会务部门各职责实用word文档 10页.docx
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会务部门各职责实用word文档10页
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会务部门各职责
篇一:
会议部门职能
会议经理职责:
1、根据项目计划和需要进行项目活动的策划,开展各类会议,包括展会、交流会、论坛等形式;
2、做好会议前期准备工作,包括会议选址、召开时间、会议流程及内容、会议通知、参会人员、会议经费的统筹使用等;
3、带领团队组织和策划会议营销,组织推广活动,安排活动细节等;
4、负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务和对外宣传工作;
5、定期的制定详细计划,创新自己的网站进行宣传和定期更新相关会议信息;
6、协助其他部门工作,并做好会议的组织准备和催办落实。
职员职责:
1、协助会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的组织、协调工作;
2、准备各种会议文件和资料,做好会议记录,编写会议纪要、简报等工作;
3、及时有效地通知参会人员,发放会议通知,做好会议收费、付账工作;
4、负责日常会议记录,统筹、协调会议现场各环节;
5、负责会议期间的茶水、果点、办公用品、桌椅、照明和空调设施的准备;
6、完成领导交办的其他任务。
篇二:
会务人员岗位职责
会务工作细则
1.0目的
规范会务工作标准,提高工作积极性,促进会务工作品质的提升。
2.0范围
适用于腾讯管理处会务人员。
3.0职责
5.1会议会务工作
5.1.1会议室日常检查,每天进行日常的会议室巡查制度,检查内容:
会议室内文具、网线、
电话等物品摆放整齐,增补相应的文具;设备设施正常(投影仪、音响设备指示灯正常、电话机能正常拔号);环境设施整洁(如窗帘、饮水机、绿植等);室内各类指示牌(手册、温馨提示等)挂放端正、清洁无损;保持室内通风、无异味;
5.1.2会议室预定管理及会议协调:
在会议日常巡查中,发现有未使用会议室时,需要即
时向预定人确认该会议室的使用情况,以便及时释放会议资源,提高会议室使用率;当遇到会议资源紧张、而急需会议室的同事时,可以帮助同事在不影响其它会议的前提下,协调相关的会议资源。
5.1.3会务人员在接到7000或员工的相关会议报障需求时,须在3分钟内到达会场、了解
具体需求,当有问题时必须在现场解决问题,如不能即时处理的,在不影响会议的正常情况下,向员工说明情况、得到员工的认同并提出解决时间及问题追踪反馈。
5.1.4会议室应保持整洁,会务人员负责检查会议室的环境卫生、监督清洁人员的作业情况、
发现问题督促清洁人员及时整改。
5.1.5会务人员在每次巡查楼层时,需要整理各楼层的报刊架、文印区、信件架,保持各区
域的物品摆放整齐。
5.1.6每天下班前,会务人员需要统计整理出当天的会议数据,记录每天的物料消耗数目,
在OA系统上查看下个工作日的会议预定情况,安排好第二天的工作计划。
5.1.7每周一会务人员输出上一周的工作总结,制定本周工作重点;每月第一个工作日输出
上月的月报表
5.1.8公共区域资产管理:
会务人员负责会议室、文印区、报刊架等公共区域的物资设备管
理,当设备出现故障、损坏、遗失时,必须在第一时间向7000平台或资产管理员反馈。
5.2接待会务工作
5.2.1会议室接待工作支持:
当有接待任务时,由会务主管发出接待会议通知单,接到会议
通知单后,了解会议名称、性质、开会时间、与会人数及物资需求,按照如下步骤进行:
①矿泉水、饮料(提前一天准备,会议前1小时摆放好);
②会议桌椅.设备.文具、姓名牌等物品(会议前1个小时摆放好);
③会议设施设备,如麦克风、投影仪等(会议前1小时调试完成);
④空调(会前1小时开启,并调试温度为26℃);
⑤会服人员于会前30分钟到岗,在门口迎候,当客人来到时,礼貌热情地向客人问好,请客人进入会议室入座。
⑥会议进行时,会服人员应站于会议室门口随时待命,直至会议结束。
⑦如遇全天会议,会议中间休息,要尽快整理会场,补充和更换各种用品。
⑧会议结束后,配合安排礼品的派发、相关领导的送行等工作;检查是否有遗失物品和文件,及时交与接待负责人处理;会后将会议物资整理好,关闭空调、照明、设备等。
5.2.2当公司有重要来访客人,会务人员接到需求时,到前台将客人引导至会客地点,提
供茶水服务;会谈结束后,指引访客离开公司。
5.2.3会务人员需要每天了解接待物资的储备情况,当出现物资预警时,需及时向会务负责
人提出申请需求。
5.3经理室会务工作
5.3.1工作环境检查:
每天早上8:
30分至各经理室检查环境卫生,做好物品摆放(未经得
允许,文件类禁止翻阅和整理);
5.3.2报刊、信件发放:
每天早上8:
40将每日最新的报刊杂志摆放在经理室固定位置上,
以供经理翻阅;当经理有信件时,会务人员应当及时领取并摆放于经理室桌面,告知经理本人及时查阅。
5.3.3办公用品检查:
每星期不定期至各经理室检查办公用品.
需要经常检查并领用的易耗品:
签子笔、笔芯、大头针、别针、橡皮、稿纸、便签、记事贴、铅笔、茶叶。
一旦发现物品缺少,马上到对口部门领用并及时补给;
需要经常注意使用性能的器具:
玻璃杯、咖啡杯是否出现缺口、纸篓是否老化或破碎;订书机、计算器、灯具是否能正常使用,水壶是否保温。
5.3.4临时性服务:
会务人员通过RTX、电话、对讲机等通讯方式接到经理室需求后,需在2
分钟内响应。
5.3.5经理室日常会务支持:
接到经理室会务需求时,应对经理室提供必要的服务。
内容包
括茶水服务、记录所使用的纸笔,以及经理室所需要的其他物品。
5.4其它BU会务工作支持:
5.4.1各BU的大型会议,会务支持
5.4.2各BU的生日会工作支持。
5.4.3其它会务类工作支持。
会议室资源管理规
定
会议室物资摆放标
准规范
会议接待标准化操
作规范
篇三:
会务岗位职责表
会务岗位职责表
【会务总监:
】
【场外总监:
】
1、协调、配合好与其他各组的工作
2、妥善快速处理好突发事件
3、协助、督促各组组长安排工作
4、随时掌握场外各组人员、工作动向、进展
5、严格执行会务标准和纪律
6、安排好所属各位组训练、岗位工作内容,把我标准
【物资组:
】
会前:
1、提前列出本次会务物质的清单,并分类、装箱、封口后通知会务总监
2、联系好物质运送车,并通知其到达时间
3、到财务领取会务备用金
4、列出需要临时购买的物质清单,并做好登记
会中:
5、协调、配合其他各组的工作;
6、做好物质的排放、看管、出入库登记,学员水果、咖啡的准备
7、安排客户茶点时抽出两人负责茶点组工作
8、时刻有一人值班
9、做好物质的损耗使用登记、采购登记,并存档
10、做好助教餐的订购、登记、发放
会后:
11、列出本次会务已使用的物质清单,并交给会务总监
12、将会务物质分类、装箱、封口后装车回公司
13、将购买的物资票据及剩余的备用金拿给公司财务报账
【签到组:
】
会前:
1、提前写好参会客户的胸牌,胸牌正反都写上客户的名字
会中:
2、组长分配好每个人的工作,严格按所分工作进行,组员不得私自更改;提前备好所有特殊物质
3、非本组助教,未经场外总监许可,不得进入签到组周围2米,违者双方都重罚
4、8:
50时,除售书人员,其他人助教全部撤回场内准备下步工作
5、签到物资专箱专放,专人专管,所发物资和剩余物质必须能对上
6、继续签到,10:
00撤回到售书处,售书人员售书兼签到
会后:
1、提交一份整理完的客户签到表给会务总监
会前:
1、提前沟通讲师的行程、安排时间,准备好讲师接待车辆、安排好老师食宿,特别是布置好老师房间;
2、随时和会务总监联系,确定讲师是否临时有安排(如:
培训参会的智慧助理)并及时通知相关人员
会中:
3、提前沟通讲师是否与客户用餐,若与客户用餐是什么形式?
4、若老师针对会务有特殊要求(如:
视频、音乐、开场形式等),及时与会务总监沟通
会后:
5、负责老师返程事宜(如:
航班时间、送机车辆、送机时间等)
【迎宾组:
】
1、7:
45上岗,8:
50全部撤回到场内,准备下步工作
【守门组:
】
1、7:
50上岗,入场前和课程中,一人值班上岗,两班轮换
2、入场前5分钟全部上岗,到主持人上场时开始两班轮换
3、会务期间必须有一人值班
4、严格查牌,只认牌,不认人
5、有学员把牌丢失时,可让其到售书处补办;如果忘在场内,可快速跟随一起到座位上确认
6、会后把学员的胸牌统一收回
【财务组:
】
1、对接场内总监场内成交时间,提前20分钟入场准备
2、操作POSS要迅速准确,能处理一般问题
3、派一个人专门负责售书,老师上场后开始售书、碟,认真做好售书记录
4、无关人员不准进入售书后台
5、文化产品必须装箱专放,必须封口
【场内总监:
】
工作内容:
1、督促场内各组,按标准做好工作,安排好各组工作配合的实际、切换,掌握好所属各组工作、人员动向
2、安排DJ组播放宣传视频的时机、内容
3、随时和签到组联系,掌握学员签到的情况,并随时调整工作计划
4、和会务总监、主持人、总经理提前沟通推课时机、方式,以及是他相关活动
5、随时和讲师接待沟通联系,计算好讲师从出发点到会场所用时间,通知相关部门做好护送讲师、上课准备
6、协助辅导组组长安排好辅导员工作,开好辅导员会议,掌握学员签到情况,并随时调整工作计划
7、安排好成交工作、人员分配
【主持人:
】
1、提前和总经理、场内总监、计划好推课实际、方式,讲师有什么特别安排就以讲师的计划为准,迅速做出调整并及时通知以上相关人员
1、按最高标准连接、播放音响、投影设备,DJ台除DJ组、、主持人外,严禁他人进入。
严禁上课玩游戏。
讲师有什么特别安排就以讲师的计划为准,迅速做出调整并及时通知以上相关人员
【跑麦组:
】
1、按照会务要求快、准、安全的跑麦方式跑麦,每班岗1人
2、老师上场时全组做好护送工作
3、维护好场内秩序,如:
大声喧哗、吸烟、打电话、争吵等
【讲师茶水组:
】
1、提前和讲师接待沟通好老师的茶水要求
2、老师上场时全组做好护送工作
【摄像组:
】
1、记录客户的老师、客户灿烂的瞬间
2、记录老师的上课内容,会后制作成光盘存档
【白板组:
】
1、提前找好老师上场路线,老师上场时全组做好护送工作
2、迎宾回来后,休息一下,提前5分钟等待老师,护送老师并一起上场
3、紧跟老师课程进度,和老师紧密配合
【讲师护送组:
白板组+茶水组+跑麦组】
1、提前5分钟在门口等待老师,姿态端正,摆好队形
2、谁在岗谁护送,护送完老师后直接上岗
3、讲师下课时,由在岗的白板组护送讲师离场,然后迅速回来成交
【服务组:
】
1、签到回来后向辅导组组长报到,其他组员不准乱跑
2、组长督促辅导员在入场时让学员填写好相关表格,并收集起来,无关人员不得过目
3、根据场内总监的安排开好辅导员会议,不请假并缺席者乐捐一百,并做一百个俯卧撑
4、维护好辅导员上课纪律,有事必须请假,违者处罚同上
5、根据情况可以制定关于成交的适当的奖惩措施,然后由场内总监
【成交组:
全员销售】共人
成交和会务的切换点:
1、当下课时,除售书组、守门组、物资组有一人值班外,其他助教全部成交,转换成营销模式;
2当主持人说‘还有三分钟我们的课程就要开始了’时,所有成交、沟通的助教在三分内结束沟通,把学员请进会场,准备上课,守门组此时要严格差牌;
3、有需要特别进一步沟通的
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