sap资料财务总览之总账应收和应付.docx

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sap资料财务总览之总账应收和应付

sap资料财务总览之总账、应收和应付

2.2总账、应收和应付

本章我们介绍财务会计中基础的三个模块：

总帐，应收帐款和应付帐款。

在介绍这三个模块之前，我们先从自动付款的情景出发，说明SAP的另一个重要特点。

2.2.1自动付款和内部控制点

A集团企业的付款业务数量庞大，包括原料供应商，设备供应商，备品备件供应商，易耗品供应商，杂费，内部员工报销等等。

一般建议使用排队自动付款的功能，来规范付款流程和加速业务处理。

但是付款作为一个敏感的流程，应当在实施中安排哪些内部控制点。

首先我们介绍一下自动付款的流程。

自动付款是SAP应付帐款里的一个基本功能。

整体流程如下图2所示：

首先，在自动付款执行的时候，系统根据操作员（如：

应付帐会计）输入的选择性条件，比如会计员，供应商种类，日期，付款方式等，从系统中采集供应商主数据中的相关信

息，信息包括付款条款（如30天到期2％现金折扣；60天净到期等等）、付款方式（如支票、汇票等）、开户银行（供应商和本公司的开户银行），是否冻结付款等。

另外还会采集

供应商的未清项，如未清的发票，发票中也包含了付款条款、付款方式、开户银行等信息，一般发票中的付款信息优先级高于供应商主记录中的。

图2：

排队自动付款

然后SAP系统会跟据供应商的主数据和未清发票生成一个付款建议。

在付款建议中包含了与付款有关的所有信息，如供应商、付款方式、开户银行、对方开户行、币别、金额等。

操作员根据付款建议进行编辑，在编辑付款清单时，可以根据资金情况或其他特殊情况，更改某些付款条件。

编辑完成后开始运行自动付款程序。

自动付款程序一方面自动更新财务帐，生成相应的会计分录（借：

应付帐款，贷：

银行存款－未达）。

另一方面付款数据被送入付款媒介程序，实际付款。

传统方式是打印付款单

据，比如说套打电汇通知单或支票；有些企业打印出付款清单，由出纳人员直接填写付款单据。

还可以将SAP中的付款程序与电子银行的客户端直接相连，通过系统接口将SAP的付款指令直接发给电子银行的客户端，客户端收到指令后连接到银行的主机进行付款。

例如厦门翔鹭石化就是采用SAP与电子银行接口的方式来进行付款的。

在企业实际运营中，付款流程涉及企业资金的向外支付，属于一个较敏感的流程。

在这样一个流程中的风险控制显得尤为重要。

那当中的控制点究竟在哪里呢？

我们首先会想到的风险控制点是支付凭证（图2中黄色的箭头1），支票等支付凭证有专人管理，如果是套打的，打印机应安放在专门的房间。

最后还要经过审批，盖章。

另一个控制点放在付款清单上面（图2中黄色的箭头2），应付帐会计编辑完付款建议后，也需要经过审核。

但是想象一个每次成百上千项的自动付款情景，在这两个控制点审核的作用是很有限的，原因在于大量的业务都自动化了。

假设有这样一种情况：

如果一个财务人员既能更新供应商的主记录又能输入发票，那他只要创建一个供应商并手工输入发票，那么很有可能在后续的自动化的流程中，在成百上千的付款项中，这笔款项未被察觉就被轻易地支付出去了。

为了防止这种情况的发生，应该将风险控制点提前（图2黄色的箭头3），对这个风险

点的控制就是维护供应商主记录的权限与输入供应商发票的权限分开，属于两个不同的角色。

图3：

再考虑另一种情况：

如果维护供应商记录的人更改了供应商的一些关键数据，比如对方开户银行、帐户和户名等。

那么供应商的款项就有可能被支付到其他银行帐户里面。

因此风险控制点应该被进一步提前（图2黄色的箭头4）。

对这个风险的控制手段在SAP中称为“敏感字段的控制”。

指供应商主数据中的敏感字段如供应商的帐号、开户银行等如需更改，必须经过其他系统用户的确认，更改才能在系统中正式成立。

图3是SAP系统后台配置的界面，在供应商主记录目录下，光标的位置，就有一项“为双重控制定义敏感字段”的配置。

在这个配置中我们可以定义哪些字段是我们认为的敏感字段。

从上述情景中，我们可以看出和一般的事务处理系统不同，SAP在提高效率的同时，还有效地控制了风险。

2.2.2总帐

SAP总帐的功能强大而丰富，图4是其中主要功能的汇总。

我们选择部分代表性的内容加以介绍。

图4总帐功能总汇

2.2.2.1组织结构

总帐中的组织结构如图5所示。

一个公司总部可以拥有多套不同的会计科目表，不同的科目表可以给不同的公司代码来使用。

公司代码在SAP中指具有独立会计核算的会计主体，可以是控股公司，可以是有法人地位的子公司，也可以是独立核算的分公司。

比如A集团企业和基地公司中的渤海公司可以分别设置为两个公司代码，每一个公司代码有一个会计科目表。

但不同的公司代码可以共享一个科目表。

图5总帐中的组织结构

同时，总帐中还有另一种组织结构－业务范围。

业务范围与公司代码形成交叉的矩阵式的管理。

公司代码偏重的是对外的会计核算，如A集团企业就是一个完整的会计主体，但其公司可能经营两部分的业务：

尿素和甲醇。

这两部分业务在核算上如果具有相对的独立性，就是说如果尿素业务和甲醇业务会编制自己的资产负债表和损益表，那我们就可以设置尿素和甲醇两个业务范围。

而业务范围是跨公司的，如果除了A集团企业，在其他公司也存在同样的业务，也可以用这两个业务范围来核算。

业务范围通常在企业中也被称为事业部的核算方式。

这样我们在进行公司总部财务管理时，可以按照公司代码和业务范围形成的管理矩阵来分析报表。

由此也可以看出SAP的公司总部管理，不只是体现在专门的模块上，更重要的是它体现在所有模块和功能的设计上，都渗透了公司总部管理的思想。

2.2.2.2会计科目表

根据上文组织结构的介绍，我们知道，在A集团企业的会计科目表要实现全公司统一的会计科目表结构。

在SAP中，会计科目的控制信息分了两个层次来进行管理－会计科目表层和公司代码层。

第一个是会计科目表层，所有使用这个科目的公司都共用的信息，如短文本、长文本、帐户组（比如按资产，负债，权益，成本和损益科目的分类）、合并科目号（指对应到合并

科目表中的科目号）等信息。

而各公司专用信息在第二层－公司代码层中维护。

公司代码层的控制信息还包括了科目货币、未清项目管理、排序码、权限组等等，这里不一一介绍了。

总之，SAP通过分层的会计科目管理，既统一了公司总部的会计科目表，又使得每个公司可以定义适合自身业务需要的科目信息。

2.2.2.3会计凭证

图9是超级权限用户可以看到的SAP标准前台操作菜单，我们看到在总分类帐中凭证输入和凭证的维护是其中的重要内容。

图10是SAP标准的总帐凭证输入的界面。

我们可以看到其中包含了凭证抬头、凭证行项目和简化操作辅助功能等部分。

凭证抬头包括凭证日期、记帐日期、短文本、公司代码、凭证类型等信息。

凭证行项目是指每一个分录行，比如一借一贷、一借多贷或者多借多贷形成的各行分录。

在简化操作的辅助功能中，凭证可以暂存，屏幕的格式可以调整并保存为预定义的屏幕变式供操作人员调用，还可以设置凭证输入的模板。

例如每月发放工资的凭证，由于科目与成本中心都是类似的，可以做成模板，每次做凭证时直接调用，并根据当月情况填入金额即可。

当然辅助功能的屏幕区域可以打开，也可以关闭。

图9SAP的标准菜单

图10SAP总帐凭证

对于SAP凭证输入和凭证管理来说，有一个基本概念需要解释，那就是“清帐”。

在财务管理中，有些科目只需要有“借贷余”的管理就可以了，比如银行科目和损益科目等。

图11科目余额表

但是也有些科目不止需要“借贷余”，还需要管理到每一个分录行的状态，比如银行未达科目，客户和供应商的明细科目等等。

系统中需要记录供应商的每张发票是否已经付款了，客户的每张发票是否已经收款了，各种未达的资金项是否已经到帐了等等。

也就是说这些科目中的行项目是逐笔逐清的。

如图12是某供应商帐户的行项目显示。

已经付款的发票和付款行本身用绿灯显示，我们称为“已清项”，还未付款的发票用红灯显示，我们称为“未清项”。

类似付款，收款这样的业务，在帐务处理时同时将凭证行的状态改变了，我们称这些动作为“清帐”。

清帐既可以是手工的，也可以是系统自动的。

当系统自动清帐时，我们需要提供给系统“自动清帐规则”，比如“用支票等支付凭证号码”来清银行未达帐，就是一种自动清帐规则。

而一个总帐科目是否需要逐笔逐清的管理由会计科目公司代码层的一个控制字段－“未清项目管理”来控制。

作为比较，我们看到图13中不按未清项目管理的科目，它的行项目显示只反映了过帐与否，而不反映清帐与否的。

图13“非未清项管理”的总帐科目的行项目显示

对有些科目来说，未清项管理的好处是显而易见的。

比如帐务的管理很清晰，是对帐和核对的强有力的工具。

同时它也是帐龄分析，催款，自动付款，对帐函，往来帐核对等功能的基础。

总之清帐管理是SAP帐务管理的一个重要而普遍使用的工具

2.2.2.4简化操作

简化操作是SAP中简化凭证输入或科目维护的一些功能，举例来说包括：

比较公司代码：

是用来简化科目表维护的。

可以把一个公司代码的科目表信息复制到另一个公司代码上去，供另一个公司代码使用。

复制可以在一台服务器上，也支持跨服务器。

如果不同的公司使用各自的SAP系统，也就是分布式的环境下，可以使用这个功能来实现科目的管理。

样本科目：

是用来简化科目维护的。

可以参考样本科目来建立正式的科目，它是作为科目管理的模板。

科目分配模型：

是用来简化凭证输入的。

比如每月发放工资的凭证，由于科目与成本中心都是类似的，可以做成模板，每月做凭证时直接调用，填入金额就可以了。

周期性凭证：

是用来简化凭证输入的。

比如一笔待摊费用在6个月内摊销，每个月末的摊销分录都是相同的，这时我们可以使用周期性凭证来简化操作。

周期性凭证除了包含正常的凭证信息外，还需要维护凭证录入的频率和时间跨度。

这样系统在做定期处理时，如月结时就会自动生成相关的凭证。

样本凭证：

是用来简化凭证输入的。

样本凭证是一张完整的凭证，但它有专门的编号而且不过帐，我们通过复制这张凭证并做修改来简化凭证的输入。

实际上，你也可以复制任何一张正式的凭证，来简化输入。

但样本凭证可以将简化操作组织得更有条理。

暂存凭证：

在编制一个大凭证时，如果工作被中途打断，可以暂时保存。

暂存凭证使用的是临时号。

暂存凭证不同于凭证的预制和审批。

2.2.2.5定期处理

有些事务是定期处理的，主要是指日结，月结和年结相关的处理，比如包括自动清帐、汇率评估和汇兑损益的计算、周期性凭证过帐、预提费用、利息计算、重分类调整、计划、打印、归档、关帐、余额结转等。

图15定期处理计划管理者

在做月结和年结的时候有很多项这样的事务需要处理，其中有些还有先后次序。

SAP提供了如图15中的“定期处理计划管理者”工具，来安排这些工作。

图15中右上方是日历，左方是任务清单。

任务清单会分配到日历中的每一天，每一个时间段，如图右下方。

有些任务被交给系统自动执行，有些是人工的。

在右下方我们还可以看到这些任务的状态。

借助定期处理工具，月结或年结时财务的工作就可以有条不紊的快速完成了。

当然SAP的快速结帐，除了这些工具外，最主要还是源自于它的集成特性。

2.2.2.6维护

某些重要的经济信息需要定期维护。

主要包括:

利率维护：

用于利息自动计算，应定期维护利率表。

汇率维护：

用于自动折算本位币金额和计算汇兑损益，应定期维护汇率表。

2.2.2.7操作和维护

指对于科目或凭证的多种操作方法。

预制：

一张凭证完成以后，可以先预制，由另一个系统用户审核过帐。

暂存：

凭证编制过程中的暂时保存。

显示更改：

SAP系统对于任何一个主数据或者凭证的更改都会有记录，通过显示更改可以看到什么时候，被什么人更改了哪些信息。

冲销：

包括单张凭证的冲销和批量的冲销。

当一张凭证过帐之后，其中的关键信息如科目、金额是不能随意更改的。

当出现输入错误后，应先冲销再重新输入正确的凭证。

重置：

对于已经清帐的凭证，如已经支付的发票，如果发现错误，必须先把发票与付款之间的关系取消，冲销后重新录入。

2.2.2.8信息和查询

包括了灵活和多样的报表和功能，如帐户余额显示，帐户行项目显示，审计线索，资产负债表，损益表，现金流量表，试算平衡表，纳税申报表，总帐信息系统等等。

SAP的信息系统具有一些特点，比如“钻取”的方式或称为“穿透”的方式，即可以进行多维的分析和不断深入的挖掘，直至进入原始凭证，这在“获利能力分析”章节中会有介绍。

再比如，标准报表往往包含非常多的选择条件，而选择条件往往不是单选的，可以使用多区间法，排除法等来进行选择。

比如如果你要看任意多个组合的公司代码和业务范围的资产负债表，只需在标准报表的公司代码和业务范围选择条件中进行多选就可以了。

2.2.2.9配置

由于SAP的配置功能非常强大和灵活，所以本章只是举例说明，而不是所有的配置可能性的介绍。

凭证类型和凭证编号

传统的会计凭证分为五种类型：

现收、现付、银收、银付和转帐凭证。

SAP中根据不同的业务将凭证类型更加细化了。

比如总帐转帐凭证、折旧凭证、客户发票、客户付款、供应商发票、供应商付款、发货的自动记帐、收货的自动记帐等。

企业也可以根据自己的业务需要自定义凭证类型。

图16凭证类型与凭证编号

如图16所示，各种不同的自动记帐业务，如收货，发货，销售开票等在自动记帐时会自动确定相应的凭证类型。

而这种自动确定也是可以配置的，也就是说系统定义了标准的，但是企业可以根据自己的需要直接在配置中更改。

如果是手工凭证的录入，系统也会提供默认的凭证类型，操作员可以在输入时更改。

而各凭证类型又自动确定不同的凭证编号区间，从而顺序编号。

每家公司代码可以决定是所有的凭证类型共用一个大流水号，还是每个凭证类型有自己的流水号。

对于会计年度来说，即可以是每年重新编号，也可以是跨年度的大流水号，也就是2005年的凭证跟在2004年的凭证后编号。

会计期间

在我们国家，会计年度和会计期间是固定的。

就是按自然年度到12月31日为一个会计年度，而会计期间就是12个自然月。

而在大多数其他国家，会计年度和会计期间是不做硬性规定的，企业可以根据自己的需要定义。

SAP中会计年度和期间的定义在“会计年度变式”的配置中定义。

各公司可以共用一个会计年度变式，也可以有自己特殊的会计年度变式。

图17会计期间设定

如图17所示，国内的公司可以使用12个自然月加4个特殊期间的会计期间定义。

4个特殊期间是用于年结时不同性质的调整分录的。

对于国外的分支，可以定义其他会计年度变式，比如每年3月31日为会计年度的终结，按自然月定义期间，也就是说4月1日到4月30日是期间1，3月1日到3月31日是期间12。

这种会计年度变式是与年度无关的，也就是说2004年和2005年的期间1都是4月1日到4月30日，这是不会随会计年度变化而改变的。

还有些公司的会计期间定义更复杂，比如按周定义期间，也称为445方式，就是期间1是每年的第1－4周，期间2是5－8周，期间3是9－13周。

分别是4周，4周和5周。

而每年仍然是12月31日年结。

这是在系统中可以用“与年度相关的会计年度变式”来配置的，也就是说我们在系统配置中定义2004年期间1是从1月1日－1月24日，而2005年期间1是从1月1日－1月29日。

这样只要通过配置就可以很方便地实现了这种会计期间的设定，而对于标准功能不能支持而要依靠二次开发的软件来说，像会计期间的定义属于很底层的定义，开发和修改的量将相当大。

多币种处理功能：

对于公司总部，未来可能拥有很多国际性投资和分支机构。

假设A集团企业在泰国有一个子公司,按照当地规定需要用泰株作为本位币,但是它的报表需要以人民币和美元上报到公司

总部公司进行报表合并和管理。

对于货币处理，SAP中有两种不同的选择：

1、平时按照本位币（泰株）来记帐，到了月末时进行报表的折算，折算成其他货币（如人民币或美元）。

比如银行帐户按照月末时的汇率，资产按照历史汇率，损益表科目按照平均汇率。

这种方法可以称为报表级的折算。

2、设立平行本位币。

SAP中可设立多达三种并行货币：

比如，第一本位币（泰株），第二本位币（人民币）（公司总部货币），第三本位币（美元）（硬通货）。

在每张凭证中会同时折算成三中平行的本位币。

这种方法可以称为凭证级的折算。

2.2.3应收帐款

2.2.3.1客户主记录

如图18，与会计科目类似，应收帐款中客户的主记录也是分层维护的。

对于客户信息，从公司总部层面上来说，每一个客户有唯一的编码、名称、地址、纳税登记号等，是共用信息。

对每个公司代码来说，他可以维护该客户一些特殊的信息。

同样的道理，客户的利息计算控制，催款控制，对帐控制等控制信息也是在公司代码层次维护的。

和会计科目不同的是，客户信息的维护还有一个层次－销售区域层。

对于客户的订单币别，交货方式等和销售相关的信息是维护在各销售区域层次的。

销售区域是指销售组织、分销渠道和产品组的一个组合。

图19客户发票手工输入

2.2.3.2总帐和明细帐

客户的编码就是客户的明细帐号。

图19是客户发票手工录入的标准屏幕。

如果集成销售模块，发票一般不是这样输入的，而是从销售开票清单自动生成的。

这里展示这个屏幕是说明在SAP中直接用客户的编码进行帐务的处理，也就是说如果一个分录是借：

应收帐款－客户明细贷：

销售收入，客户明细这条分录行是直接用客户编码录入的，也就是图19中红色箭头所指的地方。

那SAP如何自动记录总帐科目。

图20总帐与明细帐

图20显示的是明细帐与总帐的关系，假如A集团企业公司有一个客户－XX高速公路工程公司。

对它的应收帐款、预收帐款、应收票据、预收款请求、担保都是直接记录到客户明细帐下的，如图中左边。

但是这些业务对应总帐的不同科目。

首先，在SAP中把该客户最经常的业务对应的总帐科目称为统驭科目，在该客户主记录的公司代码层中维护，比如该XX高速公路工程公司的统驭科目是“应收帐款”总帐科目，如非特别说明该科目的业务都会自动计入“应收帐款”总帐科目。

而一旦一个总帐科目作为“统驭科目”，它就只能接收来自明细帐的分录，而它本身不能直接录入会计分录。

而对于其他的业务，比如预收帐款，应收票据我们定义“特别总帐标志”，比如“A”指预收帐款业务，“B”指应收票据业务，系统根据业务输入时的“特别总帐标志”直接记录到相关的总帐中。

如图20中的黑色箭头。

特别总帐标志还可以用来核算表外业务，比如“预收款请求”是要求该客户预付帐款的请求单，不是复式记帐的分录，是一笔单边的凭证，它会在客户预付货款时被清帐。

再比如“担保”等表外业务也可以用特殊总帐标志来核算。

总之SAP总帐和明细帐的关系，保证了最少的输入量和两者的高度一致。

客户信用控制

SAP应用“信用控制范围”来进行客户信用控制。

在公司总部内，有些公司它们在会计核算上是分开的，但是对于客户的信用有可能是统一管理的。

因此在SAP中不同的公司代码可以分配给相同或不同的信用控制范围。

对于业务和客户相似的公司信用可以统一管理。

例如：

某一客户在信用范围“公司总部信用控制范围”中，信用限额为400,000，已使用的信用限额为29％，风险类别低，信用代表组001（指信用控制员的分组），DSO（应收帐款回收帐期）为8天。

同样一个客户在其他信用控制范围（如“中下游信用范围”、“基地公司信用范围”）中相关的信息的信用控制是不同的。

如图21在SAP中有下述这些信用限额：

1.总信用限额，同一个客户在所有信用控制范围里的信用限额加总不能超过“总信用限额”,如图中1,000,000。

2.单个信用范围最高限额,同一个客户在单个信用控制范围中的信用限额的上限,如图中500,000。

3.已分配限额,同一个客户在所有信用控制范围中信用限额的总额,（是不能超过总信用限额的）。

如图中900,000（=400,000+250,000+250,000）。

4.本范围信用限额,一个客户在某个信用控制范围里的信用限额（是不能超过单个信用范围最高限额的）。

如图中400,000,250,000和250,000。

5.已使用限额，是一个客户在一个信用控制范围中未清的发票，销售订单等的信用占用额。

图22静态信用额度检查

结合销售和分销模块，SAP系统可以实现各种各样的静态和动态的信用检查。

这里我们举两个例子。

如图22阐述了静态信用额度检查。

假设A集团企业的客户XX公司的信贷限额为100,000RMB。

但该客户已经有两张未清订单227（35,000RMB）和253（64,900RMB），如果销售人员要追加一张758.16RMB的订单，未清订单和这张销售订单的总额将超过信贷限额100,000RMB。

那么新的这张订单将被冻结，销售员无法要求发货。

只有经过特殊的审批流程，可能包括风险管理部和高级管理者的例外审批（根据A集团企业的管理流程设定），才能将订单解冻进行发货以及其他后续操作。

A集团企业A集团企业对XX农资公司限定的还款期为一个月，逾期最大未清项目的百分比为15％，截止到2月13日，前两项应收帐款的帐龄已超过一个月，其占总额的百分比达26.5%,超过了规定的15％。

那么XX农资公司之后所下达的订单将全部被冻结A集团企业在项目实施的过程当中可以灵活应用SAP信用的组织结构和各种检查方法满足企业不同的风险管理的需求。

总之通过SAP应收帐款的信用管理和下文将介绍的各种工具，企业可以最大程度地控制销售坏帐的风险。

2.2.3.3催款和自动信函往来

催款和自动信函往来是SAP应收和应付中又一类主要的业务公司。

催款是指在客户有逾期帐款的情况时，通过运行催款程序，如图24中左上的屏幕，系统会自动选择客户和逾期帐项，打印催款函（图24中右下的屏幕），并更新客户主记录。

催款函的格式可以自由定义，系统可以动态的获取相关信息，包括地址、未清项目、负责人等。

此外可以设立了不同的催款等级，比如对于逾期不久的客户，催款函中的措辞较为温和；而对于逾期时间较长，已经催款数次无效的客户，催款函中的措辞将比较强硬，甚至直接通知内部法律部门，进入法律程序。

图24自动信函往来

除了催款以外，SAP中还可以灵活定义各种和客户供应商的信函往来，比如定期的对帐函，余额确认函等等。

信函往来通过“信函往来类型”来进行配置和管理。

此外，SAP对于客户和供应商还可以灵活地计算利息。

利息可能是对于逾期帐款的罚息，也可能是配合企业的收款和资金政策的。

比如有些公司为了加快资金流转，降低应收帐款的风险，要求客户预付部分甚至全部帐款，而作为补偿，给客户结算利息。

此外，应收帐款其他的功能，比如帐龄分析，自动计提坏帐准备，重分类调整，汇兑损益等等不再详述。

由于我们在前文介绍了自动付款流程，同时应付帐款的有些功能和应收帐款是类似的，比如总帐和明细帐的关系，催款和自动信函往来，利息计算，帐龄分析等等。

所以下文只做简要介绍。

2.2.4.1供应商主记录

与客户管理类似系统对供应商也是分层管理的。

公司总部层的供应商信息，包括名称、地址、语言、电话等对于每一个分子公司来说都是统一的。

在公司代码层各个公司可以根据与供应商的业务往来单独定义供应商信息。

比如付款条件，付款方式，开户银行，利息计算，统驭科目。

和客户不同的是对于和采购相关的供应商信息，在SAP中是在“采购组织层”来维护的，具体参见采购模块的功能介绍。

2.2.4.2员工费用核算

员工费用的核算，包括差旅费的管理，在SAP系统中用“差旅管理”来实现。

“差旅管理”管理从差旅申请，订票订房到审批，结算，分析等差旅的全过程管理。

但是如果仅做财务上的核算和报销，可以用应付帐款模块来管理。

图26员工费用核算

如图26