库存管理系统信息管理与信息系统.docx

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库存管理系统信息管理与信息系统

第一章绪论

库存管理系统是一个企事业单位不可缺少的一部分,它的内容对于企业的决策者和管理者来说都是至关重要的，因此，库存管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段，但一直以来人们使用传统的人工方式管理库存，这种管理方式存在着许多缺点，诸如效率低，保密性差等，而且时间一长，将产生大量的文件和数据，这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。

随着科学技术的不断提高，计算机科学不断发展，其强大的功能已经被人们深刻认识，它已经进入了人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。

作为计算机应用的一部分，使用计算机对产品库存信息进行管理，具有人工管理无法比拟的优点，它检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，可减少更多的人力物力，这些都能够极大地提高货品库存的管理效率，也是企业库存管理科学化、正规化，与世界接轨的重要条件。

因此，开发一个库存管理系统是很有必要的，具有其特有的技术意义和管理意义。

1.1管理信息系统的概述

管理信息系统（简称MIS）是在管理科学、系统科学、计算机科学等的基础上发展起来的综合性边缘科学。

在21世纪信息高速发展的时代中，管理信息系统具有很重要的作用，它的预测和辅助决策的功能，即利用现代管理的决策和支持。

管理信息系统是一个由人、机（计算机）组成的能进行管理信息的收集、传递、存储、加工、维护和使用的系统。

它能观测企业或组织的各种运动情况，利用过去的数据预测未来；从全局出发辅助决策；利用信息控制企业或组织行为，帮助其实现长远的规划目标。

简言之，管理信息系统是一个以计算机为工具，具有数据处理、预测、控制和辅助决策功能的信息系统。

管理信息系统是一个人机系统，同时它又是一个一体化集成系统。

管理信息系统是信息系统的一个子系统，它以计算机技术、通讯技术和软件技术为技术基础，同时将现代管理理论、现代管理方法及各级管理人员融为一体，最终为某个组织整体的管理与决策服务，是由人和计算机组成的能进行管理信息的收集、传递、存储、加工、维护和使用的系统。

管理信息系统的基本结构可以概括为四大部件，即信息源、信息处理器、信息用户和信息管理者。

因此，一个成功的管理信息系统应该具有可靠的硬件、实用的软件、强有力的现代化管理水平。

具体讲，管理信息系统的三大支柱是：

计算机网络、数据库和现代化的管理，这三打支柱称为管理信息系统的扩展部件。

1.2库存管理系统

当今时代是飞速发展的信息时代，在各行各业中离不开信息处理，这正是计算机被广泛应用于信息处理系统的环境。

计算机最大的好处在于利用它能够进行信息管理，使用计算机进行信息控制，不仅提高了工作效率，而且大大的提高了其安全性。

尤其对复杂的信息管理，计算机能够充分发挥它的优越性。

计算机进行信息管理与信息管理系统的开发密切相关，系统的开发是系统管理的前提。

仓库作为一总货品资源的集散地，货品的种类繁多，包含很多的信息数据的管理。

据调查得知，以前仓库进行信息管理的方式主要是基于文本、表格等纸介质的手工处理，对于货品的出入库情况的统计和核实等往往采用对账本的人工检查，对管理者的管理权限等不受约束，任何人都可查看，这样容易引起资料外泄。

另外，数据信息处理工作量大，容易出错，由于数据繁多，容易丢失，且不易查找。

总的来说，缺乏系统、规范的信息管理手段。

而且，一般的存储情况是记录在账本上的，仓库的工作人员和管理员也只是当时记得比较清楚，时间一长，如果再要进行查询，就得在众多的资料中翻阅查找了，这样造成费时、费力，如要对很长时间以前的货品进行更改就更加困难了。

因此，很有必要建立一个库存管理系统，使货品管理工作规范化，系统化，程序化。

提高信息处理的速度和准确性。

1.2.1国内外同类管理软件的研究现状与发展趋势

现在国内外对此类系统的开发与研究也是很有实用性的，基本上能满足各企业的自身特点，来进行库存方面的管理，同时，改类系统又都在不断地深入与发展，来适用更多的企业，一般都能运用于各个企业的库存管理，但是都没有针对大众的广泛应用，只能运用某个企业或单位，这一点还有待于今后的进一步开发与实践。

今后此类软件将会向条码库存管理系统发展，现阶段，伴随物流及管理信息化、网络化的发展，应用条码技术进行库存管理、实现仓库作业自动化，将是一个必然的发展趋势，也是需要迫切解决的一个现实问题。

随着信息化技术的不断提高和应用的日渐普及，更多的商品拥有自己的条码，而且，使用条码化工作代替传统作业模式，减少了手工输入，这样不但提高了作业效率，还能确保资料正确，并减少因人为失误所造成的损失。

1、技术应用于库存管理是实现仓库管理自动化的有效途径

库存品种多，数量大。

因此，要实现收发作业的快速、准确、高效，仓储管理自动化势在必行。

而实现管理自动化的“瓶颈”则是产品信息的采集、输入。

传统手工作业方式，在信息采集量加大的情形下，半因信息不能及时的反馈，给收发作业造成一定的困难。

利用条码技术，在入库及其包装上加贴条码，配之以仓库信息管理系统进行作业，不仅可提高效率，降低作业强度，也将大大提高产品收发作业准确率（如键盘输入仅为百分之一），进而实现仓库管理的全面自动化。

2、技术应用于库存管理对提高仓库作业效率有重要作用

将条码技术和仓库管理信息系统结合起来，用于产品收、发、保管等全过程控制管理，不仅可改变信息采集的传统手工作业方式，降低作业强度，还可避免由此造成的各种差错，提高作业效率和科学管库水平。

比较发现，信息输入时，条码输入速度是键盘输入的5倍。

入库时，通常保管员根据产品上的条码所反映出的册序号、出厂期、生产厂家、单价、封存（保管）期等信息，进行实物点验，同时将条码信息录入到管理信息系统；出库时，保管员根据航材发付单内容，持条码扫描装置进行器材拣选，并完成信息录入；清库盘点时，保管员可持扫描装备进行数质量等内容核对，并半采集的信息录入管理系统中进行自动盘点，生成清库对账单等，完成清库盘点作业。

3、技术应用于库存管理是完善产品保障信息网络的重要手段

储存产品信息是产品保障信息网络的重要组成部分，是做好产品供应保障工作的基础。

产品保障信息网是实现物资储运全过程可视化的前提。

目前，有些仓库内部局域网已经建成并投入使用，并与业务主管部门实现了信息沟通，库存保障信息网在日常航材保障工作中实现了信息沟通，库存保障信息网在日常产品保障工作中的作用日趋明显。

条码技术在储存管理中的应用，可进一步完善系统各仓库之间及各仓库与作业主管部门之间的信息共享和交换功能，最终达到对产品的全程跟踪管理，充分发挥条码技术在整个流通中的作用。

同时，在软件系统的研发过程中，将会融入一种EPR的企业管理思想。

大量的研究与实践已经充分表明，ERP作为一种现代企业管理的思想和方法，将其大力地推广应用就是有效的促使我国企业管理朝着更加科学化、合理化和规范化方向发展的一种具体方法和途径。

另外，库存管理的信息化和可视化，每个企业将会拥有两个仓库，一个是装满货物的仓库，还有一个就是管理系统里的数据库，对上万种货物分别编码，使其成为计算机可识别的语言，形象地说，货架上的号码就是货物的地址，从而避免了货物的分拣和提取时的翻箱倒柜式的查找。

1.2.2库存管理系统研究背景与意义

随着我国经济的飞速发展，各种类型规模的公司企业迅速崛起，许多从事生产和经营管理的企业都有自己生产和销售的产品，而这些产品都需要储存在仓库中，对于每个企业来说，随着企业规模的不断扩大，产品数量的急剧增加，所生产产品的种类也会不断地更新与发展，有关产品的各种信息量也会成倍增长。

面对庞大的产品信息量，如何有效地管理库存产品，对这些企业来说是非常重要的，库存管理的重点是销售信息能否及时反馈，从而确保企业运行效益。

而库存管理又涉及入库、出库的产品、经办人员及客户等方方面面的因素，如何管理这些信息数据，是一项复杂的系统工程，充分考验着仓库管理员的工作能力，工作量的繁重是可想而知的，所以这就需要由库存管理系统来提高库存管理工作的效率，这对信息的规范管理、科学统计和快速查询，减少管理方面的工作量，同时对于调动广大员工的工作积极性，提高企业的生产效率，都具有十分重要的现实意义。

第二章系统分析

2.1系统需求分析

市场经济的一个重要特征，就是生产的相对过剩和产品的相对过剩。

它决定了这是一个买方市场。

对企业来说，库存的增加或积压，无论是原材料、半成品或制成品，都意味着企业运作处于一种不良的状态，都是一种直接的或潜在的损失。

大量的库存挤占了企业的有限资金，使得资金流速减缓，现金流发生困难，甚至导致资金紧张，影响企业的正常运作。

此外，大量的库存增加了保管与仓储的压力，占用了相当的人力和物力，使得企业负担加重。

凡此种种，一直困扰着企业的生产经营管理活动，影响企业经济效益的实现。

显而易见，切实而有效地控制库存，是摆在众多企业面前的当务之急，也是解决企业经济压力、减负增效的重要途径。

库存管理的日常业务有：

（1）采购入库单 采购入库单一般指采购原材料验收入库时，所填制的入库单据；企业一般指商品进货入库时，填制的入库单。

采购入库单是企业入库单据的主要部分，因此在本系统中，采购入库单也是日常业务的主要原始单据之一。

（2）材料出库单 材料出库单是企业领用材料时，所填制的出库单据。

材料出库单是企业出库单据的主要部分，因此在本系统中，材料出库单也是进行日常业务处理和记账的主要原始单据之一。

（3）产成品入库单 产成品入库单是指产成品验收入库时，所填制的入库单据。

产成品入库单是以企业入库单据的主要部分。

（4）销售出库单 销售出库单是指产成品销售出库时，所填制的出库单据。

销售出库单也是企业出库单据的主要部分，因此在本系统中，销售出库单也是进行日常业务处理和记账的主要原始单据之一。

（5）其他入库单 企业的其他入库单是指除采购入库、产成品入库之外的其他入库业务，如调拨入库、盘盈入库、形态转换入库等业务形成的入库单。

（6）其他出库单 企业的其他出库指除销售出库、材料出库之外的其他出库业务，如调拨出库、盘亏出库、形态转换出库等。

（7）调拨：

管理仓库间的实物转移和分销意义上的仓库分配、调拨业务，属转移事务类型。

（8）形态转换：

某种物品在加工或存储过程中，由于加工或环境的原因，使其形态和名称发生变化，这时需处理形态转换业务，调整库存账。

（9）反冲：

对于生产环节在制品及不入库半成品业务，系统按照产品结构管理实现原材料与在制品、半成品对冲处理功能，实现在制品、半成品管理。

（10）盘点单 在日常物品收发、保管过程中，由于计量错误、检验疏忽、管理不善、自然损耗、核算错误等原因，有时会发生物品的盘盈、盘亏和毁损现象，从而造成物品账实不相符。

为了保护企业流动资产的安全和完整，做到账实相符，企业必须对物品进行定期或不定期的清查。

确定企业各种物品的实际库存量，并与账面记录相核对，查明物品盘盈、盘亏和毁损的数量以及造成的原因，并据以编制物品盘点报告表，按规定程序，报有关部门审批。

 物品盘盈、盘亏和毁损，在查明原因、分清责任、按规定程序报经有关部门批准后，应进行相应的账务处理，调整物品账的实存数，使物品的账面记录与库存实物核对相符。

 物品盘点报告表，是证明企业物品盘盈、盘亏和毁损，据以调整物品实存数的书面凭证，经企业领导批准后，即可作为原始凭证入账。

但是，物品的盘盈、盘亏和毁损必须在按规定程序报经有关部门批准后才能进行处理。

库存业务管理过程中的原始凭证（原始数据）有：

1.入库单2.退料单3.领料单。

对库存情况分析的几种方式有：

（1）安全库存报警 

通过对各种物品当前库存量和安全库存量的对比分析，对超过或低于安全库存量的物品进行报警，并可查询当前库存量等于安全库存量的物品。

 安全库存预警输出的内容包括物品、物品的安全库存量、当前库存量及当前库存量与安全库存量的差。

 各物品的安全库存量取自物品档案中各物品的安全库存量，当前库存量为各物品所有仓库的现存量之和，差量=当前库存量-安全库存量。

（2）短缺物品查询 

通过对各种物品当前库存量和最低库存量对比分析，当前库存量低于最低库存量的物品表示短缺物品。

短缺物品查询输出的内容包括物品、各物品的最低库存量、当前库存量及短缺量。

 各物品的最低库存量取自物品档案中各物品的最低库存量，当前库存量为各物品所有仓库的现存量之和，短缺量=最低库存量-当前库存量。

（3）呆滞积压物品 

系统提供呆滞积压物品的分析方法是按物品周转率分析的。

当前库存量与最高库存量或安全库存量比较，周转率低于呆滞积压标准且超过最高库存量（或安全库存量）的物品为积压物品，周转率低于呆滞积压标准且未超过最高库存量（或安全库存量）的物品为呆滞物品。

呆滞积压物品分析输出的内容包括物品、各物品的最高库存量（或安全库存量）、当前库存量、短缺量、周转率、周转率与最低周转率（呆滞积压标准）的差、状态（表示该物品是呆滞物品还是积压物品）。

物品的呆滞积压标准在【物品档案】中设置。

呆滞积压标准是操作员设置的每一物品的最低周转率，低于此周转率的物品就是呆滞积压的物品。

当前库存量为该物品所有仓库的现存量之和超储量=当前库存量-最高库存量（或安全库存量） 物品周转率=一定期间内物品的已消耗量÷一定期间内物品的平均库存量 平均库存量=一定期间内物品每天的平均库存量之和÷天数 每天的平均库存量=（当天的期初结存数量+当天的期末结存数量）÷2 已消耗量=一定期间内该物品的出库数量 差率=周转率-呆滞积压标准 状态：

超储量大于零且差率小于零的物品为积压物品，状态为'积压'；超储量小于等于零且差率小于零的物品为呆滞物品，状态为'呆滞'；超储量小于等于零且差率大于等于零的物品为非呆滞积压物品，状态为空。

库存占用资金分析：

A类：

物资比例很小（10％）,但占用资金很大（70％），属于重要物资，必须严格控制。

及时审查需求量、订货量、密切跟踪并催货，尽量减少提前期。

B类：

物资比例较高（25％），而占用资金仅次于A类（20％）。

C类：

物资比例高（65％），但占用资金少（l0％）。

对C类物资必须经常清点，可采用简单的库存维护与订货技术，以节省管理开销。

库存中的统计方式有：

（1）收发存汇总表 

反映仓库各物品各种收发类别的收入、发出及结存情况。

收发存汇总表是按仓库进行分页查询的。

一页显示一个仓库的收发存汇总表。

仓库的收发存汇总表通过汇总功能查询。

收发存汇总表输出的内容包括仓库、物品、自由项、期初结存数量（件数）、各种入库类别的入库数量（件数）、各种出库类别的出库数量（件数）、期末结存数量（件数）。

　　期末结存数量=期初结存数量+各种入库类别的入库数量-各种出库类别的出库数量。

　　期末结存件数=期初结存件数+各种入库类别的入库件数-各种出库类别的出库件数。

（2）业务类型收发存汇总表 

反映仓库各物品各种业务类型的收入、发出及结存情况。

 系统提供的业务类型包括：

采购、销售、产品入库、材料出库、盘盈入库、盘亏出库、其他入库、其他出库。

 业务类型汇总表是按仓库进行分页查询的。

一页显示一个仓库的业务类型汇总表。

业务类型汇总表输出的内容包括仓库、物品、期初结存数量（件数）、各种业务类型的入库数量（件数）、各种业务类型的出库数量（件数）、期末结存数量（件数）。

　　期末结存数量=期初结存数量+各种业务类型的入库数量-各种业务类型的出库数量。

　　期末结存件数=期初结存件数+各种业务类型的入库件数-各种业务类型的出库件数。

（3）收发类别汇总表 

　　反映仓库各物品各种收发类别的入库或出库的情况。

收发类别汇总表是按仓库进行分页查询的。

一页显示一个仓库的收发类别汇总表。

收发类别汇总表输出的内容包括仓库、物品、用户所选入库类别的入库数量（件数）或用户所选出库类别的出库数量（件数反映各供货单位供应的物品的收入、发出及结存情况。

库存管理过程中的统计报表有：

1．原材料、燃料的收支存月报表2．材料明细分类账3．物资A\B\C分类表4．库存物资积压一览表5．库存物资短缺一览表

库存管理系统通过对仓库、货位、入出库类型与入出库单据的管理，通过库存分析、清仓盘库管理来实现对企业库存的管理，全面监控企业商品的进、出、存等各种状况，以满足现代企业的库存管理需要。

本套应用程序名称为“库存管理系统”，主要用于仓库货品信息的管理，系统包括仓库管理、入库、出库、一些统计查询和报表等几部分组成。

库存管理系统需满足仓库管理员及工作人员的需求，他们具有登陆应用系统的权限，所以需要对工作人员的登陆本模块进行更多的考虑，设计不同用户的操作权限和登陆方法。

对于一个仓库来说，最大的功能就是存储货品，所以仓库管理就是对货品信息，仓库信息，短线货品及超储货品的管理，用户可以根据实际情况对各种货品信息进行分类管理，包括添加，删除更新数据库等。

当然，仓库中货品入库也是常有的事，入库管理操作就是对于货品入库情况的管理，用户可以方便地输入一些货品的信息。

有了货品的入库，自然也就有货品的出库，这部分提供的功能与入库操作流程差不多，有所区别的只是对一些出库货品的管理，也很方便数据的输入。

仓库货品的信息量大，数据安全性和保密性要求高。

本系统实现对货品信息的管理和总体的统计等，仓库信息，供货单位和经办人员信息的查看及维护。

仓库管理人员可以浏览、查询、添加、删除等货品的基本信息以及统计等，并可以对一些基本的信息生成报表形式，并打印输出的功能。

报表是一个数据库中最重要的功能之一，有了报表才能清楚地知道货品的出入库情况，在数据报表功能中包括出库报表，库存报表及经办人员报表等一些基本信息的打印，方便简洁。

本系统基本涵盖了库存管理的主要需求，具有完善细致的功能、友好的用户界面、强大的数据处理功能和完备的安全机制；随心所欲的查询和所见即所得的打印功能，并全面支持分析和决策的功能。

图2－1库存管理E—R图

2.2可行性分析

可行性研究的目的，就是用最小的代价在尽可能短的时间内确定问题是否能够解决。

要达到这个目的，必须分析几种主要的可能解法的利弊，从而判断原定的系统规模和目标是否现实，系统完成后所能带来的效益是否大到值得投资开发这个系统的程度。

因此，可行性研究实质上是要进行一次大大压缩简化了的系统分析和设计的过程，也就是在较高层次上以较抽象的方式进行的系统分析和设计的过程。

一般来说，可行性分析应从经济可行性、技术可行性、操作可行性等方面进行研究。

本系统的可行性分析如下：

1.经济可行性分析

由于本库存管理系统所要求的硬件（计算机及相关硬件）和软件环境（C++SQLServer2000），市场上都容易购买到或从相关网站下载，系统成本主要集中

在本管理系统的开发与维护上，对用户不造成过重的经济负担。

而一旦此系统投入使用,不仅可以减少库存的工作强度，提高工作效率，而且方便了库存对信息的管理，延续了传统的管理模式，极大限度地方便了库存管理人员，而且，目标系统不是很复杂，开发的周期较短，人员经济支出不大，所节省的大量人力、财力产生的效益将远远大于本系统的开发成本，所以从经济方面讲开发此系统是可行的。

2.技术可行性分析

技术上的可行性分析要考虑现有技术条件能否顺利完成开发工作及将来要采用的硬件和软件技术能否满足用户提出的要求（如计算机的容量、速度等）。

本系统采用C++作为系统前台应用程序开发工具，采用SQLServer2000工具建立数据库。

C++不仅能帮助软件开发者提高软件开发的质量和效率，缩短开发周期，而且还具备强大的数据库管理功能，完全能够满足本系统的开发需求。

3.操作可行性分析

传统的库存管理系统，一般有两种方式：

一是手工管理，这种方式应用最传统的“笔纸操作系统”，将库存的货物信息、销售信息、厂商信息管理及单据管理等均以纯手工的形式进行，将信息以表格文件的表现形式记录在纸上，再进行统一保存。

这种方式虽然在简单信息查询时会有一定的方便，但是存在着更多的不便：

信息保存时间和条件很受限制、容易被损坏、信息查询不便、信息传达容易造成失误等。

另一种常见的信息管理方法是应用单机版的管理系统，本系统就是一款做的相对到位的单机版的库存管理系统，在库存信息处理方面做得很精准规范。

因为库存管理人员已经有丰富的信息管理经验，加之有相当的计算机应用经验，所以对于此系统一定很容易就可操作熟练。

综上所述，本库存管理系统投资少、收益大，且其运行操作简单易学，具备了开发的可行性。

2.3系统业务流程

系统的业务流程主要包括三个部分：

采购、部门领料和库存盘点。

（1）采购的业务流程是：

1.采购员持采购订单交货、仓库保管员在系统中对采购订单做送检通知单，并打印一式两份后，到质检部门申请质检； 

2.质检员在送检通知单上填写质检结果，一份由质检部存档，一份交采购员办理入库手续； 

3.仓库保管员凭送检通知单在系统中做货品接收业务，并打印采购单交采购员；

4.采购接收业务完成。

货品登录时按照入库单上的实收数量，进货途径，进货价等内容进行。

如仓库原有此货品，则在原有库存量上增加入库数量；如仓库没有这种货品，则应在库存总账上登录新品种。

采购接收业务的基本流程有：

1．在仓库内实物调整（没有该需求的则不做）；

2. 在系统内通过调整功能，输入实际的调整值；（若对交库数量调整，则系统自动更改库存现有量）

3.运行调整报告，核对。

（2）部门领料的流程：

各部门主要通过仓库领取物资，只需要填写部门领料单即可。

领料业务的基本流程有:

1.领料人员持领料单，到仓库领料,仓库保管员对领料单上的领料用途，根据

2.领料单上的货品代码和数量按照系统发料数量进行实物发料。

3.领料业务流程完成。

出库凭证是仓库办理物资出库业务的唯一合法凭据。

（3）库存盘点用于登记仓库中货品的减少和增加情况，并使实际库存和数据库中

的库存数目保持一致。

2.4系统数据流程

数据流程图是一种能全面地描述信息系统逻辑模型的工具，它可以用少数几种符号综合地反映出信息在系统中的流动、处理和存储情况。

数据流程图由下图2-2四种符号表示：

图2-2数据流程图的符号

2.4．1顶层流程图

通过分析调查有关库存管理需要，并针对一般库存管理系统的功能需求，设计出库存管理系统顶层数据流程图如图2-3所示：

图2-3库存管理系统顶层流程图

g根据系统的顶层数据流图，进一步分析，画出系统的第二层数据流图如图2-4所示：

2.4．2二层流程图

图2-4库存管理系统二层流程图

2.5数据字典

为了对数据流程图中的各个元素做出详细的说明，有必要建立数据字典。

数据字典的内容主要是对数据流程图中的数据项、数据结构、数据流、处理逻辑、数据存储和外部实体等六个方面进行具体的定义。

2.5.1数据流的描述

数据流编号：

D01

数据流名称：

经办人员信息

简述：

经办人员的基本信息

数据流来源：

管理员

数据流去向：

基本资料模块

数据项组成：

人员编号+人员姓名+部门+手机+工作电话+Email

数据流编号：

D02

数据流名称：

货品信息

简述：

货品的基本信息

数据流来源：

管理员

数据流去向：

基本资料模块

数据项组成：

货品代码+货品名称+类别+型号+单位+仓库编码+存放仓库+入库计划

单价+出库计划单价+原始库存+默认货位+警戒底线库存+警戒高线库

存

数据流编号：

D03

数据流名称：

仓库信息

简述：

仓库的基本信息

数据流来源：

管理员

数据流去向：

基本资料模块

数据项组成：

仓库编号+仓库名称+仓库地址+物资结余是否允许为负

数据流编号：

D04

数据流名称：

入库信息

简述：

货品入库情况

数据流来源：

库存管理员

数据流去向：

库存管理模块

数据项组成：

单据日期+单据编号+入库仓库+供应商+货品代码+货品名称+单位+数

量+单价+金额+业务部门+业务员+制单人+审核员+备注