机关档案室传统载体数字化档案移交接收进馆要求征求意见.docx

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机关档案室传统载体数字化档案移交接收进馆要求征求意见

机关档案室传统载体数字化档案移交接收进馆要求（征求意见稿）

为进一步加强档案信息资源建设，规范传统载体档案数字化成果的接收工作，加强机关档案室数字化档案的集中安全管理和有效开发利用，根据国家档案局《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）、《天津市档案馆接收档案实施细则》（津档发[2013]17号）及有关标准、规范，制定本要求。

第一章总则

第一条本要求适用于依法向天津市档案馆移交的各机关、团体、企业事业单位和其他组织（简称移交单位），按照规定向市档案馆移交传统载体数字化档案。

第二条按照《天津市档案馆接收档案实施细则》（津档发[2013]17号）要求，属于市档案馆接收范围的传统载体数字化档案，应随同与其对应的传统载体档案当向天津市档案馆移交。

第三条本要求所称传统载体数字化档案，是指将纸质档案、照片档案、声像档案等传统载体档案采用扫描仪或数码相机等数码设备进行数字加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本。

第四条各移交单位应履行传统载体数字化档案的移交职责；市档案局负责对传统载体数字化档案的移交、接收工作进行监督指导，履行对传统载体数字化档案的接收职责。

第二章传统载体档案数字化基本要求

第五条纸质档案数字化基本要求

（一）纸质档案的扫描色彩模式统一采用彩色模式，扫描分辨率一般建议选择≥300dpi，特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

扫描的文件一般采用JPEG格式存储，若生成图片为TIFF或PDF格式，建议直接以PDF格式存储。

（二）扫描图像的命名，订卷文件级和装盒文件级采用不同的命名方式。

1、订卷文件级

扫描图像放在以案卷级档号命名的文件夹下。

档号命名规则为“组织机构代码-全宗号-保管期限代码/保管级次代码-案卷号”，例如“401206800-X0001-C-000001”；扫描图像命名规则为“组织机构代码-全宗号-保管期限代码/保管级次代码-案卷号-件号-卷内顺序号”，例如“401206800-X0001-C-000001-001-00001”。

其中“401206800”为组织机构代码9位，“X0001”为全宗号5位，第一位为大写字母，“C”为保管期限代码，“永久、长期、短期”可以分别设定为“Y、C、D”，“定期10年、定期30年”可以分别设定为“10、30”，若采用今易系统也可直接设定为“1、3、5、Y”，“000001”为案卷号6位，“001”为件号3位，“00001”为卷内顺序号5位。

档号各组成项的先后顺序不可改变。

2、装盒文件级

扫描图像放在以文件级档号命名的文件夹下。

档号命名规则为“组织机构代码-全宗号-保管期限代码-年度-机构/问题代码-盒号-件号”，例如“401206800-X0001-C-2010-001-0001-00001”；扫描图像命名规则为“组织机构代码-全宗号-保管期限-年度-机构/问题代码-盒号-件号-件内顺序号”，例如“401206800-X0001-C-2010-001-0001-00001-

00001”。

其中“401206800”为组织机构代码9位，“X0001”为全宗号5位，第一位为大写字母，“C”为保管期限代码，“永久、长期、短期”可以分别设定为“Y、C、D”，“定期10年、定期30年”可以分别设定为“10、30”，若采用今易系统也可直接设定为“1、3、5、Y”，“2010”为年度4位，“001”为机构/问题代码3位，“0001”为盒号4位，“00001”为件号5位，“00001”为件内顺序号5位。

档号各组成项的先后顺序不可改变。

（三）扫描后的原始图像应按照《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）和《天津市档案资料数字化加工指南（试行）》的要求，做好图像优化处理、目录建库、数据挂接等工作。

第六条其他传统载体档案数字化基本要求

（一）照片档案一律按彩色模式进行扫描，扫描后的照片一般以JPEG格式存储，若生成图片为TIFF或PDF格式，建议直接以PDF格式存储。

5寸以上照片扫描分辨率建议≥400dpi，5寸以下照片扫描分辨率建议≥600dpi。

照片档案扫描图像放在以文件级档号命名的文件夹下，档号命名规则为“组织机构代码-全宗号-保管期限代码-册号-照片号”，例如“401206800-X0001-C-00001-000001”。

（二）缩微胶片档案存储格式采用PDF格式或由TIFF格式转换为PDF格式，压缩方式采用无损压缩，保存方式采用“黑白”方式，对于一般缩微胶片，转换分辨率采用≥200dpi。

对于效果较差的缩微胶片，转换分辨率可适当提高。

缩微胶片档案扫描图像放在以文件级档号命名的文件夹下，档号命名规则为“组织机构代码-全宗号-保管期限代码-盘带号-胶片号”，例如“401206800-X0001-C-00001-000001”。

（三）音频档案存储格式采用WAV、MP3格式，采样频率为44.1kHz，量化级为16位，立体声双声道采样参数，对于DVD中的声音选用48kHz。

（四）视频档案存储格式采用MPEG2格式，采样方式帧数（帧/秒）、视频速率（kbps）、音频设定音频采样率，建议采用DVD质量，设为720*576、25-30、384k立体声、48KHZ及以上标准。

（五）照片档案、缩微胶片、音频档案、视频档案数字化操作规程，参照纸质档案数字化操作规程；对照片档案、缩微胶片扫描后的原始图像、数字化后的音频、视频档案应参照《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）和《天津市档案资料数字化加工指南（试行）》中对纸质档案数字化的要求，做好图像优化处理、文件命名、目录建库、数据挂接等工作。

第三章传统载体数字化档案的移交接收

第七条传统载体数字化档案移交的基本要求

（一）传统载体数字化档案的移交应包括目录数据和与之相对应图像数据，且目录数据应与对应的图像数据档号一致。

（二）各单位移交的目录数据必须符合《天津市文书档案电子目录数据库结构与交换格式》的规定，确保著录项目与著录内容的完整、准确与规范，可采用EXCEL、DBF文件格式移交。

（三）各单位须以JPEG或PDF文件格式移交图像数据，且图像文件命名、扫描色彩模式、扫描分辨率、图像处理等必须符合传统载体档案数字化基本要求，确保图像的完整、准确与清晰。

若生成图片为TIFF格式，则需转换为PDF格式移交。

第八条各移交单位传统载体数字化档案移交介质可采用硬盘、光盘等。

第九条传统载体数字化档案移交流程：

数据检验、数据移交并办理移交手续。

第十条数据检验：

各单位对移交的传统载体数字化档案应与原始数据进行对应检查，确保移交数据的准确性、完整性、可读性和安全性。

第十一条天津市档案馆对接收的档案数据进行准确性、完整性、可用性和安全性检验，检验合格后进行接收。

数据接收后，移交单位和天津市档案馆填写《传统载体数字化档案移交接收检验登记表》（附件2），由移交和接收双方签字、盖章，各自留存一份。

附件1

传统载体数字化档案移交接收检验登记表

移交单位名称

内容描述

全宗号

移交载体类型、规格

起止年度

起止件号

检验项目

移交单位检查情况

接收单位检查情况

电子档案数量/数据量

目录数据检验

图像数据检验

准确性检验

完整性检验

可用性检验

病毒检验

载体外观检验

移交说明

接收意见

移交单位（印章）

负责人：

经办人：

移交日期：

年月日

接收单位（印章）

负责人：

经办人：

移交日期：

年月日

移交接收电子档案清单

序号

档号

题名

责任者

备注

填写说明：

1．每份登记表只填写一种载体类型档案，若同时移交多种载体类型的档案，则应分别填写登记表。

2．内容描述：

交接档案内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等说明事项。

3．移交载体类型、规格：

离线移交时按实际载体填写，在线移交时，填写“在线”。

4．起止件号：

离线移交时标注同一批次移交的电子档案的起始件号和终止件号；在线移交时，按存储结构组织数据，标明当前存储结构内电子档案的起始件号和终止件号。

5．移交电子档案数量/数据量：

交接电子档案的文件数/文件所占空间大小，电子档案数量和数据量之间用“/”隔开，数据量以MB或GB为单位，精确到小数点后3位。

6．移交接收电子档案清单：

在移交接收的电子档案数据中提取档号、题名、责任者形成数据清单，可只保留电子版，根据移交数量自行增加行数。

附件2：

文书类数字化档案元数据目录

序号

中文字段名称

类型

长度

允许空

字段说明

示例

1

档案门类代码

C

5

是

标识档案门类的一组代码

WS

2

档案馆代码

C

9

否

标识国家综合档案馆的一组代码

401206800

3

档号

C

40

否

固定和反映文书档案数字化副本排列顺序的唯一代码

4

全宗号

C

5

否

固定和反映文书档案所属全宗的唯一代码

X0001

5

密级

C

4

是

文书档案保密程度的等级

公开

6

保管期限

C

4

否

文书档案的留存年限

永久

7

保管期限代码

N

2

否

标识文书档案保管期限的一组代码

Y

8

卷号

C

4

否

文书档案所在卷的编号

0001

9

分类号

C

4

是

文书档案的类别号

0001

10

文种

C

5

是

文书档案的种类

通知

11

件号

C

4

否

文书档案在卷内的编号

0001

12

页号

C

5

否

文书档案原载体所在的页号

00001

13

题名

C

192

否

揭示文书档案的中心主题的标题或名称

14

主题词或关键词

C

100

是

取自文书档案题名或正文用以表达主题的，并具有检索意义的非规范化的词或词组

15

责任者

C

96

否

文书档案的形成者

张三

16

文件形成部门

C

50

是

文书档案的产生部门

办公室

17

文件形成时间

C

8

否

文书档案的形成时间

19000101

18

数字化时间

C

8

是

文书档案的档案数字化副本的形成时间

20100101

19

软件类型

C

40

是

形成或处理文书档案数字化副本的软件的类型

20

软件名称

C

20

是

形成或处理文书档案数字化副本的软件的名称

21

数字化副本生成方式

C

20

否

文书档案数字化副本的形成方式

22

文件大小

C

10

是

文书档案数字化副本的字节数

图像处理软件

23

格式名称

C

10

否

文书档案数字化副本的编码格式的描述信息

PHOTOSHOP

24

条目控制标识

C

4

是

根据文书档案信息内容设定条目管理标识

数字化

25

全文控制标识

C

4

是

根据文书档案信息内容设定全文管理标识

588kb

26

备注

C

100

是

文书档案数字化副本及其元数据中需要解释和补充说明的事项

DOC

27

开放

28

说明:

C为字符型,N为数值型，字段长度不超过规定长度即可。

开放

附件3：

照片类数字化档案元数据目录

序号

中文字段名称

类型

长度

允许空

字段说明

示例

1

档案门类代码

C

5

是

标识档案门类的一组代码

ZP

2

档案馆代码

C

9

是

标识国家综合档案馆的一组代码

401206800

3

档号

C

40

否

固定和反映照片档案数字化副本排列顺序的唯一代码

4

全宗号

C

5

否

固定和反映照片档案所属全宗的唯一代码

X0001

5

密级

C

4

是

照片档案保密程度的等级

公开

6

保管期限

C

4

否

照片档案的留存年限

永久

7

保管期限代码

N

2

否

标识照片档案保管期限的一组代码

Y

8

册号/卷号

C

5

是

照片档案所在册/卷的编号

00001

9

原照片号

C

4

是

照片档案的原始编号

0001

10

数字化照片号

C

6

否

与照片档案相对应的唯一数字化副本的编号

000001

11

底片号

C

4

是

照片档案的底片编号

0001

12

页号

C

5

否

照片档案在原载体所在的页号

00001

13

题名

C

192

否

揭示照片档案的中心主题的标题或名称

14

关键词

C

100

是

取自照片档案题名或正文用以表达主题的，并具有检索意义的非规范化的词或词组

15

照片说明

C

200

否

照片档案所记录的主要业务活动、事件、人物、地点、背景等事项的背景信息、演变结果、历史作用等所进行的进一步描述

16

拍摄时间

C

8

否

照片档案的形成时间

19000101

17

数字化时间

C

8

是

照片档案数字化副本的形成时间

20140101

18

拍摄者

C

96

否

照片档案的摄影者

张三,天津市档案馆

19

拍摄地点

C

100

是

照片档案所记录的拍摄地点

天津站

20

拍摄人物

C

100

是

照片档案所记录的主要人物信息

李四

21

软件类型

C

40

是

形成或处理照片档案数字化副本的软件的类型

22

软件名称

C

20

是

形成或处理照片档案数字化副本的软件的名称

23

数字化副本生成方式

C

20

否

照片档案数字化副本的形成方式

24

文件大小

C

10

是

照片档案数字化副本的字节数

档案数字化软件/数码相机固件

25

格式名称

C

10

否

照片档案数字化副本的编码格式的描述信息

firmware

26

条目控制标识

C

4

是

根据照片档案信息内容设定条目管理标识

数字化

27

全文控制标识

C

4

是

根据照片档案信息内容设定全文管理标识

588

28

备注

C

100

是

照片档案数字化副本及其元数据中需要解释和补充说明的事项

JPG

29

开放

30

说明:

C为字符型,N为数值型，字段长度不超过规定长度即可。

开放

附件4：

缩微胶片类数字化档案元数据目录

序号

中文字段名称

类型

长度

允许空

字段说明

示例

1

档案门类代码

C

5

是

标识档案门类的一组代码

SW

2

档案馆代码

C

9

是

标识国家综合档案馆的一组代码

401206800

3

档号

C

40

否

固定和反映缩微胶片档案数字化副本排列顺序的唯一代码

4

全宗号

C

5

否

固定和反映缩微胶片档案所属全宗的唯一代码

X0001

5

密级

C

4

是

缩微胶片档案保密程度的等级

公开

6

保管期限

C

4

否

缩微胶片档案的留存年限

永久

7

保管期限代码

N

2

否

标识缩微胶片档案保管期限的一组代码

Y

8

盘带号

C

5

是

缩微胶片档案所在册/卷的编号

00001

9

原缩微胶片号

C

4

是

缩微胶片档案的原始编号

0001

10

数字化缩微胶片号

C

6

否

与缩微胶片档案相对应的唯一数字化副本的编号

000001

11

页号

C

5

否

缩微胶片档案在原载体所在的页号

00001

12

载体规格

C

10

是

缩微胶片档案原载体的规格

16mm

13

题名

C

192

否

揭示缩微胶片档案的中心主题的标题或名称

14

关键词

C

100

是

取自缩微胶片档案题名或正文用以表达主题的，并具有检索意义的非规范化的词或词组

15

缩微胶片说明

C

200

否

缩微胶片档案所记录的主要业务活动、事件、人物、地点、背景等事项的背景信息、演变结果、历史作用等所进行的进一步描述

16

拍摄时间

C

8

否

缩微胶片档案的形成时间

19000101

17

数字化时间

C

8

是

缩微胶片档案数字化副本的形成时间

20100101

18

拍摄者

C

96

否

缩微胶片档案的摄影者

张三,天津市档案局

19

拍摄地点

C

100

是

缩微胶片档案所记录的拍摄地点

天津站

20

拍摄人物

C

100

是

缩微胶片档案所记录的主要人物信息

李四

21

软件类型

C

40

是

形成或处理缩微胶片档案数字化副本的软件的类型

档案数字化软件

22

软件名称

C

20

是

形成或处理缩微胶片档案数字化副本的软件的名称

firmware

23

数字化副本生成方式

C

20

否

缩微胶片档案数字化副本的形成方式

数字化

24

文件大小

C

10

是

缩微胶片档案数字化副本的字节数

588

25

格式名称

C

10

否

缩微胶片档案数字化副本的编码格式的描述信息

JPG

26

条目控制标识

C

4

是

根据缩微胶片档案信息内容设定条目管理标识

开放

27

全文控制标识

C

4

是

根据缩微胶片档案信息内容设定全文管理标识

开放

28

备注

C

100

是

缩微胶片档案数字化副本及其元数据中需要解释和补充说明的事项

29

30

31

说明:

C为字符型,N为数值型，字段长度不超过规定长度即可。

附件5：

音频类数字化档案元数据目录

序号

中文字段名称

类型

长度

允许空

字段说明

示例

1

档案门类代码

C

5

是

标识档案门类的一组代码

YP

2

档案馆代码

C

9

是

标识国家综合档案馆的一组代码

401206800

3

档号

C

40

否

固定和反映音频档案数字化副本排列顺序的唯一代码

4

全宗号

C

5

否

固定和反映音频档案所属全宗的唯一代码

X0001

5

密级

C

4

是

音频档案保密程度的等级

公开

6

保管期限

C

4

否

音频档案的留存年限

永久

7

保管期限代码

N

2

否

标识音频档案保管期限的一组代码

Y

8

音频档案编号

C

4

是

音频档案原始记录载体的编号

0001

9

数字化音频档案号

C

5

否

与音频档案相对应的唯一数字化副本的编号

00001

10

题名

C

192

否

揭示音频档案中心主题的标题或名称

11

关键词

C

100

是

取自音频档案题名或正文用以表达主题的，并具有检索意义的非规范化的词或词组

12

内容说明

C

200

否

音频档案所记录的主要业务活动、事件、人物、地点、背景等事项的背景信息、演变结果、历史作用等所进行的进一步描述

13

录音时间

C

8

否

开始录制音频档案的日期

19000101

14

数字化时间

C

8

是

音频信号捕获进入计算机系统而生成音频档案数字化副本的时间

20100101

15

时间长度

D

8

是

音频档案持续的时间长度，以小时、分、秒为计量单位

03:

56:

40

16

录音者

C

96

是

音频档案的录制者

张三,天津市档案馆

17

采集者

C

100

是

负责音频档案转码、数字化等工作的责任人及其工作单位

李四,天津市档案馆

18

录音地点

C

100

是

音频档案的录音地点

天津电视台

19

音频档案类型

C

30

否

音频档案原始记录载体或可追溯的最早记录载体的类型

录音带

20

音频档案型号

C

50

是

音频档案原始记录载体或可追溯的最早记录载体的品牌和型号

SONYC-120HFB

21

软件类型

C

40

是

形成或处理音频档案数字化副本的软件的类型

编辑软件

22

软件名称

C

20

是

形成或处理音频档案数字化副本的软件的名称

COOLEDIT

23

数字化副本生成方式

C

20

否

音频档案数字化副本的形成方式

数字化/编辑

24

文件大小

C

20

是

音频档案数字化副本的字节数

23556kb

25

格式名称

C

10

否

音频档案数字化副本的编码格式的描述信息

MP3/WAV

26

条目控制标识

C

4

是

根据音频档案信息内容设定条目管理标识

开放

27

全文控制标识

C

4

是

根据音频档案信息内容设定全文管理标识

开放

28

备注

C

100

是

音频档案数字化副本及其元数据中需要解释和补充说明的事项

29

30

说明：

C为字符型，N为数值型，D为时间日期型，字段长度不超过规定长度即可。

附件6：

视频类数字化档案元数据目录

序号

中文字段名称

类型

长度

允许空

字段说明

示例

1

档案门类代码

C

5

是

标识档案门类的一组代码

SP

2

档案馆代码

C

9

是

标识国家综合档案馆的一组代码

401206800

3

档号

C

40

否

固定和反映视频档案数字化副本排列顺序的唯一代码

4

全宗号

C

5

否

固定和反映视频档案所属全宗的唯一代码

X0001

5

密级

C

4

是

视频档案保密程度的等级

公开

6

保管期限

C

4

否

视频档案的留存年限

永久

7

保管期限代码

N

2

否

标识视频档案保管期限的一组代码

Y

8

视频档案编号

C

4

是

视频档案原始记录载体的编号

0001

9

数字化视频档案号

C

5

否

与视频档案相对应的唯一数字化副本的编号

00001

10

题名

C

192

否

揭示视频档案中心主题的标题或名称

11

关键词

C

100

是

取自视频档案题名或正文用以表达主题的，并具有检索意义的非规范化的词或词组

12

内容说明

C

200

否

视频档案所记录的主要业务活动、事件、人物、地点、背景等事项的背景信息、演变结果、历史作用等所进行的进一步描述

13

摄像时间

C

8

否

开始录制视频档案的日期

19000101

14

数字化时间

C

8

是

视频信号捕获进入计算机系统而生成视频档案数字化副本的时间

20100101

15

时间长度