行政管理制度.docx
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行政管理制度
浙江创运物流有限公司
管理制度--行政篇
二零一六年八月(修订)
第一章
员工日常行为规范
一、目的
为规范员工日常行为,不断提升员工的职业素养,并通过每个员工的规范行为树立公众良好的形象,特制定员工行为规范。
二、适用范围
本行为规范适用于浙江创运物流全体员工。
三、规范内容
1、不迟到、不早退、不旷工,有事请假,并严格履行请假、销假手续。
2、严禁上班期间串岗、睡觉、玩手机、吃零食,看与工作无关的报纸、杂志、小说,做与工作无关的活动。
3、除接待重要客人经批准外,在上班时间内禁止饮酒。
4、提倡简单、融洽、和谐的人际关系,员工之间互相尊重,紧密合作,不在办公场所争吵,不随意翻看、拿取他人的物品。
5、提倡每天提前到达岗位,做好进入工作状态的准备,下班离开岗位前要清理、收拾好现场物品,保持桌面整洁。
6、保持工作区域、设备清洁,现场物品、使用工具、材料、量具整齐摆放。
7、爱护公共财物,保养并管理好各类设备和物品,借用的物品和现金应及时归还和清账(销账)。
8、参加各种会议,注意遵守会议纪律,手机调至震动状态,不随便出入会议场所或接听电话。
9、上下班途中要遵守交通规则,严禁酒后驾车。
10、员工上岗时要穿工服,办公室人员要佩戴厂牌。
11、生产作业、办公区内不穿短裤、背心,不穿拖鞋,女员工不穿裸露服装,不浓妆艳抹。
12、上班时不做与工作无关的私人事宜,工作时间尽量避免私人电话,不玩电脑游戏,不进行网络聊天,不浏览与工作无关的网站。
13、提倡无纸化办公,员工应充分利用公司建立的企业QQ系统进行办公或信息传递与沟通。
14、下班离开办公室时,应关闭电灯、电脑、空调、电扇、饮水机等,关好门窗。
15、装卸货现场的员工必须穿戴好劳动保护用品。
工作中遵守劳动纪律,认真执行公司制定的相关安全规章制度和操作规程,做好事故预防和应急处理能力,避免任何可能给自己和同事带来危险和危害的行为。
16、司机出车时要随身携带驾驶证,行驶时必须遵守交通法规。
17、各级管理人员在公众场合要自然站立,形态自然、不抖腿、不打哈欠。
18、各级管理人员安排工作、与人交谈要文明,不说粗话、脏话,不说不礼貌的口头语。
19、各级员工必须服从上级的工作安排,按时完成任务,不无故拖延和拒绝上级安排的工作。
20、上级交办的事情要迅速处理,遇突发事情尽快向上级汇报,并及时妥善处理,并及时汇报工作结果。
21、独立工作或出差时,应做到领导在与不在一个样,模范遵守公司各项纪律,主动积极完成工作任务。
22、每一位员工都必须有高度的责任心和使命感,禁止在工作中相互推诿扯皮,找各种理由推脱或者观望,逃避责任。
23、对待客户有礼有节,一视同仁,坦诚守信,有诺必践。
对外交往时,应本着礼貌平等,热情周到的原则,展示公司良好的对外形象,不可有过激的言行。
24、实事求是是每一个员工的行为准则。
凡事需以客观事实为依据,真实反应实际情况。
所有上报数据或资料根据系统统一取数,不作假、不捏造。
25、倡导跨部门的无边界的协作,提倡有效沟通、快速行动。
杜绝工作中各自为战,对部门间的协同采取消极或不合作的态度。
26、保守公司的商业机密是每一个员工的职业道德,员工对所掌握的有关公司的信息、资料和成果等严格保密,不得向其它任何公司或不相关的个人公开或透露。
27、各级管理人员要尊重公司赋予职权,严禁利用职务之便做出任何有损公司利益的行为,给公司造成经济损失的,公司保留追究经济和法律责任的权力。
28、如违反上述规定,将给予通报批评并视情节严重程度给予20-200元经济处罚。
本规范检查监督由办公室、人力资源部和各公司管理人员共同执行。
第二章
工作服、工作牌、名片管理规定
一、目的
为树立和保持公司良好的公众形象,进一步规范化管理,特制定本规定。
二、要求
1、所有员工必须按照公司规定着装,保持良好的精神风貌,树立良好的公司形象。
2、工作时间须注意仪容仪表,穿着整洁、得体、大方。
3、工作装应经常换洗,不得出现掉扣、错扣、脱线现象。
4、工作时间必须佩戴公司统一发放的工作牌。
三、发放时间及数量
种类
季节
穿着人
穿着时间
归属权
备注
夏装
冬装
工作服
2套
2套
全体员工
上班时间
员工
离职后归还
1、换季时间
夏装:
每年的5月1日发放夏季服装。
冬装:
每年10月1日发放冬季服装。
2、办理正式入职手续的员工,可在入职转正领取工作服及工作牌。
3、工作服配发周期为一年,工作牌配发则为永久性,自配发日算起,如遇到工作原因发生意外损坏或者其他特殊情况需要提前换发时,由本人填写申请表,写明情况,经人力资源部核实后,准予提前换发。
4、如因个人原因,造成工作服或工作牌丢失、失窃或未到期破损,须按要求提前换发,并由本人补缴相应的费用(成本价)。
5、员工离职时,员工须将工作牌和工作服一起交还,同时对所领用的工作服按以下相关规定收取一定费用(从离职当月工资内扣除):
(1)未满半年离职者,收取工作服成本的70%费用;
(2)半年以上未满一年离职者,收取工作服成本的50%费用。
(3)在公司工作满一年以上的不收取费用。
五、名片制作与管理
1、公司主管以上的正式员工因工作所需,向部门经理进行提出申请,申请表上填写个人详细个人资料,经审批后由公司总部办公室申请进行名片制作。
2、名片版面统一规格,统一地址,统一电话、传真、微信、QQ等,不得出现私人的个人信息。
3、确保名片上印制的相关内容的准确性,所属部门,职务,手机等,如发生变化,及时修改。
4、名片制作印刷需有行政部负责实施,各部门不得擅自印制名片,印刷完毕后由办公室管理样张。
5、业务交往中,要遵循名片递送礼仪和交换规则,维护公司形象。
6、不得擅自使用他人名片进行对外交往。
7、不允许个人私自印刷名片,或擅自扩大使用范围,损害公司形象。
8、名片使用者离职后,部门负责人将员工未使用完的名片全部收回交于办公室统一销毁。
9、由于名片内容信息发生变更需要重新印制名片时,办公室将负责将所有未使用完的旧名片全部收回。
10、回收的名片需由行政部彻底损毁后丢弃,不可挪作他用。
六、处罚措施
1、员工未按要求穿着工作服,按照公司相关规定进行处罚30元/次;
2、办公室负责对以上行为进行不定期抽查,对不按规定着装及佩戴工作牌者,每发现1次予以30元的处罚,并计入当月绩效考核。
3、主管上级有指导与监督员工穿用工作服的责任。
第三章
办公设施、设备、办公用品领取使用管理规定
1、公司办公用品的采购、保管、发放等统一由总部办公室负责;
2、各部门、各分公司根据办公用品实际使用情况在每月最后三个工作日前将本部门所需办公用品报到公司总部办公室,经办公室主任审核后交董事长审批后统一安排采购,原则上不允许员工自行采购;
3、总部办公室安排专人负责办公用品的采购、发放、管理。
发放人对办公用品建立实物收发帐,负责登记物品进出;物品领用时必须登账、领用人必须签收。
4、总部办公室对非消耗类固定用品建立个人办公用品台帐,记录每个员工的办公用品使用(领用)情况。
5、公司的办公耗材如复印纸、墨盒、墨粉、色带等,由总部办公室负责管理与记录消耗情况,控制使用;未涉及到公司机密或个人隐私的纸张,可以二次用纸。
6、员工离、辞职时,需将公司的物品交回总部办公室,分公司的由离职人交于经理或工作交接人,两者其一的经手人须在《员工离职物品移交单》中的“办公用品”项目签字确认。
回收的物品由各分公司领导保管,每半年由总部办公室安排专人进行清查。
7、总部办公室每月底对公司的办公用品使用情况进行分部门(项目)汇总,制作每月办公用品领用汇总清单及费用表,经董事长审批后,送交各部门(项目)负责人核对确认并由总部办公室存档。
第四章
固定资产管理规定
1、定义:
使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营和办公有关的设备、器具、工具等列作固定资产。
不属于生产经营主要设备的物品并且使用期限超过2年的,也应当列为固定资产,办公设施、设备物资及低值易耗品也由总部办公室作登记备查管理。
2、行政人事部设专人负责固定资产实物管理,设置台帐及卡片,对固定资产进行分类编号、购建、验收、保管、日常维护、保养、修理、调拨、出售、报废、定期盘点等有关事项。
并对每项固定资产的使用落实到人,并订立相关的使用、交接,丢失、损坏赔偿规定。
3、公司实行“部门经理负责制”,任何部门管理人员的调动、离任等都必须将固定资产的管理纳入审记范围。
对于账实不符的,应查明原因,分清责任。
4、固定资产领用人应当妥善保管,本人领用的固定资产发生丢失或毁损必须照价赔偿。
5、调离公司的员工,均须完整地交出所领用的固定资产,否则不予办理调动手续。
未调出公司,需办理固定资产的转移手续。
6、固定资产清查:
由总部办公室会同财务部及各部门指定专人,每半年一次清查,核对。
第五章
5S(环境、卫生)管理规定
一、开展5S的目的
1、 整理(SEIRI):
工作现场,区别要与不要的东西,只保留有用的东西,撤除不需要的东西;目的是把“空间”腾出来活用。
2 、整顿(SEITON):
把要用的东西,按规定位置摆放整齐,并做好标识进行管理;目的是不浪费时间找东西。
3、清扫(SEISO):
将不要的东西清除掉,保持工作现场无垃圾,无污秽状态;目的是消除"脏污",保持职场干净、明亮。
4、清洁(SEIKETSU):
要制度化、规范化,维持其成果;目的是通过制度化来维持成果;。
5、 修养(SHITSUKDE):
培养文明礼貌习惯,自觉遵守各项规章制度,养成良好的工作习惯;目的是提升“人的品质”,成为对任何工作都讲究认真的人。
二、内容
1、公司各部门、办公室、各分公司办公室、场地的环境卫生由各科室办公人员负责、部门主管、各分公司经理负责卫生的检查、考核。
2、凡新入职的员工,各部门主要负责人要使其必须了解清洁卫生的重要性与必要的清洁整理卫生知识,了解办公用品定置以及仓储物品摆放的要求;
3、各工作场所内均须保持整洁,办公区域不得堆放垃圾、污垢或碎屑;与工作无关的物品不得进入工作现场。
不常用的设备、工具、其他物品,放到恰当的固定的地方保存,并标示清楚。
4、清洁区域由部门主管划分,出现脏、乱现象,负责人应主动、及时进行清洁或督促卫生区责任人尽快清理;
5、公司的仓库、场地每天清扫干净。
6、全体员工应共同爱护公司的花草树木,不得随意损坏,共同营造美好的工作环境。
三、监督管理
1、总部办公室负责牵头5S的实施过程中的各项工作,如实施、检查、评比、策划、督促与改善跟进等;
2、各分公司主要负责人配合总部办公室推行5S管理,监督并落实本部门的5S管理;
3、 各分公司负责人要求各员工积极参与并执行5S管理,根据5S管理要求持续改善工作现场。
4、评比(附5S评比表)
5、评比结果
1 、针对5S亮点,以通报、表扬的形式,对相关人员进行表扬和鼓励;
2 、针对5S暗点,以对比、公布的形式,对不合理地方进行改进和完善。
3 、建立5S合理化建议:
鼓励员工提出5S合理化建议,对建议被采纳者给予一定程度的奖励。
第六章
宿舍管理制度
1、公司宿舍是为需要住宿的员工提供,在人力资源部办理登记入职手续
后,方可入住。
2、本公司提供的员工宿舍,是以员工在本公司服务为前提。
倘若员工离
职,对宿舍的使用权当然终止。
员工应于离职后三日后须迁离宿舍,
不得借故拖延。
3、若员工因离职或其他原因需搬出宿舍的,应事先通知总部办公室,填
写,及时办理退宿及财产移交手续。
如有损坏财物的,应在个人工资中
扣除。
6、不准在宿舍内从事违法乱纪行为。
高度重视防火、防盗及治安安全,提
高安全意识;不可用电水壶或者热得快,防止电路走火,发现一次,
罚款50元。
7、寝室钥匙不能借给非本寝室人员,不准私自更换寝室门锁,寝室门锁
坏了应及时向总部办公室报备,并按要求积极配合维修人员的工作。
8、员工如遇生活上的困难或对宿舍管理服务方面的意见应通过正常渠道
及时反映,以便解决和处理。
9、安全应防范以未然,做好安全预防至关重要,在夏天使用蚊香,不允许放在易燃物品旁边,人走后熄灭蚊香,如未熄灭发现一次至少10元处罚。
第七章
印章管理制度
一、目的
公司印章是企业合法存在的标志,是企业权利的象征。
为了保证公司印章的合法性、可靠性和严肃性,有效的维护公司利益,杜绝违法违规行为的发生,特制定本管理制度。
二、印章种类
1、公司的法人个人名章、公司章、人事章、财务章、合同章、分公司
印章。
2、公司各部门的专用章由各部门提出申请经董事长审批同意后进行刻制。
三、公司印章的启用
1、新印章要做好登记,并统一在行政部留样保存,以便备查。
2、新印章启用前应由总部办公室下发启用通知,并注明启用日期、发放单位和使用范围。
四、公司印章的使用范围
1、公司的印章主要包括公司章、专项业务章(合同章、财务章、人事章、生产章)、董事长(法人)主用个人名章。
公司所有印章必须按固定范围使用,不得超出范围使用。
2、公司印章的使用范围主要为:
①公司对外签发的文件。
②公司与相关单位联合签发的文件。
③由公司出具的证明及有关材料。
④公司对外提供的财务报告。
⑤公司章程、协议。
⑥员工调动。
⑦员工的任免聘用。
⑧协议(合同)资金担保承诺书。
3、公司合同专用章的使用范围主要为:
①对外投资、合资、合作协议。
②各类经济合同等。
4、公司董事长(法人)个人名章,主要用于需加盖私章的合同、财务及报表、人事任免等各类文件。
5、财务专用章,主要用于货币结算等相关业务。
6、公司各职能部门专用章仅限于公司内部工作联系使用,不得对外。
7、公司印章的管理职责
8、公司董事长(总经理)负责的使用审批工作。
9、总公司各部门经理负责授权范围内的印章使用审批工作。
10、印章管理员
①负责印章的保管。
②负责设立印章使用的登记工作。
③负责印章使用的审核工作。
④负责制定所保管印章的使用程序。
⑤公司印章的管理、使用及保管
11、印章的管理
①公司章、合同专用章由总部办公室专人负责管理。
②专项业务章(财务章、人事章等)由各部门指定专人负责管理。
③法人个人名章,由公司指定财务部专人负责管理。
④各部门须将印章管理员名单报总部办公室备案。
12、印章管理员必须切实负责,不得将印章随意放置或转交他人。
如因事
离开岗位需移交他人的,可由部门负责人指定专人代替,但必须办理
移交手续,并填写印章移交登记表。
(见附件《印章移交登记表》)为
保证资金的绝对安全,财务专用章、法人个人名章等银行预留印章由
两人以上分开保管、监督使用。
13、印章保管必须安全可靠,须枷锁保存,印章不可私自委托他人代管。
14、印章管理员如因工作变动,应及时上缴印章,并与新印章管理员办理
交接印章手续,以免贻误工作。
15、非印章保管人使用印章盖章与印章保管人承担相应的责任。
16、印章应及时维护、确保其清晰、端正。
17、印章保管由异常现象或遗失,应保护现场,管理员及时向办公室主任
报告,并备案,配合查处。
五、公司印章的停用
1、有下列情况,印章须停用:
2、公司名称变动。
3、印章使用损坏。
4、印章遗失或被窃,声明作废。
5、印章停用时须经董事长批准,及时将停用印章送总部办公室封存或销毁,
建立印章上交、存档、销毁的登记档案。
(见附件《印章停用申请表》)
第八章
证照管理制度
1、公司所有的法律文件,包括营业执照正本及副本、资质资格、法人证明书、税务登记证等,均由财务部保管和年检,任何人未经允许不得擅自利用以上法律文件进行活动。
总部办公室负责复印件的保管与监督使用;
2、公司其它人员因工作需借用证照原件的,需注明使用目的、使用时间,经申请同意后,方可登记使用;
3、因工作需要须使用证照复印件的,须由使用部门领导签字同意并注明使用目的方可办理使用手续;
4、证照需进行年度审验工作的,由财务部主管督促相关人员办理年审,未办理年审造成损失的有相关人员负责赔偿。
5、造成证照遗失,由直接责任人承担责任;
6、保管人私自将证照外借或不按正规手续办理借(使)用手续的,造成
直接经济损失由相关责任人承担责任,直至追究责任人的法律责任。
第九章
会议管理制度
一、目的
1、实现有效管理,促进公司上下的沟通与合作。
2、提高公司各部门执行工作目标的效率,追踪各部门工作进度。
3、集思广益,提出改进性及开展性的工作方案。
4、协调各部门的工作方法、工作进度、人员及设备的调配。
二、会议分类
1、总经理办公例会
(1)会议组织:
总部办公室
(2)会议主持人:
董事长
(3)会议参加人:
部门经理主管及各分公司经理。
(4)会议内容:
※各部门、各项目汇报上阶段的完成工作总结及工作的计划,对工作中出现的问题进行及时的调解和处理。
※集思广益,提出有利于公司经营管理的方法和意见。
※工作进行回顾总结,找出阶段存在的问题,并提出解决办法,并保证在汇报结在规定时间内报告结果。
(5)会议记录:
总部办公室
(6)会议时间:
根据需要具体安排。
2、年度总结会议(全体员工会议)
(1)会议组织:
行政人事部
(2)会议主持人:
公司总经理
(3)会议参加人:
公司全体人员
(4)列席人员:
根据需要通知相关与会人员。
(5)会议内容:
※各部门经理(主管)对本年度部门各项工作进行总结,总经理对公司全年度的总体情况进行总结,并对工作出现的问题进行探讨与研究,寻求最佳对策。
※针对公司员工的工作表现,评选年度优秀员工。
※集思广益,提出有利于公司经营管理的方法和意见。
(6)会议记录:
总部办公室
(7)会议时间:
每年放年假前
3、公司临时会议
(1)会议组织:
总部办公室
(2)会议主持人:
公司总经理或总经理指定人员
(3)会议参加人:
根据具体情况通知相关人员
(4)会议内容:
处理临时发生的各种紧急、突发事件。
(5)会议记录:
总部办公室
4、各分公司每天晨会
(1)会议组织:
各分公司经理
(2)会议主持人:
分公司经理或收发货主管
(3)会议参加人:
所有到岗员工
(4)会议内容:
※前一天工作总结,包括目标完成情况、货损货差情况、客户投诉情况、制度落实情况等等。
※表扬工作中表现好的员工,批评出现的不利于工作的现象(对事不对人)
※员工发表对工作情况的建议和意见。
※提出今天工作的目标。
5)记入分公司经理每天工作日志。
三、会议记录
1、公司工作例会、记录应在一天内整理完毕,送交会议主持人核阅,作为下一次会议的重要资料。
2、公司年度总结会议记录由总部办公室整理完毕,经董事长签字确认,然后分发至各部门,用以学习和总结各自的工作。
3、所有会议纪要均由总部办公室存档,并备份。
四、会议纪律
1、与会者必须按照会议通知(书面或口头)规定的时间准时到会,不得迟到、早退。
除非因特殊情况(身体原因或亲属婚丧嫁娶),不得请假。
2、公司员工需向部门经理或主管领导请假,部门经理以上级别需向总经
理请假,未获得允许或未作说明者视为缺席。
3、会议要求的各种资料(如周、月计划)需在会议前准备好。
4、会议期间,参会者必须将手机关机或调至振动状态,不准大声接、打
电话,不得影响会议发言。
5、每次会议均应做到主体明确、程序精简、发扬民主、有议有决。
6、会议精神若需保密的,应做好保密工作。
第十章
公司公文管理制度
一、目的
关于公文管理,公司已有规范,但还需进一步完善,为落实公文管理制度,使公文处理达到规范化、制度化、流程化、体现公司格式对外形象,特制定本制度。
二、一般公文类别
通知、通告、通报、公告、决议、决定、规定、办法、任命等。
三、格式规定
1、公文抬头:
“浙江创运物流有限公司文件”,以宋体,字号48号,加粗,
字色为:
红色。
回车键按一下后,双横线,上细下粗,线上注明“浙创通
【年号】××号”字色为红色,字体为宋体,字号为12号。
2、公文主题:
黑体,字号16号,黑色,下空一格书写正文。
3、公文正文:
仿宋,字号14号,黑色,正文行距为单倍行距,1倍。
4、公文正文的标题:
用“一到十”来表示,字号应加粗。
5、公文内容正文分别描述的,用“1--10”和“①--⑩”来区别。
6、落款:
发送文件的部门和日期。
7、在文件最后方,应有主题词、呈送、抄送、印发部门、印发日期和文件
份数。
8、在文件的页脚中间应有文件的页码。
4、其他对外文件应在文件的上方应有公司的LOGO和公司名的全称,其他内容由当事人根据公司规定给予适当调整。
5、内部批准的公文模板,任何部门和人员不得改动和调整公文模板的样式,公文的文字、字号、LOGO、规格须与批准的样式一样。
6、下发后,由总部办公室公文原件存档,其他分公司的以电子版格式发送
第十一章
公司图书、报刊、音像资料、软件管理规定
1、经申请批准后,所有图书、音像资料、软件由总部办公室统一协调安
排购买,报刊由总部办公室部统一向邮局或其他发行机构订阅。
2、图书、音像资料、软件购进后,由总部办公室登记入帐,建立目录,办理借用手续。
(外部机构赠予或参加会议获得的图书、报刊、音像资料、软件等按相同方法处理)。
3、图书、音像资料、软件登记后,费用按照公司“费用报销流程”的规
定报销。
4、图书、音像资料:
使用部门向总部办公室登记后借阅。
5、凡经上述程序申购的图书、报刊、音像资料、软件所有权归公司,员工使用完毕或调离公司时应及时归还资料室。
6、使用人、保管人应妥善保管公司图书、报刊、音像资料、软件;
因个人原因造成公司图书、报刊、音像资料、软件毁损灭失的,由个人
照价赔偿。
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