视频会议制度.docx

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视频会议制度

关于印发视频会议系统管理办法的通知

   为进一步加强交通视频会议系统的管理，保证系统运行稳定可靠，部研究制定了《交通视频会议系统管理办法》，现印发给你们，请遵照执行。

交通视频会议系统管理办法

   第一条为规范交通视频会议系统的管理，保证系统的正常运行，特制定本办法。

   第二条视频会议是提高工作效率，适应节约、便利办公要求的有效方式，各单位应积极利用交通视频会议系统召开会议、组织讲座和培训等，充分发挥其效能。

   第三条以部名义召开的视频会议，须经分管副部长和部长批准；以司局名义召开的视频会议，须经主管副部长批准。

召开视频会议的签报均应经办公厅会签。

使用视频会议系统举办讲座、培训等，由主办业务司局领导批准。

交通系统各单位名义召开视频会议，如需使用交通视频会议系统，由各单位领导批准并报交通视频会议系统技术保障和管理部门备案。

   第四条中国交通通信中心是交通视频会议系统的技术保障和管理部门。

交通视频会议系统各使用单位也应明确系统的具体管理部门及其职责，并须指定两名以上系统管理员。

   第五条以部或司局名义召开视频会议并申请使用交通视频会议系统，按以下程序办理：

　　会议发起司局通过部机关内部办公网的“会议室预订系统”提前2个以上工作日预订视频会议室，并提供会议名称、时间、模式、参会单位等有关信息。

得到确认后，会议发起司局应提前1个以上工作日将会议通知（包括电子版）抄送部通信中心。

   第六条交通系统各单位召开视频会议并申请使用交通视频会议系统，须按以下程序办理：

　　会议发起单位应提前3个以上工作日通过“交通视频会议服务系统”填报《交通视频会议申请表》（见附表1），打印并加盖公章后，传真至部通信中心。

得到确认后，发起单位应提前1个以上工作日将会议通知（包括电子版）抄送部通信中心。

　　如会议需交通部机关有关司局参加，并使用部机关视频会议室，发起单位应在申请表中加以说明，参会司局按本办法第五条预订会议室。

   第七条会前准备注意事项：

（一）各参会单位在接到会议通知后，应在“交通视频会议服务系统”中查询系统联调时间安排及有关要求，准时参加联调。

联调时，各系统管理员应按照《交通视频会议系统调试情况记录表》的检查项目（见附表2），逐项检查系统状况。

（二）会议开始前1小时，各参会单位的系统管理员应到达工作岗位开始值机。

　　（三）如召开紧急会议，各参会单位系统管理员应在接到通知后立即到达视频会议设备现场参加联调，保证系统尽快进入正常运行状态，并应在联调后立即开始值机。

   第八条会议期间注意事项：

（一）各参会单位应在会场的明显位置设置本单位的名称标牌，主要领导要设置桌签，重要会议还应在会场悬挂会标，标牌、桌签及会标应保证图像效果清晰；

（二）系统管理员应坚守岗位，确保电话联络畅通，随叫随应；

　　（三）系统管理员应随时关注摄像头位置，防止偏转、移动，甚至出现不应有的画面；

　　（四）不得随意播放与会议无关的音视频信息；

　　（五）各分会场不发言时，应将话筒调至静音状态；

　　（六）参会人员应面对摄像头，保持坐姿端正；

　　（七）参会人员应关闭手机或把手机置于震动状态；

　　（八）会场内禁止吸烟等。

   第九条会议期间，如分会场系统出现故障，系统管理员应尽快予以排除，并避免影响主会场会议的正常进行。

系统管理员在会后应详细记录故障处理情况。

   第十条会议结束后，由主会场统一中断系统连接，各分会场在确认主会场中断后，方可关闭视频会议系统。

   第十一条会议结束当天，各参会单位系统管理员应及时通过“交通视频会议服务系统”填写《交通视频会议系统使用情况登记表》（见附表3），以便准确掌握情况，加强对视频会议系统的管理。

会议的录音、录像资料应妥善保存。

   第十二条各单位应定期对其视频会议系统进行自检。

部通信中心将组织对交通视频会议系统的整体例行检测（检测内容见附表4），各单位应配合参加。

   第十三条各单位应在其视频会议室设置值班电话，并将号码告知部通信中心。

视频会议系统管理部门的领导和系统管理员的姓名及其联系方式（包括办公电话、移动电话、电子邮箱及视频会议室电话）如发生变更，应及时通知部通信中心。

   第十四条各单位应加强可视电话（桌面视频会议终端）的管理，系统管理员应定期对可视电话进行检测，保证其正常稳定运行，同时做好对使用人的培训和服务工作。

   第十五条 本办法由交通部科技教育司负责解释，各单位可根据本办法制定实施细则。

   第十六条本办法自发布之日起施行。

《交通视频会议系统管理暂行办法》（厅科教字[2006]25号）同时废止。

主题词：

印发　视频会议△　办法通知

抄　送：

部属有关单位

视频会议系统管理制度（暂行）

为进一步规范管理XXXX有限公司（以下简称公司）视频会议系统，充分发挥视频会议系统提升效率、节省成本的功能作用，特制定本制度。

　　第一条公司所属各项目公司应指定一名视频会议系统专管员（以下简称专管员）负责视频会议系统设备的日常管理和维护，并将名单上报至公司行政中心网络部。

　　第二条专管员应对视频会议系统设备进行登记，列出清单。

如遇设备故障，专管员应及时向公司管理中心行政管理部报告并组织维修，确保视频会议系统正常运行。

　　第三条专管员应设置视频会议系统设备操作密码，并不得在该设备上安装与视频会议系统无关的软件。

严禁其他无关人员操作该系统设备。

　　第四条视频会议开始前，主办方应做好以下相关准备工作：

（一）拟定议题议程；

（二）确定主持人、报告人、记录人、参会人员、需要共享或讨论的文件以及会议时间、议程等；

（三）提前一天通知参会单位或个人。

　　第五条各参会单位接到视频会议召开的通知后，各参会单位专管员必须在视频会议开始的一小时前配合主会场专管员进行系统设备调试，保证所需设备提前到位，按正确的方法操作设备，保障整个会议过程的网络传输效果。

　　第六条主会场在会前半小时开始对各分会场进行点名登记，并将结果上报会议主持人；对没有准时登陆系统的分会场，将追究其相关人员的责任。

参会人员应提前到会，因故中途离场的领导同志应发送消息至会议主持人。

　　第七条各分会场未得到主会场允许，不得擅自退出系统。

会议结束后，各分会场应及时将视频会议效果上报公司管理中心行政管理部。

　　第八条参会人员应保持良好的会风，参会人员应关闭手机或将手机调至震动，不得打断或干扰他人的发言，影响会议的正常进行。

　　第九条会议主办方全权负责会议内容的保密工作。

参会人员及记录员对会议内容负有保密的义务。

【转自】

浙江大学关于印发《浙江大学网络视频会议管理办法（试行）》的通知

浙大发〔2008〕15号

各学院，各部门，各校区管委会，直属各单位：

为进一步推动机关效能建设，提高工作效率，学校将启用网络视频会议系统。

为规范和加强网络视频会议系统的管理，现将《浙江大学网络视频会议管理办法（试行）》印发给你们，请认真贯彻执行。

执行中有何问题和建议，请及时向校长办公室和网络与信息中心反映。

二○○八年五月九日

浙江大学网络视频会议管理办法（试行）

第一条为充分发挥学校网络视频会议系统（以下简称视频会议系统）的效能，确保网络视频会议规范、高效、安全运行，特制定本办法。

第二条启用视频会议系统是学校加强效能建设，进一步转变工作方式，改进工作作风，提高工作效率的一项重要手段。

各部门（单位）要高度重视，充分运用视频会议系统召开会议。

第三条视频会议系统的使用管理由校长办公室统筹协调，网络与信息中心、各校区管委会等单位协同配合。

各部门（单位）具体职责分工如下：

（一）校长办公室负责视频会议的统筹规划及组织协调工作，包括提出视频会议制度化、规范化建设意见，拟订全校性视频会议方案并组织实施，审核部门（单位）申报的视频会议方案，协调督促有关部门做好视频会议的技术保障和有关服务工作，协调处理视频会议系统建设和管理中的其它重要事项等。

（二）网络与信息中心负责视频会议系统的技术支持和保障工作，包括视频会议系统网络、主控设备等设施的技术维护，拟订视频会议操作规范并组织实施，安排专业人员负责相关技术保障，组织开展必要的专业培训等。

（三）各校区管委会负责视频会议系统和场地使用的日常管理和服务，包括视频会议系统设备、麦克风、投影仪、音响、视音频及网络模块等设施的日常使用和维护，组织落实视频会议操作规范，安排专门人员参加必要的专业培训，并负责会前、会中、会后的相关服务和联络工作。

（四）视频会议系统设备产权归网络与信息中心；负责各校区视频会议室管理的单位应与网络与信息中心签订相关设备代管协议，按规定做好日常安全保障工作。

第四条利用视频会议系统组织召开会议，应按以下规定办理：

（一）学校决定召开的全校性会议，具体由党委办公室、校长办公室协调落实。

（二）经批准由部门（单位）组织召开的全校性会议，主办部门（单位）一般应提前五个工作日向校长办公室提交会议方案，经校长办公室审批同意后方可安排。

（三）各部门（单位）组织召开会议，应向校长办公室报批并送有关校区管委会备案。

（四）部门（单位）内部召开会议，应向有关校区管委会报批。

第五条需使用视频会议系统与校外系统对联的，主办部门应报经有关校区管委会批准，并提前三个工作日报网络与信息中心开通。

如需召开国际网络视频会议的，主办部门应按规定支付互联网国际流入量费。

第六条全校性视频会议由党委办公室、校长办公室名义印发会议通知。

会议通知应明确会场设置要求、系统联调测试时间、主会场的技术支持、相关会务安排、联系人和联系电话等事项，并及时抄送网络与信息中心和各校区管委会。

第七条视频会议主办单位应在视频会议召开的三个工作日之前主动与网络与信息中心等单位联系，做好相关设备调试及技术保障工作。

视频会议因故推迟或取消，主办单位应及时告知有关单位。

第八条视频会议会场应当满足会议需要，环境整洁，设备齐全。

在会议召开期间，参会人员应当着装整齐，自觉保持良好秩序，不得随意走动。

不安排发言的分会场应将麦克风置于静音状态。

第九条视频会议应当严格按照操作程序和规范要求进行技术操作。

第十条各校区管委会和部门要明确职责，加强管理，切实保证视频会议系统的稳定运行，应结合实际，制订本校区、本单位视频会议管理办法。

第十一条本办法自发布之日起实施，由校长办公室负责解释。

关于印发《南阳烟草商业视频会议系统管理办法》的通知

时间：

2010-9-2715:

39:

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各直属单位，机关各部门:

现将《南阳烟草商业视频会议系统管理办法》印发给你们，请遵照执行。

二○一○年九月二十六日

南阳烟草商业视频会议系统管理办法

第一条为加强全市行业视频会议系统管理，规范会议流程，提高会议质量，特制定本办法。

　　第二条全市行业视频会议系统（以下简称视频会议系统）是通过数据专线建立的市到县之间互联互通的实时通讯平台，并与全省视频会议系统实现无缝对接，接受全省视频会议系统的统一管理。

视频会议系统的主会场设在市公司，分会场设在各县分公司。

　　第三条视频会议是提高工作效率，适应节约、便利办公要求的有效方式，各类会议及培训应积极利用视频会议系统召开，以充分发挥其效能。

　　第四条各级单位要明确职责，加强管理，切实保证视频会议系统的稳定运行。

会议或培训的主办部门负责会议的召集与管理，信息中心负责技术支持，后勤服务部门负责会务保障。

（一）会议或培训的主办部门负责对参加国家局、省局及本级组织的视频会议提出会场及分会场的布置方案（包括会标、座席牌及代表人数等）；负责提前通知参会单位和人员。

（二）各级信息中心负责视频会议系统的技术支持工作，包括视频会议系统设备、灯光系统及音响设备的管理维护，会前、会中和会后的技术保障，以及数据存储、归档等。

　　（三）各级后勤服务部门负责会场的环境卫生，后勤保障等服务工作。

　　第五条会议或培训的主办部门原则上应提前一天向市公司信息中心提出申请，填写《南阳市局（公司）视频会议系统使用申请表》，注明会议的时间、参加人数等。

同时，通知后勤服务部门做好环境准备和服务保障。

　　第六条会议要求

（一）与会人员应提前15分钟入场，不能参加会议的需提前向主办部门请假，参会人员需填写参会人员登记表，各分公司接受点名时，需如实汇报参会人数。

（二）与会人员要保持会场秩序，坐姿端正，着装整齐，认真听会，不得在镜头前随意走动、中途退席，并将随身通讯工具置于关机或静音状态。

　　第七条工作要求和注意事项

（一）各级视频会议管理员要严格按照《全市行业视频会议系统使用操作规范》的要求进行操作。

（二）每次视频会议前，根据会议通知提前进行系统设备联调，各分会场系统管理员应配合主会场进行设备调试，保证系统正常。

　　（三）各分会场应实时监控设备运行情况，随时与主会场保持联系，及时调整镜头和麦克风。

设备或网络出现故障时，应及时排除，并向主会场汇报。

　　（四）会议期间，技术操作人员要坚守岗位，保障系统的平稳运行；主会场技术人员应根据会议需要，及时切换会场画面。

　　（五）会议期间，除视频会议操作人员之外，其他人员一律不得进入监控及设备操作区，不得操作与视频会议有关的设备。

　　（六）会议期间，各分会场终端未经主会场允许严禁擅自断开会议。

会议结束后，由主会场统一中断会议连接。

各分会场在主会场中断会议后，按操作流程关闭视频设备。

　　（七）各单位视频会议管理人员应熟悉视频会议系统操作，并保持岗位固定，如有人员变动，须及时将管理人员姓名及联系方式报告市公司信息中心，接受岗位培训后方可上岗。

　　第八条如网络或设备出现问题，导致分会场无法参会，分会场向会议召集部门汇报后，与会人员可到其它会场参加会议。

　　第九条视频会议系统具有录像功能，主办部门若需要对视频会议进行全程录像，必须提前通知信息中心。

会议结束后，系统管理员应及时将录制的内容从系统中导出，送交会议主办部门。

　　第十条信息中心要做好视频会议电子数据和有关资料的保密工作。

未经会议或培训的主办部门领导批准，不得对外公布相关信息。

　　第十一条各直属单位因不遵守管理规定或违反操作规范造成视频会议运行故障的，市公司将中断其系统连接，并在会后进行通报批评。

　　第十二条市公司将视频会议系统的运行情况纳入信息化工作的考核。

第十三条各单位可结合实际，参照本办法，制定本单位视频会议管理办法。

第十四条本办法由市公司信息中心负责解释。

附件:

1、市局（公司）视频会议系统使用申请表

2、南阳烟草商业视频会议系统操作规范

附件1

市局（公司）视频会议系统使用申请表

会议范围

□国家局

□全省

□本级

□本级烟叶区

会议名称

会议时间

200　　年　　月　　日　　时　　分

申请部门

主会场

参会人员

参会领导：

参会部门：

参会总人数

会议标题

或横幅（注1）

座席牌要求

（注2）

其它会议注意事项（注3）

会议联系人：

　　　　　　　电子邮件：

联系电话：

　手机　　　　　　　　座机：

主办部门负责人签字

主管领导签字

申请时间：

　　年　　月　　日

注1：

一般情况下显示在主席台背景屏幕；

注2：

请写明人员或部门；同时报市公司办公室

注3：

如涉及其它部门，请会议联系人与其它部门相关人员联系。

附件2

南阳烟草商业视频会议系统操作规范

一、各级视频会议技术操作人员，会议调试前应检查本会场内电源、灯光、麦克风、音箱、调音台、视频显示设备等会议设施是否正常，监测网络状况是否良好、有无IP冲突、数据丢包等现象。

出现问题及时处理，要求在正式会议开始前一切准备就绪，避免开会时出现技术问题。

二、各会场打开终端进行调试前，应首先检查线缆是否正确连接，再加电打开设备及摄像头，如无法连接主会场或无法正常收听收看主会场信号，需仔细查看设备连接及网络状态，并及时告知市公司会议管理人员协助排查问题。

三、分会场会议中不发言时应主动关闭本端麦克风，避免产生杂音，影响会议音频效果；主会场也要通过MCU对非发言会场进行静音，以保证会议效果。

四、主会场操作人员在会议进行时，应首先在MCU上将主会场锁定主席权限并进行广播，再对所要进行通话的分会场进行点名发言。

五、在会议开始前，各分会场将摄像头取会场全景，会议进行中，各分会场不要操作摄像头，避免影响视频质量，统一由市局会议管理员远程控制。

六、各会场发言者应距离麦克风20厘米左右，不要背对麦克风讲话，不要把麦克风放到音箱附近，避免产生啸叫。

七、所有会场必须在正后方放置明显的地区标志，并在连入主会场前检查本地图像是否符合会议要求。

八、所有会场必须加装三基色灯，光线弱时应采用日光型灯光作为辅助灯光。

召开视频会议时不能使用白色桌布，应使用颜色较暗的桌布。

会场窗帘透光性不易过大，如果透光性过大应更换遮光效果好的窗帘

九、主摄像头应直接安装到会场前方，保证能照到整个会场。

为保证视频质量，不得把摄像头逆光放置（避免光线从正前方、侧前方、上方照射到摄像头）。

视频终端离交换机的线路不超过50米。

十、如果需要更换视频终端的IP地址，必须在会议联调之前上报到市公司信息中心。

十一、各地终端只有等待主会场的MCU主动呼叫才可参加会议，如果开机后发现会议已经召开，而自己没有加入到会议中，或者在会议中意外断开，无法建立连接，必须联系主会场系统管理员把本地会场再次加入到会议中。

十二、会议期间，各分会场操作人员要对分会场到主会场的线路进行监控并认真做好记录，及时发现问题，在会议结束后针对问题查找原因，避免以后出现类似问题。

十三、其它注意事项：

（1）严禁带电插拔任何连接线缆；

（2）严禁带电清洁和维护设备；（3）严禁用手转动镜头；（4）严禁震动和挤压设备，特别是镜头；（5）设备应放置在固定位置，尽量避免移动和插拔接线；（6）严禁随意更改设备的系统设置；（7）开会时各分会场应尽量避免控制摄像头；（8）不发言的会场应将麦克风关闭；（9）会议结束后，设备及摄像头要做好防尘维护，并关闭一切电源；（10）设备电源应有接地端；（11）设备要专用并由专人管理；（12）注意更换麦克风和遥控器电池，长期不用则应取出电池。