excel使用技巧资料.docx
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excel使用技巧资料.docx
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excel使用技巧资料
目录
技巧1、单元格内强制换行
技巧2、锁定标题行
技巧3、打印标题行
技巧4、查找重复值
技巧5、删除重复值
技巧6、快速输入对号√
技巧7、万元显示
技巧8、隐藏0值
技巧9、隐藏单元格所有值。
技巧10、单元格中输入00001
技巧11、按月填充日期
技巧12、合并多个单元格内容
技巧13、防止重复录入
技巧14、公式转数值
技巧15、小数变整数
技巧16、快速插入多行
技巧17、两列互换
技巧18、批量设置求和公式
技巧19、同时查看一个excel文件的两个工作表。
技巧20:
同时修改多个工作表
技巧21:
恢复未保存文件
技巧22、给excel文件添加打开密码
技巧23、快速关闭所有excel文件
技巧24、制作下拉菜单
技巧25、二级联动下拉
技巧27、删除空白行
技巧28、表格只能填写不能修改
技巧29、文字跨列居中显示
技巧30、批注添加图片
技巧31、批量隐藏和显示批注
技巧32、解决数字不能求和
技巧33、隔行插入空行
技巧34、快速调整最适合列宽
技巧35、快速复制公式
技巧36、合并单元格筛选
技巧1、单元格内强制换行
在单元格中某个字符后按alt+回车键,即可强制把光标换到下一行中。
技巧2、锁定标题行
选取第2行,视图-冻结窗格-冻结首行(或选取第2行-冻结窗格)冻结后再向下翻看时标题行始终显示在最上面。
技巧3、打印标题行
如果想在打印时每一页都显示标题,页面布局-打印标题-首端标题行:
选取要显示的行
技巧4、查找重复值
选取数据区域-开始-条件格式-突出显示单元格规则-重复值。
技巧5、删除重复值
选取含重复值的单元格区域,数据-删除重复值。
技巧6、快速输入对号√
在excel中输入符号最快的方式就是利用alt+数字的方式,比如输入√,你可以:
按alt不松,然后按小键盘的数字键:
41420
技巧7、万元显示
在一个空单元格输入10000(建议设置数字格式和边框)-复制它-选择性粘贴-运算:
除
技巧8、隐藏0值
表格中的0值如果不想显示,可以通过:
文件-excel选项-高级-在具有零值的单元格
技巧9、隐藏单元格所有值。
如果要隐藏单元格的值,选取该区域,右键-设置单元格格式-数字-自定义-右侧文本框中输入三个分号;;;
技巧10、单元格中输入00001
如果在单元格中输入以0开头的数字,可以输入前把格式设置成文本格式,如果想固定位数(如5位)不足用0补齐,可以:
选取该区域,右键-设置单元格格式-数字-自定义-右侧文本框中输入 00000
输入1即可显示00001
技巧11、按月填充日期
日期所在单元格向下拖动复制后,打开粘贴列表,选取“以月填充”
技巧12、合并多个单元格内容
把列宽调整成能容易合并后字符,然后选取合并的区域-开始-填充-两端对齐
技巧13、防止重复录入
选取要防止重复录入的单元格区域,数据-有效性-自定义-公式:
如果重复录入,会提示错误并清除录入内容
技巧14、公式转数值
选取公式所在区域,复制-粘贴-粘贴为数值
技巧15、小数变整数
选取数字区域,ctrl+h打开替换窗口,查找 .* ,替换留空然后点全部替换即可。
技巧16、快速插入多行
当你选取行并把光标放在右下角,按下shift键时,你会发现光标会变成如下图所示形状。
这时你可以向拖拉
你会发现你拖多少行,就会插入多少个空行。
这种插入方法比选取一定数量的行再插入更加灵活。
技巧17、两列互换
在下面的表中,选取C列,光标放在边线处,按shift同时按下鼠标左键不松,拖动到B列前面,当B列前出现虚线时,松开鼠标左键即完成互换。
放在边线
按左键不松拖动到B列前
完成
技巧18、批量设置求和公式
选取包括黄色行列的区域,按alt 和 = (按alt键不松再按等号)即可完成求和公式的输入。
技巧19、同时查看一个excel文件的两个工作表
视图-新建窗口
设置重排窗口
排列方式
技巧20:
同时修改多个工作表
按shift或ctrl键选取多个工作表,然后在一个表中输入内容或修改格式,所有选中的表都会同步输入或修改。
这样就不必逐个表修改了。
技巧21:
恢复未保存文件
打开路径:
C:
\Users\Administrator\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\,在文件夹内会找到的未保存文件所在的文件夹
打开文件夹,未保存的文件就找到了。
打开后另存就OK!
为什么我测试没有恢复成功?
你是怎么知道恢复文件的路径的?
文件-excel选项-保存
技巧22、给excel文件添加打开密码
excel文件-信息-保护工作簿-用密码进行加密。
技巧23、快速关闭所有excel文件
按shift键不松,再点右上角关闭按钮,可以关键所有打开的excel文件。
技巧24、制作下拉菜单
例:
要求在销售员一列设置可以选取的下拉菜单。
分析:
在excel里制作下拉菜单有好几种方法,我们这里是介绍用数据有效性设置下拉菜单,
设置步骤
步骤1:
选取销售员一列需要设置下拉菜单的单元格区域(这一步不能少),打开数据有效性窗口(excel2003版数据菜单-有效性,excel2007和2010版本数据选项卡-数据有效性-数据有效性),在窗口中的“设置”选项卡里选“序列”。
步骤2:
在来源输入框里我们需要设置下拉菜单里要显示的内容,有两种设置方法。
1 直接输入法。
在来源后的框里输入用“,”(英文逗号)连接的字符串:
张一,吴汉青,刘能,将文胜,李大民
2 引用单元格的内容法。
如果销售员在单元格B4:
B8区域里,在“来源”后输入或点框最后的折叠按钮选这个区域。
如下图所示。
进行如上设置后,我们就可以在销售员一列看到下拉菜单了。
技巧25、二级联动下拉
例:
如下图所示,在手机列输入或选取苹果,型号下拉里会显示所有苹果手机的所有型号,如果手机列输入三星,在型号列下拉菜单显示所有三星的型号。
手机列选苹果:
手机列选取三星
同学们应该明白什么是二级下拉联动菜单了,还等什么,我们一起开始制作吧。
操作步骤:
步骤1:
设置数据源区域。
就是把手机名称和型号整理成如下图格式备用,存放的位置随意。
步骤2:
批量定义名称。
选取手机名称和型号区域后,打开指定名称窗口(excel2003版里,插入菜单-名称- 指定,07和10版公式选项卡-定义的名称组- 根据所选内容创建),选取窗口上的“首行”复选框。
如下图所示。
步骤3:
设置数据有效性。
选取型号列,打开数据有效性窗口(打开方法见昨天的教程),在来源中输入=indirect(D5)
进行如下设置后,二级联动菜单设置完成。
技巧27、删除空白行
选取A列区域-ctrl+g打开定位窗口-空值-删除整行
技巧28、表格只能填写不能修改
操作步骤
步骤1:
按ctrl键,选取所有黄色的区域,然后按ctrl+1(数字1)打开“单元格格式”窗口,在锁定选项卡中,去掉“锁定”前面的勾选。
步骤2:
保护工作表。
excel2003版工具菜单-保护-保护工作表。
excel2010版审阅选项卡-保护工作表。
按上述步骤操作后,你试着修改黄色区域单元格:
ok。
你试着在黄色之外的区域修改或插入行/列,就会弹出如下图所示的提示。
技巧29、文字跨列居中显示
如果你不想合并单元格,又想让文字跨列显示。
可以选取多列-右键设置单元格格式-对齐-水平对齐-跨列居中。
技巧30、批注添加图片
在制作产品介绍表或员工信息表时,常需要添加产品图片和员工照片,这时用批注插入图片是最好的选择。
选取批注-右键“设置批注格式”-颜色-填充效果-图片-选择图片
选择图片窗口
技巧31、批量隐藏和显示批注
打开审阅选项卡,点击“显示所有批注”
技巧32、解决数字不能求和
数据导入Excel中后居然是以文本形式存在的(数字默认是右对齐,而文本是左对齐的),即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事。
下面的方法可以帮你快速转换成可以计算的数字
选取数字区域,第一个单元格一定是包括数字的,而且单元格左上方有绿三角,选取后打开绿三角,点转换为数字。
技巧33、隔行插入空行
隔行插入是一个古老但又不断有人提问的话题,网上已有很多相关的教程,今天兰色录了一段动画,演示隔行插入的步骤。
下面的演示分为两部分:
1隔行插入空行
2分类前插入空行
注:
演示过程中打开定位窗口的组合键是 ctrl+g
技巧34、快速调整最适合列宽
选取多行或多行,双击其中一列的边线,你会发现所有行或列调整为最适合的列宽/行高。
技巧35、快速复制公式
双击单元格右下角,你会发现公式已复制到表格的最后面。
技巧36、合并单元格筛选
含合并单元格表格
如果直接筛选会出现下面的情况。
(只筛选出第一条)
如果想实现正确的筛选结果,需要对表格A列动一下手术。
第一步:
复制A列到E列。
第二步:
取消A列合并
第三步:
选取A列,CTRL+G定位-空值,在编辑栏中输入=A2,再按CTRL+Enter完成填充
第四步:
复制A列,粘贴成数值(公式转换成数值)
第五步:
用格式刷把E列的格式刷到A列,恢复A列的合并格式。
“手术”完成后,就可以正常筛选了
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