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总经理办公室计划
总经理办公室
二○一五年整体规划
编制:
确认:
审核:
批准:
2015年1月
第一部分2015年总经理办公室组织架构
第二部分2015年总经理办公室职能、工作目标与职责
1、总经理办公室职能
总经办作为企业的综合事务管理部门,其主要职能是为整个企业的运转提供资源支持和后勤保障,具体体现在以下五个方面。
(1)参谋职能
(2)沟通协调
(3)行政事务处理
(4)后勤保障
(5)监督控制
2、总经理办公室工作目标
总经理办公室是协助公司上级领导开展各项工作的职能部门,其主要工作目标如下:
一、协助上级领导制定公司战略及经营规划
二、协助上级领导做好公司各项风险控制工作
三、做好企业内外信息的收集、整理工作,起到良好的参谋作用
四、积极配合上级领导决策的制定,按上级领导指示落实与督办工作,起到良好的辅助作用
五、做好会议、出差、放假、餐饮、清洁卫生等日常事务管理工作
3、总经理办公室工作职责
总经办主要负责贯彻公司领导指示,及时向领导反映情况、反馈信息,并做好各部门间的相互配合、综合协调等工作。
总经办的工作职责如表1-1所示。
表1-1总经办工作职责一览表
1、领导管理决策的辅助作用
(1)协助上级领导制定宏观规划、发展战略及调研工作,负责推行、实施、控制、反馈
(2)协助领导完成重大政策的制定和形成;贯彻和执行领导的指示和指令
在公司的市场营销、运营管理、人力资源给予上级领导建设性意见
2、对外公共关系
(1)协助上级领导对外政府关系维护和重大事件的协调处理;
(2)协助上级领导完成各种合作项目的开发、洽谈、调研及推进工作;
(3)研究有关经营管理和相关产业的法律法规,参与重大经营决策活动的谈判,提出法律意见;
(4)负责公司对上级主管部门的联系;
牵头组织危机管理委员会,制定危机处理预案
3、日常办公事务管理
(1)企业各种日常办公事务的计划、组织、协调与控制
(2)会议组织、协调,会议内容的记录与传达
在建立办公自动化系统方面有给予协助的职责
4、办公物品及设备管理
(1)负责制定办公物品及设备采购、保管、发放与使用制度
(2)负责办公物品及设备的采购事宜
(3)负责办公物品的保管、发放、使用
(4)办公设备日常保养与故障维修
计算机及网络设备的故障一般由专业人员维修
5、文书资料管理
(1)印信的管理和文书、公文的起草、收取、传达与处理
(2)企业各种档案、书刊的建档、保管、借阅
(3)做好文书资料以及内部信息的保密工作
使得公文处理科学、合理、规范
6、车辆司机管理
(1)办公车辆的调度管理,做好车辆的加油记录、公出记录
(2)安排车辆年检、定期保养、日常维修等工作
(3)对司机人员的安全驾驶教育、考勤等日常管理
提高工作效率,确保公司领导和各部门用车,圆满完成各项任务
7、后勤保障事务管理
(1)企业环境绿化、卫生和厂区财产、员工安全管理
(2)企业员工午餐的日常管理
(3)企业水、电等动力系统的正常运行及相关设施维修
(4)企业日常安全保卫及消防管理
后勤保障关系到各项工作的基本运行
8、涉外事务管理
(1)来客接待事宜管理,包括客人接待与迎送等
(2)建立与社会组织机构的联系
树立企业信誉,建立良好的企业形象
9、法律事务管理
(1)审议合同的合法性,保障企业的合法利益
(2)协助处理日常涉法事务及合同管理
(3)参与企业重大合作项目和重大业务项目的谈判
(4)代理企业涉讼案件
规范公司法律事务工作,做到依法治理企业
第三部分2015年总经理办公室工作计划
第1章总经办团队内部建设
1、总经办团队内部建设概述
根据本部门整体规划,总经办将在2015年组建6人团队,并且形成以总经办主任为带头人,涵盖协助上级领导工作、对外公共关系管理、行政办公事务及总务后勤管理四项主要工作职责的组织架构,以如何提升部门员工绩效、达成良好分工与配合、提升部门整体素质层次、完成公司下达各项任务指标成为当前首要任务。
2、总经办组织成员分工
总经办主任主要工作内容:
(1)协助领导制定宏观规划、发展战略及调研工作;
(2)协助领导完成重大政策的制定,贯彻和执行领导的指示和指令;
(3)协助上级领导完成各种合作项目的开发、洽谈、调研及推进工作;
(4)负责协助上级领导对外政府关系维护和重大事件的协调处理;
(5)负责做好公司客户、来宾的接待、安排,做好重要会议的组织、会务工作。
行政专员主要工作内容:
(1)负责行政办公事务管理
(2)负责文书档案资料管理
(3)负责员工提案管理
(4)负责车辆司机管理
(5)负责大型活动的策划、组织管理
法务专员主要工作内容:
(1)负责法律体系的建设
(2)负责各类合同的管理
(3)负责涉法事务的处理
(4)负责提供决策支持
(5)负责知识产权的管理
总务后勤专员主要工作内容:
(1)负责网络信息管理
(2)负责财产物资管理
(3)负责安全保障管理
(4)负责后勤服务管理
(5)负责基建工、装修的管理
司机主要工作内容:
(1)完成公司的派车任务
(2)做好车辆的维护、保养工作
(3)做好车辆的安全检查工作
(4)做好行车记录工作
(5)办理车辆的年检
保洁主要工作内容:
做好公司卫生间的清洁工作
第2章行政事务规章制度建设
1、行政规章制度建设的工作目标
总经理办公室将在2015年制定全面、有效、切实可行的行政规章制度,使行政事务管理工作有章可循、有法可依、科学有序。
2、行政规章制度建设的工作计划
在3月份完成以下三种规章制度的建设
(1)制定行政事务办公室类的管理规章制度
如办公室会议管理规章制度、办公室印鉴管理制度、行政办公规范管理制度、员工保密纪录纪律规定等
(2)制定行政事务文档类的管理制度
如归档制度、公文管理制度等
(3)制定行政总务类管理制度
如车辆管理制度、环境卫生管理办法、网络使用管理办法、计算机安全管理办法等
第3章日常办公事务管理
1、日常办公事务管理的工作目标
对日常办公事务进行有效的管理,提高办公人员的工作效率,节约办公成本。
(1)办公费用管理
目标:
降低办公费用
措施:
制定办公费用报销的相关规定、工作流程、管理表格
(2)公关接待管理
目标:
展示企业自身形象,传播企业文件理念
措施:
制定公关接待管理办法、管理流程
(3)会议事务管理
目标:
加强会议室合理使用
措施:
制定会议管理制度、会议管理工作流程、管理表格
(4)印章与证照管理
目标:
规范使用印章与证照
措施:
制定印章管理制度、工作流程、管理表格
2、日常办公事务管理的工作计划
(1)在3月15日之前完成办公费用报销的相关规定、工作流程、管理表格
(2)在3月20日之前完成公关接待管理办法、管理流程
(3)在3月25日之前完成会议管理制度、会议管理工作流程、管理表格
(4)在3月30日之前完成印章管理制度、工作流程、管理表格
第4章网络信息管理
1、网络信息管理的工作目标
做好网络维护及信息安全工作
2、网络信息管理的工作计划
(1)在5月5日之前完成计算机维护的相关规定、工作流程、管理表格
(2)需招聘1名电脑及网络维护人员
第5章文书档案资料管理
1、文书档案管理的工作目标
完成文书管理、档案管理、信件管理、资料管理的相关制度、工作流程及相关管理表格
2、文书档案管理的工作计划
(1)在4月5日之前完成公文管理制度、流程、管理表格
(2)在4月10日之前完成档案管理的制度、流程、管理表格
第6章员工提案管理
1、员工提案管理的工作目标
保障组织内部信息畅通,听取各方建议,提高企业的整体活力
2、员工提案管理的工作计划
在4月15日之前完成员工提案的管理制度、工作流程、管理表格
第7章财产物资管理
1、财产物资管理的工作目标
对公司的固定资产、办公用品进行有效管理,以降低成本、提高使用价值为目的
2、财产物资管理的工作计划
(1)在5月25日前完成固定资产管理的制度、流程及管理表格
(2)在5月30日前完成办公用品的管理制度、流程及管理表格
第8章车辆司机管理
1、车辆司机管理的工作目标
加强企业自有车辆和司机的日常管理、车辆的合理调度和使用,保证车辆的安全行驶,在最大限度满足用车需求的同时,控制车辆运营费用
2、车辆司机管理的工作计划
(1)车辆的日常管理
在6月15日之前完成车辆管理制度
(2)车辆的调度与使用
在2月15日之前完成车辆调度与使用的管理办法
(3)车辆的安全管理
(4)司机的日常管理
在6月10日之前完成司机管理制度
第9章安全保障管理
1、安全保障管理的工作目标
提供安全保障、降低安全隐患、保障工作环境安全
2、安全保障管理的工作计划
(1)劳动安全管理
在3月30日之前完成劳动安全管理的相关制度、流程、管理表格
(2)消防安全管理
在1月30日之前完成消防演练的预案
第10章后勤服务管理
1、后勤服务管理的工作目标
做好公司环境卫生工作、午餐管理工作等后勤管理工作
2、后勤服务管理的工作计划
(1)在3月1日之前完成卫生管理制度、流程、管理表格
(2)在3月1日之前完成员工午餐管理办法
第11章法律服务管理
1、法律服务管理的工作目标
保证企业经营过程中合同、协议的合法性、有效性
2、法律服务管理的工作计划
在6月30日之前完成法律事务的管理办法、工作流程、管理表格
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