第六章 使用表格和图表6.docx
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第六章 使用表格和图表6.docx
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第六章使用表格和图表6
第六章使用表格和图表
在制作多媒体课件、需要统计数字等演示文稿时,经常需要通过数据信息来表达,而这些数据不能仅仅靠文字或图片就能说明清楚。
PowerPoint2010处理表格和图表的能为很强大,用户除了可在其中添加表格和图表外,还可以根据版面或内容的需要对其进行适当的美化。
下面我:
将逐步讲解在幻灯片中插入表格、编辑表格、美化表格、插入图表、编辑图表和美化图表的知识,让用户能熟练掌握表格和图表在幻灯片中的应用方法。
当使用表格无法表达数据含义时,用户可通过使用图表来表达数据。
不同的图表类型可以表达不同的内容。
如折线图侧重于表现各数据间的变化,以及一定时期或范围内数据的走势和趋势。
柱形图图表侧重于各种数据对比,需从横纵坐标和体现数据的柱状图形上进行查看和分析。
饼图图表侧重于显示各项的大小和各项总和的比例,各类别分别代表整个饼图的一部分,各类别在颜色上又有明显的区分。
6.1在幻灯片申插入表格
在PowerPoint2010中,若需在幻灯片中通过表格来达到说明数据的作用,就需先在幻灯片中插入表格。
下面分别对插入表格的方法进行介绍。
6.1.1插λ表格
在PowerPoint2010中插入表格的方法与插入SmartArt图形非常相似,最常用的方法主要是通过功能面板进行插入。
在"销售报告.pptx"演示文稿中插入5行5列的表格
1、打开"销售报告.pptx"演示文稿,选择第2张幻灯片,选择【插入】/【表格】组,单击"表格"按钮凿,在弹出的下拉列表中选择"插入表格"选项。
2、打开"插入表格"对话框,在"行数"和"列数"数值框中分别输入"5",如图6-1所示。
3、单击确定按钮,即可在幻灯片中插入一个5行5列的表格,如图6-2所示。
图6-1打开"插入表格"对话框图6-2插入表格
6.1.2绘制表格
在PowerPoint2010中插入的表格样式都较平常,若是需要插入一些样式特殊的表格,可选择"绘制表格"选项自行进行绘制。
绘制表格的方法是:
选择【插入】/【表格】组,单击"表格"按钮,在弹出的下拉列表中选择"绘制表格"选项,此时鼠标即变为画笔形状,按住鼠标左键不放进行拖动,即可开始绘制表格边框,如图6-3所示。
边框绘制完成后,即可激活"表格工具"功能选项卡,选择【设计】/【绘图边框】组,,单击"绘制表格"按钮,并按住鼠标左键不放进行拖动,即可绘制表格的内部框线,如图6-4所示。
图6-3绘制边框图6-4绘制内部框线
6.2表格的基本操作
在成功创建表格后,表格中没有任何内容,且行高、列宽等值都是默认的。
用户还需要在其中进行输入文本、根据内容的需要调整表格的大小和位置及改变单元格的行高与列宽等操作。
6.2.1调整表格的大小和位置
很多时候在幻灯片中插入的表格大小并不能满足编辑的需要,此时就需对其大小和位置进行调整,其方法非常简单,与调整SmartArt图形的方法基本类似。
只需选择整个表格,将鼠标光标移动到表格边框上,当其形状变时,拖动鼠标可调整其大小,如图6-5所示。
当其变为+形状时,拖动鼠标可调整其位置,如图6-6所示。
图6-5调整表格大小图6-6调整表格位置
6.2.2选择单元格
在对表格进行编辑操作前,必须先选择单元格,一般情况下,被选择的单元格呈蓝色底纹显示。
在PowerPoint2010表格中选择单元格的方法与选择文本大致类似。
常用的选择单元格的方法介绍如下。
1、选择单个单元格:
将鼠标光标移动到需选择的单元格的左侧,当其变为形状时,单击鼠标即可,如图6-7所示。
2、选择连续单元格:
将鼠标光标移动到需选择的单元格区域左上角,拖动鼠标到该区域右下角,释放鼠标可选择该单元格区域。
3、选择整行或整列:
将鼠标光标移动到表格边框的左侧,当其形状变时,单击鼠标即可选中该行;将鼠标光标移动到表格边框的上方,当其形状变时,单击鼠标即可选中该列,如图6-8所示。
4、选择整个表格:
将鼠标光标移动到任意单元格中单击,然后按"Ctr1+A"快捷键即
可选择整个表格。
图6-7选择单个单元格图6-8选择整列单元格
6.2.3在单元格中输入文本和数据
表格是一种用于表现数据信息的常用工具,通过表格,我们不仅可以简洁地将所需数据展示出来,还可对所展示的数据进行分析和计算。
在表格中输入文本和数据的方法非常简单,完成表格的创建后,单击需输入文本或数据的单元格,将鼠标光标定位到其中,即可输入所需的文本或数据。
一个单元格中输入完成后,再重新将鼠标光标定位到另一个单元格中可继续输入,如图6-9所示为在表格中输入文本和数据的效果。
图6-9输入文本和数据的效果
6.2.4调整单元格的行高和列宽
在PowerPoint2010中插入的表格,其行高和列宽一般都是固定的,由于我们在每个单元格中所输入的内容并不相同,因此大多数时候都需要对表格的行高和列宽进行调整。
在"销售报告1.pptx"演示文稿中调整表格的行高和列宽
1、打开"销售报告1.pptx"演示文稿,选择第2张幻灯片,将鼠标光标移动到表格中第一、二列之间的问隔线上,当鼠标光标形状变时,按住鼠标左键不放向右方拖动,即可调整表格的列宽,如图6-10所示。
2、将鼠标光标移动到表格中第一、二行之间的问隔线上,当鼠标光标变为÷形状时,按住鼠标左键不放向下方拖动,即可调整表格的行高,效果如图6-11所示。
图6-10调整表格列宽图6-11调整后的效果
6.2.5合并与拆分单元格
很多时候,为了满足表格或数据的需要,我们需要在表格中增加或删除某个单元格,此时,可通过合并或拆分单元格的方法来对其进行调整。
在PowerPoint2010中,主要可通过功能区的相关功能按钮来合并和拆分单元格。
在"销售报告2.pptx"演示文稿中对单元格进行合并和拆分
1、打开"销售报告2.pptx"演示文稿,选择第2张幻灯片,选择表格中第一行所有单元格,选择【表格工具】/【布局】/【合并】组,在其中单击"合并单元格"按钮,图6-12所示,可合并所选单元格。
2、选择第二行左起第一个单元格,在其上单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择"拆分单元格"命令,打开"拆分单元格"对话框,在"行数"和"列数"数值框中分别输入"1"、"2",如图6-13所示,单击确定按钮,即可将其拆分为一行两列两个单元格。
图6-12合并单元格图6-13拆分单元格
6.2.6添加和删除行和列
在实际编辑表格的过程中,经常会出现行、列数不够的情况,这时可以手动在表格中插入行或列。
但如果行、列数超过了需求,还可以将多余的行或列删除。
在"销售报告3.pptx"演示文稿中添加和删除行或列
1、打开"销售报告3.pptx"演示文稿,选择第2张幻灯片,将鼠标光标定位到最后一列单元格中,选择【表格工具】/【布局】/【行和列】组,单击"在右侧插入"按钮,如图6-14所示,即可在最后一列单元格后添加一列新的单元格。
2、选择最后一行单元格,在其上单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择"删除行"命令,即可将其删除,效果如图6-15所示。
图6-14插入整列单元格图6-15删除整行单元格
6.3美化表格
当编辑完表格后,为了让表格更符合幻灯片的风格或用户的需要,还需要进一步完善表格的视觉效果,如设置表格文本样式、表格整体样式、表格边框和填色、表格背景等。
6.3.1设置表格中文本内容的格式
设置表格中文本内容的格式是指为表格中的文本内容设置字体、字号及颜色等样式,其设置方法与设置幻灯片文本格式的方法基本一样。
同样,我们也可以设置表格中文本内容的对齐方式。
在"销售报告4.pptx"演示文稿中设置表格中文本内容的格式
下面在"销售报告4.pptx"演示文稿中将表格第一行文本内容的字体格式设置为"书体-GB2312"、"28"、"白色",并将整个表格中文本的对齐方式设置为居中对齐。
1、打开"销售报告4.pptx"演示文稿,选择第2张幻灯片的第一行单元格,选择【开始】/【字体】组,在"字体"下拉列表中选择"楷体-GB2312"选项,在"字号"下拉列表中选择28选项,单击"颜色"按钮。
"在弹出的下拉列表中选择"白色4景1"选项,如图6-16所示。
2、选择整个表格,选择【开始】/【段落】组,单击"居中"按钮,如图6-17所示
即可将整个表格的文本内容设置为居中对齐。
、
图6-16设置字体格式图6-17设置段落格式
6.3.2设置表格的样式、边框和底纹
在PowerPoint2010中,提供了多种精美的表格样式供用户应用。
在应用了表格样式后,相应单元格即可快速应用该样式的填充颜色、边框等效果,若是对PowerPoint2010自带的表格样式不甚满意,还可以手动设置表格的底纹和边框,使表格的样式更加个性化。
在"销售报告5.pptx"演示文稿中设置表格样式
下面将在"销售报告5.pptx"演示文稿中将表格样式设置为"深色样式1-强调5",将表格第一行的单元格的底纹颜色设置为"浅黄,强调文字颜色6,深色25%",将整个表格的框线设置为点线样式,并为表格的所有边框添加框线。
1、打开"销售报告5.pptx"演示文稿,选择第2张幻灯片的整个表格,选择【表格工具】/【设计】/【表格样式】组,单击按钮,在弹出的列表框中选择"深色样式1-强调5"选项,如图6-18所示。
2、选择第一行的所有单元格,选择【表格工具】/(设计】/【表格样式】组,单击按钮,在弹出的下拉列表中选择"浅黄,强调文字颜色6,深色25%"选项,如图6-19
所示。
图6-18设置整个表格的样式图6-19设置单元格的底纹颜色
3、选择整个表格,选择【表格工具】/【设计】/【绘图边框】组,单击"笔样式"下拉列表右侧的'按钮,在弹出的下拉列表中选择点线样式,如图6-20所示。
4、选择【表格工具】/【设计】/【表格样式】组,单击"边框"按钮田右侧的'按钮,
在弹出的下拉列表中选择"所有框线"选项,为整个表格添加点线边框,其最终效果如图6-21所示。
图6-20设置框线样式图6-21设置后的效果
6.4在幻灯片中插入图表
图表是指以数据对比的方式来显示数据,它可轻松地体现数据之间的关系,所以对于抽象的表格数据来说,使用图表来表现数据其实更为直观。
图表的操作和表格很相似。
下面就对图表的操作进行讲解。
6.4.1插入图表
在演示文稿中,使用表格表现数据有时会显得比较抽象,为了更直观、形象地表现数据,可使用图表对数据进行分析比较,通过PowerPoint2010提供的图表功能即可快速在幻灯片中插入图表。
在"成本核算.pptx"演示文稿中插入图表
下面将在"成本核算.pptx"演示文稿中打开"插入图表"对话框,并插入一个"簇状圆柱图"图表。
1、打开"成本核算pptx"演示文稿,选择第3张幻灯片,选择【插入】/【插图】组,单击"图表"按钮,如图6-22所示。
2、打开"插入图表"对话框,选择“柱形图”选项卡,在该对话框右侧的“柱形图”
栏中选择簇状圆柱图"选项,单击确定按钮,如图6-23所示。
3、此时,系统将自动启动Excel2010,在蓝色框线内的相应单元格中输入需在图表中表现的数据,如图6-24所示。
输入完成后单击按钮,退出Excel2010。
图6-22插入图表图6-23打开“插入图表”对话框
4、返回到幻灯片编辑窗口,即可看到插入的图表,其效果如图6-25所示。
图6-24输入数据图6-25插入图表的效果
6.4.2编辑图表数据
创建图表后,如果发现图表中数据有误,或统计数据发生了变化,可以对数据进行重新编辑。
其方法是:
选择图表,选择【图表工具】/【数据】组,单击"编辑数据"按钮,打开Excel2010,在其中直接对数据进行修改,然后关闭Excel即可,如图6-26所示。
图6-26修改图表数据
6.5编辑美化图表
创建图表后,如果对图表不满意,或图表的样式和类型不符合幻灯片要求。
可以对其进行编辑美化,如果改图表的类型、更改图表的布局、为图表应用样式以及自定义图表样式等。
6.5.1更改图表类型
不同的图表其应用的领域存在着一定差异,如果创建了图表后发现所选图表不能很直观地反映数据,或者其表现效果不如另一种图表明确,可将当前图表更改为其他图表类型。
其方法是:
选择需修改图表类型的图表,选择【图层工具】/【类型】组,单击
"更改图表类型"按钮,在打开的"更改图表类型"对话框中重新选择适合的图表类型,如图6-27所示。
选择完成后单击确定按钮即可更改图表类型,效果如图6-28所示。
6.5.2更改图表布局
更改图表的布局方式是指对图表中的标题、图例项和图表内容等项目的排列方式进行更改,默认创建的图表布局格式一般为"布局1",不同的布局方式其呈现出的效果也有一定差异,用户可以根据幻灯片的具体需要选择合适的图表布局。
在"成本核算1.pptx"演示文稿中更改图表的布局
下面将在"成本核算1.pptx"演示文稿中将图表布局更改为"布局4"。
1、打开"成本核算1.pptx"演示文稿,选择第3张幻灯片中的图表,选择【图表工具】/【设计】/【图表布局】组,单击按钮,在弹出的下拉列表框中选择"布局4"选项,如图6-29所示。
2、即可更改图表的布局,更改后的效果如图6-30所示。
图6-29选择新的布局图6-30更改后的效果
6.5.3应用图表样式
与美化图片和表格一样,在PowerPoint2010中用户也可根据需要对图表进行美化,PowerPoint2010提供了丰富的图表样式供不同的用户进行选择。
在"成本核算2.pptx"演示文稿中为图表应用样式
下面将在"成来核算2.pptx"演示文稿中将图表的样式更改为"样式27"。
1、打开"成本核算2.pptx"演示文稿,选择第3张幻灯片中的图表,选择【图表工具】/【设计】/.【图表样式】组,单击按钮,在弹出的下拉列表框中选择"样式27"选
项,如图6-31所示。
2、即可更改图表的样式,更改后的效果如图6-32所示。
图6-31选择样式图6-32应用样式后的效果
6.5.4自定义图表样式
为了达到更好的视觉效果,在修改了默认的图表布局方式和图表样式之后,用户还可以对图表进行一些个性化的美化操作,如设置图表区的背景颜色、数据系列格式、网格线样式、坐标轴字体格式以及图例显示格式等。
在"成本核算3.pptx"演示文稿中自定义图表样式
下面将在"成本核算3.pptx"演示文稿中对图表的数据点、坐标轴、图例和图表区样式等进行设置。
1、打开"成本核算3.pptx"演示文稿,选择第3张幻灯片中的图表,在图表区上单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择"设置图表区域格式"命令,如图6-33所示。
2、在打开的"设置图表区格式"对话框中选择"填充"选项卡,选中纯色填充单选按钮。
在"填充颜色"栏中单击"颜色"按钮右侧的按钮,在弹出的下拉列表中选择"茶色,背景2,深色25%"选项,如图6-34所示。
3、单击关闭按钮,返回幻灯片编辑区。
在图表上选择表示一月的数据点,选择【格式】/【形状样式】组,单击;按钮,在弹出的下拉列表框中选择"中等•效果•浅绿,强调颜色2"选项,如图6-35所示。
4、选择代表西北地区的数据点,选择代表三月的数据点,选择【格式】/【形状样式】组,单击"形状填充"按钮的右侧的'按钮,在弹出的下拉列表中选择"浅绿,强调
文字颜色2、深色50%"选项,如图6-36所示。
5、选择图例,在其上单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择"设置图例格式"命令,在打开的"设置图例格式"对话框中选择"填充"选项卡,选中渐变填亮单选按钮,单击"预设颜色"按钮,在弹出的下拉列表中选择"茵茵绿原"选项,如图6-37所示,然后单击仁豆豆三)按钮。
图6-35设置数据点的形状样式图6-36设置数据点的颜色
6、在纵坐标轴上单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择"设置坐标轴格式"命令,打开"设置坐标轴格式"对话框,在"主要刻度单位"栏中选中固定单选按钮,在其后的数值框中输入"5",单击关闭按钮,即可将纵坐标的刻度单位从原来的10改为5,效果如图6-38所示。
图6-37设置图例的格式图6-38更改纵坐标刻度值
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