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档案管理手册

档案管理手册（试行版）

一、分类方案

1.1档案分类方案

1.2档案分类、归档范围与保管期限表

二、管理办法

2.1归档文件整理方法

2.2员工人事档案管理办法

2.3建设工程档案管理办法

2.4声像档案管理办法

2.5会计档案管理办法

三、规章制度

3.1档案保密制度

3.2档案保管制度

3.3档案统计制度

3.4档案利用查阅制度

3.5档案鉴定制度

3.6档案销毁制度

3.7档案库房管理制度

3.8档案防火安全制度

3.9档案管理的工作流程

四、其它

附表一案卷封面

附表二卷内文件目录

附表三备考表

附件四声像档案目录

附表五案卷封面

附表六卷内目录

一、分类方案

1.1档案分类方案

1.1.1目的

为了加强浙江环球集团公司档案工作整体建设与科学化、规范化、标准化管理，促进档案信息的开发利用，根据企业档案管理规定，使档案资源更好地为公司生产经营服务，结合档案管理工作的实际情况，特制定本分类方案。

1.1.2适用范围

本方案主要适用于浙江环球集团公司集团本部。

档案的分类整理、组织案卷和排架管理，是各子公司（版块）档案分类的基本依据。

可参照执行。

1.1.3定义

（1）企业档案--是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。

（2）类号--是指类目的标识符号。

用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。

1.1.4管理职责

（1）浙江环球集团公司行政部负责制定《企业档案分类方案》。

（2）浙江环球集团公司所属各子公司参照执行《企业档案分类方案》。

1.1.5分类原则

（1）浙江环球集团公司企业档案分类原则是以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合企业档案构成的内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，既可满足企业档案分类管理的需要，又适当考虑了今后发展的需要，具有一定的包容性和延伸性，便于科学管理和开发利用。

（2）浙江环球集团公司企业档案分类以办公职能为基础，类目设置考虑了企业档案的实际情况。

为了便于管理利用，本方案只设到二级类目。

二级以下类目的设置，根据有关规定或实际情况可自行调整。

1.1.6类目的设置

（1）浙江环球集团公司企业档案分类设置五级类目。

即：

行政管理类、经营管理类、建设工程类、会计档案类、特殊载体。

一级类目应保持稳定，不得变动。

（2）浙江环球集团公司企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置。

《档案分类、归档范围与保管期限表》中所设二级类目是企业档案分类的基本二级类目，一般不予变动。

（3）二级以下类目的设置，各子公司可根据有关规定和自身实际，参照《档案分类、归档范围与保管期限表》中基本范围自行确定，一般不宜超过三级。

（4）类目的级位表示上下位的隶属关系。

档案数量少的单位，可只分到一级或二级类目。

没有档案实体的类目可空号不用。

1.1.7分类方法

（1）行政管理类的归档文件采用：

问题—年度—保管期限进行分类。

（2）经营管理类的二级类目按工程程序设置，三级类目按建设项目先后设置。

（3）建设工程类的二级类目按工程开发先后顺序设置。

（4）会计档案类的二级类目按文种设置。

1.1.8标识符号

（1）浙江环球集团公司企业档案分类中的类目标识符号，一律采用阿拉伯数字标识。

（2）浙江环球集团公司企业档案分类一级类目阿拉伯数字标识。

即：

行政管理类--------------------------0

经营管理类--------------------------1

建设工程类---------------------------2

会计档案类--------------------------3

特殊载体-------------------------------4

1.1.9档号编制与排列

（1）文书立卷以文件级排列，示例：

0．2.2001-1

||||案卷顺序号

|||年度

||二级类号

|一级类号

（2）文书以外按分类体系排列，示例：

1.2.4-1

||||卷内顺序号

|||三级类号

||二级类号

|一级类号

（3）行政管理类的归档文件以件为单位进行整理，编号排列方法为：

①归档文件在分类方法最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。

会议记录、纪要等成套性文件可集中排列。

②归档文件依分类方法和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

（4）经营管理类、建设工程类的编号排列方法为：

①均采用按大类流水分属类的排列方法，即在每个二级类目内按项目开发先后顺序编号排列。

②均不考虑案卷的保管期限与年度特征，以维护文件材料的系统和完整性，便于统计、鉴定、利用等工作。

（5）会计档案类的编号排列方法：

①按大类分属类编号排列，即在会计档案类下分别按财务报表、帐簿、凭证、其它等四个二级类目顺序排列，每个二级类目内再分别按年度顺序排列。

②案卷编号排列采用按属类内年度流水编号。

（6）各类档案的案卷排列，均按该类档案分类编号体例依次排列，即按各类案卷顺序排列。

个别企业由于档案形成规律和利用特点不同，为方便提供利用，在保持档案有机联系和成套性的原则下，可以采取灵活的排列方法，但必须做到系列规律，井然有序。

1.2档案分类、归档范围及保管期限表

一级

类别

类目

编号

类目名称

基本范围

保管

期限

备注

行

政

管

理

类

0

股权管理

1.

公司章程及修正案；

2.股东会、董事会、监事会形成的各种决议、决定；

3.股本结构及相关权益的确定调整、股东红利分配等

永久

4.董事长出具的授权委托书、证明、函等

视文件有效期限

权证

1.非现行使用的营业执照、组织机构代码证、商标证、税务登记证、资质证书及工商资质申报资料；

永久

企业沿革

本企业机构设置、撤并、名称变更、组织沿革、大事记

永久

行政文件

1.本公司向上级单位报送的行政类请示及批复，现平级单位的函等，支下级请求或报告的批复等。

2.企业与外单位的法律纠纷诉讼案资料，劳动合同纠纷案件资料等。

3.规章制度、规范性文件，上级单位下发的规范性文件

长期

4.与外单位签订的行政类合同、协议；

5.本公司发文。

短期

会议活动

1.各类会议、文娱活动的通知。

短期

2.政府重要领导人、知名人事视察本企业的题词；3.总办公会议记录、纪要；

3.其它重要行政专题会议纪要、记录。

长期

资产设备

自有产权房产证、土地证原件（复印件）、购房协议

2.固定资产购置与租赁审批、登记卡（簿）、清单、使用说明书、交接凭证；

永久

3.房屋租赁合同

长期

人事劳资

1.员工名册（每月）、公司任免文件；

永久

2.人员录用、转正、调配、退休、考核晋升等申批记录、聘用、奖惩文件；

长期

3.劳动工资年报、分配方案、员工职称、社保材料

一级

类别

类目

编号

类目名称

基本范围

保管

期限

备注

4.员工教育培训记录

短期

经

营

管

理

类

1

综合类

1.借贷、担保、信用合同（资金类）

长期

2.企业宣传册、刊物、产品楼书、广告、宣传报道的定稿及样本；

3.产品定价、调价请示及批复，

4.各类统计报表

永久

5.小区交接验收记录、交接明细表；

6.重要投诉处理记录、客户关系管理记录；

长期

7.营销策划书、展会等促销活动记录、购房优惠审批记录、房屋交货验收记录。

短期

销售合同类

1.商品房买卖合同；商品房补充协议；车库买卖合同；协议等

2.产品说明书

3.质量保证书；

4.明码标价书等

永久

建

设

工

程

类

2

建设工程

1.本公司开发的所有楼盘的竣工资料和竣工图（电子文档）

2.在建工程的前期和与工程施工同步的一系列资料

3.市政工程招投标资料、竣工资料和竣工图

（电子文档）

永久

会

计

档

案

类

3

会计档案

1.会计凭证类、会计账簿、财务报表、财务相关制度等；

2.审计报告、清算资料、会计年度预结算、种类统计月、年报及分析、企业年检报告、成本管理材料、经济核算及依据材料等

按保管期限要求

特

种

载

体

类

4

声像档案

1.政府重要领导人、知名人事视察本公司形成的声像资料；

2.本公司有关人员参加外界组织的重要会议，会见以及外事活动形成的声像资料；

3.本公司组织的重要会议、活动、比赛、表彰等形成的声像资料；

记录本公司重大项目、经典楼盘建设及竣工的声像资料；其他楼盘的调研资料；

4.本公司广告宣传活动、产品推荐会的声像资料；

5.本公司每次总办会录音资料等。

永久

一级

类别

类目

编号

类目名称

基本范围

保管

期限

备注

特

种

载

体

类

电子档案

1.本公司OA系统中形成的永久和长期类文件（与纸质文件同）；

2.工程建设中形成的材料；

3.本公司使用的各种数据文件；

4.本公司设备运行中所需要的操作系统；

5.公司在重要外事、文娱活动、产品宣传活动中形成的材料；

6.公司每次总办会的PPT

永久

实物档案

各种荣誉证书、奖状、奖牌、锦旗等

永久

说明:

本表供子公司（版板）参考执行，也可根据实际情况自行调整或另行制订

二、管理方法

2.1归档文件整理办法

2.1.1目的

为适应档案现代化管理的需要，规范简化归档文件整理工作，提高档案工作的效率和质量，根据国家档案局《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）、《归档文件整理工作指南》（ISBN7-5000-6444-6），结合浙江环球集团公司具体情况，特制定本办法。

2.1.2适用范围

本办法适用于浙江环球集团公司、各子公司办公文件归档的整理。

2.1.3定义

（1）归档文件--是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

（2）归档文件整理--是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

（3）件--是指归档文件的整理单位。

一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

2.1.4管理职责

（1）集团档案室负责归档文件整理工作的指导、检查。

（2）各子公司职能部门负责归档文件的整理和归档工作。

2.1.5整理要求和整理范围

（1）遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

（2）反映本单位职能活动，具有查考利用价值的文件材料均应整理归档。

执行《档案分类、归档范围与保管期限表》。

2.1.6整理

（1）质量要求

①归档文件应齐全完整。

已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

②整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

（2）装订、分类、排列、编号、编目

①装订

归档文件应按件装订。

A.装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

B.装订时，尽量保持文件的原始面貌。

采用左上角装订，应将左、上侧对齐；采用左侧装订，应将左、下侧对齐。

用线或无酸纸封套等符合档案保护要求的材料。

②分类

A.归档文件按照企业档案分类方案进行分类。

即：

问题—年度—保管期限，其中问题内只设一级类目。

B.形成的文件数量少，内部机构设置简单的小单位可简化分类方案。

归档文件可以采用年度、机构（问题）、保管期限等特征进行分类，或将上述特征结合使用。

C.每个立档单位内的归档文件只能采用一种分类方案，同一全宗应保持分类方案稳定。

③排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。

会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

④编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上加案卷封面（见附表一），并填写相关内容。

填写归档章时应使用符合档案保护要求的书写材料。

A.件数；案卷内文件数。

B.年度：

文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“自2001年01月至2001年12月”。

C.保管期限：

归档文件保管期限的简称或代码。

简称“永、长、短”，代码为“Y、C、D”。

D.页数：

每一件归档文件的页数。

文件中有图文的页面为一页。

当归档文件上有页码时，无需重编；当归档文件上无页码时，需要编页码。

一般使用阿拉伯数字，每件从“1”开始流水编制，正页编在文件的右下角，反页编在文件的左下角。

E.归档号：

文件的分类编号。

⑤编目

归档文件应依据浙江环球集团公司档案分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

归档文件应逐件编目；来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。

归档文件目录（见附表二）设置顺序号、责任者、文号、题名、日期、页号、备注项目。

卷内文件目录附表二

顺序号

文号

责任者

题名

日期

页号

备注

A.顺序号：

填写卷内文件顺序号。

一个文件一个号。

B.责任者：

制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

填写责任者项时使用全称或通用简称，不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含义不明、难以判断的简称。

C.文号：

文件的发文字号。

填写文号项时应照实抄录，不能省略。

D.题名：

文件标题。

没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。

E.日期：

文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如2001年9月9日，标注为“20010909”。

F.页号：

每一件归档文件的页号。

G.备注：

注释文件需说明的情况。

（3）纸张尺寸、编制封面、电子版归档

①归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。

②归档文件目录应装订成册并编制封面，目录编制成册的方式与分类方案一致。

归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目。

其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

③各子公司档案部门应同时保存归档文件目录的电子版，并以年度为单位将归档文件目录刻制光盘保存。

（4）装盒

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

不同年度、保管期限、机构（问题）的归档文件不应放入同一档案盒内，装不满一盒时，应通过使用不同厚度的档案盒来解决，使文件不至弯曲受损。

1档案盒尺寸、著录项

A.项基本原则档案盒封面应标明全宗名称。

档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm、50mm等。

B.档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等项。

其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“一”号连接；盒号即：

档案盒的排列顺序号，没有进馆任务的企业可不用填写。

②备考表（见附表三）

A．备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

B．盒内文件情况说明：

填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

C．整理人：

负责整理归档文件的人员姓名。

D．检查人：

负责检查归档文件整理质量的人员姓名（子公司为各办公室主任）。

E．日期：

归档文件整理完毕的日期。

2.2员工人事档案管理办法

2.2.1总则

（1）为加强公司职工档案管理，有效地保护和利用档案，提高科学管理水平，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，制定本规定。

（2）公司职工档案是企业人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。

2.2.2机构和职责

（1）集团公司职工档案由集团公司人力资源职能机构管理。

子公司（版块）职工档案由其办公室管理。

（2）职工离职、退休后，其档案由原所在公司（版块）在手续办妥5日内移交集团人力资源部保管，并需装订成册放入专门的档案盒。

人力资源部每月的25号前移交集团档案室保管。

（3）公司职工档案管理部门的职责：

①保管职工档案；

②收集、鉴别和整理职工档案材料；

③办理职工档案的查阅、借阅和转递手续；

④登记职工工作变动情况；

⑤为有关部门提供职工情况；

⑥做好职工档案的安全、保密、保护工作；

⑦定期向集团档案室移交档案（指离职、退休）。

⑧办理其它有关事项。

2.2.3档案的内容

（1）公司职工档案的内容和分类：

①履历材料；

②自传材料；

③鉴定、考核、考察材料；

④评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；

⑤政审材料；

⑥参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；

⑦奖励材料；

⑧处分材料；

⑨招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；

⑩其他可供企业参考的材料。

2.2.4职工档案材料的编目

每卷职工档案必须有详细的档案材料目录。

（1）按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项地进行填写。

（2）每类目录之后，须留出适量的空行（6-10行），供补充档案材料时使用。

（3）目录填写要正确，字迹要工整美观。

（4）填写目录后，要检查核对，做到准确无误。

（5）目录各栏目的填写。

①类别的填写。

类号用汉字，顺序号用阿拉伯数字填写。

如：

第一类履历材料用汉字“一”表示、第一类材料的第一件用阿拉伯数字“1”表示。

②材料名称的填写。

根据材料题目填写材料名称。

无题目的材料，应拟定题目；材料的题目过长，可适当简化。

拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。

凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目。

③材料形成时间的填写。

一般采用材料落款标明的最后时间。

复制的档案材料，采用原材料形成时间。

④.材料份数的填写。

以每份完整的材料（包括正文和附件）为一份，用阿拉伯数字填写。

⑤材料页数的填写。

填写材料的实际页数。

2.2.5公司职工档案材料的技术加工

为便于装订、保管和利用，延长档案材料的寿命，对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料，应进行技术加工。

其主要方法：

（1）对超出A4规格的档案材料，在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下，可酌情进行剪裁；不能剪裁的材料，须进行折叠。

折叠时，要根据材料的具体情况，采用横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠等办法。

折叠后的档案材料，要保持整个案卷的平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。

（2）对破损、卷角、折皱和小于A4规格的档案材料，要进行裱糊。

裱糊用的衬纸，必须采用白纸；浆糊和胶水必须能防虫蚀、不腐蚀纸张；裱糊后的档案材料要晾干，不得在阳光下暴晒或使用高温烫烤。

（3）对过窄或破损未空出装订线的档案材料，须加边，保证装订，不压字、不损害材料内容。

（4）拆除档案材料上的大头针、回引针、订书钉等金属品，以防止氧化锈毁材料。

2.2.6公司职工档案材料装订

每个职工的档案材料，必须装订成卷，做到案卷整齐、平整、装订牢固，具体方法：

（1）目录置于卷首，材料排列顺序与目录相符。

（2）将目录与材料核对无误。

（3）理齐档案材料。

材料条件好的应做到四边整齐，条件较差的，以左边和下边两边为齐。

（4）打孔。

在材料左侧1.5厘米处竖直等间距打三个孔，孔距7.3厘米，用专用档案装订线装订。

（5）使用国家统一规定的标准职工档案卷皮。

档案卷皮须书写档案人的姓名。

（6）装盒。

将装订好的案卷装入职工档案盒中，填写姓名、档案号和籍贯。

（7）职工档案整理装订成卷后，必须进行认真细致的检查。

2.2.7企业职工档案书写质量要求

企业职工档案必须保证书写质量，字迹要工整、清晰，使用碳素墨水或黑色签字笔，不得使用铅笔、圆珠笔、红色墨水、纯蓝墨水及复写纸等不利于档案永久保管的书写材料。

2.2.8整理工作的注意事项

企业职工档案整理工作人员必须认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和《企业档案管理制度》。

（1）不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。

（2）不得擅自处理或销毁档案材料。

整理中按规定剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导审查批准后分别情况予以处理。

（3）在整理档案过程中，要加强对档案材料的管理，防止损毁、丢失档案材料和泄露档案内容，确保档案安全。

（4）后续档案材料的整理。

后续职工档案材料，每三个月整理一次，将材料内容填写到相应的目录中，并将经手人员姓名和日期填写在备注栏内，将材料装订到案卷中。

2.2.9档案的收集、保管和销毁

（1）人力资源职能机构对职工进行考察、考核、培训、奖惩、薪酬等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。

（2）立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。

材料须经有关领导审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。

（3）公司职工档案材料统一使用A4规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。

（4）按规定需要销毁档案材料时，必须经单位主管档案工作的领导批准。

（5）集团人力资源职能机构按2.2.3内容结合现有职工人事档案的具体内容制作目录。

各子公司（版块）参照。

（6）严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。

对违反规定者，应视情节轻重，严肃处理。

对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。

（7）职工档案管理部门应建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。

2.2.10档案的提供利用

因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：

（1）外单位人员查阅档案应凭盖有单位公章的介绍信。

（2）档案除特殊情况外一般不借出查阅。

如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经游总或潘总批准，严格履行登记手续，并按期归还。

（3）任何个人不得查阅或借用本人的档案。

（4）因工作需要从档案中取证的，须请示游总或潘总签字同意后才能复制办理。

2.3建设工程档案管理办法

　　2.3.1目的

为加强房地产档案管理，维护房地产权利人的合法权益，更好地为房地产管理工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市房地产管理法》、《建设工程文件归档整理规范》、《城市建设档案管理规定》等法律法规，制定本办法。

　　2.3.2定义

建设工程档案是指在工程项目的建设、使用、管理等工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

2.3.3适用范围

本办法适用于浙江环球集团公司建设工程档案的管理。

2.3.4管理原则与管理职能　

（1）管理原则

①建设工程档案管理工作以权属档案管理为核心，遵循统一组织、分级负责、分类归档、多套分存、授权使用的原则。

（2）管理职能

①浙江环球集团公司负责制定建设工程档案管理办法，指导和监督房产公司的工程项目档案管理工作。

2.3.5归档范围按《建设工程文件归档范围》、结合工程实际。

建设工程文件归档范围

序

号

归档文件