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excel基础知识

2021年excel基础知识

EXCEL在当今社会只要接触到计算机就有很大几率接触到EXCEL这一软件，因为这是常用的办公软件之一，下面我为大家带来了一些关于EXCEL的根底学问，让我们一起来学习一下。

一、Excel可以做什么?

作为微软Office家族的重要组件之一，Excel可以做的事特别多，功能也特别强大。

它的根本职能是对数据进展记录、计算与分析。

在实际应用中，它小到可以充当一般的计算器，或者记算个人收支状况，计算贷款或储蓄等等;大到可以进展专业的科学统计运算，以及通过对大量数据的计算分析，为公司财政政策的制定，供应有效的参考。

在实际的行业运用中，老师、企业办公文秘人员、政府审计部门、统计部门和一般的工作人员等等那个都会或多或少的用到Excel。

大量的实际应用阅历说明，假如可以娴熟地用法Excel，将会大大进步我们的学习和工作的效率，运用于商业管理中，挺直带来的就是经济效益的进步，还是那句话，花些时间学习Excel是值得的。

二、根本概念

进入详细的操作性学习之前，这里先说明几个根本的概念，理解这个几个概念是进一步学习的根底。

（一）文件

用术语说，文件就是存储在磁盘上的信息实体。

用电脑，可以说我们几乎天天都在和文件打交道。

对我们初学者来说，要明白文件是有不同的类型的，我们可以通过它的后缀名来区分。

就拿微软Office家族来讲，Word创立的文件文档文件后缀名为DOC，Excel创立的工作薄文件后缀名为XLS，PowerPoint创立的演示文稿文件的后缀名为PPT等。

不过类型的文件，需要不同的应用程序才能翻开它，有的初学者从别的电脑上复制了一个用Excel创立的工作薄文件到自己的电脑上，可是无论如何也打不开它，后来才明白缘由是自己的电脑上没有安装Excel应用程序。

所以，要顺当地进展后面的学习，请如今你的电脑上安装Excel2021，其它版本的Excel虽然可以仿照操作，但是由于

（二）工作薄和工作表

学习和用法Excel，确定要和两个概念打交道，那就是工作薄和工作表。

前面已经说过，工作薄是一种由Excel创立的文件，而工作表那么是工作薄的组成局部。

可以这样形象的理解，工作薄是一个笔记本，而工作表是这个笔记本里的每页纸。

操作和用法Excel，绝大局部工作是在工作表中进展的。

三、Excel的工作环境和根本操作

（一）启动Excel

启动Excel2021之前，先要确定你的电脑上已经安装过它。

我们可以通过三种方式启动Excel。

1、通过开头菜单

操作步骤：

依次单击桌面上的开头全部程序MircosoftOfficeMicrosoftOfficeExcel2021指令（图1），一会出现Excel2021的闪屏，随即可启动Excel2021。

（图1　　图片较大，请拉动滚动条观看）

2、通过桌面快捷方式

操作步骤：

假如在桌面上建立过Excel2021的快捷方式，那么双击该快捷方式的图标即可启动（图2）。

图2

3、通过Excel工作薄文件

操作步骤：

假如你的电脑中存储有由Excel创立的工作薄文件，那么可双击该文件启动Excel。

（二）认识Excel的工作环境

启动Excel2021后，我们将看到Excel的工作窗口。

假如你完全是一个新手，那么可能会这个工作环境感觉有点冗杂。

如有你有用法Office家族中如Word等应用程序的阅历，那么应当有点似曾相识的感觉。

因为它们的菜单、工具栏、任务窗格和编辑窗口的布局是大体一样的。

下面我们来介绍一下这个工作环境的状况。

理解各局部的称呼（名称），如菜单、工具栏、任务窗格等等都是必要的，因为我们后面的操作将用法这些称呼（图3）。

（图3　　图片较大，请拉动滚动条观看）

（1）标题栏这里显示程序的名称，以及当前工作薄文件的名称。

（2）菜单栏可以通过选择相应的菜单指令来向Excel发出指令。

Excel为了用户便于记忆，将类似的指令分门别类地放到同一菜单工程中，菜单可以依据自己的习惯定制。

（3）工具栏可以通过单击相应的按钮来向Excel发出相应的指令。

工具栏可以依据自己的习惯定制。

（4）公式栏在单元格中输入数据或公式后，将在这里显示输入的内容。

对输入数据或公式的编辑在这里进展相当便利。

（5）列标题从A到IV的256个字母。

每个字母代表工作表256列中的一列，从按英文字母挨次A开头到Z，Z之后是AA，AB，AC，依此类推到AZ。

AZ之后是BA，BB，BC，依此类推到BZ，最终一列是IV。

单击列标题可以选中整列。

（6）活动单元格指示器这个黑色边框的指示器代表当前活动的单元格，所谓活动，即当前被选中的单元格。

（7）行标题从1到65536的数字，每个数字代表工作表的一行。

单击行标题可选中整行的单元格。

同时，由于有256列，那么Excel工作表的单元格总数为25665536=16777216个，我们用列标题和行标题就可以确定一个单元格，如A4，代表第A列，第4行那个单元格，其余依次类推。

（8）任务窗格这是2021版本开头出现的新特性，便利快速选择相关的任务，例如新建工作薄、用法剪贴板等。

（9）垂直滚动条用法该滚动条可以垂直滚开工作表。

（10）程度滚动条用法该滚动条可以程度滚开工作表。

（11）工作表标签每个标签代表工作薄中不同的工作表，每个工作表的名称都显示在标签上，选择单击标签即可切换到相应工作表。

一个工作薄可以包含任意数量的工作表，但是为了便利管理，工作表数量最好不要太多。

（三）用法Excel的菜单和工具栏

要想娴熟地用法Excel完成自己的任务，菜单和工具栏是必需把握的。

我们要让Excel做事，必需向它发出指令。

发出指令的方法通常有四种：

用法菜单、用法快捷键、用法快捷菜单和用法工具栏。

下面通过一个详细任务的操作进展说明。

任务：

在A1单元格中输入字符语文，并把该内容复制到A5单元格。

1用法菜单

操作步骤：

（1）选中A1单元格在其中输入语文，可以看到单元格中的插入点光标还处于闪动状态，Excel等待我们输入其它的内容，因为确认输入完毕，那么按下键盘回车键，可以看到活动单元格指示器跳到B1单元格。

（2）如今用鼠标单击A1单元格，可以看到活动单元格指示器重新回到A1单元格，这时单击菜单编辑，在绽开的菜单项选择项中选择复制指令（图4），可以看到A1单元格四周出现黑白相间的滚动条，表示复制指令已被执行。

图4

（3）然后选中A5单元格，再单击菜单编辑，在绽开菜单项选择项的中选择粘贴指令。

可以看到A1单元格中的内容被复制到了A5单元格中（图5），按下键盘回车键完成操作。

图5

说明：

在第1步中，为什么输入语文后，要按下回车，再重新选择A1单元格呢?

这是因为，当输入语文后，插入点光标在单元格中闪动，这时假如挺直通过菜单执行复制指令，那么该指令是针对单元格中的插入点光标的，由于该光标什么也没选中，因此相当于没有复制任何内容。

而按下回车后重新选择A1单元格，可以看到A1单元格中没有插入点光标，所以这时通过菜单执行复制指令，就是复制A1单元格中的内容语文。

值得留意的一个区分是：

单击A1单元格是激活它，让它成为活动单元格，可以挺直输入数据或公式，执行复制粘贴等指令;而双击A1单元格是编辑它，可以在内部修改数据或公式。

其它单元格依此类推。

2用法快捷键

假如你认为绽开层层菜单操作比拟费事，那么可以通过快捷键操作。

大局部常用的指令都有快捷键。

比方图4中复制的快捷键为Ctrl+C，Excel把常用指令的快捷键放在了菜单列表中对应指令的右边（图6）。

图6

操作步骤：

（1）先删去A5单元格中的语文，然后用鼠标单击一下A1单元格，按下键盘组合键Ctrl+C，和前面一样，A1单元格四周出现黑白相间的滚动条，表示复制指令已被执行。

（2）选中A5单元格，按下键盘组合键Ctrl+V，可以看到语文已被贴贴到A5单元格中，按下键盘回车键完成操作。

3用法快捷菜单

操作步骤：

（1）先删除A5单元格中的语文，然后选中A1单元格，并单击鼠标右键，在弹出的菜单项选择项中选择复制指令（图7）。

图7

（2）然后选中A5单元中，并单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择粘贴指令，按下键盘回车完成操作。

4用法工具栏

操作步骤：

（1）先删除A5单元格中的语文，然后选中A1单元格，单击工具栏复制图标（图8）。

图8

（2）选中A5单元格，单击工具栏的粘贴图标（图9），按下键盘回车键即可完成操作。

图9

上面通过一个简洁的任务，初步介绍了一下向Excel发出指令的常用方式，大家可不要小看了这些根本技能的学习，以后完成更冗杂的任务，都要靠它们哦。

四、理解对话框

假如你够认真，应当会发觉有的菜单项选择项中的指令后带有省略号（三个小黑点）（图10），当你单击这种指令时，将会显示一个对话框。

图10

对话框的用处是，Excel可以通过它获得更多的信息，以便可以完成更为冗杂的指令。

比方我们选择文件页面设置指令，显示页面设置对话框（图11），在这里可以设置页面的方向、缩放的比例、页面的大小等等参数，Excel通过这个对话框承受这些信息后，才能精确执行我们的指令。

通过对话框操作是相当便利的。

图11

关于用法对话框的详情，会在后面的详细任务中具体介绍，在理论中把握对话框的操作方法是特别好的途径。

（五）创立新的工作薄

用Excel工作，首先要创立一个工作薄，启动Excel后，它会自动创立创立一个工作薄，名称为Book1。

默认状况下，它包含三个工作表，名称分别为Sheet1、Sheet2和Sheet3。

假如我们要开头一个新的工程，可以通过下面的三种方法创立新的工作薄。

方法一：

用法菜单

操作方法：

选择菜单文件新建指令，Excel将在窗口的右边翻开新建工作薄任务窗格，单击其中的相应选项即可（图12）。

（图12　　图片较大，请拉动滚动条观看）

方法二：

用法工具栏

操作方法：

单击常用工具栏上的新建按钮（图13），即可新建一个工作薄。

图13

方法三：

用法快捷键

操作方法：

按下键盘组合键Ctrl+N即可新建一个工作薄。

（六）翻开已有的工作薄

在实际工作中，我们确定会经常翻开已有的工作薄，进展修改、添加等操作，因此学会翻开已有工作薄是必需的。

翻开已有的工作薄，可以通过下面的五种方法。

方法一：

用法任务窗格

操作方法：

在开头工作任务窗格面板上的翻开区单击要翻开的工作薄（图14）。

图14

方法二：

用法文件菜单列表

操作方法：

单击文件菜单，在下面的列表中选择需要翻开的工作薄（图15）。

图15

说明：

以上两种方法适用于翻开最近几次用法过的工作薄的情形。

方法三：

用法文件菜单翻开指令

操作方法：

单击菜单文件翻开指令，弹出翻开对话框，通过该对话框定位到工作薄文件的存储位置，选中要翻开的工作薄文件，单击翻开按钮即可（图16）。

图16

方法四：

用法工具栏按钮

操作方法：

单击常用工具栏上的翻开按钮（图17），弹出翻开对话框，其余操作和方法三一样。

图17

方法五：

用法快捷键

操作方法：

按下键盘组合键Ctrl+O，弹出翻开对话框，其余操作和方法三一样。

（七）保存工作薄

从学习的开头就要重视保存工作薄的重要性，不管是人为的忽略还是碰到意外的状况而没有保存工作薄，那么花费宏大心血的劳动成果就可能付诸东流。

保存工作薄的操作特别简洁，可以通过下面三种方法。

方法一：

用法菜单文件保存指令。

方法二：

单击常规工具栏上的保存按钮。

方法三：

按钮键盘组合键Ctrl+S。

假如是第一次保存，三种方法都将翻开另存为对话框，先选择文件要保存的位置，然后在文件名栏内输入文件的名称，单击保存按钮即可（图18）。

图18

（八）关闭工作薄和退出Excel

当工作全部完毕后，我们应当关闭工作薄，以释放内存。

关闭工作薄可以用法以下二种方法：

方法一：

用法菜单文件关闭指令。

方法二：

单击工作薄标题栏上的关闭窗口按钮（图19）。

图19

说明：

以上方法只是关闭了工作薄，并没有退出Excel程序，假如还要进展新的工程，可以依据前面介绍的新建工作薄的方法创立新的工作薄进展新的工作。

下面介绍两种退出Excel程序的方法。

方法一：

选择菜单文件退出指令。

方法二：

按下键盘组合键Alt+F4。

四.小结

本课程介绍了学习和用法Excel必需的最根本学问，即使是完全没有接触过Excel的读者来说，也是可以轻松学习的。

不过本节的缺点是没有介绍具有实际意义的任务，难免让学习的过程有点枯燥。