工程资料管理制度最终版.docx
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工程资料管理制度最终版
工程资料管理制度
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1.目的
明确管理职责,规范工程管理部工程施工资料管理工作。
2.适用范围
适用于本公司所有的开发项目。
3.术语与定义
3.1工程施工资料:
指存档于公司,在勘察、设计、施工、监理从开工到竣工验收全过程中直接形成的,具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种形式的原始历史记录;
3.2立卷:
亦称“组卷”,指按照一定的原则和方法,将有保存价值的文件分门别类整理成案卷;
3.3归档:
勘察、设计、监理、材料设备供应、总、分包商等单位将工程实施过程中形成的具有保存价值的工程文件、资料提交公司工程部备查以及公司工程部将具有保存价值的工程文件、资料提交公司综合协调部备查的过程;
3.4移交:
工程竣工验收后,勘察、设计、监理、材料设备供应、总、分包商等单位向项目公司工程部移送有关建设工程资料或公司向物业管理部门和项目建设当地的资料管理主管部门移送有关建设工程资料的过程。
4.职责
4.1工程管理部职责
4.1.1负责项目勘察设计文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收等工程文件在竣工验收前的收集、立卷、归档;
4.1.2负责施工过程中形成的往来文件、资料以及设计文件和技术文件等收发;
4.1.3负责检查监理、总承包商、专业分包商等单位工程施工资料管理工作;
4.1.4负责提请项目建设当地城建档案管理机构对工程资料进行预验收及验收;
4.1.5负责项目前期政府有关文件的归档;
4.1.6负责项目有关证书的归档;
4.1.7负责竣工后的工程资料管理。
5.工作内容
5.1按照统一制定的工程施工资料编目,设定系列编号,制定工程施工资料归档计划;
5.2实行工程施工资料预立卷制,即在项目立项后,工程部专(兼)职资料员拟好名目标签,便于各类文件、资料对号归档,名目标签可以设为:
5.2.1政府机关来文指示及相关批文;
5.2.2上级领导来文指示;
5.2.3勘察文件;
5.2.4施工图及说明、图纸会审纪要、设计交底及设计变更等文件;
5.2.5工程合同;
5.2.6监理文件;
5.2.7施工组织设计以及专项施工方案;
5.2.8总承包商及分包商工程报表;
5.2.9工作联系单:
(可分成以下几种栏目)
5.2.9.1公司与集团职能部门之间的联系单;
5.2.9.2工程部与公司相关部门之间的联系单/通知单;
5.2.9.3工程部与设计、监理、总承包商、专业分包商等单位之间的联系单/通知单;
5.2.10计划管理文件;
5.2.11质量管理文件;
5.2.12安全文明施工管理文件;
5.2.13工程例会及专题会议纪要;
5.2.14技术核定单;
5.2.15工程量签证;
5.2.16材料、设备核价单;
5.2.17工程验收及移交记录;
5.2.18工程款支付台帐记录;
5.2.19其他;
5.3工程施工资料预立卷制可根据建设当地城建资料管理部门的验收要求进行。
5.4工程施工资料的收集、整理
5.4.1专业技术人员、管理人员在完成工作任务或阶段性任务后三天内应主动将形成的文件和资料原件交专(兼)职资料员;
5.4.2专职资料员应鉴别保存价值,清点是否齐全、有无附件,检查是否破损、是否需要修补完善等,并将文件、资料归入拟好名目标签的文件夹;
5.4.3专职资料员需提醒专业技术人员、管理人员提交文件、资料的原件;
5.4.4专职资料员每周对工程施工资料的预立卷进行一次整理,以保证预立卷文件、资料的完整。
5.5工程施工资料的立卷、归档
5.5.1要求勘察、设计、监理、材料设备供应、总、分包商等单位在完成其工作任务或阶段性任务后,将有保存价值的工程文件、资料分门别类整理成卷;
5.5.2工程部应将工程实施过程中形成的具有保存价值的工程文件、资料收集归档;
5.5.3工程部应按综合协调部要求及时将相关文件和资料提交归档;
5.5.4按照建设当地资料管理机构的要求对竣工资料进行装订和立卷;
5.5.5在工程竣工后,由工程部组织设计、监理、总包、专业分包商等单位的专职资料员在30天内完成对竣工资料的立卷、归档等工作;
5.5.6工程施工资料宜建立相应的电子资料,电子资料的立卷应与纸质文件一致,文件往来应留存工程文件、资料的电子文件,若来文中系重要的纸质工程文件、资料归档除形成电子版外尚应复印以备使用;
5.6工程施工资料的移交、保管
5.6.1移交工程施工资料应编制清单目录,并符合下列规定:
5.6.1.1完整、准确、系统;
5.6.1.2符合归档的质量要求;
5.6.1.3与清单目录保持一致;
5.6.1.4有交接、签字、盖章;
5.6.2根据建设当地档案管理机构验收意见及时进行整改,并按规定时限移交;
5.6.3在竣工验收并对工程施工资料文件整改完成后统一移交;
5.6.4工程施工资料移交前的保管工作由工程部专(兼)职资料员承担;
5.6.5发现工程施工资料损坏或遗失等,应立即组织补救。
5.6.6若公司撤销,所有工程资料移交集团综合管理部。
5.7工程施工资料的安全、保密
5.7.1工程施工资料存放于坚固的资料箱柜内,有条件可单独设立资料库房,为专职资料员专用;
5.7.2保持资料存放房间的通风和清洁卫生,作好防护工作,并定期检查;
5.7.3专职资料员调离时,应根据“案卷目录”,逐卷点数无误后,填具交接文据(一式二份)经双方签字后,归入案卷,以备查考;
5.7.4未办理相关手续,任何人不准私带工程文件、资料离开资料存放地,以防泄密与失密。
5.7.5电子资料需设置专用查阅密码;
5.8工程施工资料的查借阅、使用
5.8.1制定工程施工资料检索体系,以方便查阅和使用;
5.8.2外单位人员因工作需要查阅或调阅资料的,需在征得工程部经理同意并办理登记手续后方可查阅或调阅资料,
5.8.3公司内部人员因工作需要调阅资料的,需在征得工程部经理同意并办理登记手续后方可查阅或调阅资料;
5.8.4如因特殊需要需复印并外带施工资料,需经工程部经理同意并办理相关登记手续;
5.9图纸、技术文件和资料的收发管理
5.9.1工程部需建立收发台帐,统一各类图纸、技术文件和资料的分类登记编号;
5.9.2工程部专职资料员需做好各类图纸、技术文件和资料等收发签字工作。
6.支持性文件
《工程资料员岗位职责》
《建筑工程资料(文件)归档组卷目录一览表及保管期限》
7.相关表格及记录
7.1《图纸、技术文件和资料的收(发)文登记》
7.2《工程施工资料的查(借)阅登记表》
工程资料员岗位职责
1.在工程部经理的领导下,负责接收、发放及保管工程部的书函文件、合同、招投标文件、设计图纸与设计变更,以及书籍等资料的收集、借阅和管理;签发、分发的工作要做到及时、到位,并注明收发时间。
2.管理施工现场的各种文件、资料、设计图纸等,建立项目施工图纸和设计变更的工程档案;负责与总包公司、监理方及公司有关部门的资料收发、借阅,并办理签收手续。
3.督促监理方、施工方、各专业分包方、材料供应商等单位及时上报各种工程资料,同时检查资料的真实性、齐全性。
4.及时处理工程往来的报告、函件,并按工程项目与类别进行整理归档、列清目录;对资料、文件往来做好编号登记,经工程部经理阅批后归档。
5.收集、建立与工程建设有关的标准、文件、建筑材料与设备等资料。
6.负责工程部档案归类管理,认真做好合同编号、归档、分发,统计工程付款情况。
7.负责工程部工程预算、决算、结算、工程量计算清单等资料,以及招投标档案、技术、经济方面的签证资料的保管。
8.按建筑主管部门和城建档案馆的有关规定,收集、检查、核对建设工程竣工资料;会同公司其他部门将项目立项依据性批文、批复、合同、竣工验收文件、现场声像等档案资料进行汇总整理。
9.负责打字、复印及接听电话,接待来访人员并做好记录。
10.参加有关工程会议并做好记录工作。
11.对部门电子文档进行重点备案,避免出现因计算机问题造成重要文档丢失。
12.负责工程部的日常内务、文案工作。
13.完成公司交办的其他工作。
建筑工程资料(文件)归档组卷目录一览表及保管期限
分类名称
案卷名称
分类
代码
资料(文件)名称
保存单位和保管期限
专业名称
案卷题名
建设单位
施工单位
设计单位
监理单位
城建档案
A类
建设单位文件或
资料
工程准备阶段文件
A1
立项文件
A1-1
立项申请报告及批复
永久
√
A1-2
可行性研究报告及批复
永久
√
A1-3
环境影响评价报告书及批复
永久
√
A1-4
固定资产投资许可证或相应资金证明文件
永久
√
A1-5
工程立项的会议纪要及领导批示
永久
√
A1-6
工程立项的专家建议资料
永久
√
A1-7
工程项目的评估研究资料
长期
√
A2
建设用地征地拆迁文件
A2-1
选址申请及选址规划意见通过书
永久
√
A2-2
建设用地批准文件
永久
√
A2-3
拆迁安置意见、协议、方案等
长期
√
A2-4
建设用地规划许可证及附件
永久
√
A2-5
划拨建设用地文件
永久
√
A2-6
国有土地使用证
永久
√
A3
勘察设计测绘文件
A3-1
工程地质勘察报告
永久
永久
√
A3-2
水文地质勘察报告
永久
永久
√
A3-3
建设用地钉桩通知单
永久
√
A3-4
地形测量和拨地测量成果报告
永久
永久
√
A3-5
规划设计条件和通知书
永久
长期
√
A3-6
初步设计图纸和说明
长期
长期
A3-7
技术设计图纸和说明
长期
长期
A3-8
审定设计方案通知书及审批意见
长期
长期
√
A3-9
审定设计方案征求有关行政主管部门(人防、环保、消防、园林、河湖、市政、文物、通讯、保密、教育等)的审查意见
永久
√
A3-10
施工图及其说明
长期
长期
A3-11
设计计算书
长期
长期
A3-12
施工图设计审查合格书
永久
长期
√
A4
招投标文件
A4-1
勘察、设计招投标文件(中标通知书)
长期
A4-2
勘察、设计承包合同
长期
长期
√
A4-3
施工招投标文件(中标通知书)
长期
A4-4
施工承包合同
长期
长期
√
A4-5
工程监理招投标文件(中标通知书)
长期
A4-6
监理委托合同
长期
长期
√
A5
开工审批文件
A5-1
建设项目列入年度计划的申报文件
永久
√
A5-2
建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表
永久
√
A5-3
规划审批表及报送的文件和图纸
永久
A5-4
建设工程规划许可证及其附件
永久
√
A5-5
建设工程开工审查表
永久
A5-6
建设工程施工许可证
永久
√
A5-7
投资许可证、审计证明、交纳绿化建设费用等证明
长期
√
A5-8
工程质量监督手续
长期
√
续附录A
分类名称
案卷名称
分类
代码
资料(文件)名称
保存单位和保管期限
专业名称
案卷题名
建设单位
施工单位
设计单位
监理单位
城建档案
A类
建设单位文件或
资料
工程准备阶段文件
A6
工程财务文件
A6-1
工程投资估算材料
短期
A6-2
工程设计概算材料
短期
A6-3
工程施工图预算材料
短期
A7
组成机构
A7-1
工程项目管理机构(项目经理部)及负责人名单
长期
√
A7-2
工程项目监理机构(项目监理部)及负责人名单
长期
长期
√
A7-3
工程项目施工管理机构(项目经理部)及负责人名单
长期
长期
√
监理规划
B1-2
监理规划
长期
短期
√
B1-3
监理实施细则
长期
短期
√
B类
监理资料
监理文件
月报
B8-1
监理月报(有关质量问题)
长期
长期
√
会议纪要
B2-1-1
第一次监理会议纪要
长期
长期
√
B2-1-2
工地例会会议纪要(有关质量)
长期
长期
√
B2-1-3
专题会议纪要(有关质量)
长期
长期
√
进度控制
B2-3-3
工程暂停令
长期
长期
√
B2-3-4
工程开工/复工报审表
长期
长期
√
质量控制
B2-3-1
监理工程师通知单(有关不合格项目)
长期
长期
√
B4-7
质量缺陷、事故报告及处理记录
长期
长期
√
造价
控制
B6-1
工程变更单(工程洽商记录)
长期
B6-2
工程款支付申请表
短期
B6-3
工程款支付证书
短期
B6-4
工程竣工决算审核意见书
长期
√
分包资质
B3-2
分包单位资质材料
长期
供货单位资质材料
长期
B3-3
试验单位资质材料
长期
监理通知
B2-3-1
监理工程师通知单(有关进度控制)
长期
长期
B2-3-1
监理工程师通知单(有关质量控制)
长期
长期
B2-3-1
监理工程师通知单(有关造价控制)
长期
长期
合同与
其他事项管理
B7-1
费用索赔申请表
长期
长期
B7-2
费用索赔审批表
长期
长期
B7-3
工程临时延期申请表
永久
长期
√
B7-4
工程临时延期审批表
永久
长期
√
B7-5
工程最终延期审批表
永久
长期
√
B7-6
合同变更材料
长期
长期
√
B7-7
合同争议、违约报告及处理意见
永久
长期
√
B8-2
专题报告
长期
短期
B8-3
单位(子单位)工程质量评估报告
长期
长期
√
B8-4
监理工程竣工总结
长期
长期
√
施工管理记录
C0-1-6-1
施工日志
短期
短期
C0-2-1-1
施工组织设计
长期
长期
C0-2-2
技术交底
短期
长期
图纸变更
C1-1-1-1
设计交底与图纸会审记录
永久
长期
长期
长期
√
C1-1-1-2
设计变更
永久
长期
长期
长期
√
C1-1-1-3
工程洽商记录
永久
长期
长期
长期
√
C类
施工资料
施工文件
|
C1-1
建筑与
结构
现场准备
C1-1-2-1
工程定位测量放线记录
永久
长期
√
C1-1-2-2
基槽开挖测量记录
长期
长期
√
C1-1-2-3
建筑物(楼层)平面放线记录
长期
长期
√
C1-1-2-4
标高抄测记录
长期
长期
√
地基处理
C1-1-8-1-1
地基钎探记录和平面布点图
永久
长期
√
C1-1-5-1-1
地基验槽记录
永久
长期
√
C1-1-6-1
桩基施工记录
永久
长期
√
材料构件质量证明文件及复(试)报告
C1-1-3-1
原材料出厂合格证及检(试、复)验报告汇总表
长期
√
C1-1-3-1-1
原材料出厂合格证(质量证明文件)
长期
√
C1-1-3-1-2
原材料检复试试验报告
长期
√
C1-1-7-1
钢构件合格证
长期
√
C1-1-7-3
混凝土预制构件出厂质量证明书
长期
√
C1-1-3-2
主要材料/成品/半成品/构配件进场验收表
短期
施工试验
C1-1-4-19
土壤击实试验报告
长期
√
C1-1-4-20
土壤密度试验报告
长期
√
C1-1-6-3
回填土密度试验记录
长期
√
C1-1-4-3
砂浆配合比例设计书
长期
C1-1-4-10
砂浆立方体抗压强度试验报告
长期
√
C1-1-4-2
混凝土配合比例设计书
长期
C1-1-4-5
混凝土立方体抗压强度试验报告(现场搅拌混凝土试验报告)
长期
√
C1-1-4-6
混凝土抗渗试验报告
长期
√
C1-1-7-2
预拌(商品)混凝土出厂合格证
长期
√
C1-1-4-5
混凝土立方体抗压强度试验报告(商品混凝土复试报告)
长期
√
C1-1-4-14
钢筋机械接头试验报告
长期
√
C1-1-4-13
钢筋焊接接头试验报告
长期
√
C2-1-1
屋面淋水试验记录
长期
C2-1-2
地下室防水效果检查记录
长期
C2-1-3
有防水要求的地面蓄水试验记录
长期
隐蔽工程检查记录
C1-1-5-1
地基与基础隐蔽工程记录(钢筋工程)
长期
长期
√
C1-1-5-2
主体结构隐蔽工程记录(钢筋工程)
长期
长期
√
C1-1-5-2
主体结构隐蔽工程记录(钢结构工程)
长期
长期
√
C1-1-5-3
建筑装饰装修隐蔽工程记录(幕墙工程)
长期
长期
√
C1-1-5-4
屋面工程隐蔽工程记录
长期
长期
√
C1-1-5-5
防水工程隐蔽工程记录
长期
长期
√
施工记录
C1-1-6-4
建筑与结构工程预检记录
短期
C1-1-6-7
冬施混凝土搅拌测温记录
短期
C1-1-6-8
冬施混凝土养护测温记录
短期
C2-1-5
抽气(风)道检查记录
短期
施工记录
C2-1-7
建筑物沉降观测测量记录
长期
√
C1-1-6-5
构件吊装(安装)记录
长期
C类
施工资料
施工文件
|
C1-1
建筑与
结构
C1-1-6-11
后张预应力筋张拉记录
长期
√
C1-1-6-12
有粘结预应力结构灌浆记录
长期
√
C2-1-4
建筑物垂直度、标高、全高测量记录
长期
长期
√
C1-1-11-1
施工新技术应用方案
长期
长期
√
C1-1-11-2
施工新技术应用总结
长期
长期
√
事故处理
C1-1-10-1
工程质量事故报告
永久
√
C1-1-10-2
工程质量事故调查分析报告
永久
√
C1-1-10-3
工程质量事故处理结案报告
永久
√
工程质量检验记录
C1-1-9-1-1~9-1~nC1-1-9-2-1~6-1~nC1-1-9-3-1~10-1~nC1-1-9-4-1~5-1~nC1-1-9-5-1~3-1~n
_________分项工程质量验收记录
长期
长期
长期
_________检验批质量验收记录
长期
长期
长期
C1-1-9-1
地基与基础分部工程质量验收记录
永久
长期
√
C1-1-9-1-1
无支护土方子分部工程质量验收记录
永久
长期
√
C1-1-9-1-2
有支护土方子分部工程质量验收记录
永久
长期
√
C1-1-9-1-3
地基处理子分部工程质量验收记录
永久
长期
√
C1-1-9-1-4
桩基子分部工程质量验收记录
永久
长期
√
C1-1-9-1-5
地下防水子分部工程质量验收记录
永久
长期
√
C1-1-9-1-6
混凝土基础子分部工程质量验收记录
永久
长期
√
C1-1-9-1-7
砌体基础子分部工程质量验收记录
永久
长期
√
C1-1-9-1-8
劲钢(管)基础子分部工程质量验收记录
永久
长期
√
C1-1-9-1-9
钢结构基础子分部工程质量验收记录
永久
长期
√
C1-1-9-2
主体结构分部工程质量验收记录
永久
长期
√
C1-1-9-2-1
混凝土结构子分部工程质量验收记录
永久
长期
√
C1-1-9-2-2
劲钢(管)混凝土结构子分部工程质量验收记录
永久
长期
√
C1-1-9-2-3
砌体结构子分部工程质量验收记录
永久
长期
√
C1-1-9-2-4
钢结构子分部工程质量验收记录
永久
长期
√
C1-1-9-2-5
木结构子分部工程质量验收记录
永久
长期
√
C1-1-9-2-6
网架和索膜结构子分部工程质量验收记录
永久
长期
√
C1-1-9-3-7
幕墙子分部工程质量验收记录
永久
长期
√
C1-1-9-3
装饰装修分部工程质量验收记录
永久
长期
√
C1-1-9-3-1
- 配套讲稿:
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- 工程 资料 管理制度 最终版