备用金及报销付款管理规定.docx

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备用金及报销付款管理规定

备用金及报销付款管理规定

1目的

为加强各项费用管理,规范费用的报销付款，提高公司运营效率，特制定本规定。

3定义

3.1出差

出差是指公司员工受公司主管负责人派遣在其常驻办公城市以外的地区履行公务的行为。

出差员工可以根据本制度的规定享受相应标准的出差补助；在其常驻办公城市市内履行公务不享受出差补助。

3.2驻外员工

指根据业务需要，由人力资源部下发正式的驻外通知确认的驻外员工。

4日常借款规定

4.1备用金

公司备用金分为临时备用金及常用备用金。

员工不能同时借支临时备用金与常用备用金。

4.1.1临时备用金

指员工因日常公务需要而临时从财经线预支的借款。

员工申请临时备用金时，需对预计每笔开支进行合理估算，根据实际需要借款，

但国内出差原则上不予借支差旅款。

4.1.2常用备用金

指为需要经常支付相关经营费用的员工或部门提供的不需要即时清算的预支现金。

员工常驻城市若有财务人员，则员工不得借支常用备用金。

常用备用金借款限额为人民币2万元。

4.2借款流程

4.2.1在费用管理系统中按要求填写借款申请。

4.2.2系统将根据预设的审批标准通知相关审批人进行包括部门审批、财务审批等流程审批。

4.2.3审批完毕后，通常情况下，财经线于下1工作日内支付所借款项。

（注：

人民币借款若提现金需于提取现金前一个工作日通知出纳准备现金。

外币现金借款需提前两个工作日通知出纳。

）

4.3还款

4.3.1临时备用金：

于借款所用业务完成后五个工作日内办理核销。

财经线每月对临时备用金进行清理，对超过一个月不予核销的个人借支款，无合理原因，财经线有权从当事人工资中扣除并予以其他处罚措施。

临时备用金实行“前款不清，后款不借”的原则。

4.3.2常用备用金：

定期进行清理。

4.3.3人员异动（包括离职、调动、派驻）须清还原部门或原驻地的借款才予以办理异动手续。

5总体报销付款原则

5.1对于报销申请，员工需在费用发生日（其中与出差有关的费用从出差返回日期起计）起五个工作日内提交，无充分合理原因，超过费用发生之日起1个月的报销申请，根据情节轻重，将不予报销或不予全额报销（超过1个月后的款项按日扣除相应报销金额的1%）；超过两个月的报销款项，全额不予报销，相关损失由个人承担。

5.2任何支出都必须出具纸面形式的证据如发票、收据、帐单或类似的证据。

在中国国内发生的任何支出必须取得税局认可的真实、合法的发票或收据。

员工须将所有发票等单证从1开始连续编号并以醒目方式写在相应纸质单证上。

对于不符规定、附件缺失的报销付款单据，相关金额不予报销。

虚假报销或以公司支出谋取私利者，一经发现，将根据腾讯高压线的有关规定予以惩处。

5.3发票遗失时，所有损失原则上由个人承担。

若遗失对公付款发票，须按照税局规定进行处理，从发票所属公司重新取得；若遗失个人报销发票，将不予报销相关费用，且不得用其他发票代替。

此外，丢失出差的往返机票、车船票或酒店住宿账单等客观证据，将不予计算报销相关出差补助。

5.4出现假发票时，须重新取得真实发票，否则将不予报销相关费用。

5.5员工需通过费用管理系统填写费用申请，并在费用管理系统中逐笔填写费用发生明细，明细程度以审批人在电子审批时无须审阅原始单据而能合理判定费用及金额的发生合理性为限（如每笔开支可能包括：

日期、时间、地点、事由、随同人或其他信息等）。

此外，员工需在相关费用栏填写对应上述5.2条所述的发票编号，以供核对。

5.6报销单由各部门秘书统一送至财经线，按财经线规定送单，原则上不接受单独送单。

5.7对公付款时如按公司规定需签订合同的，首次付款时需提供合同影印件。

合同主体、发票提供方及收款单位必须一致。

此外，所有对公支付均须通过银行转帐，原则上不允许员工以现金支付。

6具体项目报销付款规定

6.1差旅费

6.1.1一般原则

1）员工前往出差城市在无公司车辆搭载情况下，应搭乘公共交通工具，原则上应避免使用出租车作为跨城市交通工具。

使用私人交通工具的，不予报销相关支出。

2）差旅费报销必须在费用系统上传出差报告。

3）国外出差的费用如需转换成别的币种，需提供兑换收据，如不能提供兑换收据，则按财务入帐汇率（上月月末中国银行外汇牌价中间价）计算。

4）员工国内出差时所有的机票及酒店预订，原则上均须通过公司指定差旅管理机构订购。

特殊情况可以不通过公司指定差旅管理机构订购，但要求在报销申请单备注中注明合理原因。

6.1.2交通规定

1）除各首席官、总裁、高级执行副总裁按另行的交通规定执行外，其他员工出差可选择乘坐不高于飞机经济舱、火车硬卧、长途公共汽车等类似标准交通工具出差。

2）在公司指定差旅管理机构负责机票订购时，在该机构可出具机票的城市，员工订购机票均应通过该机构进行订购并满足公司订购机票的规定（如：

预订机票时，在出发地购买出发航班，原则上须预订该航班最低价格的机票）。

在不符合公司规定订购机票时，差旅管理机构会提请预订人提供原因说明，并进行记录。

因工作原因或不可抗力原因产生的退票及改签，产生费用予以报销，但要求在报销申请单备注中注明合理原因。

其他私人原因产生的费用不予报销相关支出。

3）员工在出差城市往返酒店和办公地点及办理公务所发生的交通费（包括公共汽车费、地铁费和出租车费）于报销差旅费时一同报销，员工因私所发生的交通费不得报销。

往返酒店和办公地点及办理公务所发生的交通费实行实报实销，报销时应在费用系统详细填写相关项目，包括事由、往返地、金额，交通费报销应分笔填写明细。

6.1.3住宿规定

1）除执行副总裁及以上级别员工外，公司员工两人或两人以上出差且符合双人住房条件（性别相同视为符合双人住房条件）的，应双人同住一间标房。

如符合双人住宿条件而分住两间房的，仅按单人住宿标准予以报销一个人的住宿费用。

双人住宿应在报销时备注说明。

2）员工与中层管理干部（包括部门总经理、副总经理、助理总经理、4级以上专家）以上人员一起出差时，经相关副总裁预先批准后，低级别员工住宿最高可按同行人员最高级别员工标准执行；当低级别员工与高级别员工双人住宿同一间房时，可直接按高级别员工双人住宿标准入住，无需预先批准。

3）差旅费报销时，除需提供住宿发票外，住宿酒店的还必须附上酒店打印的入住消费帐单。

4）到深圳和北京出差时间超过15天的，应由部门秘书协助申请安排入住公司宿舍。

5）在公司指定差旅管理机构负责酒店预订时，原则上员工应首先通过差旅管理机构订购公司在当地指定的协议酒店标准间。

公司行政部负责确定协议酒店。

仅在当地无协议酒店或协议酒店对办理业务极不便利时，才可订购差旅管理公司的会员酒店。

入住公司相应级别协议酒店标准间，在特殊时期（如广交会期间在广州住宿时），当地酒店价格整体大幅攀升时，应考虑避开特殊时期出差，如确需在这期间出差，需提请上一级领导批准并在财务报销时将该批准一并提交财经线，在该特殊时期的住宿价格可不受下述第6）条住宿标准限制。

6）酒店住宿标准：

公司依照员工级别并参照市场水平制订酒店住宿标准并定期修订。

其中：

——普通员工住宿标准：

参照三星级酒店价格制订。

——中层管理干部（包括总经理、副总经理、助理总经理，4级以上专家）住宿标准：

参照四星级酒店价格制订。

——副总裁、执行副总裁住宿标准：

参照五星级酒店价格制订。

具体标准如下：

单位：

人民币元/晚/房

出差地点

北京/上海

中国其他城市

中国香港、澳门、台湾/国外

人员级别:

一般员工

（含外聘员工）

500

350

入住标准:

不高于三星级酒店。

中层管理干部

750

500

入住标准:

不高于四星级酒店。

副总裁、执行副总裁

950

750

入住标准:

不高于五星级酒店。

注：

出差因公产生的电话费（需提供电话清单）及因公上网费可予以报销。

因私消费（包括出差期间个人餐费）不予报销。

公司实行出差补助制度，给予员工出差补助，用于支付员工出差期间的个人餐费及其他私人消费。

酒店发票包含除房费外的其他支出时，需在费用管理系统中分别列明金额。

6.1.4出差补助

1）国内出差（不包括香港、澳门特别行政区及台湾地区）：

正式员工按出差住宿天数以人民币100元/晚（外聘员工人民币60元/晚）支付出差补助。

2）出差香港、澳门特别行政区及台湾地区以及国外：

正式员工按出差住宿天数支付出差补助，补助为75美元/晚；单次出差超过14天的，超过部分（从第15天算起）补助标准减按50美元/晚支付。

外聘员工按正式员工标准减半支付。

3）单次出差同一地点时间超过30天视同派驻。

前30天按出差费用报销，自第31日起，即视同派驻，员工费用报销及补助按驻外规定予以核算（参见第6.2条驻外相关费用），相关酒店住宿等费用不再予以报销。

4）出差补助报销时，需提供酒店住宿帐单、机票或登机牌等能证明出差住宿天数的凭据。

6.1.5外聘员工出差报销规定

1）深圳总部外聘人员费用由相应部门经理审批，秘书代为报销。

2）分公司外聘人员费用由相关项目经理代为报销。

6.1.6签证费

因公出差，签证的费用并入差旅费全额进行报销。

6.1.7保险费

由于公司已经给所有正式员工购买了意外保险，报销车船机票费时不再另行报销保险费。

6.2驻外相关费用

驻外补助标准如下：

6.2.1驻外人员在抵达派驻地当月，以实际到达派驻地之日起计算，可以享受不超过两周（14天）的出差住宿及驻地交通费报销（不足14天按实际天数核算）。

6.2.2驻外员工在驻外期间享受驻外补助，公司根据《驻外管理办法》予驻外员工以人民币1,500元/月的驻外补助，驻外补助每月随当月工资一同发放。

6.2.3驻外首月如抵达派驻地的日期在15日（含15日）以前的，领取当月全额驻外补助；15日后抵达派驻地的，领取当月驻外补助的一半（首月无论领取当月全额驻外补助或驻外补助一半的情况，均不再享受出差补助，即出差补助不与驻外补助同时享受）。

6.2.4驻外结束日超过当月15日（含15日）的，领取当月全额驻外补助；驻外期结束日在当月15日以内的，领取当月驻外补助的一半。

6.2.5由于驻外人员已享受驻外补助，因此只能享受抵达当月不超过两周（14天）的出差住宿与交通费报销，而不再同时享受出差补助。

6.2.6驻外员工最多可领取不超过6个月的驻外补助。

6.2.7派驻期超过2个月的员工，在派驻期间可享受一次性5天带薪探亲假期，并按照出差标准报销驻地到家庭常住地之间的往返交通费用（包括长途汽车票、飞机票、船票，不含市内交通费）。

6.2.8中国大陆地区以外的驻外补助标准以公司其他相关规定为准。

6.3业务招待费

业务招待费是指因工作需要招待客户和外单位人员而发生的费用。

6.3.1报销的餐费发票必须盖有餐饮店印章，单次餐费发票必须是同一餐饮店印章，相同金额的餐费发票号应连号。

6.3.2对于礼品的赠送，除需要提供发票外，还需提供商场的小票，无电脑小票则需在发票中注明原因。

赠送礼品于购买前，需按照公司及部门规定预先进行报备。

6.4市内交通费

市内交通费是指公司员工在其常驻城市办理公务所发生的交通费（包括公共汽车费、地铁费和出租车费），公司员工上下班或因私所发生的交通费不在此列。

6.4.1市内交通费实行实报实销，报销时应在费用系统详细填写相关项目，包括事由、往返地、金额，多次市内交通费统一报销应分笔填写明细。

6.4.2报销的市内交通费严格限定为办理公务所发生的交通费，不得将个人因私及正常上下班交通费混同报销，私人车辆费用发票不给予报销。

6.4.3如果所在地区使用机打发票，则非机打发票不予报销。

6.4.4加班（含平时及周末）至22：

00后因公司没有提供相应班车服务而发生的市内交通费，经审批后给予报销，每月汇总一次报销（注：

需有相应考勤记录支持才能予以报销）。

6.4.5市内交通费报销标准：

1）常驻片区业务部门指定销售人员每月报销限额为人民币1000元（不含职能线人员、业务部门非销售人员及研发人员等）。

2）经总部正式任命的部门正副总经理、助理总经理、4级以上专家员工及上述第1）条中人员如自驾车上下班并将自有车辆作为本人因公出外的交通工具的，可以按照每月人民币1000元标准报销油费等车辆费用，并将本人车辆资料报财经线应付管理模块备案。

享受此政策的人员不得再行报销市内交通费。

3）香港籍管理干部如没有自驾车的，可以按照每月1000元标准报销车船、的士费等日常来往香港的交通费。

6.5公司车辆费用

6.5.1公车费用主要包括汽油费、停车费、路桥费、清洁费、养路费、车船使用税、日常修理费、保险费、年检费等日常必需费用，原则上不包括汽车装饰品、CD、磁带等非必需物品以及由于违章行为由当事人承担的罚款。

6.5.2原则上公车不能私用，因私发生的各项费用不得报销。

6.5.3总部、北京及上海公车保险费、维护费、保养费、汽车零配件购置费、车上清洁用品购置费由行政部统一报销；二保、年检费由主车司机负责报销；汽油费、停车费、路桥费、洗车费由用车部门实报实销。

6.5.4各部门公车费用报销由专人负责，财经线不接受非专人提交的公车费用报销单。

6.5.5分公司（除北京、上海）公车费用由分公司总经理报销，由行政部审核。

北京、上海分公司同总部规定。

6.6活动经费

6.6.1文娱体育协会活动经费

1）费用需严格控制在行政部向财经线递交的预算内（由行政部负责控制）。

2）下属各分会活动费用原则上大部分用于场租、教练、损耗品（如球或队服）、比赛奖品及宣传品费用，参加协会活动发生的聚餐费用及交通费用应由个人承担。

和其他重要客户比赛及参加大型活动时，相关聚餐费用和交通费用在事前征得行政部总经理批准后，合理额度内予以报销。

3）行政部在预算范围内可组织下属各分会骨干进行团队活动；在首席行政官批准后可组织年度大型体育活动。

4）各类活动由行政部指定专人负责报销和借款。

6.6.2部门经费

1）公司每月按部门人数给予一定额度的部门活动经费，部门凭活动发票按月到财经线报销领取，用于部门组织各项活动。

活动经费不得以现金形式发放到个人。

2）深圳总部由人力资源部提交费用申请，各部门秘书凭活动发票报销。

分公司部门经费由分公司经理指定人员凭活动发票报销领取。

3）部门活动餐费应由部门经费支出。

由部门发起的跨地区乃至跨部门的员工聚餐（如培训聚餐），原则上由部门活动经费支出。

6.7办公费

6.7.1办公用品

1）办公用品报销标准：

个人办公用品15元/月/人，公共办公耗材、茶水用品实报实销。

2）总部、分公司所在地办公耗材、茶水用品由公司指定部门统一购买，个人零星购买不予报销；非财务所在地人员办公用品自行购买，实报实销。

6.7.2邮寄、货运费

1）总部、分公司所在地快递货运由行政人员联系正规的快递公司采用月结方式进行支付，除发票外，还需保留底联以备抽查。

2）非财务所在地人员进行邮寄货运费报销，除发票外，尚需提供快递清单，并保留底联2个月（自报销日起计），以备核查。

6.7.3维修费

1）主要指办公设备，如电脑、复印机、打印机及办公桌椅的维修费用。

2）办公设备维修由行政部统一管理，电脑相关设备维修由管理工程部统一管理。

维修除提供正规发票外，尚需提供维修清单（小额零星维修除外）。

6.8分公司通讯话费

6.8.1需要安装电话的分公司必须将详细资料报备分公司财务人员，否则不予以办理报销手续，直至资料完整为止。

6.8.2办公电话费报销除发票外，尚需提供长话清单。

6.8.3报销由分公司负责人指定专人报销。

6.9房租、水电、物业管理费

6.9.1房租、物业管理费（含公司公车停车费）

1）预付租金原则上不得超过1个季度的租金。

2）房租及物业管理费申请必须提供合格的发票（包括出租方为非专门的物业公司或者是个人的情况，必须要求对方提供当地税务机关代开的正规发票）。

3）租房应有经过审批的正式租赁合同交予财务备案。

6.9.2水电费及出租方代收费

1）水电费报销除发票外，还需提供明细单。

2）由出租方代收的水电费、电话费及宽带费，原则上必须由收款方提供正规发票。

6.10业务推广费

6.10.1一般原则

1）业务部门在推广活动举办之前，必须先通过预先审批。

2）在进行业务推广费的支付时必须提供相关的活动策划方案。

6.10.2活动奖品（包括赠送旅游机会）

1）礼品（包括赠送旅游机会）需要提供正规发票和获奖者签收单及其身份证复印件。

2）如与移动、联通等运营商合作进行业务推广活动，并将奖品提供给运营商，如取得最终获奖者签收单等资料存在困难，须要求运营商接口人提供签收单，加盖企业公章。

3）购买奖品应在较大型商场购买，并提供商场的电脑小票。

6.10.3广告费

1）需要提供合同或协议复印件及正规的广告类发票。

2）必须提供刊登广告的刊物或相关媒体样品。

3）对方公司提供广告设计并负责刊登的，此类费用支出也按本广告费规定执行。

6.10.4活动策划费

1）支付需要提供合同或协议复印件及正规的广告类或服务业发票。

2）款项支付必须提供费用支出明细表，由策划公司盖章确认。

6.10.5劳务费

1）主要是指临时聘用人员的酬劳，例如推广活动中宣传单派发人员。

2）与相关活动同时发生的劳务费尽量由活动策划公司支付，明细列支于费用明细表中，并从活动策划公司取得正规服务业发票。

3）由公司直接支付的劳务费报销时需附上劳务人的身份证复印件和签收单。

6.10.6设计印刷费

1）支付时需要提供合同或协议复印件及正规发票。

2）支付时需提供相关的样品。

3）对于提供固定设计印刷服务的公司，建议以月结方式结算费用。

7附则

7.1本规定自2008年5月1日起正式执行。

各分公司可以根据本地区实际情况，在不冲突的前提下，在本规定原则范围内制定分公司相关指引。

各分公司相关指引须事先报总部财经线应付管理模块审批备案。

7.2本规定由财经线应付管理模块和行政部共同起草，由财经线应付管理模块负责解释，并由总办授权财经线应付管理模块监督执行。

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