采购流程管理制度汇编.docx

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采购流程管理制度汇编

体系编号：

密级：

保存期限：

年

采购过程管理制度

文件编号：

XXXXXXXXX

版本号：

1

编制：

审核：

标准化：

签发：

XXXXXXXXXX

修订记录

版本号

修改容简述

修订人

生效日期

一、目的

为规物资采购的作业流程，降低物资的采购成本，确保物资优质、及时到货，快速响应公司生产和项目建设的需要，使采购作业的流程更加明晰、有据可查，明确相关人员的职责和权利，特制定本规定及流程。

二、适用围

本规程适用于本公司的项目采购及日常物料采购。

三、职责

设计部：

负责填报《项目设备料单》、《项目综合料单》，采购部对申请采购的物料有疑义，设计部负责解释和变更。

技术部：

负责项目的概算、预算的编制及相关技术文件、数据表、技术协议的审核，并负责将上述资料在采购实施前交项目部审核，项目部审核完成后转交采购部。

项目部：

负责将审核签字完成的《项目设备料单》、《项目综合料单》、项目采购概算、预算以及与物资采购相关的技术数据、资料交给采购部。

采购部：

负责编制采购方案、计划进度表、供应商的初选、询价和招标，牵头完成技术协议的签署，选定最终供应商，审批完成后签订合同，并负责实施采购过程的质量和进度跟踪管理以及到货后报检入库。

行政人事部：

负责合同文档管理、付款计划申报、出入库管理方面的工作。

四、采购作业流程管理

流程详见《采购作业流程图》

4.1编制采购二级进度计划

采购部在项目启动后，根据项目的总体《一级进度计划》和设计部《二级进度计划》，采购部需在1个工作日编制出《采购二级进度计划表》，采购计划应有部门负责人、项目经理签字以及签字日期。

《采购二级进度计划表》中要对整个项目采购流程进行步骤分解，必须明确标出供应商选择审批、询价、评标、确定供应商、签订合同、长线物资和一般物资以及短线物资的采购周期、跟踪、验收入库等整个流程所用的时间节点，所有项目采购表单中必须准确填写项目名称及编号，具体表单详见《采购二级进度计划表》

4.2接受料单

项目物资由设计部根据设计容填报《项目设备料单》、《项目综合料单》及《项目流转单》，交项目部审核后，转交采购部门，其他物资由需求部门，根据生产或经营实际需要，填写《请购单》。

项目部和其他需求部门提供给采购部门的项目料单、请购单中，必须明确设备或材料的材质、规格型号、数量、执行标准等详细数据，长线或关键设备需提供技术规格书，同时在技术规格书中，列出需要进行分项报价的项目容、技术要求等详细数据表，以免不同的供应商报价时，出现标的物数据的偏移，避免在评标时出现不确定项。

项目部在接受设计部提供的《项目设备料单》、《项目综合料单》时，需认真审核，符合要求后方可转交采购部门。

设计部移交料单给项目部时，料单上必须标识时间及第X版，如《项目设备料单-20170726第一版》，具体表单详见《项目设备料单》、《项目综合料单》。

每个项目必须附上《项目流转单》,每次资料移交时，双方填报的《项目流转单》中，需明确移交清单、移交时间、移交人、接收人、接收时间等，部门移交的清单中如非第一版必须在流转单中写出原因，以便项目经理及时了解各环节需要时间及返工环节，具体表单详见《项目流转单》。

《项目设备料单》、《项目综合料单》、《请购单》必须有制表人、部门主管、项目经理、总经理签字确认。

采购部需要对所有料单进行审核，如采购资料不全、审核签字不全或不符合规定，可退后项目部进行完善。

4.3编制采购计划进度表

依据项目总体《一级进度计划》和设计部《二级进度计划》的时间节点，采购部门必须在接到项目料单后的第二个工作日，完成《采购方案》、《采购计划进度表》的编制，完成后返项目部备案；同时通过，向协议供应商确认供货周期，如供应商不能按要求的供货时间提供所需设备/材料，应及时增补合适的供应商，并完成《供应商引入（分包商）申请》表的审批，表中必须明确供应商的名称、供应商品、联系人及联系方式，写清楚申报理由，报总经理审批。

供应商的引入，需符合《协议供应商管理制度》中的相关规定。

4.4拟询价、邀标供应商审批和询价

采购部在完成《采购方案》、《采购计划进度表》后的第二个工作日，需在协议供应商名录里，每种物资选择3-5家供应商，完成《拟询价、邀标供应商审批表》，报需求部门及总经理审核批准，同日向协议供应商发出《询价书》。

《询价书》中必须明确：

供应商应根据询价书中的要求，提供各种设备/材料尺寸、材质、报价、付款方式、供货周期以及公司资质、相关业绩等，同时长线或关键设备询价书需附带提供技术规格书，同时在技术规格书中列出需要进行分项报价的项目容、技术要求等详细数据表格，并需明确指出，不按要求进行报价则视为无效报价。

询价书附带的技术规格书、数据表等技术文件，需转制成PDF格式，容不得透露任何项目信息。

已签订过合同的标准化产品，不再重复进行询比价流程，直接填写《项目供应商确认表》（需附协议供应商框架协议、前期签订执行过的合同），报总经理审批后，向主要协议商进行采购合同的签订。

4.5询价过程跟踪管理

采购部每天与供应商保持联系，询价周期要求：

综合材料3个工作日、国产设备5个工作日、合资品牌设备7个工作日、全进口设备15个工作日；询价结果形成《比价表》，《比价表》需每天更新后发送总经理，询价截至日到期后，未及时报价的单位视同自动放弃，后续到达的价格，可作为定价参考，但不能再参与本次比价。

当询价周期过去2/3，完成报价的单位数量未达到最低3家的要求时，需在当天完成增加供应商询价的相关工作，以确保报价单位数量及比价的有效性。

每当有新项目进行询价时，需针对现有供应商在询价周期、交货期、质量等方面的不足，适当增加新的单位进行询价，以不断完善协议供应商名录。

当增加新品种、新单位进行询价时，第一次的报价，需要求供应商将报价报总经理，再由总经理转发采购部门进行汇总统计。

《比价表》中必须填报询价发出时间、询价截止时间、物料的名称、规格、数量、价格、供货周期、结算方式、供应商名称、联系人、联系方式、信息等相关容，具体表单详见《比价表》。

4.6选定供应商

供应商的选定需进行评标，评标分为技术标和商务标两部分，先进行技术标评标，后进行商务标评标。

技术标占评标分值40%，商务标占评标分值60%。

询价截止日的第二个工作日上午，采购部需将所有报价供应商的技术方案、流程图等相关技术资料，发送给项目经理，并由项目经理组织相关技术人员进行审核，最终由项目经理完成技术评标综合分析表》（技术指标：

参照技术部提供的技术规格书中的详细数据及技术要求）当天筛选出最佳技术方案。

第三天由项目经理组织进行技术评标，参加技术评标人员：

总经理、项目部主管、项目经理、设计部主管、技术部主管。

总经理如因特殊情况不能参加，由副总经理出席。

技术评标需根据技术方案和技术指标进行详细分析，排出优先顺序。

询价截止日的第二个工作日，采购部需根据《比价单》中各供应商的报价，参照《项目概算表》，遵循“适价、适质、适量、适时、适地”原则，填写《商务评标综合分析表》，表中将概算价格、报价交货期、付款方式、售后服务等容进行详细对比，发总经理审核，第三个工作日组织有总经理、采购部等相关人员参加的评标会，确定出最终的供应商，并完成《项目供应商确认表》的报批。

选定的供应商价格单价、总价均不得超《项目概算表》价格，超单价、总价5%，写情况说明报副总经理审批；超单价、总价10%写情况说明报总经理审批。

《项目供应商确认表》中必须含有物料名称、供应商名称、联系方式、付款方式、供货周期等，由制表人发起，部门负责人确认，总经理进行审批，确定最终供应商，具体表单详见《项目供应商确认表》

4.7签署技术协议

一般物资、标准设备的采购，只需与供应商确认需求部门的技术要求、技术规格书，如有疑问必须联系物资需求部门与供应商沟通确认。

非标、重要物资的采购，必须逐一召集拟询价、邀标的供应商，与公司项目部、技术部、设计部、制造部以及外聘专家进行技术交流。

技术交流有两个阶段可以进行：

首先，在项目经理审核《拟询价、邀标供应商审批表》时，就可以进行资质和业绩的查询和初步交流，其次在供应商报价后，可在技术方案的审查过程中进行。

《技术协议》和《技术协议审批表》必须在《项目供应商确认表》审批完成后7个工作日完成。

与供应商签署的《技术协议》中必须包含设备/物料的尺寸、材质、重量、使用温度、使用压力、执行标准等一系列数据，具体表单详见《技术协议》；《技术协议审批表》中必须有拟采购的物料名称、关键技术指标、我方与供应商双方的主要对口部门负责人的、联系方式、意见等，填完整后需有部门负责人及总经理审批，具体表单详见《技术协议审批表》

《技术协议》由项目部根据相关技术规格书、技术数据表以及相关设计数据、图纸进行拟定，交设计部、技术部审核后定稿，项目经理签字后盖章，作为商务合同不可或缺的组成部分。

4.8签订商务合同

商务合同的签订时间，需根据制造部《项目制造计划确认表》中物资需求的时间节点、先后顺序以及供应商在报价中的交货期来进行确定，一般来讲，到货时间必须保证比物资需求时间提前7个工作日，以防止不确定因素影响项目进度。

因此，项目实施后，根据不同物资的到货周期，商务合同的签订和付款计划需要同时有7个工作日的提前量，先签长周期物资，后签综合器材。

商务合同分为《购销合同》、《采购合同》两类。

对于价值低于一万元的物资及设备采购签订《购销合同》，《购销合同》中必须明确产品的名称、规格、型号、数量、金额，约定好付款方式、运输方式及费用、供货时间等，并提供正确的公司名称、税号、、开户行。

具体表单详见《购销合同》；

对于设备价值高于一万元的设备要签订《采购合同》。

《采购合同》中不仅包括《购销合同》中的基本信息，还要包括约定的技术协议，供货围，设备生产发运及调试验收时间表以及培训及售后服务。

同时，《采购合同》的签订，必须等待技术协议签订完成后方可进行。

具体表单详见《采购合同》；

若必须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后，第一时间送交需求部门进行确认。

对于需要保存的样品，做好《样品登记表》。

供应商经送样审查合格后，由采购部门与选定的供应商签订合同。

选定的供应商价格单价、总价均不得超《项目概算表》，超单价、总价5%，写情况说明报副总经理审批；超单价、总价10%写情况说明报总经理审批。

《样品登记表》中必须明确登记送样单位、送样品名、接收人，如涉及样品费用，请会用财务部等相关部门人员予以确认，具体表单详见《样品登记表》。

4.9编制采购三级进度计划表

合同签订完成后，需结合《采购二级进度计划表》，3个工作日编制完成更为详细的《采购三级进度计划表》，《采购三级进度计划表》里必须填报物料的规格、名称、数量、合同总价、结算方式、定金、定金时间、尾款、尾款时间，同时表中需详列每一种规格型号的具体付款时间、到货时间，并提供给项目经理、制造部门，作为项目管理、资金管理、采购、制造过程进度控制的依据。

4.10采购过程跟踪管理

合同签订后，要依据合同容形成《采购三级进度计划表》和《付款计划》，每周跟踪物资到货情况，当在跟踪过程中发现有交货延误迹象时，需要求供应商提供应急方案以及以原交货期为目标，提供经过调整后的加工进度计划表，并每日更新发送我方进行确认，最大限度的挽回时间损失。

同时需要及时向项目经理进行汇报，及时调整项目进度计划。

发生争执时，依据合同的相应条款进行处理，同时根据《协议供应商管理制度》中的相关条款进行处理。

如出现设计变更并对采购造成影响，应由设计部出示审核后的设计变更单以及料单变更说明，并对变更后的预算、工程量进行计算，出示审核签字后的，采购预算进行变更，同时需与供应商及时进行沟通，调整技术协议和商务合同中涉及到的相应条款和物资交付进度。

阀门、仪表、泵等长周期设备以及需加工的非标设备，长周期物资要求供应商提交加工进度计划表，同时要求供应商每周或阶段（具体时间和生产供应商确认），提供设备阶段性详细数据、图纸以及外观照片和供应商自检报告，以便及时管理物资交付进度。

设备出厂前要求供应商提供设备详细数据、参数、含设备部位特写的影像资料及出厂合格检验报告并填报《物资出厂自检表》，采购部形成《加工情况汇报》后报项目经理，具体表单详见《加工情况汇报》。

《加工情况汇报》项目经理、工程技术部和设计部进行审核，确认合格后方可发货。

如出现供应商加工实际情况与技术协议不符，要及时向项目经理汇报，并联合涉及到的各部门和供应商在一天落实解决办法。

《物资出厂自检表》由我方根据不同种类的物资，提供不同编号的《物资出厂自检表》，可与物资入库检验单小编号统一，大号不同。

具体表单见《物资出厂自检表》，

采购部每周五上午需向项目经理上报《采购工作汇报表》，《采购工作汇报表》里需将本周的各项目采购情况进行总结、汇报，梳理出需要协调解决的问题，以及可能影响物资交付进度和质量的相关问题，并提出改善措施和建议，交项目经理组织讨论，拿出解决方案，形成会议决议后执行。

具体表单详见《采购工作汇报表》。

4.11报检

到货后，采购人员填写《采购报检单》，申请质检部对货物进行质检。

4.12验收

质检人员凭供应商提供的《送货单》、《物资出厂自检表》、图纸及相关质量证明材料，依照相关质检单，对所到货物进行抽检或全检，合格品入库，不合格品退至供应商，并及时跟踪退换货事宜，并根据具体情况填写《供货质量异常处理反馈单》。

不同物料按不同的入库标准检验，钢材、管件、法兰类用材料类质检单；电控柜类用电气类质检单；阀门用阀门类质检单；原料罐、清洗罐、膜壳等非标设备用非标类设备质检单；泵和电机等用机泵类质检单；压力表、流量计、温度计等都用仪表类质检单，各类物料按各类质检表进行检验入库，具体表单详见质检部《入库质检单》。

4.13入库

仓库保管员负责清点好数量，凭质检部《入库质检单》，填写《入库单》，《入库单》一式两联，第二联用作采购报销物料采购款用。

行政人事部将物料整理入库，项目物料按项目入库、出库、摆放，对物料管理的有序性、安全性、完整性及有效性负责，对部品物料的实行分区存放管理，同时做好《仓库盘点表》。

《入库单》里必须明细物料的名称、规格、数量、价格，具体表单详见《入库单》；《仓库盘点表》里分项目进行盘点，对照《概算表》里的物料、规格入库，具体表单详见《仓库盘点表》

4.14变更

项目如果有新增采购物资，需要项目经理提出书面申请，并附采购申请单、《变更说明》，报总经理批准，同时需对采购预算做及时修改。

采购部根据总经理的批复文件、采购申请单及项目预算变更表进行采购，如果缺少程序文件，需及时反馈项目经理进行补充，新增采购物资的其余流程，依旧根据采购制度进行。

五、低值易耗品零散采购管理

低值易耗品是指物资单价低于100元，总价不超过500元，单类品种数量少、不具备进行批量比价采购条件的商品。

如因项目建设或生产过程中需要进行低值易耗品及零散材料采购，由需求部门提报请购单，经部门领导审核后，报总经理批准后，可不进行比价流程，直接向万能供应商采购，如万能供应商不能解决，可寻找临时供应商进行采购。

采购完成后，根据物资的特性，由项目经理和需求部门进行甄别和申请，及时补充进备品备件名录。

向万能供应商采购的物资，累计资金到达5000元时，通知供应商开票结算，发票取得后，及时入账并排入下月的付款计划。

向临时供应商进行采购的物资，可向人事行政管理部门进行借款，借款金额不超过1000元。

可开具发票的必须开具发票，无法开具发票的需向供应商索取加盖公章的收据，及时入账，冲抵借款单据。

六、紧急采购

紧急采购是指在项目建设、装置调试、生产过程和实验室进行物料试验的过程中，由设计漏项、设计变更、设备突发故障等类似由不可预知因素造成的，且无法以正常的采购程序和常规的采购周期，来满足现场急需的物资供应需求，而采用的特殊采购方法。

紧急采购需由申请部门填写《请购单》，并在备注中注明紧急采购的需求原因，由申请部门的领导和采购主管审核，报总经理批准后执行。

采购部接到《请购单》后，可在协议供应商名录中挑选相关单位，当天完成询比价、定标流程，报总经理审核后签订合同，并提报《付款申请单》，第2个工作日完成付款流程，但必须在《付款申请单》中详细说明原因，同时勾选紧急采购、无发票付款等相关选项。

如果是新品种的物资，且在公司供应商信息库里无法找到适合的单位时，可及时扩大供应商的选择围，优先在中石化物资供应商名录里挑选供应商，完成采购流程；采购完成后，需及时补充供应商的资质、业绩资料，登记入供应商名录，作为协议供应商的备选单位，待产品应用结果反馈、考察合格后，及时签订协议供应商框架协议，列入协议供应商名录

七、付款管理

7.1付款

采购部每月25日前，向行政人事部提交下个月的付款计划；每周一、三，根据《付款计划》向行政人事部提交《付款申请表》，行政人事部接到《付款申请表》后，当天需对照《项目概算表》中的每项需采购物资的预算价、合同价进行审核，并审核到货状态及付款状态是否相符，审核通过后，每周二、四定时上报付款计划。

7.2付款进度跟踪

为防止付款不及时，影响物资到货时间，需及时了解付款进度，在每次上报《付款申请表》的第2个工作日开始，每天跟踪人事行政部门，以便及时了解物资的付款进度及完成时间，人事行政部门需每天反馈付款执行情况，并发送相关付款进度跟踪单给项目经理和采购部门，直至付款作业完成后停止该项报表的发送。

八、发票管理

各类采购发票应由相关采购经办人员负责向供应商催收，自所采购物资验收合格入库之日起30日取得，交财务部门办理结算手续，且发票信息需与合同实际容相符。

对于超过规定时限未及时将发票交于财务部门的，每超期1天，给予采购经办人员5元罚款，从工资中扣除，对于无容观原因，超过两个月发票未到的，停发当事采购经办人员工资，直至取得发票止。

采购经办人员对收到的供应商发票，要在收到发票的当日，将发票及相应业务附件单据报送至财务部，并在财务部做发票记录登记，对收到的不合要求、财务不能接收的发票，由采购经办人填写快递单，负责将发票及时寄回供应商（需复印存留，作备查记录），并与供应商协调及时补票，时限为30天

如因采购经办人个人原因，造成已收到的供应商发票过期或丢失的，每笔业务发票金额在50000元以下的，对采购经办人员处以200元罚款，金额在50000元以上的处以500元罚款，并由采购经办人员负责在退票日或发现日起30日补换票及提供财务部门所需的其它相关手续。

会计年度终了前（每年12月31日）,采购经办人员应将自己经办、属于当年度已完成的采购业务发票全部催收，并转交至财务部门。

九、备品备件管理

为保障项目建设的进度，减少制造过程的停工时间，特针对生产过程中常用的物资，建立备品备件存量库存。

备品备件规格与常规库存数量、最低库存数量的拟定，由项目部和制造部负责。

随着新项目的建设，需不断完善和增加备品备件的品种，备品备件新增品种时，由项目部负责提报《请购单》，经总经理审核确认后，交采购部执行。

仓库管理员需建立备品备件台账，根据每次备品备件的领用情况，对备品备件进行盘点，当库存量低于最低库存数量时，需及时向项目部报《盘点表》，由项目部负责审报《请购单》，部门领导审核，报总经理批准后，交采购部门执行采购作业。

同时，每月25日需向项目部、采购部提报备品备件的盘点表。

十、附则

本制度自总经理核准后实施。