2辽宁XX集团公文办理制度.docx
- 文档编号:28790930
- 上传时间:2023-07-19
- 格式:DOCX
- 页数:11
- 大小:28.78KB
2辽宁XX集团公文办理制度.docx
《2辽宁XX集团公文办理制度.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《2辽宁XX集团公文办理制度.docx(11页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
2辽宁XX集团公文办理制度
辽宁XX集团公文办理制度
第一章总则
第一条为使XX集团公文处理工作规范化、制度化,依据2012年《党政机关公文处理工作条例》,制定本办法。
第二条公文是集团实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻上级的方针、政策,公布规章制度,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。
第三条公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
集团内各级公司、各个部门都要克服形式主义和文牍主义,精简文件数量,慎用公文,提高公文处理的效率和质量,提高办事效率。
第四条行政部门是公文处理的管理机构,主管本级公司的公文处理工作,并指导下级公司的公文处理工作。
第二章公文主要种类
第五条集团内使用的公文有:
(一)决议。
适用于会议讨论通过的重大决策事项。
(二)决定。
适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(三)通告。
适用于在一定范围内要求员工或机构、部门应当遵守或周知的事项。
(四)通知。
适用于传达国家机关、行业管理部门的指示,转发上级主管部门和其他政府管理机构的公文,印发集团、各级公司公文,批转下级公司的公文,要求下级公司办理、需要周知或共同执行的事项。
(五)通报。
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
(六)报告。
适用于向上级单位汇报工作、反映情况、回复上级单位的询问。
(七)请示。
适用于向上级单位或领导请求指示、批准等。
(八)批复。
适用于答复下级单位请示事项。
(九)意见。
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十)函。
适用于与外单位商洽工作,询问和答复问题,向行业内非主要管理部门请求批准,内部同级公司之间洽商工作等。
(十一)会议纪要。
适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章公文格式
第六条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标识,发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发机关和印发日期、页码等组成。
(一)份号。
公文印制份数的顺序号。
涉密公文应当标注份号。
用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。
(二)密级和保密期限。
公文的秘密等级和保密的期限。
涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
(三)紧急程度。
公文送达和办理的时限要求。
根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。
用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第三行。
(四)发文机关标志。
由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文单位全称或者规范化简称。
集团发文机关标识确定如下:
1、集团正式文件
辽X集发〔20XX〕X号
2、总裁办公室文件及公函(公函没有文件编号)
辽X集办字〔20XX〕X号
3、会议纪要
20XX第(X)号
(五)发文字号。
由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。
联合行文时,使用主办单位的发文字号。
编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布,用3号仿宋字体。
年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。
(如上图所示)
上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。
(六)签发人。
上行文应当标注签发人姓名,下行文不标注签发人姓名。
由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。
“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。
(七)标题。
由发文单位名称、事由和文种组成。
一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空一行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。
(八)主送机关。
公文的主要受理单位,应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。
用3号仿宋体字编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。
(九)正文。
公文的主体,用来表述公文的内容。
一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。
文中结构层次序数依次可以用“一、”“
(一)”“1.”“
(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
(十)附件说明。
公文附件的顺序号和名称。
如有附件,一般用3号仿宋体字,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。
如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:
1.XXXXX”);附件名称后不加标点符号。
附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。
(十一)发文机关署名。
署发文单位全称或者规范化简称。
一般用3号仿宋体字,在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。
(十二)成文日期。
署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。
联合行文时,署最后签发单位负责人签发的日期。
成文日期一般右空四字编排,用3号阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位。
(十三)印章。
公文中有发文单位署名的,应当加盖发文单位印章,并与署名单位相符。
印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期,使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。
(十四)附注。
公文印发传达范围等需要说明的事项。
如有附注,用3号仿宋体字,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
(十五)附件。
公文正文的说明、补充或者参考资料。
附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。
“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。
附件标题居中编排在版心第三行。
附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。
附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
(十六)抄送机关。
除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位,应当使用单位全称、规范化简称或者同类型机关统称。
版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)。
首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。
“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。
(十七)印发机关和印发日期。
公文的送印单位和送印日期。
印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。
(十八)页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。
公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。
第七条文件纸用A4纸(长210毫米*297毫米),左侧装订。
“通告”用纸大小根据实际需要确定。
每页文字排24行,每行28字。
第四章发文办理
第八条行文要履行行文程序,填写文件审批单,逐级审批后,与印刷件一并存档。
文件起草应做到:
(一)符合国家的法律、法规,符合党的路线、方针、政策及政府的有关规定;
(二)情况确实,观点明确,条理清楚,层次分明,文字精练,书写工整,标点准确,篇幅力求简短;
(三)公文的文种应当根据行文目的、职权和主送机关的行文关系确定;
(四)公文如有附件的,必须附全附件,以便查阅;
(五)公文内使用非规范化简称,应当先用全称并括号注明简称;
(六)人名、地名、数字、引文要准确,时间应写具体的年、月、日;
(七)公文中的数字,除成文日期和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,包括发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语等必须用阿拉伯数码书写。
同一公文中,数字使用应前后一致;
(八)引用公文应注明发文机关、文号和标题;
(九)用词要准确、规范。
在使用简称时,应先用全称,并加以注明,不写不规范的字;
(十)签批公文须用钢笔或碳素笔,不得使用铅笔或圆珠笔,以利存档。
第九条集团发出的公文,由总裁签发,各级公司发文应由总经理签发。
凡经公司领导签发的文件不得随意变更,确需修改的要经原签发人同意。
第十条公文中凡涉及其他公司或合作单位的问题,应主动与相应的公司、单位协商、会签。
上报的公文,如有关方面意见不一致,要如实反映。
文件中有关问题未取得一致意见,不得向下行文。
第十一条集团及各级公司行文,除在网上将文件发至接受公司或人员外,同时需要向主送单位发送一份书面盖章文件,以备查阅、存档。
第十二条凡以公司为名义发出的公文,由主办部门负责起草、核稿、排版,在公司领导签发之前,将文件电子版传到办公室电脑上,由公司办公室审核,包括审核公文内容、文字表述、文种使用、格式等是否符合本办法的有关规定。
公文修改后,由办公室发回主办部门打印并填写《行文审批单》,然后把打印好的文稿和《行文审批单》送办公室,由办公室送领导会签。
领导签字后再按照主送和抄送的要求编号统一下发,电子版文件须转换为只读文件。
办公室行政专员要将签发的审批单和文件盖章印刷版一份一并存档,主办部门也须存档一份印刷版文件备查。
《行文审批单》格式如下:
行文审批单
总裁意见
年月日
分管领导意见
年月日
总裁办意见
年月日
拟稿部门意见
年月日
文件标题
发文字号
辽龙集发〔20XX〕X号
发文日期
拟稿部门
拟稿人
拟稿说明
第十三条没有主办单位负责人签字的公文,不得报送公司领导和行政部门签批、办理,对于主办部门拟就的公文,凡不符合本办法发文条件规定的,办公室可退回文件起草部门修改或重新起草。
第十四条公司发文由专人校对,政策性较强和数字较多的文件,先校对后由起草部门点校把关。
第十五条绝密文件由起草部门指定专人打印,并负责校对,以尽量缩小知密面。
由办公室统一编定密级。
第十六条已打好的公司文件,在盖章封发之前,办公室应认真检查确认无误后,最后加盖公司印章按文件要求发送。
第十七条公文传递要及时准确,确保安全,建立严格的登记签收手续,传递秘密公文时,必须密封后制定专人传送。
第十八条合作单位或企业与集团及所属公司联合行文时,文件草稿或函件收到后,先由对接公司的办公室登记并填写发文单,交有关部门负责人审阅并送公司领导签发。
公司领导签发后返回办公室登记编号,注明签发人及时间,编号,再会同有关单位共同发文。
第五章行文规则
第十九条行文要分清主送、抄送。
集团下属各级公司之间除了以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得相互之间正式行文,更不得以命令形式向同级公司、部门行文。
各级公司办公室根据总裁办公会议、经理办公会议议定或总裁、经理授权,可以向本级各部门、下级公司行文。
第二十条向上级公司的请示可不抄送下级单位,向下级公司的重要行文,要同时抄报上级公司,需要合作单位了解和掌握情况的,或者需要协助和配合工作的,可抄送合作单位。
第二十一条请示和报告不能混淆,不得出现关于***的请示报告字样。
请示需一文一事,一般只写一个主送机关,受双重领导的公司、部门或涉及多个上级单位协调解决的问题应注明主送和抄送单位。
第二十二条一般除领导直接交办的事项外,文件不要直接送领导个人,也不要同时抄送下级单位,应统一交由办公室送达或发送。
第二十三条各公司经过批准可以和有关单位或企业联合行文,涉及集团内部多个公司或部门的工作可以联合行文,但未经协商或协调不一致的,任何公司或部门不得单独行文。
第二十四条需要在报刊发表的公司公文或宣传性文章,必须经董事长批准,申请文件中要注明发表机关的名称和时间。
第二十五条各公司、部门需要查阅已存档的上级重要来文或有关材料,须由办公室主任批准,由行政文员或档案员带领查询。
第六章收文办理
第二十六条收文办理一般包括:
登记、分办、批办、催办、反馈、立卷、归档、销毁等程序。
登记要将公文标题、发文字号、发文机关、收文日期等主要事项逐项登记。
登记时,要审核来文是否应由本部门办理,各要素是否齐全,并清楚填写登记簿。
第二十七条根据文件来源、密级、紧急程度的不同,采取相应处理方法。
(一)通过主管部门发来的文件、信件,以及其它机构邮寄来的信件均由行政专员办理,其中信件上标明收文单位或个人的直接分发,重要文件由办公室主任分办,再由主管领导批办。
(二)各级公司行政专员都要做好所有重要来文的签收登记。
对传阅的文件要填写《文件传阅单》,经办公室主任签附处理意见或分办意见后送有关领导或部门办理,并负责催办。
《文件传阅单》式样如下:
文件名称
来文日期
接文人员
来文部门
文件编号
密级
分办意见:
年月日
阅办意见:
年月日
办理部门
办结日期
办理结果:
年月日
文件传阅单
(三)需要反馈结果的文件或信件经办公室主任分办后,上传或送交有关领导阅示,再经主管领导批示后,由办公室送交具体执行部门办理。
同时将文件内容及领导批示意见转给审计部,由审计部门跟踪催办,考核办理情况。
办理部门要抓紧按照领导批示意见办理。
(四)各级公司直接收到上级公司或行业主管单位、合作单位的行政公文,以及外出开会、谈判人员带回的文件和重要材料必须及时送至本部门登记、处理,不得留为私有;关系到公司的文件、材料,应送至办公室登记、处理。
第二十八条行政专员要及时对公文进行分类登记、分发,根据文件紧急程度、密级要求等及时传阅,尽快办理。
公司公文的保管、整理、归档、销毁由办公室行政专员负责。
各级公司自制的公文,由各公司自行管理、备案。
第二十九条各级公司、部门领导阅读、审批公文一般不应超过三天,阅读审批后要签名并注明日期,紧急事务要及时签署意见。
第三十条凡是经集团或各级公司领导指示、批示或交有关部门办理的公文,行政专员要负责传送、催办、检查。
第六章公文立卷、存档、销毁
第三十一条公文办完后,应及时将公文定稿、正本和有关材料按存档要求整理立卷。
第三十二条公文立卷应根据其特征、相互联系和保存价值分类编号、整理,保证齐全、完整,便于保管、查找和利用。
第三十三条立好的案卷,按规定应向公司档案室移交。
第三十八条没有存档价值和没有存查必要的公文,经过鉴别和报同级公司领导批准,可定期销毁。
销毁秘密公文时,应进行登记,有专人监督,保证不丢失、不漏销。
第七章附则
第三十四条集团下属各公司可根据本办法,结合实际情况制定本公司的实施细则。
第三十五条本办法自发布之日起施行。
原有的公文处理办法同时废止。
第三十七条本办法的解释和修订权归集团总裁办公室。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 辽宁 XX 集团 公文 办理 制度