外贸业务员.docx

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外贸业务员

外贸业务员

外贸业务员是从事对外贸易业务的销售人员。

目 录

1 工作职责

1. 1.1 及时打样

2. 1.2 精确报价

3. 1.3 积极联系

4. 1.4 树立理念

2 职业素养

1. 2.1 基本心态

2. 2.2 基本素质

3. 2.3 专业素质

4. 2.4 优秀外贸员

5. 2.5 1，广交朋友

6. 2.6 2，常访论坛

7. 2.7 3，投资于学习

8. 2.8 4，电子商务

3 职业要求

4 工作内容

5 工作细则

1. 5.1 准备工作

2. 5.2 客户接待工作

3. 5.3 客户来访接待

4. 5.4 客户接洽业务

5. 5.5 整理报价单

6. 5.6 开国内订单

7. 5.7 开拓国内订单

8. 5.8 业务工作流程

9. 5.9 客户维护与开发

10.5.10 其他相关职责

6 就业前景

7 职业技能

8 岗位描述

9 外贸业务员的心得

1 工作职责

及时打样

要按客户的要求，书面详细列出打样单。

打样单上应严格明晰四大要素：

货号、

原料、颜色搭配和做法。

打样单的格式应严格参照大货订单格式，即货号-颜色

-数量应列出表格，而不能是其它的任何格式。

打样单应由外贸部经理签字后，

方能安排打样，外贸部经理不在时，由外贸部经理指定的人签字。

如涉及 XX 模、

五金模具是否要开，应请示外贸部经理。

如打样需新购原料或辅料，应书面通

知采购部购买。

如采购过程中涉及最少起订量的，应马上汇报外贸部经理，由

外贸部经理决定如何处理。

样品完成后，应仔细审核样品，寄出前，必须拍照存入电脑档案。

如果是新客

户，样品是否向客户收费、收多少、快递费是预付还是到付，需请示经理，由

经理决定。

总的原则是：

如果是少量样品，样品免费，运费到付。

如样品数量

较多，应考虑样品收费，运费到付。

精确报价

严格把握“核价单”，精确地报出美金销售价格。

一般情况下，核价单只要掌

握两种就可，一种是“一般贸易核价单”，一种是“进料加工核价单”。

核价

单原则上是由计划部提供的。

业务员在向计划部索取核价单时，应拿到 Excel

的电子格式，而不是纸张打印件。

拿到计划部提供的核价单后，业务员应逐字

逐行进行审核，检查是否有任何可能的差错。

特别要有能力看出明显的错误，

如发现一个 XX 皮康纸的金额为 5 元，一个 XX 里布的用量为 1 米，应立即通知

计划部，要求计划部立即改正错误。

当遇到计划部未能及时提供核价单，客户又要马上提供报价时，业务员应立即

动手，收集相应的核价单数据，自己制作出准确的核价单。

业务员一定要看清楚核价单中利润和销售利润率的计算方法的公式是否正确。

利润=美金卖价 X 汇率 X0.96-成本

销售利润率=利润÷（美金卖价 X 汇率）X100%

美金卖价确定后，原则上必须经外贸部经理审核后，方能对外报价。

个别客户

提出佣金要求的，业务员必须把事情的来龙去脉向外贸部经理汇报清楚，由经

理决定如何操作。

积极联系

积极主动与客户保持联系，促使客户及早下订单。

样品寄给客户之后，应在快

递网页上查阅客户是否已经收到样品，确认客户样品收到后，应立即发信给客

户，非常客气地询问客户对样品的评价，询问客户是否有下订单的可能。

树立理念

业务员应始终牢固树立“订单就是命令”的企业理念。

客户下订单后，业务员

应在第一时间整理出中文订单，并立即下发到有关部门。

客户下订单后，业务

员应立即放下手头其它并非万分要紧的事情，全身心投入到对客户订单的分析，

围绕“货号-原料-颜色搭配-做法”四个要素，与打样时的最后确认样核对（必

要时要再次与打样间沟通），如有客户交待不清的，应立即发电子邮件与客户

书面确认。

客户确认后，立即打印出中文订单并下发。

从收到客户原始订单到

中文订单下发，整个过程的时间，能半小时解决的，坚决不能用 1 小时解决，

能 1 小时解决的，坚决不能用 2 小时解决，以此类推。

整个过程，最长不能超

过 48 个小时。

如果期间业务员正好轮到休息，则无条件调休。

如客户原始订单

有交待不清，业务员发电子邮件后，客户在上班时间的 4 个小时内没有回复的，

此时业务员应立即做两件事：

第一，打电话给客户，催促客户尽快书面回复；

第二，口头汇报外贸部经理，讲明情况，如外贸部经理提出新的建议的，立即

按经理的要求去做。

中文订单的发文放范围应在订单的最上面显示清楚。

显示发放范围的标准格式

是“发：

沈阿瑟

（1）、张三（6）、李四（3）、王五（6）、钱六（5）、赵七

（1）、李八

（1），共 23 份。

”

中文订单中应绝对杜绝模糊语言，如“与上次一样”、“与去年一样”、“有

关部门”等等。

在中文订单的右下角，业务员应手工亲笔签下自己的姓名，而不能在电脑中打

印出自己的姓名。

手工亲笔签名，表明业务员已对订单的内容已经彻底审核，

已经没有任何丝毫的差错，也表明业务员已对此订单已经完全承担全部的责任。

当然，订单最终确认的另一个重要的指标是客户 30%定金到账，或信用证到手。

如定金或信用证未到位，可下发订单，让计划部先计算用料，但要书面通知采

购部：

“所有物料采购等通知”。

2 职业素养

基本心态

1） 热爱外贸工作，永不放弃；

2） 站在客户的立场上想问题，做事情；

3） 勤奋工作，虚心学习；

4） 有良好的自信心，要有奋斗目标。

基本素质

1） 熟悉出口业务操作流程；

2） 书面英语过硬，口语良好，与客户能够进行业务沟通；

3） 熟悉常见的国际交往礼仪；

4） 熟悉日常的交际英文，接待客人显示出良好的修养和职业素质；

5） 熟悉常用的办公文件，例如：

Word, excel, Photoshop, Powerpoint,

Outlook, AutoCad 等.；能够使用传真机、复印机等办公设备；

6） 能够草拟标准的传真及信函，能够独立完成信用证的审核，根据信用证制

定正确的出口单证；

7） 拨、接电话要显示良好的公司形象。

例如：

国内模拟

拨通电话，你应该说：

您好，我是 xxxxxxxx 有限公司外贸部的 xxx，请问是

XXX？

然后切入正题。

接听电话，你应该说：

xxxxxxx 有限公司，您好，我是 xxx,请问有什么能够帮

助你的？

国外情景模拟：

拨通电话：

Hello, this isxxx, from xxxx Co., ltd. May I speak to Mr

/ms xxx?

接听电话:

Hello, this is xxxxx Co., Ltd. I’m alex. May I help you?

专业素质

1） 对本工厂的产品能够非常熟悉，对生产流程有详细的了解；对产品品质能

够准确作出判断；对产品的主要材料有一定的了解；能够独立准备一份公司

CATALOG 供给人参考；能够草拟一份专业的报价单；熟悉工厂运营方式的组织

机构构成。

2） 对竞争对手的产品有相当的了解；对整个从事的行业有一个正确的了解；

对国外的同类产品有一个详细的了解。

3） 对相关的产品测试标准有完整的了解。

4） 能够从客人的语气里面，判断出客人的意图。

5） 能够对客人的来访提前做出接待安排；能够独立带领客人参观工厂；能够

巧妙的回答客人的问题。

6） 对出口货物操作有实际的经验。

7）能够独立向客人介绍产品、公司，并且正确、专业的回答客人提出的问题。

8）对出口货物包装及标志能够有专业的设计观念，确保符合出口货物的需要。

9）对于国外正在执行的订单，要提供详细的生产计划通知单与生产部门及相关

的部门。

[1]

优秀外贸员

对于那些想学好外贸的在校生，或者想刚进入有志于成为优秀外贸业务员的朋

友，你们所需要做的是结合实际来学习课本知识，那怎样学呢？

1，广交朋友

他们是很好的导师，甚至比你们的老师还好.也许他们不会免费帮你。

你应该学

会通过提高自己从而也可以给他们帮点忙，比如：

寻找信息，翻译之类的。

顺

便说一下，你可以从福步上海论坛获得很多外贸精英的联系信息。

要有双善于

发现的眼睛。

2，常访论坛

推荐福步上海论坛、阿里巴巴商人论坛、跨国外贸论坛、TOXUE 外贸论坛。

从

这些地方，你将会发现你们的书本和实际的巨大差别。

你知道，知识更新很快。

你的教科书经常是过时的。

在论坛里面，你可以和大家讨论，帮助他人，或者

问问题。

比如在福步论坛，你可以发求助贴，记得使用一个清楚的标题，直接

的方式提问，这样别人看了标题就知道是否能帮你。

遇到问题可以求助XX知

道，也可以在XX知道帮助他人。

如果在阿里巴巴论坛，你最好使用阿里帮帮

提问。

因为这样你能得到更多的关注。

你问问题的时候需要付出财富值，回答

问题正确的可以获得财富值。

从而你会明白“要得到，先付出”。

这就是生活。

从而你会发现这样更有趣，所以会激发你去更努力的学习。

3，投资于学习

留意有关国际贸易的最新流行的书籍。

你需要投资于你的学习，只是值得的。

别局限于你的所谓的经典的教科书。

而且你要能方便的上网和学习电脑技术。

即使你用不起手机，也要想办法弄台电脑。

没有它，你将会被甩在后面。

4，电子商务

学校可能不教你电子商务知识，但是对于做外贸，那是必不可少的。

在福步论

坛有个电子商务版块。

在那里你可以获得很多最新的实用的学习材料。

还有另

外一种方式，在XX等博客站点博客，将有助于你学习如何推广网站，和怎样

写受欢迎的文章。

最重要的是，不断的思考，你才会发现你自己独特的方式。

别人的意见只能作

为参考。

推荐网站：

世贸人才网之世贸大学。

3 职业要求

一般要求大专以上学历，贸易类、语言类、金融类相关专业，而外销员从业资

格证、报关员资格证书、国际贸易单证员证书等相关资格证明则显得更为重要。

4 工作内容

外贸工作千头万绪，做为主心骨的业务人员，只有清晰地了解自己的工作内容，

认识工作职责，才能更好地完成工作。

针对外贸业务人员日常工作，总结出以

下十四个方面。

一、业务人员在国外采购商的询价，做出产品报价前，应了解客户基本信息，

包括是否终端客户、年采购能力、消费区域，以及产品的用途、规格及质量要

求，我公司是否能够生产等。

这项工作，随着外贸管理软件的研发应用，信息

化工具的不断完善，已经能够自动化统计显示。

在富通天下、畅想等外贸管理

软件中，都具备这样的功能，相对富通天下在这个功能挖掘得更深一些，做得

更成熟一些。

二、对于外商的邮件、传真，原则上在 24 小时内答复；特殊情况需要延期的，

应及时向外商解释及大概需要的时间。

外贸业务员工作繁杂，询盘邮件众多，

难免有遗忘的时候。

但是随着富通天下等外贸管理软件功能不断完善，系统能

自动提醒业务人员：

哪些邮件未回复？

哪些邮件已经多时未跟踪？

这很好地起

到了一个提示的作用。

三、对于外商的产品报价，原则上按照公司财务部门经核算后的价格表（外销）

执行；公司财务部门根据市场状况及生产成本，定期进行核算，对产品价格进

行调整。

四、对于定单数量较大，外商所能接受的价格低于我公司公布的价格的，业务

人员应先上报部门经理批准实施；部门经理不能批复的，报总经理批准后实施。

五、对于 C&F 及 CIF 报价，需要我方办理运输、保险的或需要进行法定检验的

等事项，业务人员应事先联系相关中介机构进行确定，选择中介机构应考虑业

务熟练、服务效率高及收费合理。

六、对于外商的寄样要求，原则上要求到付；对于样品数额较大，原则上对方

承担成本费用。

在正式定单后，可以扣除成本及寄样费用。

特殊情况，如关系

比较好的老客户，我方可以预付并免收样品，报部门经理批准后执行。

费用较

大的，可报总经理批准后执行。

七、对于外商需要打样的，业务人员应和生产部门协调，确保样品的质量及规

格符合要求；样品需要部门经理审核后寄出；外商对于产品有包装或唛头要求

的，正式包装或印刷前需经外商确认。

八、付款方式上，原则上考虑前 TT 全部或部分作为定金，剩余见提单传真件付

款，及全部短期信用证。

收汇银行和业务员负责对信用证做形式和内容的检查，

发现差异的，应及时通知外商修改。

信用证审查无误后，报部门经理复核。

九、原则上，公司在收到外商的全部货款、部分定金及信用证经复核无误后，

开始安排生产计划，组织货源，进行生产。

十、在定单生产阶段，业务人员应到生产车间会同生产主管对产品生产进行监

督、检查，发现问题及时解决；或由部门经理协调解决，或部门经理上报总经

理解决。

严格把握产品的规格、质量、包装、生产时间符合同外商的约定。

十一、对于 C&F、CIF 价格条款的，业务人员应在生产结束前一周，安排好货代，

确定定舱事宜；一般在船期前二日，安排装柜、运输。

十二、需要委托中介机构进行报关、商品法定检验、保险的，业务人员应及时

准备相关资料交中介机构办理；办理过程中，业务人员可以协助。

十三、收汇方式为信用证的，业务人员必须细心操作，谨慎处理，注意单证的

一致性，做到安全收汇。

十四、 全部收汇后，业务人员请对相关资料进行整理，将相关单据较财务部门

及时外汇局、税务局办理核销、退税。

并注意对外商的售后服务，进行跟踪，

以建立长期的可信赖合作伙伴关系。

[2]

5 工作细则

准备工作

营业助理复查上次该客户当面所交代或来电来函所应办工作是否已完成,如未完

成应速办妥。

（一）营业助理对客户所寄来拟在仿制的原样品,如需准备报价、样品、印盒、纸

套、标纸、标头、陈列箱、说明书等资料,应即准备齐全,如有问题不能解决,应

即向主管经理请示如何处理。

（二）营业助理须将客户所欲购的项目,应准备最新报价,以满足客户再订购的需

要。

（三）营业助理应客户所需,代订饭店房间、并于前一天应再与饭店联络,不可有

误。

（四）营业助理须通知装押助理,最迟于于客户来前一日办妥 OOL。

（五）如需采购部有关科长配合准备工作者,营业助理应协调妥善对大客户来应预

到公司日期。

客户接待工作

（一）如需到机场迎接,营业部助理应向总务科安排接机事宜,并应于飞机抵达前

2 小时与航空公司机场办事处联络班机确定到达时间。

必须提前 5 分钟抵达机

场或饭店将客人接来公司。

（二）如客户需赴工厂察看,营业助理应事先与工厂联络,安排行程。

（三）如客户需要游览名胜古迹,营业助理应事先安排观光行程。

客户来访接待

（一）赴机场或饭店接客户前,营业助理应将有关资料、档案、样品等置于业务洽

谈室。

（二）如客户需要饮料、食品等,营业助理应通知样品室准备。

（三）如需采购部有关科长备询时,营业助理应事先通知待命。

客户接洽业务

（一）营业部经理及助理陪客户挑选样品。

（二）经客户挑选的有兴趣产品,营业助理应即记录详细资料及产品编号、规格、

包装明细、材数,最近工厂价格。

如有必要,得与有关科长协调报价。

如客户是

以 C&F 或 CIF 条件采购者,应即计算所拟报单位数量的运费,如该产品客户以前

曾购买者,则应记录前次厂价与卖价。

（三）与客户洽谈中,对报价及客户所特有要求的规格、形态、大小尺寸、厚度、

结构材料、颜色、包装、品质、订购数量等，营业助理均应详细列入记录,必要

时画上该产品草图。

（四）如客户当日未能决定采购者,须待次日继续洽谈时,营业助理应将所挑选出

来的样品,留条嘱咐样品室暂保留于业务治谈室架子内。

以免下次洽谈时重复挑

眩（保留期限不得超过一星期）。

（五）如客户不予洽谈或已洽商完毕的样品,营业助理应嘱咐样品室归还原处。

（六）客户如有任何询问应即查核答复,如不能即时答复,亦应向客户说明原因并

告以何时答复。

（七）与客户洽谈中,对客户所交代的工作应于下次洽谈前完成。

整理报价单

（一）应客户需要,将洽谈中感兴趣的产品,营业助理与采购部有关科长协调整理

报价单,经主管理经理核阅后打出交给客户。

（二）客户订购产品,营业助理应于客户离公司的当日或限内将报价单单项总价及

全部总价底稿整理妥当,呈主管经理阅后,扫报价单所规定份数增加二份。

如是

C&F 或 CIF 时,报价单上的材数不予打出。

（三）营业助理,应即核对报价单是否与底稿相符,如有错误即自行修改确实无误,

然后抽出一份报价单请示经理后,开国内订单,连同国内订单装运联一并交装押

助理。

（四）所有寄国外信件,报价单若其他一切文件须由营业助理核对,并在寄出份上

经理签名处旁签名和签注日期,送交主管经理发出,但报关文件由营业助理于结

并前自行核对单价数量，必须在当日内完成。

开国内订单

营业助理应时常查核自存的报价单,并尽速请主管经理会同有关采购科长发出国

内订单,并在存档报价单及资料卡或 PRICE LIST 上注明承制工厂、厂价、国内

订单号码及日期。

（一）订单上唛头可采用下列方式:

1.刻章。

2.打字。

3.由营业助理书写清楚。

（二）如国内订单上数量、价格、包装、规格、唛头有变更时,即发出"订单更改

通知",并与原国内订单留底联装订一起。

（三）如是将国内订单改开另一工厂,则应于国内订单留底联、验货联、装运联上

注明,"本订单是原订单号重开,原订单作废"并于存档报价单联及资料卡或

PRICE LIST 上更改国内订单号码、日期、承制厂名称价格,但在工厂联及签回

联上绝对不可注明该订单是重开,并即将装运联直接交装运押助理。

（四）原国内订单如是改开别家工厂时,须用特别编号,举例如下:

KR-1021 （此为改开订单号码）

K-1021 （此为原订单号码）

（五）需动退的货,外箱上要打记号,应于订单上特别注明,告知工厂。

（六）如是纺织品的订单,亦应于订单上注明需办 GUOTA 才可出口。

（七）印制样品请款时,务必附上样品才可付款。

（八）订单一个 ITEM 在￥5,000 以上,科长在时一定要让科长签字,才能寄出,如

科长不在而急于需寄出的订单由营业部自行决定。

此订单进否要由科长签字才

寄出,但如未经科长签字的订单,采购科长应协助出货,而催货则由营业部负责。

（九）凡向工厂催货（包括配件及印刷品）一切的责任由营业助理负责,但装押助理

协助催货。

开拓国内订单

（一）国内订单开妥后,须校对与报价单上所列的包装、数量是否相符。

（二）开妥国内订单送主管经理核阅签名后:

1.留底联存查。

2.工厂联及签回联及验货联交管制中心。

3.装运联连同报价单一份交装押助理保存出货用。

4.签回联逾 10 天工厂未自动签回时,由管制中心过滤,如该订单单项金额超过美

金 2000 元或人民币 8 万元以上者,通知有关副（助）理或外务员负责签回,（如金

额未超过以上金额者不必硬性签回）,如超过美金 5,000 元者,务必由各有关科长

签回。

5.管制中心收到签回联时,核对单价、数量后,如签回联上有更改部分,应由管制

中心通知各承办助理，再交行政助理处理后转交各有关人员更改样品室价格。

[3]

业务工作流程

1.整理报价：

针对不同客户询盘，提供相关报价资料。

其中，对于出口产品的报价主要包括：

产品的质量等级、产品的规格型号、产品是否有特殊包装要求、所购产品量的

多少、交货期的要求、产品的运输方式、产品的材质等内容。

所有正式报价单

需打印出来，并由经理签字存档。

2.处理样品：

制作详细样品单，向工厂索取样品，以免工厂错误打样。

收到样品之后，应核

对样品尺寸，质量和照片，确保寄出的样品同报价吻合，可以按照其生产。

另，

针对有的工厂的样品费用问题同工厂和客户协商。

并针对寄样费用，同客户协

商，协商不了的情况下，汇报上级，达成解决之道。

寄样需记录相关寄件信息，

以便及时追踪和后查。

3.订货（签约）：

贸易双方就报价达成意向后，买方企业正式订货并就一些相关事项与卖方企业

进行协商，双方协商认可后，需要签订《购货合同》。

在签订《购货合同》过

程中，主要对商品名称、规格型号、数量、价格、包装、产地、装运期、付款

条件、结算方式、索赔、仲裁等内容进行商谈，并将商谈后达成的协议写入

《购货合同》。

合同需由业务和经理审批，填入“出口合同审核表（订单跟踪

表）”，尽可能将各种预计费用都列明。

通常情况下，签订购货合同一式两份

由双方盖本公司公章生效，双方各保存一份。

4.收取订金或信用证：

4.1：

如果是 L/C 付款的客户，通常是在交货期前 1 个月确认 L/C 已经收到，收

到 L/C 后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否

保障，及其它可能的问题，如有问题应立即请客人改证。

4.2：

如果是 T/T 付款的客户，要确认定金已经到账。

5.下国内生产定单：

在收到信用证或预付款的前提下，开始进行备货。

根据订单制定生产计划单，

经过审批后，下达到生产部进行生产。

如需要，应同时下条码贴纸的生产单给

工厂，此类印刷品应要求工厂提供倍品，并确保扫读 OK，以免影响出货。

6.追踪和验货：

在备货过程中，生产部同步进行生产进度汇报，对生产完的产品进行入库登记，

以便业务人员掌握整个订单的生产进度。

一般在交货期前一周，通知公司验货

员验货。

如客户指定人员检验。

一般要在交货期两周前与验货人联系，预约验

货时间，确保在交货期前安排好时间。

确定后将验货时间通知工厂。

注：

每次新产品出货，需有大货样品留底。

7.租船订舱：

7.1．在备货的同时，如果本票业务不为客户指定货代，则向货运代理公司询

价，确定本次出运的货代公司。

7.2、在货物全部生产、包装完毕后，生产部制作装箱单，业务人员根据报来的

装箱单，结合合同及信用证货物明细描述，开列出仓通知单。

通常在开船

一周前可拿到定仓纸。

7.3、单证储运部门根据出仓通知单、工厂制的装箱单、信用证统一缮制全套的

出运单据。

出运单据包括出口货物明细单、出口货物报关单、商业发票、装箱

单。

7.4、单证储运部门先将出口货物明细单传真给货代公司进行配船订舱，确认配

船和费用后，准备全套报关单据（出口货物明细单、报关委托书、出口货物报

关单、商业发票、装箱单、出口收汇核销单等）寄到货代公司用于报关、出运；

7.5、在货代公司确认配船和费用后，收到货代公司送货通知单（要求在指定日

期前将货物运至指定仓库）。

8.报检：

国家法定商检产品需拿到商检证书。

一般应在发货一周之前拿到商检换证凭单/

条。

货物经检验合格，附报检委托书、外销合同、信用证复印件、商业发票、

装箱单、纸箱证等单据取得商检局出具换证凭单，寄到货代公司用于报关。

9.申领核销单：

单证人员凭出口货物明细单在本公司申领核销单。

10.出口报关：

在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。

通常要给报关留出两天时间（船截关前）。

10.1 单证部门拿到核销单后，将货代公司报关所需的报关委托书、出口货物报

关单、出口收汇核销单、商业发票、装箱单、外销合同用快件寄出。

联系并确

认货代公司收到上述单据。

10.2 公司负责商检的人员将商检换证凭单寄给货代公司，货代公司凭收到的商

检换证凭单，到出入境检验检疫局换取出境货物通关单。

10.3 公司根据货代公司的送货通知按时将货物送到货代公司指定的仓库。

报关

通过后，货代公司安排集装箱拖货至船公司指定的码头。

11.收款：

11.1.准备文件：

督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。

仔细核对样本无误后，

向船公司书面确认提单内容。

如果提单需客人确认的，