂停发放其当月工资直至还清借支款为止。
5.2.6员工借支款项原则上必须打入借支人银行账户或由借支人本人提取现金,借支人申请将借支款打入他人账户,必须于借支单上注明“本人授权将此项借支款打入XX(姓名)XX(银行账户号),由此产生的一切责任和义务由本人承担。
”并由借支人签字及注明日期。
5.2.7对于借款人因自离等原因,造成应收账款无法收回的损失,则由相关部门责任人承担部分损失。
其中该部门负责人承担30%,余款由公司继续清收或作呆死账处理。
六、预付款管理规范
预付款项指根据合同(合同须是经审批完盖章成立的正式合同)约定在业务尚未完成、发票尚未收取的情况下支付给对方的款项。
6.1本办法所指预付款范围为开展各类业务而需要支付的预付款项(包括但不限于租用类、采购类、师资类等业务)。
6.2所有预付款项必须填写完整的付款申请单(注明为预付款),并严格按照合同申请付款、付款申请单需注明付款项目、付款期数、发票取得时间,所有预付款原则上应附有相关合同及审批文件作为附件。
6.3业务经办人员需跟进预付款票据的合规性。
保证发票内容与实际业务一致,且发票开具方与收款方为同一单位,如发票开具方与预付款收款方不一致,财务部有权直接退回发票并要求业务经办人员重新提交。
6.4业务经办人员需跟进预付款发票的及时回收。
如业务人员未能按时提交预付款发票的,由财务部对其进行催收,如相关业务结束,经催收后15个工作日内仍未能提交发票的,且未向财务部做出说明并取得同意的,财务部将该预付款视同为该经办人的个人借支,按照借支款管理方法来处理。
6.5没有书面合同或者合同付款条件上没有规定的预付款,财务原则上不予审批。
如有特殊原因需预付款项的需提交书面申请经部门负责人、财务部负责人、公司总经理、董事长审批同意后,财务方予以审批付款。
七、报销单据规范
7.1业务经办人员必须按照要求认真粘贴并填写请款单据。
7.1.1所有呈批单据一律要求内容齐全:
部门名称、日期、品名、单价、数量、金额等项目填写齐全,金额正确,大、小写相符,不得涂改。
7.1.3原始票据的粘贴:
原始票据必须按照类别、日期、大小的顺序粘贴。
小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界,须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴,覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离,票据较多时,可分行粘贴,不得竖向粘贴。
大票据需折叠,范围以粘贴单大小为界。
所有粘贴单不能使用再生纸。
粘贴单统一使用胶水粘贴左上角,不能用订书针或回形针。
所有报销单据必须详细填写请款单据并附带填写完整并经过审批的相关附件。
除合同使用复印件以外,其他附件均必须为正本原件。
7.1.4增值税专用发票的粘贴。
粘贴增值税专用发票必须将发票联粘贴至报销单据中,发票的抵扣联(发票右侧有标识)不得粘贴,需用燕尾夹与单据夹在一起。
并且在申请单上列明发票号码。
费用会计收单时要认真核对,并签收记录台账。
7.2所有报销票据必须为正规票据,且票据内容与实际业务内容一致。
7.2.1正规票据主要包括:
增值税专用发票、增值税普通发票、其他增值税发票、营业税发票、特殊收据。
7.2.2收款方为企业性质单位的,必须取得该单位开具的发票;收款单位是事业单位的需取得该单位开具的正规收据(一般由加盖地方财政部门监制章)。
7.2.3业务经办人员收取发票时必须注意以下事项:
7.2.3.1发票的抬头必须为计划付款公司的全称(定额发票除外)。
7.2.3.2所收取的发票必须为税务机关监制并加盖收款单位发票专用章。
7.2.3.3发票开具单位必须与实际收款单位为同一法人或自然人。
7.2.3.4除自然人以外均必须取得增值税专用发票,公司不接收增值税普通发票。
7.2.3.5发票或正规收据开具的内容必须与实际业务一致。
7.3需要报销人员必须提供详细的银行信息,包括:
开户银行(必须明细到支行或者分理处,如:
中国建设银行XX支行)、银行账号和户名。
如果开户银行填写不清或者错误的,财务部有权退回要求申请人进行改正或重新填列付款单据。
7.4所有报销单据中的发票及收据等附件必须编号,并在申请单右侧填写附件份数,便于跟踪单据流向。
7.5会计审核单据时,对于存在问题的单据均须与相关经办人员确认。
不符合要求的一律退回并用铅笔注明退回原因。
若金额错误,电话通知经办人后划去原报销金额,在旁边写上正确金额并签上姓名、日期。
八、其他
本制度由财务部编制,未尽由财务部补充解释。
九.本规定自总经理、董事长签署正式发布之日起执行。
费用报销制度的补充规定
为进一步规范报销工作,缩短报销周期,确保财务核算的及时性以及强化内部控制,促进公司各项业务开展正常,特对费用报销相关要求作出补充规定。
此规定适用广东好帮手系统,经营平台分公司、智予恒可参照执行。
一.报销费用原则
1.报销单不能作任何涂改,出现错填必须重新填写单据。
2.填写报销单必须使用黑色的签字笔、钢笔,不能使用圆珠笔或者铅笔。
3.员工个人银行账户尽可能使用广东发展银行、招商银行或交通银行。
交通银行需要详细填写营业部名称,如:
XX银行XX分行XX营业部,其他银行的账户均不给予报销。
4.报销金额的大、小写都必须写上。
在大写金额尚未填写完整的位置必须补上“零”,不能以“ⓧ”或其它符号代替。
5.发票必须按产生日期的顺序粘贴,并且要分清类别:
飞机票、火车票、汽车票等交通费用为一类;住宿费用为一类;其他费用为一类(包括除飞机票费、火车票费、汽车票费、出租车票费、住宿费以外的费用);以上的分类分别按日期先后顺序粘在底纸上,并在底纸上写上总金额。
6.所有报销单据中的发票及收据等附件必须编号,并在内部报销单右侧填写附件份数,以便
以便核查是否存在丢单情况。
7.驻外人员报销单以月为单位,上月产生的费用报销单必须在当月报销完毕。
如:
驻外人员3月1号-3月31产生的费用,须在4月5号前寄回公司各品类相应人员处。
逾期不给予报销。
二.借支款管理
1.备用金借款
1.1公司原则上不设备用金,特殊情况需要备用金的需预先写申请报告由部门负责人及财务高级经理审批才能支付备用金
2.日常个人借款
2.1所有的借款单据均须根据业务需要填写预计还款时间,财务审单时严格审核还款时间是否合理,还款期限因特殊情况可延长,但最长不能超过2个月。
2.2财务每个月清理一次借支款,对于超过还款期限的借支,财务发出还款催收通知,收到催收通知后5天内仍未归还的,将停发当月工资直至清还借支款为止。
2.3对于借款人离职或无能力偿还,造成呆死账损失,则由相关责任人承担部分损失。
各部门负责人承担10%,余款由公司继续清收或作呆死账处理。
2.4对于个人借支,必须经过借支人本人签字确认,不允许代理借支。
三.广东财务部文件审批时限规定
1.一般性文件审批时限为一天,重大政策或需要论证性的文件审批时限为两天。
2.文件审批时间每天10点到12点。
各部门可在下午2点后到财务部领回,两点后送呈文件
顺延至第二天审核。
3.遇到财务部开会,培训等情况,文件审批时间将相应顺延。
4.广东好帮手各部门领导原则上文件审批时限不得超出一天,特殊情况除外。
四.报销单传递、审核、付款时限规定
为了缩短报销流程,提高报销效率,财务部现对报销单据的传递时间作出以下调整:
1.驻外人员报销单传递:
上月产生的费用报销单须在当月5号前寄回公司品类相应人员处审核、签预算。
2.品类预算员将驻外人员报销单传递:
品类相应人员及预算员须在5个工作日内审核及签核预算,并于当月10号前将驻外人员报销单据传至财务部(品类相应人员收到单据后,先进行初审,如不符合规定,可先行退单;如符合,须在5个工作日在本部门审核完毕,对于不合格单据品类有权不给予报销,直接退回给驻外人员重新填写)。
3驻内人员报销单传递:
出差人员须在出差结束后五个工作日内报销,月结费用报销须在当月8号前传至财务部审核报销。
4.财务人员审核时限:
单据审核时限为三天,当天上午9:
30前收到的单据,会在第三天早上10:
00前传至出纳付款;当天9:
30后收到的单据作为第二天收到的单据,会在第四天早上10:
00前传至出纳付款。
如此类推。
5.出纳付款:
出纳收到单据时起一天内
费用会计每天上午10:
00前收齐单据交出纳组付款,出纳组当天内全部付款完毕。
费用会计将单据传递到出纳组时,须将单据编号登记,避免丢失。
6.特殊情况处理
6.1有特殊情况,单据付款较急的,可以由相关人员直接找财务人员签字审核付款。
6.2由于公司活动或者会议导致不能及时审核单据的,则顺延时间完成单据审核。
6.3对于超出财务权限审核的报销单,由各部门人员送呈至总经理和财务总监。
6.4财务每月25号截止接收报销单,如有特殊情况需报销费用或支付款项的,需由高级财务经理批准方可执行。
五.本规定自2012年4月1号开始实行
附:
流程表
单据退回
驻外人员快递
各品类相应人员、预算员、部门领导人员
整理分派单据
不符合要求的单据一律退回
费用会计
经理
各部门传递单据
已审批完单据
各系统副总
各部门传递单据
财务高级经理
各部门传递单据
总经理
各部门传递单据
五.优秀报销版式,供各位同事参考学习
标准模板参照:
评价:
细节部份填写标准
评价:
细节部份填写标准
评价:
按日期先后,从左到右有层次地粘贴
评价:
每张单据签名确认,清楚写明单据的类型、张数、金额
评价:
不超报销单据范围,美观,规范
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