离线工具操作手册.docx
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离线工具操作手册.docx
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离线工具操作手册
离线工具用户操作手册
1使用说明
1.1离线录入整体流程图
1.离线客户端工具使用流程图如图2.1.1所示:
图:
2.1.1
2.离线客户端工具档案录入使用流程如图2.1.2所示:
图:
2.1.2
1.2主要业务功能
1.2.1档案类型数据管理
点击左侧目录树中的全宗节点,展示档案类型管理面板。
1、系统更新功能
系统更新的流程和初始化程序有些相似,点击按钮后,需要选择离线配置包文件,之后选择想要修改的档案类型,需要注意的是,不被勾选的档案类型,不会被更新,也不会被删除。
1.2.2项目基础管理
点击左侧目录树中的档案类型节点,展示项目数据管理面板
1、增加项目,功能参见1.2中增加项目部分。
2、项目编辑,只能修改项目名等一部分显示信息,无法修改分类表、代码表、整理规则等信息
3、删除项目,将项目从系统中删除,当项目中含有档案数据时,该项目不可删除。
1.2.3档案数据展示
1、分页功能
案卷视图和文件视图包含分页功能,页数需要到“设置”中去进行配置,排序使用默认排序方式,不可更改
分页功能可以使用首页、尾页、上一页、下一页、直接转跳到某页等功能。
2、卷/盒内文件展示
单击某卷/盒后,将在卷内文件视图中将该卷/盒所包含的文件全部显示出来,按照卷内序号进行排序
3、数据筛选
点击分类表或项目下的分支时,数据会根据选择项进行筛选。
Ø在项目树中进行保管期限、归档部门筛选
Ø在分类树宗进行分类号筛选
4、整理状态
目前不区分已整理状态和未整理状态,可根据是否包含编号来判断
1.2.4新增档案
1、零散文件新增:
在零散文件的面板中单击右键“新增”(或先用鼠标点击零散文件面板,然后在工具条点击“新增”或菜单中“新增”),就会弹出新增零散文件的面板,新增面板中“上一条”、“下一条”等按钮是继承其他条目的数据(电子文件除外)。
“增加”按钮是保存当前条目,但不会关闭面板,可以继续增加,“保存”按钮是保存当前条目,并关闭面板。
2、卷内文件新增:
卷内文件的新增和零散文件的类似,只是在新增卷内文件的时候要先选择所属案卷。
,新增的卷内文件会继承所属案卷的立卷字段信息,并同时更新所属案卷信息。
3、案卷新增:
案卷新增和零散文件操作类似,只是没有电子文件。
4、当选中一个条目后点击新增,新增的条目会继承被选中条目的信息
5、没有被选中条目时点击新增,新增的条目会继承数据筛选条件的信息。
1.2.5编辑档案
1、零散文件编辑:
右键点击选中要编辑的文件(或者选中要编辑的文件后,点击工具栏上的“编辑”或菜单栏上的“编辑”),会弹出编辑面板,修改完数据后点击“保存”或“确定”(“保存”:
保存数据,不会关闭面板;“确定”:
保存数据并关闭面板),“上一条”,“下一条”等按钮是转到对其他条目的编辑。
2、卷内文件编辑:
和零散文件编辑类似,可以参考零散文件编辑。
3、案卷编辑:
和零散文件编辑类似,可以参考零散文件编辑。
1.2.6删除档案
删除可以通过右键删除菜单和工具栏删除按钮完成。
这里所有的删除只是逻辑性删除,将数据库中的状态位改变。
删除卷内文件数据后会更新所属案卷信息
1.2.7电子文件管理
1、新增:
在新增面板的电子文件表格,右键选择“增加”,会弹出电子文件的管理面板(或者在条目表格中点击
,也会弹出电子文件面板),用户点击
选择电子文件,填写数据后,点击“提交
2、编辑:
在新增或编辑条目面板中,右键选中的电子文件“编辑”则会弹出电子文件的面板,可以对电子文件数据进行编辑,然后点击“提交”。
在电子文件面板中,对表格中的条目点击右键编辑按钮,也可以进入编辑状态。
3、删除:
在文件面板或电子文件面板的电子文件表格,选择条目,直接右键点击“删除”,可以删除该电子文件条目
4、浏览:
在文件面板或电子文件面板的电子文件表格,选择条目,直接右键点击“浏览”,可以使用本地操作系统的软件,打开该电子文件。
1.2.8批量修改
批量修改主要包括:
案卷的修改,卷内文件的批量修改,零散文件的批量修改。
用户多选欲修改的条目,点击批量修改按钮,进入修改界面(图2.2.22-1)。
批量修改针对不同的数据提供不同的选择框。
当数据类型为日期型,整数型,分类表,代码表时候,修改方式为全部修改。
当数据位字符型时,用户可以根据需求选择全部修改,替换修改(填写查找内容和目标内容),首插入,尾插入。
一个字段只能选择一种修改方式。
点击添加表格中会显示用户的修改信息。
确定完成批量修改过程。
图2.2.22-1
1.2.9即时修改
表格上很多字段都可以进行即时修改,在所要修改的单元格上进行单击,根据字段可能会出现不同的情况,对于文本字段出现输入框,单击后面的按钮会出现多上输入框,对于日期型,出现日期选择框,对于分类号,会出现分类树,对于代码表字段,会出现下拉框等。
当修改以后,焦点离开时自动验证和保存。
1.2.10编号
选中可编号的条目信息。
会弹出窗体,输入编号的起流水号。
点击确定会根据编号规则编号。
1.2.11组卷
当选择多条零散文件的时候,满足组卷规则,组卷规则和加入规则类似。
当案卷面板没有选中的条目时候,会进行组卷操作,当案卷有选中的时候进行加入操作。
也可以根据右键菜单和工具栏的组卷按钮进行操作。
当满足组卷条件,会弹出卷盒规格窗体,选中符合的规格,确定,弹出新案卷的配置信息,如新案卷分类表,新案卷的题目,保管期限确定组卷成功。
若取消,新增案卷所有配置信息为空。
1.2.12加入
选择文件,点击加入后,将弹出列表框,框中显示所有符合加入规则的案卷信息,选择某一案卷后,点击确定,该文件就会加入该案卷中、
1.2.13抽出
选中案卷,在卷内文件中选中自己要抽出的条目,右键菜单的抽出,工具栏出,拖拽操作一致。
1.2.14打散
选中需要打散的条目,拖拽到零散文件面板。
或者通过右键菜单或者工具栏的打散按钮进行操作,被打散的案卷消失,案卷包含的卷内文件回归到零散未见状态。
1.2.15拆分
该功能暂时支持一个案卷拆2卷。
用户点击卷内文件,选择一个卷内文件作为拆分的。
如图2.2.23-1所示:
图2.2.23-1
点击拆分,确定拆分。
拆分成功后会生成2个案卷。
如上图所示拆分结果是卷内序号为2,3,4会组成一个新案卷。
1.2.16位置调整
拖拽实现操作如图:
图3.5.1图拖拽中
当1拖到3的时候,会将1插入到3以前,2以后。
调整玩得顺序因为2.1.3.4。
拖拽后如图
图3.5.2图拖拽后
位置调整完,若涉及到卷内文件,同步卷内的文件。
1、对于案卷和零散文件,拖拽后会暂时变动条目位置,如果被拖动的对象已经编号,而根据情况编号也会调整
2、对于卷内文件,拖拽后会同时改变卷内文件的卷内序号
1.2.17快捷拖拽
拖拽操作可以进行很多方便的业务操作,包括组卷、加入、抽出、位置调整等。
1、组卷:
选择多个文件,向案卷视图中拖拽
2、加入:
选择文件,想卷内文件视图中拖拽
3、抽出:
选择卷内文件,向文件视图中拖拽
4、位置调整:
同一视图中拖拽
1.3辅助功能
1.3.1字段设置
字段展示使用个性化设置,可以使用“字段设置”功能进行修改。
在主工作区中,案卷视图和文件视图可以使用字段设置功能,可以将某些字段隐藏,也可以改变现实的顺序和宽度,目前字段设置方式有两种
1、在视图的表格中进行修改(修改宽度和顺序),点击字段设置后,选择“保存当前列表样式”,然后点击确定,优点,所见即所得、方便快捷,确定无法隐藏字段。
2、点击字段设置后,选择“自定义设置”。
优点,可以更改字段的宽度、隐藏状态、顺序、和显示名称,即可以满足所有需求,缺点,设置没有前者方便
3、添加删除用来管理字段是否显示,上移、下移调节顺序,名称和长度可以更改显示名称和显示长度
1.3.2列空
1、点击案卷,点击列空,则在案卷的窗口中列出空案卷(没有卷内文件的案卷)。
2、点击零散,点击列空,则在案卷的窗口中列出空零散文件(没有电子文件的的零散文件)
3、点击卷内文件,点击列空,则案卷窗口列出含有空卷内文件的案卷,卷内文件窗口列出第一个含有空卷内文件的案卷下的空卷内文件。
点击案卷条目,列出空卷内文件。
1.3.3报表
勾选案卷或文件条目。
点击工具栏的报表按钮。
弹出报表窗口。
选择一个报表:
可以进行导出EXCEL,导出PDF,预览,打印操作。
导出EXCEL:
选择一个报表,点击导出EXCEL按钮(第一个按钮图标)
选择EXCEL文件路径(导出的EXCEL文件名为报表名加.xls)。
点击确定。
导出PDF和导出EXCEL相似。
不再赘述。
预览:
选择一个报表,点击预览按钮(第三个按钮图标)
打印:
选择一个报表,点击打印按钮(第四个按钮图标)
1.3.4任务管理
数据上传功能,往往需要很长的时间来完成,而当这些功能因多种原因停止后,无法继续进行,因此需要建立任务管理系统,来完成未完成的任务。
1、所有由任务管理系统管理的功能,必须满足特定的接口,并按照一定的过程去实行,已完成的功能需要根据接口做一些改造。
2、当任务因人为或其他因素停止时,可以在任务管理对话框中,找到该任务,点击“执行”,即可继续该任务。
3、用户也可以点击“删除”,把未完成的任务清除掉。
1.4档案数据迁移
1.4.1数据上传
数据上传以一个项目单位进行上传,上传的步骤如下
1、选择一个项目,点击项目树中的项目节点或在项目列表中点击该条记录。
2、选择菜单中的系统菜单->数据上传,进入如下页面
3、按上图填写信息,上传需要管理员权限,因此需要管理员输入账号和密码,点击下一步。
选择“转到已整理”,所有档案的状态改为已整理,
选择“忽略已上传”,曾经上传过得数据,不会再次上传
4、档案系统会根据你提交的权限和项目信息,寻找时候的项目,并显示出来,若账号密码不匹配,或找不到合适的项目,系统将给与提示信息,此处需要档案系统已开启,并成功配置FTP存储信息。
当找不到项目和条件不足时页面如下:
当成功获取项目列表时,如下
5、选择一个项目后,点击完成,进入目标选择页面
选择范围有两种,一种是项目下所有数据,一种是根据复选框进行选择。
6、选择完毕后,点击开始,打开上传进程页面
页面中会显示上传事件和进度条,除此之外,上传文件的结果页会记录下来。
1.4.2数据导出
数据导出以一个项目单位进行,导出的步骤如下
1、进入某个项目后,点击数据导出按钮,进入数据选择页面。
2、选择完导出的内容后,点击下一步,进入导出信息填写页面
3、按上图填写信息,导出文件的扩展名为omp,导入文件扩展名与之相同。
填写完毕后,点击结束进入导出过程页面。
1.4.3数据导入
数据导入以一个项目单位进行,导入的步骤如下:
1、获得由数据导出时生成的数据文件。
2、选择菜单中的系统菜单->数据导入,进入如下页面
选择步骤1中提到的数据导出文件,点击下一步,进入以下页面
页面中左半部分为数据导出文件的基本项目信息,右边有符合条件的本地项目列表
3、选择所要导入到的目标项目,点击结束,进入数据导入过程页面
5、目前只支持相同全宗和相同档案类型数据的导入。
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