入职报到管理办法.docx
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入职报到管理办法.docx
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入职报到管理办法
入职报到管理办法
文件编号:
HR-1-3-1 制定部门:
行政人力资源部生效日期:
年月日
适用范围:
报到手续办理以及相关文件资料的保管规定。
审定记录:
制定:
审核:
核准:
告知方式:
□张贴公告□会议传达□阅读证明□培训学习□其他:
前言
为了规范员工入职报到,确保入职程序流畅,特编写本办法。
本办法由行政人力资源部提出、归档。
本办法起草部门:
行政人力资源部
修订记录
版本号
修改章节
更改内容简述
生效日期
1.0
首次发布
无
说明:
文件首次发布时,“修改章节”栏写“首次发布”,“更改内容”栏写“无”。
入职报到管理办法
1.录用通知
1.1.审批同意录用的,行政人力资源部可以采用电话、邮件等多种方式,通知已录用人员办理入职报到手续,并发放《报到通知书》(附件一,文件编号:
HR-1-3-1-B1)。
1.2.《报到通知书》应注明以下事项:
1)办理时间、地点、联系方式,以及交通指引;
2)必须携带的资料清单;
3)必要的用品;
4)安全提示
1.3.对于需要注明工资待遇和拟安排岗位情况的,应加注“具体工资待遇和工作安排,以双方签订的劳动合同约定为准”的声明内容。
1.4.对于录用人员的咨询,应按上述规定的内容回答。
1.5.录用人员凭上述通知书前来办理报到手续,并由行政人力资源部收回该通知书。
2.报到手续
2.1.行政人力资源部发给《报到手续清单》(附件二,文件编号:
HR-1-3-1-B2),录用人员根据清单办理相关手续。
2.2.报到手续应严格按照以下规定,依次逐项办理,并经行政人力资源部确认:
2.2.1.审查身份资格
1)要求出示有效身份证、学历证书及其它在《入职登记表》上填报的资格证书,或者相关文件。
2)根据《入职登记表》和《报到通知书》的记录情况,确认入职资格。
2.2.2.签署《录用告知书》(附件三,文件编号:
HR-1-3-1-B3)。
2.2.3.签订劳动合同书。
1)必须由录用人员本人当场签署,禁止委托他人,或者带走签署后再交回的签署方式;
2)在《劳动合同签订登记表》上签署确认;
3)签署《劳动合同书发放证明》或在单位持有的劳动合同书上签收。
2.2.4.提交规定的人事资料。
2.2.5.以下人员应办理相关登记手续:
1)女性或未成年人在《女员工/未成年工登记表》(附件四,文件编号:
HR-1-3-1-B4)上填写规定的内容。
2)特种岗位录用的人员在《特种工登记表》(附件五,文件编号:
HR-1-3-1-B5)
3)按照相关岗位要求,属于涉密员工的,则在《劳动合同签订登记表》注明签订保密协议的内容,并参照相关规定签订保密协议。
2.2.6.签领《员工手册》或《入职须知》(附件六,文件编号:
HR-1-3-1-B6)。
1)HR发放《员工手册》,新员工阅读后,由本人签收。
2)告知有关上班时间、规章制度培训学习等与新员工报到后开始工作有密切相关的事项。
2.2.7.登记领取相关物品:
工作证、考勤卡、办公用品等。
2.2.8.填写《新员工入职单》(附件七,文件编号:
HR-1-3-1-B7)
2.3.完成上述手续后,行政人力资源部审查《报到手续清单》,确认无误后,签发《到岗通知书》(附件八,文件编号:
HR-1-3-1-B8)。
人力需求部门以此通知安排新员工的其他有关事项。
3.人事资料
3.1.新员工报到后,行政人力资源部部将设立员工档案,并及时收集保管相关资料。
3.2.劳动合同书及《劳动合同书发放证明》、《录用告知书》等人事资料应在当日存档保管。
4.使用表单
使用表单编号
表单名称
记录保存责任者
表单连接
保存期限
到期处理方式
记录形式
<电子、文本>
HR-1-3-1-B1
报到通知书
表单连接
电子或文本
HR-1-3-1-B2
报到手续清单
表单连接
电子或文本
HR-1-3-1-B3
录用告知书
HR-1-3-1-B4
女员工/未成年工名册
表单连接
电子或文本
HR-1-3-1-B5
特种工登记表
表单连接
电子或文本
HR-1-3-1-B6
入职须知
表单连接
电子或文本
HR-1-3-1-B7
新员工入职单
表单连接
电子或文本
HR-1-3-1-B8
到岗通知书
表单连接
电子或文本
附件一:
《报到通知书》(文件编号:
HR-1-3-1-B1)
报到通知书
致:
先生(女士)
恭喜您顺利通过了本组织的录用考核,本组织同意录用您,现将有关办理入职报到的事项通知如下:
一、办理入职报到的日期:
年月日(至月日)。
二、录用岗位:
。
(因本组织管理情况及岗位名称的描述习惯,该岗位名称可能存在不同含义,应以劳动合同的相关约定为准。
)
三、入职报到手续如下:
1.您必须提供给本组织查验的原件资料:
1)有效身份证件、社保卡;入职日前一个月内的区级以上公立医院的健康检查资料、婚况计划生育资料;
2)与您在本组织《入职登记表》中填报一致的学历学位证书,以及学历学位证书的验证资料(验证资料可到人才交流中心办理);与应聘岗位有关的专业技术、技能证书;
3)其他资料:
如驾驶证。
2.您必须提交给本组织的资料:
1)上述资料复印件各1份;一寸彩色蓝底照片3张,及电子照片;
2)与您身份证一致的银行存折(卡)复印件,并签名确认;
3)离职证明(原单位离职证明,必须为原件);
4)其他资料:
。
3.您必须签署或签收的文件:
1)签署《入职告知书》,和《员工手册》或《入职须知》;
2)签订并签收劳动合同;
3)本组织规定的其他文件。
四、重要提示:
1.如有以下情形,本组织有权撤消录用决定:
(1)未经同意不在上述指的日期前来办理入职手续;
(2)不能按上述规定提供,或提供的资料无效、虚假的;
(3)被查证存在隐瞒、欺诈行为的;
(4)办理手续时不服从本组织有关人员安排的;
(5)严重违反本组织相关规章制度的其他行为的。
2.上述通知事项如有变更或与具体入职报到事项有差异的,应以本组织规定并实际安排确定的为准,届时将向您另行书面告知。
3.联系人:
联系电话:
年月日
附件二:
《报到手续清单》(文件编号:
HR-1-3-1-B2)
报到手续清单
编号:
姓名:
岗位/职位:
报到日期:
类别
项次
事项/手续
确认签署
备注
查验事项
1
身份证、社保卡
2
学历证及证书验证资料(毕业证、学位证)
3
未婚证明或结婚证、计划生育资料
4
身体健康证明资料(入职日前一个月内)
5
其他资料(驾照等)
提交事项
6
第1-5项资料的复印件
7
照片3张(一寸彩色蓝底)
8
离职证明(注:
必须提供原件)
9
银行帐号
签署/签收事项
10
签署《入职告知书》
11
签订并签收劳动合同
12
签收《员工手册》或《入职须知》
13
考勤卡(门禁卡)
14
领取办公用品、通讯录等
其他事项
15
工作牌、工作邮箱
16
购买短期健康保险
17
购买社会保险(入职一个月后)
18
饭卡证明
完成记录
完成情况
核准意见
□未完成第项次手续。
□已全部完成上述手续。
核准:
填写说明:
一、本表由行政人力资源部根据《报到通知书》发给办理报到手续的新员工。
二、办理顺序可以根据本表的“项次”为序,逐项办理,并经本组织的各相关经办人在“确认签署”栏签署确认。
三、根据入职报到手续的办理情况,本组织可以撤消录用决定。
四、根据录用员工的有关部门情况,本组织可以调整本表的办理事项或手续。
附件三:
《录用告知书》(文件编号:
HR-1-3-1-B3)
录用告知书
编号:
致:
先生(或女士)
经审查决定,本组织同意录用您,现告知有关情况如下:
一、工作情况
(一)工作内容
您的工作内容是(岗位或工种),因本组织的经营特点、管理情况以及名称、定义不同,可能形成对工作岗位、工种的描述存在差异,但与招聘广告注明的工作内容是一致的,录用条件依照该工作内容而设定。
工作内容应以劳动合同的约定为准。
(二)工作条件
本组织为您提供的工作条件符合法律规定。
根据员工的工作情况,本组织将提供不同的劳动保障条件和福利待遇。
对于依法招用的已满十六周岁不满十八周岁的未成年工和女员工,本组织将按照法律规定,为其提供特殊保护和工作条件。
(三)工作地点
您的工作地点是 市。
本组织因为经营需要,可能改变上述地点,但变更工作地点时,将按照法律规定与员工进行协商。
(四)职业危害
本组织已经按照法律规定建立健全了预防、控制和消除职业危害的各项规章制度,并采取了相应的有效措施。
为保障您的劳动权益,本组织仍应预先告知与工作岗位相关的,可能的职业危害是 。
(五)安全
本组织在安全方面,也已经根据法律规定建立健全了各项规章制度,设置了安全管理部门并配备了安全管理人员和安全设备设施。
(六)劳动报酬
本组织的工资分配制度符合法律规定。
根据工作情况和员工表现,本组织实行绩效竞争机制下的劳动报酬和其他待遇标准。
实际工资及其他劳动报酬以劳动合同的约定为准。
二、录用条件
录用条件是指,根据经营的情况,由本组织依工作内容设定的工作能力、工作经验、知识水平及其他要求的考核标准。
您应符合的录用条件如下,或如附件《招聘广告》第 条 的设定。
1学历:
2工作经历:
3专业知识水平:
4设施、设备的操作技术能力:
5其他工作技能:
三、本告知书是本组织根据法律规定,或者本组织规定和情况,对您告知有关的事实和情况,并不表示任何承诺。
深圳
年 月 日
本人已阅读并知晓上述内容。
本人签署:
签署日期年 月 日
附件四:
《女员工/未成年工名册》(文件编号:
HR-1-3-1-B4)
女员工/未成年工名册
序号
姓名
工号
部门
性别
出生年月
女员工登记栏
未成年工登记栏
是否怀孕
是否在哺乳期
禁忌岗位√/×
体检时间
(1)
体检时间
(2)
体检时间(3)
禁忌岗位√/×
备注
√/×
孕期
√/×
婴儿月龄
填写说明:
一、女性员工和已满16周岁未满18周岁的未成年工,在办理入职报到手续时必须如实登记本表的相关内容,不登记或隐瞒事实登记的,应按照《奖惩管理制度》的规定,给予记大过以上的处分。
二、女性未成年工必须在“女员工登记栏”和“未成年工登记栏”都登记。
三、“体检时间”按照规定填写计划时间。
附件五:
《特种工登记表》(文件编号:
HR-1-3-1-B5)
特种工登记表
序号
姓名
性别
工号
部门
出生年月
特种岗位名称
资格证书
培训安排
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
填写说明:
一、属于特种作业的员工,在办理入职报到手续时,应在本表中登记。
二、“资格证书”是指是否取得政府有关部门颁发的特种作业操作资格证书,未取得该证书
的,不得安排在属于特种作业的岗位。
三、“培训安排”指特种作业员工上岗培训的安排时间。
附件六:
《入职须知》(文件编号:
HR-1-3-1-B6)
1
入职须知
重要提示:
1.本《入职须知》的内容属于本组织依法制定的部分规章制度,员工应认真阅读,并保证严格遵守。
2.因经营管理需要,本组织可以根据依法制定的有关规章制度,修改本《入职须知》的内容,未及修改或与本组织现行规章制度不相符合的,应以规章制度为准。
3.本《入职须知》共计八页。
欢迎您加入本组织!
为使您尽快了解本组织,本组织特编写本《入职须知》,以指导您在本组织的工作与生活,帮助您成为本组织的团队一员,与本组织共同努力,共同成长,共创辉煌!
本组织注重每一位员工的价值,尊重并维护您的合法权益,保证守法经营,为您提供良好的工作与生活环境。
请您认真阅读本《入职须知》的内容,明确您的权利与义务。
2008年月日
一、入职报到
1.在应聘时必须如实填写《入职登记表》,并按本组织规定提供本人真实、有效的身份证、学历证书及其他有关证件或证明材料。
2.录用人员必须按照本组织通知的日期,按规定办理入职报到手续。
3.入职报到手续包括签订书面劳动合同,签署《录用告知书》和本《入职须知》等相关手续。
4.新员工必须接受本组织安排的规章制度方面的教育培训。
二、离职规定
1.任何情形离职,员工都必须按照本组织的离职规定办理离职交接手续,否则将承担相应的不利后果。
2.员工在试用期的,提出辞职应提前三日,其他员工辞职,必须提前三十日向所在部门提交《辞职申请书》,本组织将在规定时间内决定是否同意并安排办理离职手续。
3.员工离职时必须填写《离职手续单》,并完好交还所有办公用品、工作牌、考勤卡及其他资料。
三、考勤制度
1.依据法律规定的工作时间为每日不超过8小时,每周不超过40小时。
本组织现行工作时间:
周一至周五,上午9:
00-12:
00,下午13:
30-17:
30。
加班安排视实际情况确定并另行通知。
2.本组织实行刷(打)卡方式考勤,员工必须遵守本组织的考勤规定,按时打卡上班下班,不得代打卡。
员工须妥善保管本人持有的IC卡,严禁外借给他人使用。
如遗失IC卡,须按50元/张的金额进行赔偿。
3.员工因病或私事需要请假的,必须按照规定办理请假手续,否则以旷工缺勤处理,给予处罚并依法扣减工资。
4.迟到
a)员工超过规定上班时间5分钟到达工作岗位的,视为迟到;员工每月有叁次的迟到免责,但每次迟到时间不得超过10分钟;
b)迟到一次从当月工资中下浮50元;
c)如员工当月迟到3次(含3次)以上,从第4次开始从当月工资中下浮100元。
5.早退
a)如员工在规定的下班时间前离开工作岗位,视为早退;
b)上班时间不请假私自外出30分钟以内的,视为早退;
c)早退一次扣除当月工资50元,如当月早退3次(含)以上,则从第4次开始从当月工资中下浮100元;
d)如员工当月早退3次(含3次)以上,从第4次开始每次扣除当月工资100元;
6.旷工
a)无正当理由不来上班,或事前未请假,或事后未补请假,或未续假不来上班的员工按旷工处理;
b)员工于9:
30后到达工作岗位的,按旷工处理;
c)上班时间不请假私自外出超过30分钟的,按旷工处理;
d)旷工一天的,则不计算旷工当日工资。
连续旷工3日或者当月累计旷工5天(含5天)以上的,属于严重违反本组织考勤制度规定的行为,本组织有权依据法律规定和合同约定解除与其的劳动关系。
7.试用期内员工如迟到、早退或旷工超过1次,结束试用,予以辞退。
四、工资与福利待遇
1.本组织依法实行绩效机制的自主工资分配制度,按照劳动合同的相关约定支付劳动报酬。
2.工资计算按照政府规定、劳动合同约定执行,保证员工在提供正常劳动的前提下,工资水平不低于政府规定的最低工资标准。
3.每月发放工资时,员工必须认真核对当月工资金额,如发现异常或存在疑问应在工资发放后七日内以书面方式提出。
员工如在工资发放后七日内未提出异议,则表示已经确认本组织依法、如数支付了当月的全部工资。
工资发放后七日后,本组织不再受理相应工资支付周期内的任何工资争议。
4.本组织按法律规定参加社会保险,执行休假规定。
5.每个员工应当对自己的薪资负有保密的义务,不向他人透露,亦不要询问他人的薪资。
否则属于严重违反本组织规章制度的行为。
五、考核制度
1.本组织施行全员考核制度,考核结果是确定员工工作表现或评定工资待遇的重要依据。
2.本组织对于约定试用期的员工,可以根据试用期考核结果,决定是否留用。
3.对于三次考核均不合格的不胜任工作的员工,本组织可以安排培训或调换工作岗位,并根据调换的岗位重新评定工资待遇。
六、办公管理
1.应当在上班时间内佩戴工作牌。
穿着必须整齐、得体大方,不允许穿运动装、牛仔裤、拖鞋、球鞋、背心、短裤或过于暴露、随便的服装上班。
2.应当按照规定合理使用自用或公用办公设备、设施或办公区域内的其他用品。
不得随意在工作时间打私人电话,不得为非工作目的利用本组织的电话拨打私人电话。
3.本组织办公区域内禁止吸烟;禁止在办公区域内饮食,或将饮食带入办公场所;禁止串岗,影响他人工作。
4.外出或下班之前,都必须关闭自用办公设备的电源,并关闭插线板开关。
最后一名离开办公室的员工,应当关闭所有公用办公设备、设施的电源(如复印机、饮水机、办公区域照明灯、空调等用电设备)。
5.应看管好个人财产,贵重物品应尽量避免放在显眼处,以免丢失,在离开座位时应随身携带贵重物品。
个人物品如有遗失,本组织概不负责。
6.本组织对于违反上述或其他办公管理制度的员工,将按照奖惩制度给予处罚,并追究经济赔偿责任。
七、员工意见
1.本组织鼓励员工为维护自己的权益对本组织的管理提出意见,本组织保证按照规定处理并回复处理意见。
2.员工为促进本组织的管理,可以提出合理化建议,本组织对于切实可行并采纳的,将给予奖励。
3.任何员工都有权力揭露举报舞弊行为,本组织对于查证属实的举报,也将给予举报者奖励。
八、财务报销管理
1.根据组织规章制度及财务制度管理规定,财务部审核报销的时间为每周二、周四。
展会期间或其他特殊情况除外。
2.报销时应当提供有效、真实票据,不得以其他票据替代。
3.报销基本程序为:
报销人贴单→财务部审核→领导签字→报销人到财务部领取报销款。
九、宿舍管理
1.住宿员工必须严格遵守宿舍管理规定,保持宿舍整洁干净。
服从宿舍管理安排,创建良好的休息与生活环境,保障身心健康和人身、财产安全。
2.员工必须遵守宿舍作息时间,互相帮助、互相关爱,不影响他人休息。
3.禁止员工私自带外人进入宿舍;禁止私自改装宿舍设施及其他影响宿舍安全的行为;禁止损坏宿舍设施、家具用品,杜绝浪费水电的行为。
4.住宿员工无论是办公时间还是非办公时间,都必须穿着得体,不允许穿拖鞋、背心或超短裙。
十、奖惩制度
1.奖励分为嘉奖、记小功、记大功三种,根据员工的奖励行为将给予适当的精神和物质奖励。
2.处罚依轻微至严重分为警告、记小过、记大过、开除(除名)四种。
员工受到记大过或开除处分的,属于劳动合同约定的严重违反规章制度的情形,本组织可以解除劳动合同。
3.员工的处分行为给本组织造成经济损失的,必须承担赔偿责任。
4.本组织根据员工在遵守考勤、培训、考核、安全生产及其他规章制度的行为或表现,按照奖惩制度的规定给予奖励或处分。
5.员工有下列情形之一的,可以给予警告:
1)因过失导致工作发生错误,但情节轻微者;
2)初次不听主管合理指挥者;
3)对各级主管的批示或有限期的命令,无正当理由而未如期完成或处理不当者;
4)一个月内两次未完成工作任务,但未造成重大影响者;
5)被客户投诉1次并经核实
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