二级文件质量环境管理体系程序文件.docx
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二级文件质量环境管理体系程序文件
钟祥市应强纸业有限公司质量环境管理体系
程序文件
YQZY/CX-2015
编制:
审核:
批准:
版次:
A/0
受控状态:
发布日期:
2015年4月18日实施日期:
2015年4月18日
1、
文件控制程序2
法律法规和其他要求管理程序6
记录控制程序8
目标指标和方案管理程序12
程序文件15
环境因素识别与评价管理程序15
协商和沟通管理程序19
管理评审程序23
人力资源管理程序26
程序文件31
设备和设施管理程序31
与顾客有关的过程控制程序36
采购控制程序41
生产过程控制程序48
标识和可追溯性控制程序52
产品防护控制程序57
监视和测量设备控制程序61
内审管理程序65
产品监视和测量控制程序70
绩效监测与合规性评价程序73
不合格品控制程序79
数据分析控制程序82
纠正和预防措施控制程序85
相关方管理程序89
固体废物控制程序93
污水排放控制程序96
大气污染物排放控制程序100
噪声控制程序102
程序文件105
化学品、油品和放射性物质105
控制程序105
能源和资源管理程序110
新改扩建项目控制程序111
应急准备与响应程序114
2、法律法规和其他要求管理程序6
3、记录控制程序8
4、目标指标和方案管理程序12
5、环境因素识别与评价管理程序15
6、协商和沟通管理程序19
7、管理评审程序23
8、人力资源管理程序26
9、设备和设施管理程序31
10、与顾客有关的过程控制程序36
11、采购控制程序41
12、生产过程控制程序48
13、标识和可追溯性控制程序52
14、产品防护控制程序57
15、监视和测量设备控制程序61
16、内审管理程序65
17、产品监视和测量控制程序70
18、绩效监测与合规性评价程序73
19、不合格品控制程序79
20、数据分析控制程序82
21、纠正和预防措施控制程序85
22、相关方管理程序89
23、固体废物控制程序93
24、污水排放控制程序96
25、大气污染物排放控制程序100
26、噪声控制程序102
27、化学品、油品和放射性物质控制程序105
28、能源和资源管理程序110
29、新改扩建项目控制程序111
30、应急准备与响应程序114
程序文件
文件控制程序
文件编号:
YQZY/CX-01-2015
版次/更改次:
A/0
1目的
对与管理体系有关的文件进行控制,确保工作场所使用的文件为现行有效版本,保证文件的适宜性、充分性和有效性。
2适用范围
适用于管理体系文件的控制,包括现行有效的外来文件。
3职责
3.1总经理负责管理手册和程序文件的批准和发布。
3.2管理者代表负责对管理手册、程序文件的审核。
3.3办公室负责组织管理手册和程序文件的编写和管理体系文件的管理。
3.4生产部负责公司定型产品技术性文件、图纸和资料的编制、发放、更改和管理。
3.5研发中心负责公司新产品、新项目的技术性文件、图纸和资料的编制、发放、更改和管理。
3.6办公室负责组织公司级管理性文件的编制、发放、更改和管理。
3.7办公室负责公司各种载体文件、资料的档案管理工作。
3.8各部门负责本部门内部使用的管理性文件及资料的编制、发放、更改和管理,并报办公室备案。
4工作程序
4.1文件的分类
4.1.1质量环境方针和目标
4.1.2管理手册
4.1.3程序文件
4.1.4技术性文件
4.1.5其它管理性文件
4.1.6标准及规范
4.1.7记录
4.2文件的格式和编号
各类文件的格式和编号按照《管理体系文件编写导则》的规定执行。
4.3文件的编写和审批
4.3.1《管理手册》由办公室负责组织编制,管理者代表审核、总经理批准。
4.3.2《程序文件》由办公室负责组织编写,其相关部门负责人会审会签,管理者代表审核,总经理批准。
4.3.3生产部负责组织相关部门编写定型产品技术性文件、设备操作规程以及原材料、产品的质量标准,经部门经理审核后,报总工程师批准。
4.3.4研发中心负责组织相关部门编写和审核新产品、新项目技术性文件,总工程师批准。
4.3.5公司级管理性文件由办公室编写,相关部门负责人会审会签,公司主管领导审核,总经理批准。
4.3.6部门(车间)级的管理性文件,由本部门负责编写,部门负责人审核,公司主管领导批准。
4.3.7通过文件审批,确保文件的充分性、适宜性,并确定分发范围。
4.3.8所有文件送审时一律采用纸质稿件。
4.4文件的打印、发放
4.4.1经批准的公司级管理体系文件,交由办公室打印。
部门级管理文件由各部门负责。
4.4.2管理体系文件打印好后文件原稿及批准记录连同一份正文,交办公室移交办公室存档。
4.4.3受控文件的发放由文件管理人员按文件批准人批准的发放范围发放文件。
纸质受控文件均由发放部门加盖“受控”印章。
4.4.4受控文件使用部门,应在《文件发放登记表》上签名领取。
对受控文件要注有分发号,每份文件用不同的分发号,分发号由001起定部门、姓名定分发号发放,以便追溯。
4.4.5受控文件不得随意复印,需要复印时,应由使用部门负责人、文件发放部门负责人审核批准。
需要增发的,由使用部门书面提出申请。
4.4.6电子受控文件在公司OA系统---公文管理系统---ISO文件管理上进行发放。
发放的电子受控文件设置为不能打印、转发、下载。
4.4.7需要发放部门级电子受控文件的报由办公室发放。
电子管理性文件由办公室发放控制。
技术性电子文件由生产部发放控制。
公司电子版管理手册、程序文件的发放由办公室发放控制。
4.4.8电子文件发放的签收实行收文人电子签名,并保存在电脑上,作为文件签收的依据。
4.5文件更改、换版与作废
4.5.1文件需要更改,应由有关职能部门负责提出申请,填写《文件更改申请单》,说明更改原因,对重要的更改还应附有充分的证据。
4.5.2文件更改申请的审核、批准应由原审批人进行,当原审批人不在职时,可由接替其岗位的人员审批。
4.5.3文件更改申请获批准后,由原文件编写部门进行更改,并报原文件审批部门(人)审批。
如要由被指定的部门进行更改时,指定部门必须获得原审批部门所依据的背景材料,更改后的文件应作好状态标识,同时作好记录。
4.5.4文件管理人员在文件更改时应注明更改次数和更改生效时间,并按原批准的发放范围发放更改后的文件,同时收回作废的旧文件,确保作废文件及时撤出使用现场。
对重要更改还应发放《文件更改通知单》告知文件使用人。
4.5.5文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版。
原版文件作废,换发新版本,以保持文件的完整、准确、清晰。
4.5.6对需作资料保留或另作其它用途的作废文件,应加盖“作废”和“保留”印章,明确标识,不需要保存的由文件管理员填写《文件资料收(毁)登记表》经本部门负责人批准后,按《档案鉴定与销毁制度》执行。
4.5.7工艺技术文件的更改按《技术管理制度汇编》中有关规定执行。
4.5.8电子文件的更改、换版、作废的手续按4.5.1、4.5.2、4.5.3执行,由原文件发放部门实施更改。
并发放电子版《文件更改通知单》告知文件使用人。
4.6文件的管理
4.6.1各部门专职或兼职档案员,负责本部门职责范围内文件的登记、存档和管理,负责建立本部门《受控文件清单》,办公室应建立公司《受控文件清单》。
4.6.2文件持有者应及时接收和妥善管理文件,保持文件的有效性。
4.6.3直接引用的各类外部文件,由文件对口部门提出,公司分管领导批准后方可使用。
4.6.4需临时借阅文件的人员,填写《文件资料借阅登记表》,经文件管理部门负责人批准方可借阅文件,借阅者应在指定日期归还文件,到期不归还由文件管理人员收回。
存档文件一律不外借,防止文件丢失或损坏。
4.6.5当文件使用人的文件破损严重,影响使用时,应到文件发放部门办理更换手续,交回破损文件,补发新文件。
新文件的分发号仍沿用原文件分发号,文件管理人员将破损文件按4.5.6的要求处理。
4.6.6当文件使用人将文件丢失后,应办理申请领用手续。
文件管理人员在补发文件时应给予新的分发号,并注明丢失文件的分发号作废。
必要时将作废文件的分发号通知各部门,防止误用。
4.6.7机要档案文件的管理按《保密管理规定》执行。
4.6.8电子文件的管理
4.6.8.1公司服务器上的电子受控文件(含ERP、OA数据库的数据),由信息中心每月1日在硬盘上做备份,并将所备份的数据刻录到光盘上。
4.6.8.2随着办公自动化的普及和应用,部门之间的文件资料传递多以电脑为途径,书面文件传递逐渐减少。
电子文件传递过程中应采取适当的措施确保传递文件的保密及保护性。
4.6.8.3备份的电子文件和关于电脑或应用软件的合同、协议等,定期交办公室保存。
4.6.9管理体系文件持有者调离岗位,必须把所有文件交回发放部门。
4.7每年管理评审之前办公室组织各有关部门对公司受控文件进行一次评审,并将评审意见反馈到办公室汇总,作为管理评审的输入。
4.8外来文件的控制
4.8.1外来有关政府、机构、单位的来文由办公室签收、登记、处理、归档和提供利用(各部门签收的,移交给办公室处理)。
4.8.2外部提供的有关技术文件、标准、图纸、说明书等由相关部门接收后移交办公室公室归档,由办公室向相关部门发放。
4.8.3法律法规的管理按《法律法规及其他要求管理程序》执行。
4.8.4办公室每年组织核对管理体系所采用的国家法律法规、外来标准、文件是否为有效文件,并把核对结果报办公室,由办公室按时发布到管理体系运行所涉及的场所;生产部负责技术性文件、标准的核对,并把结果及时发布到管理体系运行所涉及的场所。
4.9印章的管理
4.9.1管理体系文件印章有“受控”、“作废”、“保留”三类,均归办公室管理。
4.9.2各单位要使用印章,必须经办公室主任批准,在《用印申请台帐》登记后方可使用。
5相关/支持性文件
5.1《管理体系文件编写导则》(见本《程序文件》后附页)
5.2《技术管理制度汇编》
5.3《档案鉴定与销毁制度》
5.4《保密管理规定》
6相关记录
6.1《文件编制审批表》
6.2《文件发放登记表》
6.3《文件更改申请单》
6.4《文件更改通知单》
6.5《文件作废通知单》
6.6《文件留用申请单》
6.7《文件资料借阅登记表》
6.8《文件资料收(毁)登记表》
6.9《受控文件清单》
6.10《工艺技术文件变更申请书》
6.11《工艺技术文件变更通知书》
6.12《用印申请台帐》
程序文件
法律法规和其他要求管理程序
文件编号:
YQZY/CX-02-2015
版次/更改次:
A/0
1目的
用于识别适用于公司活动、产品和服务中质量、环境因素,要求的法律法规和其他应遵守的要求,建立获取这些要求的渠道,同时确定这些要求如何应用于公司的环境因素和,以保证公司管理体系在建立、实施、保持、改进中,充分考虑和持续满足法律法规和其他要求。
2适用范围
适用于公司质量、环境因素要求的法律法规和其他要求的获取、识别和更新。
3职责
3.1办公室负责质量、环境法律法规和其他要求的获取、识别、更新和归档。
3.2各部室车间负责执行和实施公司适用的质量、环境有关的法律法规和其他要求。
3.3管理者代表负责适用法律、法规和其他要求清单的批准。
4工作程序
4.1法律法规和其他要求的内容
1)中国已签署的相关国际条约;
2)国家和地方与质量、环境有关的法律法规;
3)国家和地方关于质量、环境的有关标准;
4)区、市政府关于质量、环境的规定、决定及有关文件;
5)区、市政府关于环境的发展纲要、规划目标及限期治理计划;
6)行业协会及上级主管部门对公司的要求;
7)质量、环境的非法规性指南、自愿性环境标志等;
8)公司与政府机构、顾客、社会团体或非政府组织签定的与质量、环境有关的协议;
9)本公司质量、环境方面的要求和对公众的承诺。
4.2获取
4.2.1获取的内容、渠道和频次见下表:
序号
内容
频次
1
国家和地方与质量有关的法律、法规、规定、决定及有关文件
1次/每年初
2
与锅容管特等特种设备有关的法律法规和其他要求
1次/每年初
3
国家和地方与环境、安全生产、消防有关的法律、法规、标准、规定、决定及有关文件
1次/每年初
4
中国已签署的相关国际条约、国家和地方与公司质量、环境消防、有关的法律、法规、规定、决定及有关文件
1次/每年初
4.2.2办公室将获取的法律法规和其他要求及时进行分类登记。
4.2.3各职能部门工作中接收到的法律、法规、标准和有关文件要求等,交由办公室签收、登记、处理、归档和提供利用,同时办公室将有关质量环境的文件按职责交办公室识别。
4.3识别
4.3.1对获取的有关质量法律、法规及其他要求,由办公室和生产部进行归纳整理填写《适用质量法律法规和其他要求清单》报办公室。
4.3.2对获取并适用于公司的有关环境的法律法规和其他要求,由办公室进行归纳整理,填写《适用环境法律法规和其他要求清单》,并对适用于公司的有关环境法律、法规及其他要求的内容进行识别,填写《适用环境法律法规和其他要求清单》报办公室。
4.3.3对获取并适用于公司的有关的法律法规和其他要求,由办公室进行归纳整理,填写《适用法律法规和其他要求清单》,并对适用于公司的有关法律、法规及其它要求的内容进行识别,填写《适用法律法规和其他要求摘要》,汇总后归档。
4.3.4经识别的法律法规和其他要求要在建立、实施和保持质量环境管理体系时予以贯彻落实。
4.3.5在体系实施过程中应考虑所识别的这些法律法规和其他要求应用于重要环境因素及具有中度以上风险危险源的管理上。
4.4发放
办公室将适用的法律法规和其他要求及时发布,通知到各职能部门和车间。
由职能部门和车间传递到相关岗位的执行人员,并组织员工学习法律法规和其他要求中的有关规定,贯彻执行法律法规和其他要求。
4.5管理
4.5.1办公室对法律法规和其他要求统一归档保存。
4.5.2办公室对法律法规和其他要求的使用进行管理。
4.5.3有关法律法规和其他要求的管理按《文件控制程序》和《记录控制程序》中有关规定办理。
4.6更新
4.6.1当公司的产品、活动和服务发生变化时,要根据实际情况,由办公室、办公室、人事部、工会、设备部对有关的质量、环境法律法规和其他要求进行更新。
4.6.2当国家的法律法规及其它要求发生变化时,办公室、办公室、人事部、工会、设备部应及时对已识别的适用法律法规及其他要求进行更新。
4.6.3更新的法律法规及其他要求按4.3和4.4的要求进行识别和发放。
5相关/支持性文件:
5.1《文件控制程序》
5.2《记录控制程序》
6相关记录
6.1《适用法律法规和其他要求清单》
程序文件
记录控制程序
文件编号:
YQZY/CX-03-2015
版次/更改次:
A/0
1目的
对记录进行控制,确保记录的真实、有效、完整、规范和可追溯性,为产品质量符合规定要求、环境绩效得到改善、风险得到持续有效控制和体系有效运行提供客观证据。
2适用范围
适用于本公司管理体系运行中记录的管理。
3职责
3.1办公室负责全公司记录表式的审查备案。
3.2办公室负责规定各种记录的保存期,并负责管理体系综合性记录的管理。
3.3各部门负责本部门业务范围内记录的管理。
3.4各部门负责人负责本部门记录的审批。
4工作程序
4.1记录表式的设置、审批
4.1.1凡管理体系中有要求的,都要编制记录。
各部门根据需要记录的内容和实际情况,设计记录表格式,并按《管理体系文件编写导则》要求进行编号。
4.1.2本部门使用的表格,由本部门负责人批准;涉及其它部门或属全公司使用的表格,执行《文件控制程序》的规定。
记录表式报办公室备案,建立《记录清单》。
4.1.3记录表式栏目需要修改、增加或删除时,须按4.1.2重新进行审批,并报办公室备案。
4.1.4记录可以是文字和媒体多种形式。
4.2记录主要有:
4.2.1质量检验记录:
a)质量检验记录;
b)计量检测设备检定/校准记录;
c)设备验收及检修记录;
d)锅容管特检验记录;
e)其他检验记录。
4.2.2试验记录:
a)工艺试验记录;
b)其他试验记录。
4.2.3环境记录主要包括:
a)环保设施运行记录;
b)环境监测记录;
c)环保检查情况记录;
d)环境投诉和处理记录。
4.2.4体系运行活动记录主要包括:
a)日常管理记录;
b)内审和管理评审记录;
c)培训记录;
d)不合格管理记录。
4.3记录填写要求
4.3.1归档到办公室的记录必须用碳素墨水和黑色水性笔书写,其他类记录可用钢笔或圆珠笔书写。
4.3.2填写记录要严格按表格(图)要求,应确保内容真实,记录及时、准确、清晰、工整,便于分析,记录人须注明日期并签全名,记录上如有空格应记“/”斜划,或作文字说明,以区别漏填。
4.3.3记录填写后,不得随意涂改,属于填写错误的,只准划改,重要记录要注明划改人姓名。
4.4原始记录收集、标识和编目
4.4.1各部门指定专(兼)职人员定期收集记录,按记录名称统一进行标识,按日期顺序编目后装订成册,装订要整齐牢固,且有封面和封底,在封面标明记录名称、保管期限、编号和日期。
4.4.2所有记录的收集可按月、季、每年初、年进行,必要时可随时收集。
4.5记录归档、贮存的管理
4.5.1各部门记录归档、贮存的管理
a)记录必须按类别、编号或日期顺序存放,以便查找。
b)存放记录的环境要适宜,做到防潮、防污、防火、防盗、防鼠,避免损坏、变质、丢失。
c)各部门按《文件资料归档范围规定》管理本部门的记录。
d)各部门按《保密管理规定》进行记录的保密管理。
4.5.2办公室记录归档、贮存的管理按《档案库房管理制度》执行。
4.5.3办公室按《文件资料归档范围规定》确定各类记录的保存期。
贮存期内的记录要齐全、完整、便于存取。
对各类记录要按规定的保存期认真保管爱护,不得随便撕毁丢失。
4.5.4装订成册的记录,由保管人员建立台帐归档,台帐标明每册编号、名称和保管期限。
归档范围按《文件资料归档范围规定》执行。
4.5.5记录保存期满后,保管部门要按《档案鉴定与销毁制度》的规定处理过期记录。
4.6记录的借(查)阅
4.6.1借用记录时,借用人员必须先按《档案查阅、借用复制管理制度》办理借用手续,并及时归还;交还时,保管人员当面查对,确认完整无误,方可接收,存放原处。
借用记录要妥善保管,不得涂改、毁坏、丢失。
4.6.2合同有要求时,客户可凭合同由销售部向有关部门办理手续方能查阅相关的记录。
4.6.3当相关方对环境有投诉需要查阅环境记录时,办公室办理手续,查阅环境记录。
5相关/支持性文件
5.1《管理体系文件编写导则》
5.2《档案查阅、借用复制管理制度》
5.3《文件资料归档范围规定》
5.4《档案鉴定与销毁制度》
5.5《档案库房管理制度》
5.6《保密管理规定》
6相关记录
6.1《记录清单》
6.2《文书档案(资料)交接清单》
6.3《资料分发登记簿》
6.4《文书档案借阅登记簿》
6.5《科技档案借阅登记簿》
6.6《外文档案借阅登记簿》
6.7《科技档案案卷去向登记薄》
6.8《记录销毁登记表》
程序文件
目标指标和方案管理程序
文件编号:
YQZY/CX-04-2015
版次/更改次:
A/0
1目的
为控制公司产品质量、重要环境因素,在相关职能和层次上建立目标指标,确保公司管理体系的方针得以实现,以不断改进公司的业绩,并达到顾客和相关方的满意。
2适用范围
适用于公司质量、环境目标、指标和管理方案的制定与实施。
3职责
3.1办公室负责组织起草公司质量环境总目标和年度目标指标,组织各部门(车间)制定各自的质量环境年度目标指标,并负责纳入考核;负责初审各部门(车间)的年度质量目标指标。
3.2办公室负责制定环境管理方案,负责初审部门(车间)的环境年度目标指标。
3.3董事长负责批准公司质量环境总目标和年度目标指标。
3.4总经理负责审核公司质量环境总目标和年度目标指标;负责批准公司管理方案和各部门(车间)的年度质量环境目标指标。
3.5管理者代表负责审核管理方案和审定公司各部门质量环境年度目标指标。
3.6公司分管领导负责审核公司各部门质量环境年度目标指标。
3.7各部门(车间)/层次负责制定本部门(车间)/层次的目标指标,参与公司目标指标和管理方案的制定、修订,并按管理方案的要求组织实施。
4工作程序
4.1目标、指标的制定原则
1)符合质量/环境/法律法规及其它要求;
2)符合公司的质量环境方针,包括对持续改进的承诺;
3)目标应是可测量的,在可能范围内尽可能定量。
4)质量目标应包括满足产品要求所需的内容;
5)环境目标指标或目标应依据评价出的重要环境因素,具有中度以上风险危险源;考虑经济、技术等方面的可行性;考虑运行和经营要求;考虑相关方的观点;
4.2目标和指标的制定与实施
4.2.1办公室组织生产部、办公室和办公室起草公司质量、环境总目标并汇总,主要目标经党政联席会审议后报董事会和股东会批准,支持性目标和分解的目标,经党政联席会审议后报管理者代表审核、总经理批准,以上所有目标编写进入管理体系《管理手册》。
4.2.2办公室负责组织起草公司质量、环境年度目标指标,主要目标经党政联席会审议后报董事会和股东会批准,支持性目标和分解的目标,经党政联席会审议并报管理者代表审核、总经理批准,由办公室纳入公司年度综合生产经营计划,并组织实施。
4.2.3公司的年度目标指标确定后,办公室组织各部门(车间)根据公司质量环境年度目标指标,结合本部门(车间)的特点和实际情况建立各自的质量环境年
度目标指标。
质量目标指标报办公室初审,环境目标指标报办公室初审。
初审后报各部门(车间)的分管领导审核、管理者代表审定、总经理批准。
4.2.3各部门(车间)组织下属各层次制定各自的目标和指标,由上一层次负责人审核和批准。
4.2.4各职能、层次负责本层次质量环境目标指标的实施。
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