物业内部结算规范+物业付款审批管理规范.docx
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物业内部结算规范+物业付款审批管理规范
1、目的
满足公司内部实行独立核算与考核的需要。
2、适用范围
适用于公司单独内部的考核部门,含服务中心、4S店、工程保修组、工程绿化组、公司本部。
3、内容
3.1结算范围:
内部之间服务结算目前主要指直接成本支出和直接提供劳务方面,管理层之间的工作协调及管理资源共享方面暂不予以考核、结算。
内部结算既要做到有利于部门费用划分,又要考虑减少内部繁锁的工作程序,防止内部之间扯皮及经济上的对立。
3.2内部委托业务必须经经办部门负责人审批后方可进行委托,否则费用由经办人个人承担。
内部业务结算由业务委托部门开具内部结算单,业务委托部门负责人、业务受托部门负责人在结算单上签字认可。
3.3经办人凭此内部结算单到业务受托部门办理业务。
3.4公司各部门之间相互提供的服务通过内部结算单进行结算。
各部门要求有专人负责,做好台帐、签字认可、取得原始凭据,并于每月25日前将台帐的统计情况以及原始凭据报财务管理部,便于财务部内部核算,正确反映各部门的收支情况,作为增减各部门预算费用的依据;如食堂费用的结转、公司办公用品的划转,各管理处的保安、清洁服务、维修服务划转,经营管理部、会所、吉普吧费用划转;
3.5直接提供劳务内部结算
3.5.1临时增援
人工费用
标准
备注
时间段
正常
双休
法定节假日
安全员
50元/天
60元/天
70元/天
保洁、绿化员
40元/天
50元/天
60元/天
技术员
60元/天
70元/天
80元/天
会所、酒吧服务员
40元/天
50元/天
60元/天
客服人员
60元/天
70元/天
80元/天
后台人员
60元/天
70元/天
80元/天
3.5.2临时劳务
人工费用
标准
备注
时间段
正常
双休
法定节假日
安全员
10元/小时
15元/小时
20元/小时
保洁员、绿化员
8元/小时
12元/小时
16元/小时
包保洁材料
技术员
15元/小时
20元/小时
25元/小时
不包安装材料
文员
15元/小时
20元/小时
25元/小时
3.5.3人员借调
类型
标准
备注
安全员
1600元/月
仅提供人员,其他费用由接收方承担
保洁员、绿化员
1200元/月
仅提供人员,其他费用由接收方承担
技术员
2200元/月
仅提供人员,其他费用由接收方承担
客服人员
2400元/月
仅提供人员,其他费用由接收方承担
主办及以上
2800元/月
仅提供人员,其他费用由接收方承担
人员借调是指因一方人员出现临时不足等情况,由公司另一方提供人员支持,借调的日期必须超过1个月,否则为短期临时劳务。
因借调方人事档案等关系还在借调方工资仍然由借调方承担。
人员交流不属于借调性质。
各部门服务输出主要为劳务输出,其相应的交通费、餐费等其他费用由受托部门转到委托部门承担。
3.5.4车辆费用
类型
标准
备注
时间段
正常
周六、日
法定节假日
金杯面包
35元/小时
40元/小时
45元/小时
用车时间不足1小时按1小时计收
240元/天
280元/天
320元/天
按天包车
*以上内部价格不含路、桥、停车费和司机在市外的住宿、差旅等费用,如有发生由用车部门承担。
*以上内部价格已包含司机的人工费、汽油费、车辆的养护费。
*区域金杯车辆为公司本部和城市花园服务中心共同使用,为简化操作程序,公司本部和城市花园服务中心按照4:
6的比例承担车辆的所有相关费用。
部门承担。
3.6酬金制项目往来
酬金制项目与其他部门发生内部往来关系,单笔费用金额超过1万元属于重大关联交易,必须报公司总经理和业主委员会审批。
3.7直接成本内部结转
直接成本内部结转是指直接成本各部门分配问题。
3.7.1原则:
按照费用“谁受益谁承担”的原则,进行成本分配。
成本分配必须到达班组一级。
3.7.2标准:
1)以人数作为分配依据,如公司活动费用。
2)以各部门实际申购的数量作为分摊依据,如物质采购费用。
3)其他标准。
3.7.3经办人:
经办人在办理费用报销或合同付款涉及其他部门时,必须附上相应的成本分配表。
3.8内包费用结转
内包费用结转是指服务中心与其他部门签订的内部分包合同。
内包费用每月结转需要承包方经办内部合同费用结转审批表,经发包方确认后再进行费用结转。
市物业管理有限公司
编号
名称
物业付款审批管理规范
版本
A/0
第1页共3页
编制
更改
审核
批准
生效期
年月日
1目的:
明确流程,加强内部控制;界定相关部门或相关环节在付款审批中的责任,明确分工,各负其责提高审批效率。
2适用范围
公司所有付款的审批
3内容
3.1付款流程
3.1.1流程内容
3.1.2付款审批按流程单向转送,各审批人完成审批后,负责按流程转送下一审批环节,除非出现重大明显错误,禁止审批件回传。
3.2审批责任
3.2.1经办人是办理付款手续的源头,须在充分掌握情况、认真对照付款条件的情况下办理付款申请手续,其责任如下:
a)按照公司合同要求、公司规定,对照流程备齐相关附件,完成相关手续;
b)认真填制付款申请单,事先确定付款方式、收款单位的全称,外地的还需要收款单位的开户银行及帐号;
c)有合同的付款,在填单时应在“备注”栏注明客户关系部确定的公司统一的合同编号;
d)提交单据给本部门第一负责人审批,并及时跟踪审批情况;
e)由于手续准备不齐、不符合合同规定或其他因经办人原因造成财务退单或款项延迟支付,经办人有责任及时将该情况反映给部门领导;
f)建立备查帐,跟踪记录所经手合同的实际付款情况,并定期同财务核对。
3.2.2经办部门第一负责人的责任:
a)督促经办人办理付款手续;
b)审查经办人所申请款项,及时作出批准或不批准处理;
c)掌握了解经办人办理款项申请的情况,对屡次出现退单或手续不全者负有督导责任;
d)对经办人在付款方面出现的问题承担直接责任。
3.2.3财务管理部责任表现在两个方面,即审核和办理付款,具体如下:
a)审核手续是否完备、真实,是否符合合同规定及公司规定;
b)审核代垫款项以及预付款是否扣回;
c)按时完成审核和支付手续。
d)主动与付款申请部门沟通,及时澄清疑问,如付款申请不符合付款条件,应及时通知经办人及其领导。
e)将已办理付款的情况及时知会经办部门;
f)遇特殊情况,决定是否应由专业部门参与审批。
3.2.4客户关系部付款审批责任:
审核手续是否完备、真实,是否符合合同规定。
3.2.4总经理的付款审批责任:
根据项目总体情况和公司资金状况,决定款
项的支付与否。
3.2.5其他
审批意见分歧时,审批(复核)人应主动与前一环节协商,协商不一致时,签署保留意见理由后转下一环节,业务最终以审批终端人或总经理意见执行;在此情况下,签署保留意见的人员可以相应免责;
3.3审批授权
3.3.1各部门负责人及以上人员视下属成熟度,可就权限内的某一方面业务向下临时或长期授权;授权后权限转移给下属,但责任不下移,仍由公司授权人员承担;除非有明确的授权,下属任何人员不能在相关审批文件代替公司授权人员签字;
3.3.2业务经办人、公司授权的部门第一负责人及以上人员,在办理相关业务、履行公司授权时,若有任何专业上、技术上的问题,均应及时与自己的直接上司沟通,直接上司有责任及义务作出专业指导;
3.3.3审批人出差或因各项原因无法及时审批单据时,应及时予以授权。
3.3.4该审批权限为涉及经济业务公司层面的授权,各部门第一负责人及以上管理人员为公司授权对象,并同时承担相应的责任;但在公司层面,该责任不能向下转移或与下属共担;
3.4审批时效
3.4.1任何一个审批环节对所报请审批事项作出明确答复的时间不能超过2天;业务经办人有权利、有责任向上至公司总经理、下至业务部门经理(或其授权人)直接追询审批进展情况,超出时限,有权利向管理处经理、总经理或地产分管领导投诉;
3.4.2各业务部门应合理安排业务经办时间。
除非紧急业务,原则上25日-月底财务管理部不负责审批单据。
3.4.3正常情况下具体时效为:
部门
经办人
经办部门负责人
人力资源部
客户关系部
财务管理部
总经理
地产分管领导
公司出纳
管理处出纳
时效/日
7
2
1
1
1
1
3
周四、周五
周二、周五
以上时效均为1个工作日。
(周六、周日以及节假日除外)。
单据在异地传送时,应及时予以传包,若因为审批人搁置原因,邮包未及时传递,其延误时间算入部门时间。
对于单笔金额超过1万元以上的付款,财务管理部有权利根据公司资金计划安排,予以适当调剂合理安排付款时间,若有付款有计划调动安排,财务管理部应提前及时知会,协同经办人同收款人做好沟通安抚工作。
3.5审批及经办处罚
3.5.1时间延误:
每延迟1个工作日,处于罚款金10元钱,由财务管理部开具处罚通知书并抄送人事管理人一份,由责任人在一周内投递到纠错箱内。
对于没有投递者由人力资源部从其工资里直接扣除。
财务管理部纠错扣款由人力资源部监督。
(包含付款延迟)。
若出现由于经办人经办延迟导致合同付款违约,违约金由经办部门部门负责人承担。
3.5.2审批错误
a)经办人弄虚作假,编制假材料,虚增发票金额以及会同外部人员串通骗取公司财务的,属于违反公司红线标准,经公司查实属实的,即时解除其劳动合同并要求其赔偿公司经济损失并保留法律起诉权利。
b)审批人员对于付款明显有漏洞、付款金额计算有误,审批人员审批通过的单据,视同审批人员为“不作为”,根据错误的性质以及是否已导致公司经济损失,由财务管理部开具处罚通知书,处以50-500元的罚款,对于情节严重的处以警告并承担经济损失的10%的赔偿责任。
4附则
本管理规范由财务管理部负责解释和修订。
本规范自发布之日起开始实施。
序号
审批项目分类
审批内容
审批权限
审批流程
资料清单
适用表单
备注
经办
初审
复审
审批
付款
经办人
经办部门负责人
管理处负责人
人力资源部
客户关系部
财务管理部
总经理
地产分管领导
地产财务部
地产总办
集团
出纳
1
人工费
工资/过节费
公司本部
公司薪酬专员
人力资源部
网上银行支付
现金部分
1、费用报销审批单;
2、工资明细表
2
管理处/房产服务,主办人员以上(含主办)
网上银行支付
现金部分
1、费用报销审批单;
2、工资明细表
3
管理处/房产服务,主办人员以下
项目人事专员
网上银行支付
现金部分
1、费用报销审批单;
2、工资明细表
4
考核奖金/即时奖金/加班费
低于1万元
1、费用报销审批单;
2、公司通报表扬(适用非考核奖金)
3、奖金、加班费发放明细表
5
高于1万元
6
个人额度费用
通讯费
1、费用报销审批单;
2、通讯费专用发票,且显示所用号码并与公司公布号码一致
7
医药费
分班组统一申报
1、费用报销审批单;
2、医药费正规发票(含药品零售发票);
8
交通补贴
1、费用报销审批单;
2、交通/车辆费用限近期直接相关票据
9
书报费
1、费用报销审批单;
2、书店发票
10
劳保费
分班组统一申报
1、费用报销审批单;
2、物质发票;
3、劳保用品领用单。
11
物质采购费用(非合同)
低于1万元
1、费用报销审批单;
2、税务发票;
3、物质验收单;
4、物质采购申请单。
12
高于1万元
13
银行委托收款
电话费
低于1万元
1、费用报销审批单;
2、电话号码费用明细单(分部门、号码、月租、市话、长途)
14
高于1万元
15
水电费
低于1万元
1、费用报销审批单;
2、部门经理审批过的水电费用明细单(分部门、度数、费用)
16
高于1万元
17
税款
低于1万元
1、费用报销审批单;
2、税票;
18
高于1万元
19
养老保险、失业保险
低于1万元
1、费用报销审批单;
2、税票;
3、保险明细表;
20
高于1万元
21
行政费用
交际费、
原则上允许超过1万元,若超过须报报地产分管领导
1、费用报销单;
2、税务发票;
3、公司统一安排的大型公关活动及金额超过1000元的交际费用需附专项报告。
4、其他有效证实费用发生的相关资料。
22
差旅费
原则上允许超过1万元,若超过须报报地产分管领导
1、费用报销单;
2、差旅发票(补助无须发票);
3、出差审批表
23
车辆维修费
低于1万元
1、费用报销单;
2、车辆维修申请单;
3、税务发票;
4、其他有效证实费用发生的相关资料。
超过1000元以上须报地产总办签字,物业自有车辆无须地产总办签字
24
高于1万元
25
汽油费
单次汽油购买金额不能超过1万元
1、费用报销单;
2、税务发票;
3、IC卡汽油分配表(月);
4、其他有效证实费用发生的相关资料。
26
专项活动
低于1万元
1、费用报销单;
2、税务发票;
3、专项报告(含费用明细表)
4、其他有效证实费用发生的相关资料。
27
高于1万元
28
培训、会务费
1、费用报销单;
2、税务发票;
3、其他有效证实费用发生的相关资料。
29
合同付款
保洁外包
低于3万元
1、合同付款审批表;
2、税务发票;
3、合同复印件;
4、外包人员考勤表;
5、各类扣款单(若有);
6、其他有效证明付款真实、准确无误的资料。
30
高于3万元
31
非工程类/其他合同/质量保证金
低于3万元
1、合同付款审批表;
2、税务发票;
3、合同复印件;
4、合同履行情况专项报告(金额超过1万元和质量保证金付款)
5、进仓单(物质采购类)
32
高于3万元
33
工程进度款
低于3万元
1、合同付款审批表;
2、税务发票;
3、合同复印件;
4、工程验收单;
34
高于3万元
35
工程结算款
低于3万元
1、合同付款审批表;
2、税务发票;
3、合同复印件;
4、工程验收单;
5、结算汇总表及具体的计算资料;
6、其他与结算有关的资料。
36
高于3万元
37
借支
备用金
限额1万元
1、《领用支票借款审批单》;
2、备用金借支专项报告。
超过3000元以上的现金借支须提前两天通知财务管理部。
在核定的归还日期内必须到财务管理部办理清还手续,对借款逾期未还清者,不再借支备用金;对逾期超过一个月不归还的借款,由财务管理部书面通知人力资源部,从该职员下月工资中扣除。
38
临时借款
低于3万元
1、《领用支票借款审批单》;
2、借支专项报告。
39
高于3万元
1、《领用支票借款审批单》;
2、借支专项报告。
4、生效日
此制度自公布之日起试运行。
5、解释权
此规范的解释及修订权归公司财务管理部。
6、存档记录
6.1《物业成本分配表》
6.2《内部委托单》
6.3《内部合同结转费用审批表》
市物业管理有限公司
内部合同费用结转审批表
本合同第次费用结转
合同名称
合同编号
收款单位全称
合同签约总价款
元
截止目前剩余结转款项
元
本次费用结转理由
(合同条款摘要)
合同履行情况
发生款项
前期已付款
累计
付款
本次
发生
备注
=
-
应付合同款
A合同内进度款
B合同变更
C上期遗留未付款
D质保金
E其他
F小计=A+B+C+D+E
实际扣款
G暂缓支付款项
H代垫款项
I违约金
J其他
K小计=G+H+I+J
本次费用大写:
实际费用=F-K
会签栏
经办人:
经办部门经理:
发包方:
财务管理部:
备注
总经理签署:
物业内部成员单位结算单
委托部门
委托人
日期
委托事项
人员及服务需求
代垫费用
预计服务时间及费用
委托部门负责人
实际提供人员及服务时间
受托部门
受托部门负责人
费用金额
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