7丰垠达装饰管理手册之七行政管理0622.docx
- 文档编号:28748764
- 上传时间:2023-07-19
- 格式:DOCX
- 页数:52
- 大小:56.95KB
7丰垠达装饰管理手册之七行政管理0622.docx
《7丰垠达装饰管理手册之七行政管理0622.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《7丰垠达装饰管理手册之七行政管理0622.docx(52页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
7丰垠达装饰管理手册之七行政管理0622
河南丰垠达装饰工程有限公司
───────★───────
行政管理
(草案)
二零一三年六月
目录
一、公文管理…………………………………………………………………………3
二、文件管理规定……………………………………………………………………3
三、印章管理制度……………………………………………………………………7
四、档案管理规定……………………………………………………………………9
五、员工管理规定…………………………………………………………………11
六、公司守则………………………………………………………………………20
七、考勤管理规定…………………………………………………………………22
八、办公室管理规定………………………………………………………………26
(一)工作人员行为规范………………………………………………………26
(二)员工守则…………………………………………………………………26
九、办公用品管理规定……………………………………………………………28
十、车辆管理规定…………………………………………………………………29
十一、资产管理规定………………………………………………………………29
十二、会议管理规定………………………………………………………………31
十三、培训管理规定………………………………………………………………35
十四、监察管理规定………………………………………………………………38
十五、重大事故处理管理规定……………………………………………………40
一、公文管理
第一条公文管理是指收文、文件制作与发文管理。
第二条公文的签收。
1.凡外来公文文件,均由行政处认真查收签字。
2.对上级主管部门下达的文件,必须由行政处及时附“文件处理借阅单”后,报送有关领导签批、审阅。
有重要文件需要向下属部门传达时,行政处应及时、迅速送到。
3.行政处根据批件人指示,将文件送到承办部门或个人,并对承办部门承办的事项负责催办。
第三条参加上级相关召开会议带回的文件材料应及时交送行政处按收交程序处理,不得个人保存。
第四条公文制发程序
主办部门承办人拟稿,负责人审核,行政处经理核稿,董事长或总经理签发,行政处负责登记、编号、打印、封发。
文件中涉及到多个部门时,由主办部门与有关部门协商、会签,会签稿以部门负责人签字为准。
第五条行政处有权根据国家政策及公司规定对文稿进行修改。
内容不实,格式不符的文稿可以退回拟稿部门。
第六条上级下发的文件应注明机密等级、急缓程度、发放范围。
二、文件管理规定
第一条宗旨
为保证公司文件的完整,便于传阅使用,充分体现文件在各项工作中的指导作用,加强对各种文件的管理,规范文件的收发修订、批办、传阅、保存等基本管理要求及流程,特制定本规范。
第二条文件的分类
1、管理规定:
即公司在内部管理中所制定的各项规章制度、管理办法、流程、标准、表格等。
2、通知:
适用于批转公司的文件,传达要求下级部门办理或者执行的事项。
3、通报:
适用于表彰先进,批评错误,传达公司重要精神或者情况。
4、会议纪要:
适用于记载、传达会议精神和议定事项。
5、其他管理性文件。
第三条文件的编写规定
1、所有文件必须带有公司LOGO标志,且有“司**【***】第***号”,其中“司**”中的“**”代表文件的类型,如:
规定、决定、通知、通报等,“【***】”中的“***”代表年份,“第***号”中的“***”代表文件编号,字体为小四号宋体字。
2、文件名为小二号宋体加黑字,居文件的正中央。
3、文件的主要大项分类用“第一条、第二条……”,字体为五号楷体字,每一大项分类间距为30,且用加重显示。
4、每大项中小条款,用五号宋体字,行间距为20。
5、小条款的再细分条款用“①②③……”,用五号楷体字,行间距为20。
6、大项中的每小项起头要空两个字符,如有多行,在与上面一行字排齐。
7、文件纸型统一设定为A4纸型,页边距均采用默认设置。
8、文件页数超过2页时需在页脚处插入页码,位置统一于页面正中间。
9、文件页数在8页以上,需为文件添加目录,文件目录采用索引目录插入方式。
10、文件正文结束后,根据剩余空间的大小,选择在剩余空间的1/2处右侧位置输入公司名称及时间,必须为公司全称,日期须表明年月日,为五号宋体字。
11、文件如有附件、表格,应在正文之后,成文时间之前注明附件、表格名称和顺序,文件结尾若出现空白页,应加圆括号注明“此页无正文”。
12、文件的最后必须注明文件的送达单位,印制份数,原件保存部门,起草人,审核人及签发人。
字体为五号黑体字。
同时用两道黑杠把“送达单位、印制份数、原件保存部门”与“起草人、审核人、签发人”隔开。
13、各处室/部门在编写相关方案时依照各部门的模版,但必须统一格式、字体及模版,具体审核程序以实际情况为准。
第四条文件的起草
1、属于公司各部门起草的文件由各部门自行起草,属于公司公共管理部分由行政处负责起草,起草后的文件必须附加《文件会审表》。
2、各部门所有需要上报的起草文件均须交行政处,上报文件资料可以要求限时答复。
3、为确保文件的安全性,公司密级文件需加密保存,涉及公司商业秘密的文件,编制人应明确文件保密级别。
密级文件向行政处提交附表。
4、起草完毕的文件需转交到行政处,由行政处进行文件的统一规范、会审及编号。
第五条文件的会审
1、所有规定性文件的会审均须经过中高层会审完成,关于奖惩、费用等相关制度,可不用会审,但需经过总助、总经理审核通过,如有必要需报董事长批准。
2、所有会审人员必须在会审《文件会审表》填写自己的意见,如不填写视同无疑义。
3、经会审完毕的文件由相关起草部门根据会审人员的意见进行归纳取舍,由行政处统一编号、统一规范,报请总经理(或总经理授权人)审批后下发。
4、所有文件在各处室/部门的会审时间不得超过半个工作日。
5、行政处对所有待处理文件有催办、检查、督促的权力,任何处室/部门不得将文件积压或丢失,对造成会审文件丢失者给予100元经济处罚。
6、会审原则为:
①是否违反法律法规和国家政策的规定。
②是否与其他文件相互冲突。
③是否科学合理及可行。
7、通知、通报类文件不再会审,由各处室/部门提交行政处,统一格式、编号后报总经理(总经理授权人)审批后由行政处下发。
第六条文件的签发
1、所有文件的签批均由总经理实施,由行政处进行受控处理(暂行或正式)。
2、经总经理签批后,下发时必须加盖公章,原件由行政处存档。
3、所有文件的下发部门为行政处,其他处室/部门下发的文件不具备全员约束力,公司不承担对外的法律责任。
第七条文件的下发
1、所有文件的统一下发部门为公司行政处。
2、所有文件的下发必须格式一致、统一进行序号编排。
3、所有文件必须向各处室/部门下发文件复印件,由各处室/部门负责人在一个工作日内根据文件的传达层次进行传达,并签署《文件回执单》,并在一个有效工作日内对文件有疑惑的地方提出咨询,逾期视为无疑义。
4、各处室/部门负责人必须把所有文件进行整理存放,确保能够让员工传阅。
5、属于处室/部门内部文件将不再统一下发,由各部门自行制定,报行政处备案即可。
6、如需抄送,则由行政处进行抄送。
第八条文件的签收
各部门负责人为文件接收人,在接到文件后必须在有效工作时间8小时内将该文件传达至所辖全体员工,并亲自签写《文件回执单》。
第九条文件的修订
1、文件的修订由行政处负责,修订完毕后报总助审核,送总经理签发。
2、所有文件的修订时间最短为6个月,最长时间为1年,特殊情况由总经理批准。
3、部门合并时,全部文件应当随之合并管理;部门撤销时,其文件应按有关规定移交行政处;员工调离岗位时,应当将本人暂存、借用的文件移交行政处。
第十条文件的保存
1、文件下发各部门以后,由各部门进行分类保存,并整理成册,以便员工传阅。
2、行政处负责对所有文件的原件进行保存,并作为文件最终参考依据。
3、所有文件仅供本公司内部员工学习传阅,对外应当保密,未经许可,任何人不得翻印、外借及外传等,如因保管不善被翻印、外借、外传或未经行政处或公司等,将给予责任人50元经济处罚。
4、对公司文件如有丢失,将给予保管人以100元经济处罚,并承担相应责任。
第十一条文件的效力
1、公司文件效力自上至下为:
公司文件、部门文件。
2、公司上级文件与下级文件不一致时,自上级文件生效之日起,下级文件自动终止;发行文件前后不一致时,后发行文件生效之日起,前发行文件自动终止,如文件销毁则自销毁之日起即失去效力。
3、文件被废止,自废止之日起不产生效力。
4、如需对文件内相关内容的疑义解释,则以拥有解释权的部门的最终解释为准。
第十二条文件的销毁
对于多余、重复、废止文件,行政处可根据实际情况进行清理造册,办理申请销毁手续,并进行销毁。
第十三条其他
1、本规定的解释权、修改权归行政处。
2、本规定自公布之日起执行,其他原相关文件同日废止。
三、印章管理制度
第一条宗旨
为规范公司印章的使用及管理,加大对印章使用的监督,规范印章使用程序,特制定本管理规定。
第二条印章的分类及保管
1、公司印章包括公司公章、合同专用章、财务章、法定代表人印章及银行留有印章的其他私章。
2、公司公章、合同专用章由公司行政处保管,财务专用章、银行留有印章的其他私章由公司财务处保管。
3、相关印章保管中心必须指定专人负责印章的保管,并办理相关接收手续,未经批准,不得把印章交给他人保管或使用。
第三条印章的使用
1、公司印章使用实行严格的登记备案,使用印章时需填写《印章使用申请单》,需由行政处经理确认,报总经理(或总经理授权人)批准后到各相关印章保管中心加盖印章。
2、印章的使用实行分开管理的方式,即保管印章的人员没有审批印章使用的权利,审批印章的人员无盖章的权利。
各印章保管人员在未经相关审批人员的签批或其他方式同意,任何印章保管中心不得私自加盖相关印章。
3、公司公章、合同专用章的申请必须把《印章使用申请单》连同相关需加盖印章的资料一同上报处室/部门负责人及总经理(或总经理授权人)确认。
4、财务专用章用于财务报表正常的财务来往,银行转帐、开具支票等,其他方面使用财务专用章及银行留有印章的其他私章时由财务负责人报总经理(总经理授权人)审核批准后方可使用。
5、所有经过加盖印章的合同(财务类基本用章除外)等相关文档,必须报行政处一份备份,同时转交财务处相关复印件,行政处连同《印章使用申请单》的批复件依据《档案管理规定》相关规定实施存档封存,同时在《印章使用申请单》加盖印章印样。
6、所有印章不准带出公司,如因特殊情况而带出者,必须由部门负责人担保,报总经理(或总经理授权人)批准方可带出,由印章保管人和借用人一起办理,借用人在使用印章期间应对其负全部责任。
7、印章保管人在使用印章前必须认真检查审批程序,对于不合法或不合审批手续的使用申请,保管人有权拒绝加盖。
8、对于借款、贷款、付款、签订重大经济合同、担保、立项、成立新公司,高层人事任免等重大事项,须经总经理或董事长审批后,方可加盖印章。
9、印章遗失时应在有效工作2小时内向行政处报告,根据相关程序依法公告作废,责任人承担所有印章刻制及报废的所有费用。
10、印章保管人辞职、辞退、调离岗位时应将印章手续交接完毕,行政处办理相应手续。
11、印章由行政处保管,使用时遵循相关规定及流程。
12、印章保管人需和公司签定印章保管责任书,并加盖相关印样。
第四条违规处罚
公司员工在印章使用过程中有违反下列行为之一的,给予个人500元的经济处罚,情节严重者将承担一切经济损失,构成犯罪的由公安机关依法追究其刑事责任。
1、未经批准将公司印章外借的。
2、未经批准在空白信笺上加盖公司印章。
3、未经批准在空白合同书上加盖印章的。
4、违反规定出具发票,造成重大损失的。
5、违反规定使用财务专用章及法定代表人印章,造成重大损失的。
6、利用公司印章营私舞弊,或者进行诈骗的。
第五条附则
1、本规定的解释权及修订权归行政处。
2、本规定自公布之日起执行。
四、档案管理规定
第一条宗旨
1、为强化档案管理,有效地保护和利用档案资源,结合我公司的实际情况,制定本规定。
2、凡公司所属部门和个人,都必须遵守本规定,全体员工均有保护档案的义务。
第二条处室/部门
1、处室/部门是公司各类档案集中管理的唯一部门,并负责组织、协调、监督、指导公司的档案工作,对违反本规定的行为有权进行查处和惩罚。
2、处室/部门确保应归档的文件材料齐全完整,并在规定期限内向行政处移交。
3、任何部门和个人都不得将应归档的文件材料据为己有。
第三条档案的分类及管理
1、公司行政文书档案。
包括:
法规性文件,各种合同及协议书,会议文件,工作计划、规划和工作总结;有关干部的任免、奖励和处分、员工花名册等。
2、公司管理档案。
包括公司生产经营计划、各种指标类定额类文件、公司管理方面的各种市场信息、劳动工资档案,固定资产及办公用品名册,客户档案等。
3、公司技术档案。
包括技术研究档案、工程档案、产品档案等。
4、公司会计档案。
包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等。
5、公司业务档案。
包括与客户的往来函件(含传真、电子邮件等)、商务报告、贸易单据等。
6、公司声像档案。
包括照片、录音、录像档案等。
7、荣誉及礼品:
奖品、奖状、奖旗、奖杯、奖章、奖牌、证书等实物,以及兄弟单位、友人的馈赠品。
8、所有档案一月进行一次归档,由处室/部门在每月的5日前向行政处提交相关归档资料。
9、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别,分类标准为:
①绝密:
为董事长及总经理(或总经理授权人)方可调阅的文档(如财务报表、年度经营计划、技术文档等)。
②机密:
为中高层可调阅的文档资料(如对外合作合同、协议等)。
③秘密:
为公司全体员工可调阅,当不能对外公开或散播的文档(如管理制度等)。
10、具体密级分类由行政处根据内容、来源、可靠程序、档案价值等进行定级。
11、所有存档文件必须为原件,无原件者根据实际情况而定。
第四条档案归类管理
1、将同一类别、同一年度、同一保管期限的文件材料按其类别、年度、保管期限进行排列。
排列完毕后,将同一年度、同一保管期限的文件材料各编一个顺序号,即件号。
同一年度、同一保管期限内的件号不得重复。
2、加盖密级章
文件材料排列完毕后,在每件文件材料首页的右上方加盖密级章。
3、装订
归档材料应该以件为单位装订。
装订时,要求正本在前,定稿在后;复文在前,来文在后;正件在前,附件在后。
4、编制档案目录
档案目录包括件号、题名、责任人、文号、日期、页数、备注。
档案目录应装订成册,以便于手工检索和档案移交。
5、公司档案的分类及编号由行政处进行有关档案分类及编号。
第五条档案查阅和借阅规定
1、专利档案的借阅,须经总经理(或总经理授权人)和专利单位的负责人批准,行政处对查阅人员及内容要认真登记在案,且只限于专利单位内部人员查阅。
2、公司自行研制开发的新技术和新产品的图样及文件材料,只限于工程处和使用者查阅,且必须经过工程处负责人签字同意,借阅须经总经理(或总经理授权人)和专利单位的负责人批准。
3、图书借阅须经行政处负责人同意,待交还时,按图书的破损程度给予一定的赔偿费。
资料图书的借阅期限一般不得超过一个月,借阅后要按指定期限退还,以提高资料图书的利用率。
第六条处罚
1、有下列行为之一,据情节轻重,给予50--500元扣薪处理,若构成犯罪依法追究刑事责任:
①毁损、丢失或擅自销毁公司档案
②擅自向外界提供、抄摘公司档案
③涂改、伪造档案
④未及时上报归档或管理不善的档案管理者
⑤未按手续就借阅、外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)
第七条销毁
1、凡属于密级的档案资料必须由总经理(或总经理授权人)批准方可销毁;一般的档案资料,由行政处负责人批准后方可销毁。
2、销毁时应有两人以上负责监销,并在清单上签字。
第八条其他
1、本规定由公司行政处负责解释。
2、本规定自公布之日起施行,其他原相关文件同日废止。
五、员工管理规定
第一条宗旨
为规范公司员工人事管理中各项管理,实现管理的规范化、标准化,特制定本规定。
第二条招聘分类及程序
1、招聘分为内部招聘及外部招聘。
内部招聘是在公司内部面向员工进行的招聘,外部招聘是通过网络、报纸、现场等方式对公司以外人员进行的招聘。
2、公司各处室/部门需进行人员增补的,须填写《员工招聘申请表》。
3、行政处根据岗位编制情况对《员工招聘申请表》进行审核,确定是否应进行招聘。
如超出定岗定编范围的,应根据编制调整的程序进行审批后确定是否进行招聘。
4、如须增补的岗位级别在主管级别以上(包括主管级别)的,应首先选择进行内部招聘,在公司内发布招聘信息;如招聘的岗位级别在主管级别以下的,可直接选择进行外部招聘。
5、如内部招聘应聘人员大于3人(包括3人)的,则按照竞争上岗的程序进行人员考核和录用。
如公布内部招聘信息3日内应聘人员少于3人的(即少于竞争上岗的最低人数),则应同时选择外部招聘形式进行招聘。
6、所有员工的录用,均应符合以下基本要求
①具备相应岗位任职资格要求的学历、资历及素质、技能等内容。
身体健康。
无犯罪或其它不良记录。
愿意遵守公司管理制度。
②所有应聘中高层管理人员须具备大学本科以上学历,特殊情况须由总经理批准。
③招聘录用权限与任用审批权限相同,所有人员的录用应按照录用审批权限进行审批。
④应届毕业生的招聘必须由公司行政处统一组织及实施。
第三条招聘及录用审批权限
1、公司副总以上人员的录用由公司董事长最终审定。
2、公司中高层管理人员及总经理助理的录用由总经理最终审定。
3、公司主管级人员的录用由公司行政处审核、总经理(或总经理授权人)审批即可。
其他人员录用由用人部门负责人审核,报送行政处备案。
4、工程监理人员、项目经理、财务人员实行派出制,由总经理办公室统一审定,实施调派。
5、公司储备人才的录用由公司行政处审核,总经理最终审定。
第四条入职及试用
1、员工入职按照任用管理权限由行政处办理入职手续。
2、员工入职时,应向行政处送交以下证件:
①毕业证书、学位证书原件及复印件。
②技术职务任职资格证书原件及复印件。
③身份证、学历证原件及复印件。
④一寸半身免冠照片二张。
⑤与前一公司解除劳动关系证明。
⑥其它必要的证件。
3、新员工入职后须参加当月由行政处组织的入职培训(详见公司《培训管理规定》),并对相关培训进行考核,对考核不满80分者,将直接予以辞退,考核合格后转由用人部门对其进行岗位培训和工作安排。
4、新员工入职后须经1-2个月的试用期。
高精尖等其他特殊岗位可根据实际情况而定。
5、试用期满由员工本人在《员工转正申请表》,经部门评核后交行政处审核和办理转正。
第五条任免
1、任免指在公司范围内对员工的职务任用、工作管理范围情况进行公布。
2、需要进行员工任免的情况包括:
重要岗位员工通过竞争上岗、入职、调动、晋升、降职、离职等,以及担任或辞去中高层管理人员以上职务。
前述情况发生时,应由行政处根据任用管理权限,发出任免通知。
3、员工任免下发前应根据任用审批权限进行审批,遵循员工录用审批权限规定审批(即第三条)。
4、中高层管理人员的任免应在公司进行公布。
第六条内部调动
1、内部调动是指公司内部人员的调动。
实行内部调动是为达到在公司内部建立合理人员流动的目的。
2、行政处具体负责公司人员的调动。
3、内部调动分为根据员工的要求及部门的招聘要求两种情况进行。
①如员工根据自身的情况及发展的需要提出调动申请时,需填写《调动审批表》,征得调出及调入部门的同意,并由调入部门进行面试考核后,根据录用权限规定报相关公司领导审批后办理。
所有手续须在行政处的安排下进行,调动人员须符合新岗位的任职要求,调动亦须符合调入部门的编制要求。
②公司也可根据用人部门的要求在公司内部实行调动。
由行政处挑选合适人选与其面谈,候选人符合聘用要求且有意进行调动时,与其部门协商。
经候选人所在部门同意候选人调出后,行政处安排调入部门对其进行岗前谈话。
根据谈话结果拟写录用意见,并按照录用权限规定报相关公司领导审核与批准。
4、办理调动后,员工凭行政处发出的《调动通知书》到新部门报到。
5、员工调动必须符合定岗定编规定,须确保调动人员符合新岗位的任职要求,须符合调入部门的岗位及编制要求。
6、员工调动后的薪资等福利根据《薪资管理规定》中相关规定执行。
第七条员工离职
1、员工离职可分为:
①辞职:
员工因个人原因辞去工作。
②辞退:
员工因各种原因不能胜任其工作岗位或公司因故必须精岗裁员。
③除名:
员工因严重违反公司规章制度或有违法犯罪行为者。
④自动离职:
员工无故旷工3天以上脱离其工作岗位自动生效。
⑤调动:
因工作需要公司内部调动岗位者。
⑥遣散:
公司因经营不善、业务调整等重大事项导致裁员的。
2、所有员工提出辞职应提前15天申请,公司中高层管理人员财务、技术或其他特殊岗位员工须提前一个月提出申请。
3、离职手续:
①员工离职,员工持相关辞职、辞退表单及《移交清单》到相关部门办理移交手续,办理完毕后送行政处审核。
②员工离职时,应向行政处索要《移交清单》2份,按《移交清单》内容规定,详细填写,办理完毕移交手续后,一份由离职员工保存,一份随同《离职申请表》交行政处备案。
4、移交事项规定如下:
①员工在办理移交手续时,一般由离职员工单独办理;对中高层、财务人员须由财务管理中心和行政处共同进行移交事项的实施。
②缴还所领用或保管的公用物品包括办公设备、文件、印章、文具等属公司配备的物品。
③对有财务问题员需在问题完全解决后再办理其他事项。
④对有重大工作未处理或未能指定合适人员接替者,公司可有权延期办理相关手续。
5、移交期限规定在2天内办妥,特殊情况可适当延长时间。
6、离职人员办理工作移交时应由各级部门负责人指定接替人接收,如无人可派时,由部门负责人接收。
7、移交完毕后,移交人、接管人、监交人应分别在《移交清单》签字确认。
8、对重要岗位离职员工的审计,按照公司有关规定办理。
9、各级离职人员移交应亲自办理,倘是调任或重病或其他特别原因不能亲自办理时可委托有关人员代为办理,对所有一切责任仍由移交人员负责。
9、离职人员在规定或核准移交期限届满,未将移交表册等送齐,致使后续工作无法正常进行,将对其停止办理薪金结算等手续;对内部调动人员可暂停其新任工作,待移交办理完毕方可。
10、离职员工的《移交清单》,应由各部门负责人详加审查,未尽事宜应及时更正,如离职人员正式离职后,再发现财物、资料或对外的公司应收款项有亏欠未清的,应由该部门负责人负责追索或赔偿。
11、离职人员薪金及各种关系的转移,必需在办理完各种移交手续后,才能结清或转出。
否则将不予办理。
第八条福利
1、公司为员工办理养老、医疗、失业和工伤保险,其费用分摊比例按照国家规定支付,针对经常出差人员,公司根据情况除为员工办理基本保险外,同时可办理人身意外险。
2、养老、医疗、失业和工伤保险有关细节按国家有关文件执行,并随国家政策的变更而变更。
3、公司每年为员工组织一次体
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 丰垠达 装饰 管理 手册 行政管理 0622
![提示](https://static.bdocx.com/images/bang_tan.gif)