人力资源知识人事档案分类.docx
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人力资源知识人事档案分类
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企业人事档案建立
壹、企业职工档案的内容和分类
★第壹类:
履历材料
职工履历表,简历表以及反映职工个人履历情况的各类登记表
1.履历表(书),简历表;
2.职工,教员,军人(包括入伍,退伍)学生等各类人员登记表;
4•更改姓名材料;
5.就业登记申请书;
6•委托存档登记表(寄存人事档案登记表);
7.失业转就业育龄人员婚育情况登记表.
★第二类自传材料
工作经历
1.思想发展性质的自传
2.其它属于自传性质的材料
3.凡是本人书写的叙述本人经历,思想变化过程,家庭情况,社会关系等内容的材料,属于自传材料.
★第三类鉴定,考核,考察材料
职工鉴定,调动,考核,民主评议等内容的考察材料,登记表
1.鉴定表(含自我鉴定);
2.组织正式出具的职工表现材料;
3.考核登记表.
★第四类学历,培训和评定岗位技术(技能)材料
学历,学位,毕业生登记表,培训结业登记表,成绩登记表及毕业鉴定,证明材料;
1.晋升专业技术职务(职称)审批表,聘任呈报表及考绩材料,职业资格证书;
2.职工创造发明,科研成果,专利,著作及有重大影响的论文等鉴定材料及目录.
★第五类政审材料
审查职工政治历史情况的调查方案,审查结论,上级批复,本人对结论的意见,检查交代或说明情况的材料,主要证明材料;甄别,复查结论(意见,决定),调查方案,批复及有关的依据材料;入党、入团、参军、出国等政审材料.
更改职工的民族、年龄、国籍、入党、入团和参加工作时间的组
织审查意见,上级批复以及所依据的证明材料.
★第六类参加中国共产党,共青团及民主党派的材料
中国共产党入党志愿书,入党申请书和转正申请书,中国共产党党员登
记表,不予登记的决定,组织审查意见及所依据的材料;
1•民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表,认定为不合格党员
被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料,退党材料,取消预备党员资格的组织意见;
2•中国共产主义青年团入团志愿书,申请书,团员登记表,退团材料;加入民主党派的有关材料.
★第七类奖励材料
1.各种先进人物登记表
2.先进模范事迹
3.嘉奖,通报表扬等材料
★第八类处分材料
处分决定(免予处分的处理意见),查证核实方案,上级批复,本人对处分的意见和检查,交待材料.
1.通报批评材料;
2.甄别,复查方案,决定,上级批复及本人意见;
3.公安机关和纪检部门处理违纪违法材料;
4.法院审判工作形成的判决书.
★第九类劳动关系和工资,待遇审批材料
工资级别登记表,职务工资变动登记表,调资审批表,定级和解决待遇的审批材料;招用职工登记表、任免呈报表、录用和聘用(续聘)审批表、劳动合同、终止或解除劳动合同方案书、解聘、辞退材料.
1.保险福利待遇(失业、养老、医疗、生育、工伤、住房公积金)的审批表,再就业材料;
2.从事特殊工种工作登记卡,企业职工参加工作时间及连续工龄核定
表,计划生育审批表;
3.退(离)休审批表;
4.复员退伍,转业审批表;
5.大中专院校毕业生派遣证;
6.工作调动介绍信
7.出国,出境人员审批表;
8•党代会,人代会,政协会议,工青妇等群众团体代表会,民主党派代表会代表登记表.
★第十类其他可供组织参考的材料
1.招工、参军、参加工作、毕业生、工作调动等所做的体检表,有残疾
的体检表,残疾等级材料;
2.非正常死亡的调查方案及有关情况的遗书;个人诚信材料等.
二、归档要求
完整,齐全,准确,手续完备
注:
归档文件的书写和制作材料应能耐久保存,原则上统壹使用十六
开规格办公用纸(185刈保证书写质量,字迹要端正,清晰,书写材料壹般应使用碳素墨水,不得使用铅笔、圆珠笔、红色墨水、纯蓝墨水及复写纸等不利于档案长久保管的书写材料.
三、鉴别
1•判定归档文件是否属于某壹立卷对象的职工档案或是否属于应归入
职工档案的内容,对不属于职工档案内容或重复多余的文件材料应按规定进行清理;
2•判断归档文件是否属于办理完毕的正式文件材料,未经办完或查证核实的不得归入职工档案;
3.审查材料是否齐全,完整,对不完整,来源和时间不明的材料,应查清注明后再归档;凡是查不清楚或对象不明确的材料,不能归档;
(1)政审材料壹般应具备审查结论,调查方案,上级批复,主要证明材料,本人的交待等.
(2)处分材料壹般应具备处分决定(包括免以处分的决定),调查方案,上级批复,个人对处分的意见等•之上材料属于成套的,必须齐全.
4.审查材料是否手续完备,须经企业审查盖章或本人签字的,应于签字盖章后归档;
(1)审查结论,处分决定,组织鉴定,民主评议和组织考核中形成的综合
材料,应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面.
(2)任免呈报表须注明任免职务的批准机关,批准时间和文号.
(3)出国出境审批表,须注明出去的任务,目的及出去和返回的时间.
5.鉴别时,发现档案中缺少有关材料,应及时进行登记且收集补充.
四、组件
原则:
每份文件为壹件
注:
正文和定稿为壹件,正文于前
正件和附件为壹件,正件于前
原件和复制件为壹件,复制件于前
原件和转发件为壹件,转发件于前
五、排序
1,按归档文件形成时间排序
第壹类(履历)第二类(自传)第三类(鉴定考核考察)第四类(评定岗位技能和学历材料)第七类(奖励)第九类(招用等)第十类(其他)
2,按归档文件内容的主次关系进行排序
第五类(政审)第八类(处分)
注:
材料的排列顺序为:
上级批复,结论或处分决定,本人对结论或处分决定的意见,调查方案,证明材料,本人检讨或交待材料等.
3,第六类
排列顺序为:
按入团,入党,入民主党派排
(1)入团志愿书应排于入团的其它材料之前
(2)入党志愿书应排于入党的其它材料之前,党员登记表等可按时间先后依次排序.
4,第九类
材料既可按形成时间排序,也可按材料性质相对集中排序.
按材料性质相对集中排序的方法是:
(1)工资情况的材料
(2)录用,任免材料
(3)保险福利待遇材料
(4)出国,出境材料
每种材料再根据形成材料的时间顺序排列
六、修整装订
(壹)总要求:
1.以件为单位16开(185X260)
2.装订应结实,整齐,不掉页,不倒页,不压字,不损坏文件,不妨碍阅读.
(1)对超出16开规格的档案材料,于不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下,可酌情进行剪裁;不能剪裁的材料,须进行折叠•折叠时,要根据材料的具体情况,采用横折叠,竖折叠,横竖交叉或梯形折叠等办法•折叠后的档案材料,要保持整个案卷的平整,文字,照片不得损坏,便于展开阅读•
(2)对破损,卷角,折皱和小于16开规格的档案材料,要进行裱糊•裱糊用的衬纸,必须采用白纸;浆糊和胶水必须能防虫蚀,不腐蚀纸张;裱糊后的档案材料要晾干,不得于阳光下暴晒或使用高温烫烤.
(3)对过窄或破损未空出装订线的档案材料,须加边,保证装订,不压字,不损害材料内容.
⑷拆除档案材料上的大头针,曲别针,订书钉等金属品,以防止氧化锈毁材料.
(二)装订要求:
每个职工的档案材料,必须装订成卷,做到案卷整齐,平整,装订牢固,具体方法:
(1)目录置于卷首,材料排列顺序和目录相符.
(2)理齐档案材料•材料条件好的应做到四边整齐,条件较差的,以左边和下边俩边为齐.
⑶打孔•于材料左侧1.5厘米处竖直等间距打三个孔,孔距8.3厘米用鞋带装订.
(4)使用国家统壹规定的标准职工档案卷皮.档案卷皮须书写档案人的姓名.
(5)装盒.将装订好的案卷装入职工档案盒中,填写姓名,档案号和籍贯.
(6)职工档案整理装订成卷后,必须进行认真细致的检查.
(7)后续档案材料的整理•后续职工档案材料,每半年整理壹次,将材料内容填写到相应的目录中,且将经手人员姓名和日期填写于备注栏内将材料装订到案卷中.
七、编目
1,页号编写
于有书写内容的每页归档文件正面的右下角,背面的左下角起依次标注页号
注:
托裱若干小幅面材料的1张托裱纸按1页进行编号
2,类件号编写
于归档文件首页右上方空白位置加盖”类件号"章
类号:
"壹"到"十"
件号为同壹类材料内的顺序号,按时间顺序或主次关系确定
页数为阿拉伯数字
3,卷(袋)内目录
•置于每个职工档案材料卷(袋)首
•用耐久材料书写或计算机打印
•各项目应填写应完整,准确
注壹
:
每类之后,须留出适量的空格,供补充档案材料时使用
类件号:
按照类别排列顺序,如:
"壹类第壹(或1)件"
责任者:
归档文件形成单位或个人,即文件的署名者
题名:
填写归档文件的标题,应完整,准确;对没有题名或不能反映文件内容的,应另行编写,用"[]"括起
日期:
采用阿拉伯数字8位表示,可分俩行书写
页数:
该件材料总页数
要求:
每卷档案必须有详细的档案材料目录•目录是查阅档案内容的索引,要认真进行编写•具体要求:
(1),按照类别排列顺序及档案材料目录格式逐份逐项地进行填写;
(2),根据材料题目填写"题名"•无题目的材料应拟定题目•题目过长,可适当简化•拟定题目或简化题目,必须确切反映材料的主要内容或性质特点•凡原材料题目不符合实际内容的,须另行拟定题目或于目录上加以注明;
(3),"日期"壹般米用材料落款标明的最后时间.复制的档案材料,米用原材料形成时间.
(4),书面目录要工整,正确,清楚,美观,不得使用圆珠笔,铅笔,红色及纯蓝墨水书写目录.填写目录后,要检查核对,做到准确无误;
(5),书写目录时,每类目录之后,须留出适量的空格,供补充档案材料时使用.
★卷内备考表的填写:
后面填初次整理时间及人员姓名
中间填每年整理人,检查人,整理时间
4,检索工具
要求
企业职工档案管理机构应建立职工档案检索工具或管理台账(案卷目录).项目包括:
姓名,档号,存放地址,备注等.按姓氏笔画多少或第壹个字母的顺序排列.每个姓氏后预留部分空格,常用姓要预留多壹些."王,刘,李,张,"
职工档案用"10"或"ZG"来表示,下设1,于岗职工,2,退休职工,3,离岗职工,4,死亡职工,案卷号的表示如,"ZG1-1""ZG2-1"
八、档案装具
档案卷皮档案袋
(壹)档案卷皮
1.卷皮规格:
长27.4厘米,宽20.5厘米;左边设三个装订线眼,眼距(从眼中心算
起)8.3厘米;线眼中心距左侧边沿1.5厘米,上下线眼中心距上下边沿均为5.4厘米
2.材料:
壹般可采用300克的单面白板纸加包布面,或只用布包边角,也能够用纸裱糊,但不宜过厚,以减轻档案重量
3.颜色:
应采用浅色,如浅黄,乳黄色等,不能用大红,大绿,或黑,蓝,紫等深色.卷面上的字,壹律用正红色
4.项目:
"企业职工档案","姓名",字体和距离:
"企业职工档案"用楷体(72磅),字和卷面上边沿距离为7厘米
"姓名"用大壹号宋体,和卷面下边沿相距5.5厘米,书写姓名不得用同音字或不规范的汉字
(二)档案袋
1.规格:
长30厘米,宽23厘米,厚(折叠部分)2.5厘米
2.材料质量:
可根据条件选用较好的牛皮纸
3.袋面项目:
"企业职工档案袋","姓名","制作单位"
字体和字的颜色和档案卷面同."单位”于"姓名"下边
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
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- 人力资源 知识 人事档案 分类
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