行政管理流程设计及工作标准.docx

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行政管理流程设计及工作标准

第一章行政督办与检查

一、行政督办与检查流程设计

（一）流程设计目的

图1-1行政督办与检查流程设计目的说明

（二）流程结构设计

图1-2行政督办与检查流程结构设计图

二、行政事务处理流程与工作标准

（一）行政事务处理流程图

（二）行政事务处理工作标准

阶段

节点

工作执行标准

执行工具

行政事务处理制度建设

1

（1）行政部长组织行政人员编制行政事务处理制度，并报执行长审批

（2）行政事务处理制度的内容应包括各类事务处理办法、任务分配、处理要求、处理流程、处理结果审查、奖惩、资料汇总等

✧行政事务处理制度

✧企业制度编制规范

编制处理方案

2

（1）行政管理部各岗位须积极贯彻企业领导指示，做好上下沟通协调工作，并随时准备接受行政任务

（2）行政事务分派须按照事务大小和组织层级进行，由上一级别直接下达到下一级别，除紧急情况外不得越级

✧行政事务任务表

✧行政事务处理方案

✧行政事务处理制度

3

（1）行政人员须明确事务完成的期限和要求

（2）预计不能够在规定的期限内完成的，应及时提出，否则不得无故拖延事务处理期限

（3）事务接受方认为事务不在其权限范围内，或事务处理范围超出自身权责的，须及时提出

4

（1）编制处理方案时应满足时效性、以服务对象为中心、有效沟通等原则

（2）处理方案应依据行政事务处理制度、本次任务要求等进行编制

进行行政事务处理

5

（1）行政人员在权限范围内高质量地完成任务

（2）高效完成所承担的工作，不拖延不积压

（3）服从上级指挥，如有不同意见，应婉转相告或以书面陈述，一经上级主管决定，应立即遵照执行

（4）事务处理过程中应遵守企业一切规章制度及工作守则

✧行政事务处理问题报告

✧行政事务处理方案

✧行政事务处理制度

6

（1）事务办理过程中，如遇到自身权责难以克服的问题，必须及时向直接主管或任务分派者报告

（2）行政人员却因私事或其他指派而不得不暂时中断当前事务的处理时，应及时向行政部长反映。

行政部长根据事务的重要程度，决定是否改派他人接替完成事务处理任务

7

行政部长应及时判断问题的性质，并给予必要的帮助，不得无故推脱和拖延

8

需要他人接替完成任务的，接替者和被接替者须严格完成交接工作，双方明确任务的进展程度、完成期限以及事务处理的要求等，并以书面的形式进行确定

处理后续工作

9

（1）行政人员及时向上级主管汇报任务完成情况和结果，并根据所处理事务的性质提交书面成果文件

（2）行政人员应在行政事务处理完毕后的3日内做好行政事务处理总结并上交

✧行政事务处理报告

✧行政事务处理检查表

✧行政事务处理制度

10

（1）行政部长对任务完成情况进行检查和评价，并将评价意见及时反馈给行政人员，以帮助其改进工作

（2）评价结果将作为员工绩效考核的一部分

（三）流程关键事项与考核说明

所属节点

关键事项

考核指标与目标值

1

行政事务处理制度编制

✧制度编制错漏处数，目标值为0次，行政事务处理制度编制符合企业制度编制规范，内容完善、符合实际

✧制度计划编制及时率，目标值为100%

2

行政事务任务分配

✧任务分配及时性，任务分配不耽误任务的执行

✧任务分配准确性，严格按职责分工、岗位权限范围进行任务分配，同时注意员工工作任务的均衡

4

行政事务处理方案编制

✧处理方案编制及时率，目标值为100%

✧处理方案一次性通过率，目标值为___%

6

行政事务问题解决

✧事务问题解决满意度得分，目标值不低于___分

✧问题解决正确度，按照企业相关制度规定、权限范围、上级指示处理问题，顺利完成任务

三、行政督办管理流程与工作标准

（一）行政督办管理流程图

（二）行政督办管理工作标准

阶段

节点

工作执行标准

执行工具

接受督办任务

1

（1）行政部长根据领导指示及各相关决议处理、下达督办任务

（2）下达督办任务时，须明确督办事件的承办办法、承办期限、承办责任人等

✧督办单

✧承办文书

✧文书管理制度

✧行政督办实施细则

2

（1）督办人员根据行政部长下达的督办任务进行督办工作

（2）督办过程中，须明确、清晰地传达上级指示、承办工作要求等，确保承办工作无误

初次催办处理

3

（1）督办人员跟踪承办工作执行情况，根据承办期限制定相关对策进行催办

（2）催办方式有电话催办、当面催办、文件催办等

✧承办文书

✧催办单

✧请示

✧批示

✧文书管理制度

✧行政督办实施细则

4

（1）了解分析承办部门或人员提出的问题，在权限范围内回复处理

（2）督办人员权限外的问题处理须报行政部长审查，并请其提出处理办法。

行政部长权限外的问题处理须报执行长批示

再次催办处理

5

（1）根据初次催办结果跟踪承办情况。

在催办规定的期限内未承办完成的，督办人员应及时将情况上报行政部长

（2）根据领导批示进行催办

6

（1）督办人员根据上级批示进行最后一次催办

（2）催办过程可列明承办延误的惩罚措施，督促承办部门或人员完成承办工作

督办审查复命

7

（1）承办工作结束后，督办人员审查承办结果，并向上级复命

（2）承办结果须报行政部长审核、执行长审批

✧批复

✧文书管理制度

✧行政督办实施细则

（三）流程关键事项与考核说明

所属节点

关键事项

考核指标与目标值

2

督办

✧督办延误次数，在企业规定的督办时间里进行督办，延误次数为0

✧督办作业准确性，严格按企业督办规定及本次督办的内容进行督办

3、6

催办

✧催办及时率，目标值为100%

✧催办效果达成情况，一次性催办成功率不低于____%

四、行政监督检查管理流程与工作标准

（一）行政监督检查管理流程图

（二）行政监督检查管理工作标准

阶段

节点

工作执行标准

执行工具

监督检查准备

1

（1）行政人员根据行政工作计划及上级指示编制监督检查方案，并报行政部长审批

（2）监督检查方案应包括监督检查的重点、范围、时间、检查人员和检查表等

✧行政监督检查方案

✧行政监督检查表

✧行政监督检查准备工作检查表

✧检查通知

✧行政事务处理制度

2

（1）行政人员根据已审批通过的监督检查方案进行监督检查准备

（2）监督检查准备工作包括打印检查表、准备检查用具、培训检查人员等

3

（1）行政人员向受检部门或人员发布检查通知

（2）检查通知的编制须参照检查方案，其内容应包括检查事项、检查时间、检查人员、检查办法等

实施监督检查

4

（1）行政人员在规定的时间内对受检部门或人员进行监督检查

（2）监督检查工作须得到上级的支持与配合

✧行政监督检查方案

✧行政监督检查表

✧行政监督检查报告

✧行政事务处理制度

5

（1）行政人员依据检查表内容，对比实际情况，按规范填写检查表

（2）行政人员须重点填写需受检部门配合的内容

6

行政人员对汇总的数据进行分析，得出检查结果、发现不足之处，并编制上交检查报告

公布检查结果

7

行政部长审查检查报告，评审报告的客观性、准确性，并针对不足之处提出改进意见

✧行政监督检查报告

✧行政事务处理制度

✧改进工作跟踪表

8

行政人员根据审查后的检查报告及上级改进意见，公布正式的检查结果

9

行政人员针对各部门的改进行动计划，对改进过程进行跟踪与评价

（三）流程关键事项与考核说明

所属节点

关键事项

考核指标与目标值

1

编制监督检查方案

✧方案编制及时率，目标值为100%

✧方案编制一次性通过率，目标值为___%

2、3

监督检查准备

✧准备工作完备度，准备工作到位、无疏漏

✧监督检查通知及时率，目标值为100%

✧监督检查通知内容完整率，通知按照企业规范编制、内容信息完整

4

监督检查

✧监督检查工作规范性，严格执行监督检查方案及相关规定

✧监督检查过程问题解决率，及时向上级反映并迅速按指示解决问题

8

发布检查结果

✧检查结果公布及时性，在企业规定的期限内发布检查结果

✧检查结果有效投诉次数，目标值为低于___次

第二章印章与证照管理

一、印章与证照管理流程设计

（一）流程设计目的

图2-1印章与证照管理流程设计目的说明

（二）流程结构设计

图2-2印章与证照管理流程结构设计图

二、印章管理流程与工作标准

（一）印章管理流程图

（二）印章管理工作标准

阶段

节点

工作执行标准

执行工具

印章刻制/停用

1

（1）汇总印章刻制/停用需求，审查需求申请是否符合规定

（2）编制印章刻制/停用需求表，并将申请报告送交执行长审批

✧印章刻制/停用需求表

✧印章刻制/停用申请表

✧印章管理制度

✧当地公安机关印章管理规定

2

根据当地公安机关印章管理规定填制印章刻制/停用申请表

3

印章刻制流程可参照“印章刻制管理流程与工作标准”

印章使用与保管

4

（1）对刻制或停用印章的编号、名称、启用（停用）时间等进行登记

（2）将登记备案后的印章放入指定柜中妥善保管

✧印章使用/停用登记表

✧印章管理制度

✧档案管理制度

5

印章使用流程可参照“印章使用管理流程与工作标准”

6

（1）行政管理部定期检查印章的使用情况，确保印章使用正常

（2）检查印章是否损坏，是否符合用印规定，并作出处理

7

（1）判断印章是否停用

（2）确认停用的印章是否符合停用条件等

（三）流程关键事项与考核说明

所属节点

关键事项

考核指标与目标值

1

印章刻制/停用需求汇总

✧需求汇总及时率，目标值为100%

✧需求汇总准确率，目标值为100%

2

印章刻制/停用申请

✧申请及时率，目标值为100%

✧申请内容真实性，申请表所列事项内容真实、无虚假

✧申请一次性通过率，目标值为100%

4

印章登记与保管

✧刻制/停用印章登记及时率，目标值为100%

✧刻制/停用印章登记准确度，印章编号、名称、启用（停用）时间登记准确、完整，无错误或遗漏登记情况

✧印章保管完好性，印章保管完好，存放在指定柜且无破损情况

6

印章定期检查

✧印章检查及时率，目标值为100%

✧印章检查准确率，检查工作符合规范、仔细认真

三、证照管理流程与工作标准

（一）证照管理流程图

（二）证照管理工作标准

阶段

节点

工作执行标准

执行工具

证照办理/变更

1

（1）行政管理部汇总企业证照办理/变更的需求

（2）执行长审核证照的办理/变更需求是否合理

（3）行政管理部汇总编制证照办理/变更需求登记表

✧证照办理/变更需求登记表

✧证照办理规定

✧证照办理/变更申请表

✧证照管理制度

2

（1）根据政府相关部门证照办理规定准备相关材料

（2）变更证照须提供原证照原件及复印件

证照使用登记与保管

3

（1）在规定期限内到政府证照办理部门领取新证照

（2）对新证照进行核对，及时发现错误内容

✧证照管理制度

✧档案管理制度

4

（1）行政管理部将取回的合格证照原件及复印件进行存档备用

（2）登记证照的有效期限、使用日期等信息，并进行归档管理

5

参照“证照使用管理流程与工作标准”

（三）流程关键事项与考核说明

所属节点

关键事项

考核指标与目标值

1

证照办理/变更申请

✧申请及时率，目标值为100%

✧申请表内容准确度，申请内容准确、无差错

2

证照办理/变更申请材料准备

✧申请材料完整性，申请材料完整、无缺失

✧办理/变更申请一次性通过率，目标值为100%

3

证照领取

✧证照领取及时率，目标值为100%

✧证照核对准确度，核对细心，及时发现细微错误，确保证照无误

4

证照登记、保管

✧证照登记及时率，目标值为100%

✧证照保管规范性，证照保管工作按证照管理制度规定进行，保证证照无遗失或破损情况

四、印章刻制管理流程与工作标准

（一）印章刻制管理流程图

（二）印章刻制管理工作标准

阶段

节点

工作执行标准

执行工具

印章刻制内部申请

1

（1）每月汇总各部门印章刻制需求

（2）审查各部门印章刻制需求是否符合规定。

企业印章刻制申请原因包括旧章破损、新增印章刻制、原有印章变更等

（3）审查各部门各类印章刻制需求是否已经经过权限内领导审批

（4）确定通过审查的印章刻制需求并编制申请报告

✧印章刻制需求表

✧印章刻制需求汇总表

✧印章管理制度

✧印章刻制内容申请审批规定

申请审查及刻制

2

（1）企业须按照当地公安机关的规定填制印章刻制申请书

（2）申请书须明确说明所刻制印章的用途、样式、规格和材质等

✧印章刻制申请书

✧当地公安机关印章刻制管理规定

3

（1）根据公安机关印章刻制管理规定准备相关材料

（2）刻制公章须准备工商营业执照副本及复印件、法人代表身份证原件及复印件等

（3）刻制合同专业章时，本单位应提交申请，同时提供银行“开户许可证”复印件

（4）刻制发票专用章时，本单位应提交申请，同时提供“税务登记证”（副本）复印件

（5）公章、财务专用章、合同专用章、发票专用章等遗失须重新刻制的，应先登报声明原印章作废，并于规定时间期限，凭报纸和主管单位出具的证明到公安机关办理刻章手续

印章领取与验收

4

（1）对领取的新印章进行核对，及时发现错误内容

（2）与公安机关就印章错误内容进行沟通，尽快解决问题

✧印章领取通知单

新印章启用

5

（1）对取回的新印章进行印模，并将印模存档

（2）确定印章使用时间，填写相关记录并存档

✧档案管理制度

✧印章管理制度

6

（1）行政管理部发文通知相关使用部门领取使用

（2）督促用章部门按照企业印章管理制度规定使用新印章，并收回旧印章

（三）流程关键事项与考核说明

所属节点

关键事项

考核指标与目标值

1

印章刻制内部申请

✧申请及时率，目标值为100%

✧申请内容真实性，申请书所列事项内容真实、无虚假

2

填制印章刻制申请书

✧印章刻制申请书内容准确度，申请内容准确、无差错

3

印章刻制手续办理

✧印章刻制申请一次性通过率，目标值为100%

✧印章刻制申请材料完整性，材料内容完整、无缺失

4

印章领取与核对

✧印章领取延误率，目标值为0

✧印章核对准确度，核对细心，及时发现细微错误，确保印章无误

5

印模归档

✧印模归档及时率，目标值为100%

✧印模归档准确率，印模归档符合规范、编号正确，确保企业所有印章均有记录、易于查找

五、印章使用管理流程与工作标准

（一）印章使用管理流程图

（二）印章使用管理工作标准

阶段

节点

工作执行标准

执行工具

印章使用申请

1

（1）相关部门负责人在权限范围内对用印文件进行审核

（2）若用印文件需盖部门负责人审批权限外的重要印章，应提请执行长审批

（3）将审批未通过的申请表返还给用印申请人，令其重新填写

✧印章使用申请表

✧用印文件

✧印章管理制度

✧部门内部申请审批制度

2

（1）用印员工按照企业印章管理制度，领取印章使用申请表

（2）填写印章使用申请表，据实写明用印事由、用印时间、用印地点等

审查盖章与登记

3

（1）用印保管员审查各类印章使用申请表是否经相关审批人审批签字

（2）对部门负责人或执行长签字同意的印章使用申请表及用印文件进行审阅，了解用印内容

（3）核准用印事由、用印时间、用印地点等

✧印章使用登记表

✧印章管理制度

✧档案管理制度

4

（1）印章保管员对用印申请人的印章使用资格进行审核，确保印章的规范使用

（2）对于无用印资格的申请人，应向权限审批人沟通确认，以确定是否给予用印

5

（1）确认用印文件的内容与申请表中所指一致

（2）确认用印文件为非空白文件或已签字文件，严禁在空白纸张或空白文件上盖章

6

（1）印章保管员将用印时间、编号、用印单位、用印次数、经办人姓名、批准用印人姓名、盖章人姓名、用印文件及用印目的等登记于印章使用登记表

（2）及时对印章使用登记表进行编号

印章外带使用与归还

7

（1）取出印章，将印章编号与名称、领用时间、领用人、用印单位、用印地点、用印目的、经办人姓名等信息记入印章使用登记表

（2）妥善保管印章使用登记表

✧部门内部申请审批制度

✧印章使用登记表

✧印章管理制度

✧档案管理制度

8

（1）确认归还的印章完好

（2）将印章的使用情况（如使用次数、使用文件等）登记于印章使用登记表

（3）对归还日期进行登记，与印章使用登记表一起编号存档

（4）归还人与签收人共同确认签字

（5）及时将归还印章存放回指定柜子，妥善保管

9

（1）将印章使用登记表按档案管理制度要求进行整理、编号

（2）将印章使用登记表按编号及时归档保管

（三）流程关键事项与考核说明

所属节点

关键事项

考核指标与目标值

3

审查用印文件与申请表

✧审查及时率，目标值为100%

✧审查准确率，用印文件与申请表已经主管领导审批，且内容规范、清楚、无歧义

4

用印员工资格审查

✧核准精确度，目标值为100%

✧反馈及时率，目标值为100%，及时将申请人不符合用印资格的情况反馈给权限审批人

5

盖章

✧盖章谨慎性，盖章谨慎，在盖章前确认盖章内容，不存在在空白文件或空白纸张上盖章的情况

✧盖章及时率，目标值为100%

6

印章使用登记表登记

✧印章使用登记表登记及时率，目标值为100%

✧印章使用登记表登记准确率，目标值为100%，登记内容无错误及模糊不清项

7

印章外带使用手续办理

✧外带登记及时率，目标值为100%

✧外带登记准确度，登记记录完整，无错误或遗漏

8

外带印章归还、登记

✧印章检查准确度，确认印章归还，确保及时发现损坏印章

✧印章归还登记及时率，目标值为100%

✧印章归还登记准确度，印章登记无错漏

9

用印记录归档

✧归档及时率，目标值为100%

✧归档规范性，印章使用登记表归档规范、有序，易于查找

六、证照使用管理流程与工作标准

（一）证照使用管理流程图

（二）证照使用管理工作标准

阶段

节点

工作执行标准

执行工具

证照使用申请

1

（1）证照使用申请人明确证照使用事由及时间

（2）根据证照使用需求，明确需使用的是复印件还是原件

✧证照使用申请表

✧证照管理制度

✧企业内部申请审批制度

2

（1）明确收到的证照使用申请表所申请的是原件还是复印件

（2）确认收到的证照使用申请表已经部门负责人在权限范围内审批

（3）确认经审批的申请表已明确申请事由

（4）将超出权限、须报执行长审批的申请表核对后转交执行长审批

审查复印与登记

3

（1）审查证照使用申请表是否经主管领导审批

（2）审查证照使用申请表审批手续是否齐全

✧证照复印使用专用章

✧证照复印使用情况登记表

✧证照归还登记表

✧档案管理制度

4

（1）取出所需复印的证照原件或副本

（2）复印相关证照

（3）将证照原件或副本及时存放回指定柜子

（4）登记证照复印件名称、编号等

（5）登记使用申请人姓名、使用事由、使用时间、份数、审批人姓名、经办人姓名等

5

（1）核对证照复印件是否正确

（2）根据证照使用申请表中所述使用事由，在证照复印件上加盖使用范围、有效期限专用章及复印无效专用章

（3）确认盖章是否正确

证照原件使用与归还

6

（1）审查、复查证照使用申请表是否经主管领导审批

（2）审查证照使用申请表审批手续是否齐全

（3）复核证照原件使用申请人的使用资格

（4）对于无使用资格的申请人，应向权限审批人沟通确认

✧证照原件使用情况登记表

✧证照归还登记表

✧档案管理制度

7

（1）登记证照原件编号及名称

（2）通知证照使用申请人领取证照原件

8

（1）检查、确认归还的证照原件完好

（2）根据证照的实际使用情况进行登记，登记内容包括使用时间、使用内容、审批人姓名、经办人姓名、使用人姓名等

（3）登记、检查完成后，使用人与经办人共同签字确认

（4）将证照使用申请表、证照原件使用情况登记表与证照归还登记表及时归档存放

（三）流程关键事项与考核说明

所属节点

关键事项

考核指标与目标值

2

证照使用申请审核

✧审核及时率，目标值为100%

✧审核准确度，经审核的申请表填写规范、内容清楚

4

证照复印与登记

✧证照复印件清晰度，复印件清晰、完整

✧证照复印及时率，目标值为100%

✧证照放回及时率，复印后及时将原件或副本放回指定柜子

✧证照复印登记及时率，目标值为100%

5

证照复印件盖章

✧盖章清晰度，证照复印件上盖章清晰、无模糊不清情况

✧盖章准确度，复印件上所盖专用章准确、无盖错或未盖情况

7

证照原件领取通知与登记

✧证照领取通知发布及时率，目标值为100%

✧证照领取登记准确度，领取登记准确，无未登记或遗漏情况

8

证照归还检查与登记

✧归还证照原件检查准确度，确认证照已归还的证照准确，完整，确保及时发现损坏情况

✧证照归还登记及时率，目标值为100%

✧证照归还登记准确率，目标值为100%

✧证照使用申请表、证照原件使用情况登记表及证照归还登记表归档及时率，目标值为100%

第三章文书事务管理

一、文书事务管理流程设计

（一）流程设计目的

企业的文书包括决定、报告、通知、请示、批复、函、简报、会议纪要、外来信件、外来公文等。

企业文书事务管理是企业开展正常管理、经营工作的基础，是行政管理部的重要工作内容之一。

文书事务管理流程设计的目的有以下4点。

1.统一文书拟定、审核、处理工作标准，明确各项职责分工，梳理各步骤操作标准，从而正确有效地处理文书事务。

2.提高文书编制质量，提高文书事务处理工作的效率，进而提高企业办公效率。

3.及时处理与外部联系单位的相关事宜，维护企业形象，提高企业美誉度。

4.逐步实现企业管理的规范化、标准化和程序化，提升企业的管理水平与管理效率，提高企业的综合竞争力。

（二）流程结构设计

图3-1文书事务管理流程结构设计图

二、收文管理流程与工作标准

（一）收文管理流程图

（二）收文管理工作标准

阶段

节点

工作执行标准

执行工具

收文拟办

1

行政人员收到文件时，清点、检查无误后填写送件回单，并注明收件的具体时间

✧接收到的文件

✧送件回单

2

清点无误后，按照来文机关或部门进行分类、整理、编号，将文件登记在收文登记簿上

✧收文登记簿

✧文书事务管理制度

3

填写公文处理单，提出拟办意见，并将与文件有关的文件资料附在文件之后，供执行长参考

✧公文处理单

✧各种文件

分送传阅

4

行政部长对经执行长批办后的文件进行分类，对不同文件采取不同的处理方式

✧各种文件

✧文书事务管理制度

5

（1）行政人员将所收到的各类文件，按照执行长批办意见和固