全国计算机等级考试二级Access讲义.docx

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全国计算机等级考试二级Access讲义

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第1章数据库基础知识

1.1数据库基础知识

一、计算机数据管理的发展

（一）数据（Data）：

数据是描述现实世界事物的符号记录，是用物理符号记录的可以鉴别的信息。

包括文字、图形、声音等，他们都是用来描述事物特性的。

（二）数据处理：

数据处理是对各种类型的数据进行收集、存储、分类、计算、加工、检索与传输的过程。

包括：

收集原始数据、编码转换、数据输入、数据处理、数据输出等。

（三）数据处理的中心问题是数据管理。

（四）数据管理技术的发展，与计算机硬件（主要是外部存储器）、系统软件及计算机应用的范围有着密切的联系。

数据管理技术的发展经历了以下几个阶段：

人工管理阶段、文件系统阶段、数据库系统阶段、分布式数据库系统阶段和对象数据库系统阶段。

1、人工管理阶段

（1）这一阶段是指20世纪50年代中期以前，计算机主要用于科学计算，当时的计算机硬件状况是：

外存只有磁带、卡片、纸带，没有磁盘等直接存取的存储设备；软件状况是：

没有操作系统，没有管理数据的软件，数据处理方式是批处理。

（2）人工管理阶段的特点是：

数据不保存、数据无专门软件进行管理（数据冗余）、数据不共享、数据不具有独立性、数据无结构。

2、文件系统阶段

（1）这一阶段从20世纪50年代后期到60年代中期，计算机硬件和软件都有了一定的发展。

计算机不仅用于科学计算，还大量用于管理。

这时硬件方面已经有了磁盘、磁鼓等直接存取的存储设备。

在软件方面，操作系统中已经有了数据管理软件，一般称为文件系统。

处理方式上不仅有了文件批处理，而且能够联机实时处理。

（2）文件系统阶段的特点：

数据管理由文件管理系统完成；数据共享性差、冗余度大；数据独立性差；数据可长期保存。

3、数据库系统阶段

（1）20世纪60年代末数据管理进入新时代——数据库系统阶段。

数据库系统阶段出现了统一管理数据的专门软件系统，即数据库管理系统。

数据库系统是一种较完善的高级数据管理方式，也是当今数据管理的主要方式，获得了广泛的应用。

（2）数据库系统阶段的特点：

数据结构化；数据共享程度高；数据独立性强；数据冗余度小；加强对数据的保护

4、分布式数据库系统阶段：

（1）分布式数据库系统是由若干个站集合而成。

这些站又称为节点，它们在通讯网络中联接在一起，每个节点都是一个独立的数据库系统，它们都拥有各自的数据库、中央处理机、终端，以及各自的局部数据库管理系统。

因此分布式数据库系统可以看作是一系列集中式数据库系统的联合。

（2）它们在逻辑上属于同一系统，但在物理结构上是分布式的。

5、面向对象数据库系统阶段：

（1）面向对象编程（ObjectOrientedProgramming，OOP，面向对象程序设计）是一种计算机编程架构。

OOP的一条基本原则是计算机程序是由单个能够起到子程序作用的单元或对象组合而成。

（2）OOP达到了软件工程的三个主要目标：

重用性、灵活性和扩展性。

（3）面向对象数据库吸收了面向对象程序设计方法的核心概念和基本思想，采用面向对象的观点来描述现实世界实体（对象）的逻辑组织、对象之间的限制和联系等 。

二、数据库系统

（一）数据

1、描述事物的物理符号序列称为数据（Data）。

2、描述事物的物理符号可以是用来表示长度、体积、重量之类的数字数值，也可以是人名或地名、图形、图像、动画、影像、声音等非数值数据。

（二）数据库

1、数据库（DataBase，DB），顾名思义，是存放数据的仓库。

是长期存放在计算机内，有组织的、大量的、可共享的数据集合。

2、数据库中的数据按一定的数据模型组织、描述和存储，具有较小的冗余度、较高的数据独立性和易扩展性，并可为多个用户、多个应用程序共享。

（三）数据库应用系统

1、数据库应用系统是为特定应用开发的数据库应用软件系统。

2、数据库管理系统为数据的定义、存储、查询和修改提供支持，而数据库应用系统是对数据库中的数据进行处理和加工的软件，它面向特定应用。

3、一般在不引起混淆的情况下常常把数据库系统简称为数据库.

（四）数据库管理系统

1、数据库管理系统（DataBaseManagementSystem，DBMS）是位于用户与操作系统（OS）之间的数据管理软件，是数据库系统的核心软件。

其主要功能包括以下几个方面：

（1）数据定义；

（2）数据操纵；

（3）数据库的运行管理；

（4）数据的组织、存储和管理；

（5）数据库的建立和维护；

（6）数据通信接口。

（五）数据库系统

1、数据库系统（DataBaseSystem，DBS）是指拥有数据库技术支持的计算机系统。

它可以实现有组织地、动态地存储大量相关数据，提供数据处理和信息资源共享服务。

数据库系统由硬件系统、数据库、数据库管理系统及相关软件、数据库管理员（DataBaseAdministrator，DBA）和用户组成。

2、数据库系统的特点：

（1）实现数据共享，减少数据冗余；

（2）采用特定的数据模型；

（3）具有较高的数据独立性；

（4）有统一的数据控制功能。

三、数据模型：

模型是现实世界特征的模拟和抽象。

要将现实世界转变为机器能够识别的形式，必须经过两次抽象，即使用某种概念模型为客观事物建立概念级的模型，将现实世界抽象为信息世界，然后再把概念模型转变为计算机上某一DBMS支持的数据模型，将信息世界转变为机器世界。

（一）实体的概念

1、实体（Entity）：

客观存在并可相互区别的事物称为实体。

2、属性（Attribute）：

实体所具有的某一特性称为属性。

3、实体集和实体型：

属性值的集合表示一个实体，而属性的集合表示一种实体的类型，称为实体型。

同类型的实体的集合，称为实体集。

4、联系（Relationship）：

实体集之间的对应关系称为联系，它反映现实世界事物之间的相互关联。

（二）实体间的联系可分为以下三种类型

1、一对一联系：

例如，一个学生只能有一个学号，而一个学号只能指向一个学生，则学生与学号之间具有一对一联系。

2、一对多联系：

例如，一个班级中有若干名学生，而每个学生只在一个班级中学习，则班级与学生之间具有一对多联系。

3、多对多联系：

例如，一门课程同时有若干个学生选修，而一个学生可以同时选修多门课程，则课程与学生之间具有多对多联系。

（三）数据模型

1、数据模型是按计算机系统的观点对数据建模，主要用于DBMS的实现，

2、在实现数据库管理的过程中，数据模型起着关键作用。

整个数据库技术的发展就是沿着数据模型的主线展开的。

现有的数据库都是基于某种数据模型的。

3、常用的数据模型有3种：

层次模型、网状模型和关系模型。

（1）层次模型

层次模型是数据库系统中最早出现的数据模型它用树形结构表示各实体以及实体间的联系。

若用图来表示，层次模型是一棵倒立的树。

在数据库中，满足以下条件的数据模型称为层次模型：

①有且仅有一个结点无父结点，这个结点称为根结点；②其他结点有且仅有一个父结点。

（2）网状模型

在现实世界中，事物之间的联系更多的是非层次关系的，用层次模型表示非树型结构是很不直接的，网状模型则可以克服这一弊病。

网状模型是一个网络。

在数据库中，满足以下两个条件的数据模型称为网状模型。

①允许一个以上的结点无父结点；②一个结点可以有多于一个的父结点。

1.2关系数据库

一、关系模型

（一）以二维表的形式表示实体与实体间联系的数据模型称为关系模型。

（二）从模型的三要素角度看，关系模型的内容为：

1、数据结构：

一张二维表格。

2、数据操作：

数据表的定义，检索、维护、计算等。

3、数据约束条件：

表中列的取值范围即域值的限制条件。

（1）关系：

在关系模型中，一个关系就是一张二维表，每个关系都有一个关系名。

在数据库中，一个关系存储为一个数据表。

（2）元组：

表中的行称为元组，每一行是一个元组，对应数据表中的一个具体记录，元组的各分量分别对应于关系的各个属性。

（3）属性：

表（关系）中的列称为属性，每一列有一个属性名，对应数据表中的一个字段。

（4）域：

一个属性的取值范围是该属性的域。

（5）关键字：

表中的一个属性（组），它的值可以唯一地标识一个元组。

如：

学号。

（6）外关键字：

如果一个关系中的属性或属性组并非该关系的关键字，但它们是另外一个关系的关键字，则称其为该关系的外关键字。

（7）候选码：

表中的某一个属性，它的值可以唯一地标志一个元组。

一个表中可能有多个候选码，选择一个作为主键，主键的属性称为主属性。

（三）关系的特点：

1、关系必须规范化。

规范化是指关系模型中的每一个关系模式都必须满足一定的要求。

最基本的要求是每个属性必须是不可分割的数据单元，即表中不能在包含表。

3、关系中不允许有完全相同的元组，即冗余。

4、在一个关系中元组的次序无关紧要。

5、在一个关系中列的次序无关紧要。

二、关系运算：

在关系数据库中，关系的基本运算有两类：

传统的集合运算和专门的关系运算。

（一）传统的集合运算

1、并：

设有两个关系R和S，它们具有相同的结构。

R和S的并是由属于R或属于S的元组组成的集合，运算符为∪。

2、差：

设有两个关系R和S，它们具有相同的结构。

R和S的差是由属于R但不属于S的元组组成的集合。

运算符为－。

3、交：

设有两个关系R和S，它们具有相同的结构。

R和S的交是由既属于R又属于S的元组组成的集合，运算符为∩。

（二）传统的集合运算

1、选择：

选择运算是在关系中选择满足某些条件的元组。

也就是说，选择运算是在二维表中选择满足指定条件的行。

例1-1：

关系R如图所示，求

A

B

C

a

b

c

d

e

f

g

b

e

A

B

C

a

b

c

2、投影：

投影运算是从关系模式中指定若干个属性组成新的关系。

即在关系中选择某些属性列。

例1-2：

关系R如图所示，求ⅡA，C（R）

A

B

C

a

b

c

d

e

f

g

b

e

A

C

a

c

d

f

g

e

3、联接：

联接运算将两个关系模式通过公共的属性名拼接成一个更宽的关系模式，生成的新关系中包含满足联接条件的元组。

例1-3：

关系R和关系S分别如图所示，求R∞S

A

B

C

a

b

c

d

a

f

c

b

d

B

C

D

b

c

d

a

f

a

1.3数据库设计基础

一、数据库设计的原则

1、关系数据库的设计应遵从概念单一化“一事一地”的原则

2、避免在表之间出现重复字段

3、表中的字段必须是原始数据和基本数据元素

4、用外部关键字保证有关联的表之间的联系

二、数据库设计的步骤：

需求分析→确定所需要的表→确定所需字段→确定联系→设计求精

1.4Access数据管理系统概述

一、Access的发展简介

（一）Access 是一种关系型的桌面数据库管理系统，是 Microsoft Office 套件产品之一。

1992年 11 月推出 Access 1.0 ， Microsoft 先后推出2.0，7.0/95，8.0/97，9.0/2000，10.0/2002，直到Access 2003 和Access 2007 。

 本教程以Access 2003 版为教学背景。

（二）Access的特点

1、具有方便实用的强大功能。

2、可以利用各种图例快速获取数据。

3、可以利用报表设计工具，方便生成报表。

4、能处理多种数据类型。

5、采用 OLE 技术，能方便创建和编辑多媒体数据库。

6、支持 ODBC 标准的 SQL 数据库的数据。

7、设计过程自动化，大大提高了数据库的工作效率。

8、具有较好的集成开发环境。

9、提供了断点设置、单步执行等调试功能。

10、与 Internet/Intranet 的集成。

11、可以将数据库应用程序的建立移进用户环境，并最终使用户和应用程序开发者之间的关系淡化。

二、Access的系统结构：

Access将数据库定义为一个扩展名为.mdb文件，由数据库对象和组两部分组成。

其中对象分为 7 种：

表、查询、窗体、报表、数据访问页、宏、模块。

表是数据库的核心与基础，存放中数据库中的全部数据。

报表、查询和窗体都是从数据库中获取数据信息，以实现用户的某一特定的需要。

1、表是实现数据库管理的基础，是关于特定主题（例如：

学生和课程）数据的集合，是数据库的核心与基础。

表中的列在Access中称为字段，行在Access中称为记录。

2、查询是用来操作数据库中的记录对象，利用它可以按照一定的条件或准则从一个或多个表中筛选出需要操作的字段，并可以把它们集中起来，形成所谓的动态数据集，并显示在一个虚拟的数据表窗口中。

3、窗体：

数据库与用户进行交互操作的界面。

其数据源可以是表或查询。

4、报表可以按照指定的样式将多个表或查询中的数据显示（打印）出来。

报表中包含了指定数据的详细列表。

报表也可以进行统计计算，如求和、求最大值、求平均值等。

报表与窗体类似，也是通过各种控件来显示数据的，报表的设计方法也与窗体大致相同。

5、页是一种特殊的 Web 页，用户可以在此 Web 页与 Access 数据库中的数据进行联接，查看、修改 Access 数据库中的数据。

数据访问页就是Internet网页，将数据库中的数据编辑成网页形式，可以发布到Internet上，提供给Internet上的用户共享。

也就是说，网上用户可以通过浏览器来查询和编辑数据库的内容。

6、宏是若干个操作的组合，用来简化一些经常性的操作。

用户可设计一个宏来控制系统的操作，当执行这个宏时，就会按这个宏的定义依次执行相应的操作。

宏可以打开并执行查询、打开表、打开窗体、打印、显示报表、修改数据及统计信息、修改记录、修改表中的数据、插入记录、删除记录、关闭表等操作。

7、模块是用VBA语言编写的程序段，它以VisualBasic为内置的数据库程序语言。

对于数据库的一些较为复杂或高级的应用功能，需要使用VBA代码编程实现。

通过在数据库中添加VBA代码，可以创建出自定义菜单、工具栏和具有其他功能的数据库应用系统。

三、Access的操作窗口

（一）启动 Access：

与其他Windows应用程序一样，启动Access可以通过单击“开始”菜单，然后在“程序”菜单中选择图标，即可打开Access。

（二）关闭Access的4 种方法：

单击 Access 右上角的“关闭”按钮；选择“文件”菜单中的“退出”命令；使用 Alt+F4 快捷键；使用 Alt+F+X 快捷键。

第2章数据库和表

2.1数据库的创建

·创建数据库方法有两种，一是先建立一个空数据库，然后向其中添加表、查询、窗体和报表等对象，这是创建数据库最灵活的方法；二是使用“数据库向导”，利用系统提供的模板进行一次操作来选择数据库类型，并创建所需的表、窗体和报表，这是操作最简单的方法。

一、创建空数据库

例2-1：

建立“教学管理”空数据库，并将建好的数据库保存在C盘Access文件夹中。

注意：

数据库创建好后，数据库容器中还不存在任何其他数据库对象，此时可以根据需要在该数据库容器中创建数据库对象。

另外，在创建数据库之前，最好先建立用于保存该数据库文件的文件夹，以便今后的管理。

二、使用向导创建数据库

例2-2：

在C盘“教学管理”文件夹下创建“教学管理”数据库。

注意：

利用“数据库向导”创建数据库对象，在所建的数据库对象容器中包含了表、查询、窗体、报表、宏和模块等Access对象。

但是，由于“数据库向导”创建的表可能与需要的表不完全相同，表中包含的字段可能与需要的字段不完全一样。

因此通常使用“数据库向导”创建数据库后，还需要对其进行补充和修改。

三、打开数据库：

通过“开始工作”任务窗格打开；使用“打开”命令打开。

例2-3：

打开C盘“教学管理”文件夹中“教学管理”数据库。

四、关闭数据库：

关闭数据库的方法有3种。

1、单击“数据库”窗口右上角“关闭”按钮

2、双击“数据库”窗口左上角“控制”菜单图标

3、单击“数据库”窗口左上角“控制”菜单图标，从弹出快捷菜单中选择“关闭”命令

2.2建立表

一、表的组成

（一）表是Access数据库中最基本的对象，是具有结构的某个相同主题的数据集合。

（二）表由两部分构成：

表结构和表内容。

1、字段名称：

每个字段应具有唯一的名字，称为字段名称。

字段名称的命名规则为：

（1）长度为1～64个字符。

（2）可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符，但不能以空格开头。

（3）不能包含句号（.）、惊叹号（!

）、方括号（[]）和重音符号（’）。

（4）不能使用ASCII为0～32的ASCII字符。

2．数据类型

数据类型表

数据类型

用途

字符长度

文本

字母、汉字和数字，如：

学号、姓名、性别、民族。

0－255个字符

备注

字母、汉字和数字。

（和文本型数字相似，但容量更大）

0-64000个

数字

数值。

一般参与算数计算。

如：

入学成绩。

1、2、4或8字节

日期/时间

日期/时间，如：

出生日期。

8字节

货币

数值

8字节

自动编号

每次添加新纪录时Access2003自动添加的连续数字。

4字节

是/否

是/否，真/假或开/关。

1位（1/8字）

OLE对象

可与VisualBasic交互作用的OLE对象（链接或嵌入对象）。

如照片。

可达1GB

超级链接

Web地址，Internet地址或链接到其他数据库或应用程序。

可达65536字符

查阅向导

来自其他表或者列表的值。

通常为4字节

注意：

“数字”、“日期／时间”、“货币”以及“是／否”，这些数据类型提供预先定义好的显示格式。

可以从每一个数据类型可用的格式中选择所需的格式来设置“格式”属性。

也可以为所有的数据类型创建自定义显示格式，但“OLE对象”数据类型除外。

二、建立表结构

1、使用“数据表”视图：

“数据表”视图是按行和列显示表中数据的视图。

在数据表视图中，可以进行字段的编辑、添加、删除和数据的查找等各种操作。

2、使用设计视图：

表设计视图是创建表结构以及修改表结构最方便、最有效的窗口。

3、使用表向导：

表设计视图是创建表结构以及修改表结构最方便、最有效的窗口。

4、定义主键：

定义主键的方法有两种，一是在建立表结构过程中定义主键；二是在建立表结构后，重新打开设计视图定义主键。

（1）主键也称为主关键字，是表中能够唯一标识记录的一个字段或多个字段的组合。

（2）主键有三种，即自动编号、单字段和多字段。

①自动编号主键的特点是，当向表中增加一个新记录时，主键字段值会自动加1，如果在保存新建表之前未设置主键，则Access会询问是否要创建主键，如果回答“是”，Access将创建自动编号类型的主键。

②单字段主键是以某一个字段作为主键，来唯一标识记录，这类主键的值可由用户自行定义。

③多字段主键是由两个或更多字段组合在一起来唯一标识表中记录。

三、设置字段属性：

字段属性表示字段所具有的特性，它定义了字段数据的保存、处理或显示。

（一）字段大小

1、字段大小属性用于限制输入到该字段的最大长度，当输入的数据超过该字段设置的字段大小时，系统将拒绝接收。

2、字段大小属性只适用于文本、数字或自动编号类型的字段。

3、在设计视图的字段属性框的字段大小属性中选择字段大小的类型（数字）或输入字段大小的字符个数。

4、如果文本字段中已经有数据，那么减小字段大小会造成数据丢失，Access将截去超出新限制的字符。

5、如果在数字字段中包含小数，那么将字段大小属性设置为整数时，Access自动将小数取整。

6、如果文本型字段的值是汉字，那么每个汉字占一位。

（二）格式

1、格式属性影响数据的显示格式。

2、可确定数字、货币、日期等字段格式。

3、在设计视图的字段属性框的字段格式属性中选择字段格式的类型。

（三）输入掩码

1、用于指定数据的输入格式。

2、可定义文本、数字、日期/时间、货币等数据类型的字段。

3、如果为某字段定义了输入掩码，同时又设置了它的格式属性，格式属性将在数据显示时优先于输入掩码的设置。

4、只为文本型和日期/时间型字段提供向导。

5、可使用字符定义输入掩码属性。

6、输入掩码属性由字面字符（如空格、点、括号等）和决定输入数值的类型的特殊字符组成。

字符

说明

0

数字（0到9，必选项；不允许使用加加号[+]和减号[-]）

9

数字或空格（非必选项；不允许使用加号和减号）

#

数字或空格（非必选项；空白将转换为空格，允许使用加号或减号）

L

字母（A到Z；必选项）

？

字母（A到Z；可选项）

A

字母或数字（必选项）

a

字母或数字（可选项）

&

任一字符或空格（必选项）

C

任一字符或空格（可选项）

.，：

；—/

十进制占位符或前卫、日期和时间分隔符（实际使用的字符取决于Windows“控制面板”的“区域设置”中指定的区域设置）

<

使其后所有的字符转换为小写

>

使其后所有的字符转换为大写

!

输入掩码从右到左显示，输入至掩码的字符一般都是从左到有的，可在输入掩码的任意位置包含！

\

使其后的显示为原义字符，可用于将该表中的任何字符显示为原义字符（如：

\A显示为A）

密码

将“输入掩码”属性设置为“密码”，以创建密码输入项文本框。

文本框中键入的任何字符都按原字符保存，但显示为星号（*）

（四）默认值

1、设置默认值可以减少数据输入量。

2、在设计视图的字段属性框的默认值属性中输入默认的的值。

3、设置默认值属性时，必须与字段中所设的数据类型相匹配，否则会出现错误。

（五）有效性规则

1、为防止数据的输入错误而设置。

2、有效性规则允许定义一条规则，限制可以接受的内容。

3、有效性规则的实质是一个限制条件，完成对数据输入的检测。

4、在设计视图的字段属性框的有效性规则属性中该字段的有效性规则。

（六）有效性文本

1、当输入的数据违反了有效性规则时，显示的文本信息。

2、通常与有效性文本同时定义。

（七）索引

1、索引能根据键值加速在表中查找和排序的速度，并且能对表中的记录实施唯一性。

2、在Access中，可以创建基于单个字段的索引，也可以创建基于多个字段的索引。

四、建立表之间的关系

（一）定义关系的条件

1、表间关系分为一对一、一对多和多对多三种。

2、建立表间关系的条件：

（1）如果仅有一个相关字段是主键或具有唯一索引，则创建一对多关系。

（2）如果两个相关字段都是主键或唯一索引，则创建一对一关系。

（3）多对多关系实际上是某两个表与第三个表的两个一对多关系，第三个表的主键包含两个字段，分别是前两个表的外键。

（二）参照完整性

1、指数据的正确性、准确性和有效性。

参照完整性是在输入或删除记录时，为维持表之间已定义的关系而必须遵循的规则。

2、如果实施了参照完整性，那么当主表中没有相关记录时，就不能将记录添加到相关表中，也不能在相关表中存在匹配的记录时删除主表中的记录，更不能在相关表中有相关记录时，更改主表中的主键值。

（三）建立表之间的关系

·建立表间关系的方法包括：

使用向导创建数据库同时创建表间关系；使用“关系”命令定义表间关系。

（四）子数据表

1、子数据表是指在一个数据表视图中显示已与其建立关系的