外贸单证流程.docx
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外贸单证流程.docx
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外贸单证流程
外贸单证流程
文章来源:
未知 更新时间:
2004-7-31【字体:
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出口专家——面向中小出口企业的外贸业务管理软件
外贸出口单证流程
1. 客户询盘:
一般在客户下正式的Purchase Order之前,都会有相关的Order Inquiry给业务部,做一些细节上的了解。
2. 报价:
业务部及时回复客人查询,确定货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付款方式,包装规格及柜型等,并发出Proforma Invoice 给客户做正式报价。
3. 得到订单:
经过洽谈,收到客户正式的订单确认Purchase Order。
4. 下生产订单:
得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划。
5. 业务审批:
业务部收到订单后,首先做出业务审核表。
按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。
合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。
审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。
如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。
合同审批之后,将PO制成销售订单,交给部门进程员跟进。
6. 下达生产通知:
业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产:
6.1:
如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改证。
6.2:
如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。
6.3:
如果是放帐客户,或通过银行D/P,D/A等方式收汇等,需经理确认。
7. 验货:
7.1:
在交货期前一周,要通知公司验货员验货。
7.2:
如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知计划部。
7.3:
如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。
确定后将验货时间通知工厂。
8. 制备基本文件:
按照PO,及工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业发票,装箱单等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员)。
9. 商检:
如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票等商检所需资料。
而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。
应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
10. 租船订仓:
10.1.如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。
应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。
应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(SHIPPING ORDER),通常在开船一周前可拿到定仓纸。
10.2.如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。
经比较,选择价格优惠,信誉好,船期合适的船公司,并告诉业务员通告给客人。
如客人不同意时要另选客人认可的船公司。
开船前两周书面定仓,程序同上。
10.3.如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。
拿到入仓纸时,还要了解截关时间,入仓报关要求,等内容。
10.4.向运输公司定仓时,一定要传真书面定仓纸,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以避免差错。
11. 安排拖柜:
11.1.货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。
拖车公司应选择安全可靠,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时。
要给拖车公司传真以下资料:
定仓确认书/放柜纸,船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等。
如果有验货公司看装柜,要专门声明,不能晚到。
并要求回传一份上柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等
11.2.传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
11.3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。
要求工厂装柜后一定要记住上封条。
12.委托报关:
在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。
通常要给报关留出两天时间(船截关前)。
委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量,口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公司的联系人和电话等。
13. 获得运输文件:
13.1. 最迟在开船后两天内,要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。
补料要按找L/C或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。
13.2. 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。
仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。
如果提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。
13.3. 及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。
支付运费应做登记。
14. 准备其他文件
14.1.商业发票:
L/C 要求提供的文件中,对商业发票要求最严格。
发票的日期要确定在开证日之后,交货期之前。
发票中的货物描述要
与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误L/C上对发票的条款应显示出来,要显示唛头。
如果发票需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理。
14.2.FORMA原产地证书:
FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。
需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前,在发票日期之后。
未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单,提单等文件。
经香港转运的货物,FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。
14.3.一般原产地证:
一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。
可在发货之后不太长的时间内补办。
如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理。
14.4.装运通知:
一般是要求在开船后几天之内要通知客人发货的细节,包括船名,航班次开船日,预计抵港日,货物及数量,金额包装件数,唛头,目的港代理人等。
有时L/C要求提供发送证明,如传真报告书发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。
14.5.装箱单:
装箱单应清楚地表明货物装箱情况。
要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺寸。
按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。
要显示唛头和箱号,以便于客人查找。
装箱单的重量体积要于提单相符。
15. 交单:
15.1.采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。
15.2.采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
15.3.如果T/T收汇的,要求收全款才能做柜的要等收款后再安排拖柜。
拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
16.业务登记:
每单出口业务在完成后要及时做登记包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。
17.文件存档:
所有的文件包括PO、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
18.单证员平时应注意收集运价变动,船期,航线等信息,为业务员报价提供帮助。
外贸流程详细讲解,信用证付款流程条款样本(完整的SWIFT电文)
信用证是19世纪发生的一次国际贸易支付方式上的革命,这种支付方式首次使不在交货现场的买卖双方在履行合同时处于同等地位,在一定程度上使他们重新找回了"一手交钱,一手交货"的现场交易所具有的安全感,解决了双方互不信任的矛盾。
我们知道,采用汇付进行预期付款,是买方处于不利地位,而采用汇付进行迟期付款则是卖方处于不利地位,而采用托收方式,即使是即期交单付款方式,对卖方来说,也是一种迟期付款。
因为,卖方必须在装运后,才能获得全套收款的单据。
一旦买方拒付货款,即使货物的所有权还在卖方手里,卖方的损失还是难以避免的。
为了使买卖双方都处于同等地位,人们发明了信用证支付方式,由银行出面担保,只要卖方按合同规定交货,就可拿到货款,而买方又无须在卖方履行合同规定的交货义务前支付货款。
信用证是有条件的银行担保,是银行(开证行)应买方(申请人)的要求和指示保证立即或将来某一时间内付给卖方(受益人)一笔款项。
卖方(受益人)得到这笔钱的条件是向银行(议付行)提交信用证中规定的单据。
例如:
商业、运输、保险、政府和其他用途的单据。
注析:
1.开证申请人(买方):
请求银行开立信用证的人。
2.开证行:
是进口国的一家银行,应买方的要求而开立信用证。
3.通知行:
是出口国的一家银行,把开证事宜通知出口人。
4.出票人(卖方):
出售货物并向开证行或买方出具汇票。
5.受票人(卖方):
汇票到期时承担付款的责任者。
6.议付行:
向卖方支付或承兑汇票
7.偿付行:
通常是开证行本身,他向议付行偿付后者预先垫付的货款。
在有些场合,它可能是开证行在第三国的偿付代理行。
8.受益人:
以此人为抬头开立信用证,也就是有权开具汇票并领取货款者。
一般信用证格式
一般信用证格式(本证)由华盛顿中国银行转递。
"ZHUNGKRO"广州
广东中国银行
2000年4月5日广州
兹开立第987号不可撤销的信用证
受益人:
华盛顿……公司
开证人:
广州市中国……进出口公司
最高金额:
$800,000(捌佰万美元,溢交或短交货物金额以5%为限)。
本信用证凭受益人开具以我行为付款人按发票金额100%计算无迫索权的即期汇票用款,该汇票一式两份,并须附有下列写上数字的装运单据:
(1)全套清洁无疵,"货已装船","运费预付",空白抬头,空白背书的海洋提单,并须注明:
"通知目的港中国对外贸易运输公司"。
(2)发票(一式五份),注明合同号码。
(3)重量单/装箱单,一式二份,载明每箱毛重和净重。
(4)制造商出具的品质,数量/重量证明书……份。
(5)受益人出具的证明书证明上述各单据的另外四份已经分发如下:
一套已与货物一起,随船带交目的港中国对外贸易运输公司。
一套已航空邮交开证人,另外二套已航空邮寄交目的港中国对外贸易运输公司。
此项单据,均已在载货船只启程后五天内付邮。
证明装运:
800公吨,(允许溢交或短交以5%为限),每公吨净重为1,000公斤的四甲基毗啶,纯度98%~99%,净重每公斤一美元C&F广州港,包装费在内。
生产国别:
华盛顿
制造厂商:
___________有限公司。
包装:
货物用适宜海运的新铁桶装。
自英国口岸运往新港。
不得分批装运。
准许转船,但须交联运提单。
装运日期不得晚于1993年3月30日并须由"和平"轮装运。
本证在伦敦议付有效期至1993年3月30日截止。
所有根据本证开具的汇票须注明"根据北京中国银行总管理处营业部第846号信用证出具的"。
本行兹向根据本证并按照本证内条款开出汇票的出票人、背书人和合法持有人保证,在单据提交本行办公室时,本行即应以电汇方式承兑该汇票。
所有根据本证议付的汇票金额必须在本证背面批注。
单据处理办法:
本证条件之一是,所有单据应分两次连续以航邮寄交本行。
第一次邮寄包括所有各项单据,但如某项单据不只一份者则留下一份由第二次邮寄。
本行一旦收到此证要求的各项单据,并审核无误后,即刻以即期电汇方式偿付。
请将此证通知受益人。
特别指示:
(1)本证在通知行见到受益人提交的有关出口许可证以后,才开始生效。
(2)必须提交船舶代理人(海运代理人)出具的证明书,证明载运船只系由北京中国对外贸易运输公司或北京中国租船公司所租用或预定。
(需要此项单证时,租船提单可予接受。
)
(3)必须提交轮船公司出具的预定航程表,表明载运船只在到达本证指定目的港以前,不经过也不停靠台湾的任何口岸。
一份完整信用证详细
27
SEQUENCEOFTOTAL
1/1
40A
FORMOFL/C(Y/N/T)
IRREVOCABLE(不可撤销信用证)
20
DOCUMENTCREDITNO
0190805
31C
DATEOFISSUE
070918(开证日期)
40E
UCPURRLATESTVERSION依照UCP最新版本
31D
DATEANDPLACEOFEXPIRE到期日和到期地点
071220CHINA
51D
APPLICANTBANK开证行
THEHOUSINGBANK
INT'LTRADEOPERATION
P.O.BOXJORDAN.
50
APPLICANT申请人
M/S:
GDIMP.ANDEXP.GROUP
P.O.BOXAMMAN11118JORDAN
TEL:
00962-62222
59
BENEFICIARY受益人
COGGROUPCO.LTD
ADD:
NO.619HUBINSOUTHRDXIAMENCITY
CHINATEL:
0086-592-22222
32B
CURRENCYCODE,AMOUNT
USD35985,(信用证金额)
39A
PERCENTAGECREDITAMOUNT
05/05(金额允许5%上下浮动)
41A
AVAILABLEWITH..BY
SCBLCNSXXXX(SCBLCNS是渣打银行的代码,意思是渣打银行议付)
BYPAYMENT(bypayment没有注明远期,为即期)
43P
PARTIALSHIPMENT
ALLOWED(允许分批装运)
43T
TRANSSHIPMENT
ALLOWED(允许转船)
44E
TIANJIN/CHINA(装运港)
44F
(注意B/L的portofdischarge和portofdeliver都得是AQABAPORT)
AQABAPORT-JORDANBYVESSELINCONTAINER.
44C
LATESTDATEOFSHIPMENT最后装船期
071130
45A
DESCRIPTIONOFGOODS货物描述
2300SQMOFGRANITEPRODUCT(MONGOLLANBLACK-DEGREEOF
POLISHEDMORE900/0)ATTOTALAMOUNTUSD35985
ALLOTHERDETAILSASINVOICENO.XM2007082701,DATED25/3/2007
FOB:
TIANJIN/CHINA特别注意要完全按照这个描述做发票。
我们的货物是:
GRANITEPRODUCT,后面的是货物的一些详细描述。
除发票以外提单,产地证等等都只要体现GRANITEPRODUCT就可以了。
46A
DOCUMENTSREQUIRED
1-SIGNEDBENEFICIARY'SCOMMERCIALINVOICESINONEORIGINAL
AND3COPIES,CERTIFIEDBYC.C.P.I.T
ANDBEARINGTHISCLAUSE:
''WECERTIFYTHATINVOICES
AREINALLRESPECTSCORRECTANDTRUEBOTHWITHREGARD
TOTHEPRICEANDDESCRIPTIONOFGOODSREFERREDTOTHEREIN
ANDASINVOICENO.XM2007082701DATED25.3.2007
INDICATEDINTHISCREDITANDTHATTHECOUNTRY
OFORIGINORMANUFACTUREROFTHEGOODSISCHINA
签名的受益人发票,正本和三份副本由C.C.P.I.T(贸促会)盖章,并且带有这句条款:
''WECERTIFYTHATINVOICESAREINALLRESPECTS。
。
。
THEGOODSISCHINA)这句话照搬显示在发票上。
(这句话我的理解是要四份发票由贸促会盖章,所以我盖了四份,以前所接触的大多只是要求一份正本贸促会盖章)
2-CERTIFICATEOFORIGININONEORIGINALAND3COPIESISSUED
ORCERTIFIEDBYC.C.P.I.T
TOTHEEFFECTTHATTHEGOODSUNDEREXPORTAREOFCHINESE
ORIGINANDTHATSAIDCERTIFICATESHOULDSHOWTHENAMEOF
FACTORYORPRODUCEROFSUCHGOODS.
产地证一正三付贸促会盖章,用以表明出口的该货物为中国原产,并且显示这批货物的制造商或工厂。
通常产地证只有一正二付,做法是,副本在盖章前先复印一份再盖
3-FULLSETOFCLEAN(ONBOARD)MARINEBILLSOFLADINGIN3/3
ORIGINALSISSUEDBYSHIPPINGCO'SIT'SLETTERNEADFORMATISSUED
TOTHEORDEROFTHEHOUSINGBANK
SHOWINGFREIGHTPAYABLEATDESTINATION
ANDNOTIFYM/S:
BEEIMPORTANDEXPORTGROUP
ANDINDICATINGNAMEANDADDRESSOFTHE
SHIPPINGCOMPANY'SAGENTINJORDAN.
全套(三正三付)已装船提单由船公司出具,收货人显示:
TOTHEORDEROFTHEHOUSINGBANKFORTRADEANDFINANCE,提单上显示:
运费到付(即FREIGHTPAYABLEATDESTINATION),通知人为:
BEEIMPORTANDEXPORTGROUP
并且注明船公司在约旦的代理的名称,地址。
4-PACKINGLISTIN3COPIES.三份装箱单
5-CERTIFICATEOFWEIGHTIN3COPIES.三份重量单
6-CERTIFICATEISSUEDBYTHEBENEFICIARIESINDICATINGTHATTHE
GOODSAREBRANDNEWANDINCONFORMITYWITHTHECREDIT.
受益人证明
7-CERTIFICATEISSUEDBYTHEMASTERORTHECARRIEROWNEROR
THEAGENTSCERTIFYINGTHATTHECARRYINGVESSELINDICATED
INTHEB/LISCLASSIFIEDANDNOTOVERAGE.船证明,特别注意,船证章要和提单章相同。
包括日期也要相同。
8-CERTIFICATEISSUED,SIGNEDANDSTAMPEDBYTHEOWNERS,
CARRIERS,MASTER,CHARTERERSORAGENTSOFTHEVESSEL
CERTIFYINGTHATTHECARRYINGVESSELISSUBJECTTO
INTERNATIONALSAFETYMANAGEMENTCODE(ISM)CARRIESVALID
SAFETYMANAGEMENTCERTIFICATE(SMC)ANDDOCUMENTOF
COMPLIANCE(DOC)FORTHEPURPOSEOFPRESENTINGTHEMTO
THEPORTAUTHORITIES.船证明
47A
ADDITIONALCONDITIONS
1-ALLDOCUMENTSSHOULDBEDATEDANDINDICATETHISL/CNUMBE
R
ANDTHEHOUSINGBANKFORTRADEANDFINANCENAMEANDISSUANCE
DATE.所有的文件要显示信用证号及开证日期,及开证行。
(这一点要注意。
)
2-NEGOTIATIONOFDOCUMENTSUNDERRESERVE/GUARANTEEISNOT
ACCEPTABLE.
3-ALLDOCUMENTSSHOULDBEISSUEDINENGLISHLANGUAGE.
4-SHIPMENTOFREQUIREDGOODSONDECKACCEPTABLE.货装甲板提单可接受。
5-THIRDPARTYDOCUMENTSARENOTACCEPTABLE.
第三方单据不接受(这一点我始终不是太明白,何为第三方单据)
6-B/LMUSTSHOWTHECONTAINER(S)SEAL(S)NUMBER(S)ALWAYS
WHENEVERSHIPMENTEFFECTEDBYCONTAINER(S).
只要运输是用集装箱装运的,提单必须显示柜号,封签号。
7-FREIGHTFORWARDERTRANSPORTDOCUMENTISACCEPTABLE.
货代提单可以接受
8-SHORTFORMB/LISNOTACCEPTABLE.简式提单不接受(一般也不可能出这样的提单)
9-AFLATFEESFORUSD50.-OREQUIVALENTWILLBEDEDUCTED
FROMEACHSETOFDISCREPANTDOCUMENTSASDISCREPANCYFEES.
如果出现不符点,整套交单资料将扣除USD50作为不符点费用
10-L/CAMOUNTTOREAD:
+/-50/0USDTHIRTYFIVETHOUSANDNINE
HUNDREDEIGHTYFIVEL/C金额为:
。
。
。
。
这个发票上照写就行(,不用写+/-50/0。
。
,直接按实际出货的金额写,但此金额必须L/C金额的+/-50/0范围内。
)
11-ALLDOCUMENTSSHOULDBEISSUEDINTHENAMEOFM/S:
BEEIMPORTANDEXPORTGROUPEXCEPT
B/LTOBEISSUEDTOTHEORDEROFTHEHOUSINGBANK
ANDNOTIFYM/SBEEIMPORTAND
EXPORTGROUP所有的文件必须以:
M/S:
BEEIMPORTANDEXPORTGROUP为收货人,除了提单是收货人:
TOTHEORDER。
。
,通知人:
BEE。
。
。
12-50/0MOREORLESSINQUANTITYANDAMOUNTIAACCEPTA
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