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【AAA】大型上市集团总部办公室日常管理制度
一、目的
办公室是员工从事经营管理的工作场所,公司努力创造一个安全、舒适、健
康的办公环境,员工应自觉维护良好的办公环境,特制定本制度。
二、适应范围
适用于SG集团全体员工(含临时外聘人员)
三、职责划分
1、各部门人员负责本制度的执行;
2、各部门负责人负责本部门人员执行情况的检查及监督;
3、行政部负责本制度的执行、检查及处罚。
四、具体内容
1、员工着装及言行举止要求
A.员工上班时间统一着职业装。
1女员工上班时间化淡妆,勿佩戴过多饰品;浅色衬衣,西裙或西裤,深色
西装外套,深色皮鞋。
2男员工着浅色衬衣,深色西装外套,深色皮鞋,系领带。
3为体现人性化管理,每周五可着商务休闲装。
B.员工举止要求文雅、礼貌、精神。
1上班时间保持良好的精神状态,精力充沛,乐观进取。
2对待上司要尊重,对待同事要礼貌,对待客户要热情,处理工作保持头脑清醒冷静,提倡微笑待人,微笑服务。
3保持良好坐姿、行姿,切勿高声呼叫他人。
4出入会议室或上司办公室,主动敲门示意;出入房间随手关门。
、
C.言谈要求亲切、诚恳、谦虚。
1与他人交谈,要专心致志,面带微笑,言语平和,语意明确。
2严禁说脏话、忌语,使用文明用语。
3同事之间沟通问题时,应本着“换位思考、解决问题”的原则,语言应礼貌,平和。
4见到领导时应主动打招呼,向上级汇报工作时应简明扼要、实事求是。
2、员工办公室日常行为规范
A.办公大厅、各独立办公室上班时间应保持安静,禁止高声喧哗、嬉戏打闹。
B.禁止在上班时间玩游戏、进行与工作无关的网络聊天、浏览与工作无关的网页和视频、下载电影游戏及做与工作无关之事。
C.公司的电脑、复印机原则上不能用于私人用途,若有特殊原因,须事先向行政部提出申请,经批准后方可使用。
D.员工产生打印或传真后的稿件,应立即拿走,禁止堆放在复印机上。
E.严禁在上班时间内使用公司电话拨打私人电话;上班时间如需接听或拨打私人手机,应做到言简意赅、长话短说,不允许长时间接听或拨打私人电话。
F工作时间内禁止在办公区域内食用有气味的食品及零食。
G.工作中未经他人许可,不得擅自翻阅他人的文件、资料、报告等材料。
H.办公桌上应素雅、整齐、清洁,各类文件存放应注意保密,不得随意摆放;资料堆砌高度须低于办公桌隔板立面高度。
I.办公座椅不能随意摆放,离座后要将座椅推进办公桌下面。
J未经行政部同意,禁止私自调换工作位置或挪动办公设备。
A.工作时间对待领导、同事、来访者等应热情、有礼貌。
保持良好的工作情绪,禁止将私人情绪带入工作当中。
L.工作中同事之间应本着以公司利益为重,团结合作、快捷高效为原则,应
及时解决可能存在的矛盾和问题。
3、办公室安全卫生管理规范
办公室是大家日常工作的劳动场所,卫生情况能直接影响到个人的工作情绪,为使大家能够拥有一个舒畅、美好的办公心情,营造洁净、宜人的办公环境,对整体卫生清洁作以下要求:
A.公共卫生
已由公司请专人打扫,每位员工应自觉维护干净、整洁的办公环境。
办公室各区域及设备的清洁维护措施如下:
1公用设备:
打印机、饮水机等公用设备附近不得存放个人物品,打印废纸需整齐放在打印机旁,节约用纸,提倡使用二次纸。
2会议室:
使用过后需将桌面整理干净,杂志水杯各自归位,并将椅子推进会议桌下面,保持横面平行,保管及维护好会议室的各项设备设施。
3前台接待区、洽谈接待区:
沙发、茶几、台面及椅子使用过后主动整理干净,摆放整齐,不允许存放杂志和报纸等。
4卫生间:
保持地面干净无水渍,便池、洗手池使用过后冲洗干净。
5地面:
保持地面干净清洁、无污物,不得随地吐痰、乱扔废弃物等。
B.员工个人卫生
员工个人工位卫生由个人负责整理干净,须做到:
办公电脑要定期清理,需做到表面干净、无污渍灰尘。
资料:
摆放整齐,堆砌高度须低于办公桌隔板立面高度。
桌面:
保持干净、整洁、无污渍灰尘,不得在桌面上摆放与工作无关的物品。
C.软环境
吸烟:
公共、办公区域内严禁吸烟,需要吸烟的人去楼道吸烟区,并注意安全隐患。
食品:
禁止在办公区域内食用有气味的食品及零食。
4、安全管理
A.防盗意识
重要文件:
做好重要资料保存工作,不得随意摆放保密文件,不得随意泄露机密要文。
公司钥匙:
办公室钥匙由行政部专员保管及配备,不得转交本部门以外的人员使用,未经同意不得私自配办公室钥匙。
外来人员:
员工不得私自带领与工作无关人员在办公室内长时间逗留,如需
外人来我公司等候,需向在前台登记后,方可进入。
严禁将外人单独留在办公室内。
门窗:
人离时要关锁门窗,员工不得在办公室内存放大量现金、手机等贵重物品,以防被盗,最后一位离开办公室的人员需巡视消防门是否锁闭,门窗是否关好!
B.安全意识
危险品:
员工不得携带违禁品、危险品、管制刀具等进入办公场所。
空调:
开启空调时须按国家相关要求调整温度(夏季不得低于26C),人员长时间离开办公室时应关闭空调,下午下班后须关闭空调,如不涉及长时间加班的,需在六点统一关闭空调,以节约费用,行政部每月统计空调费用报表,如有浪费行为者,费用由部门承担。
以下为空调控制器责任划分,责任部门安排好人
员值班检查:
序号
空调编号
控制器
所在位置
责任部门
空调控制范围
1
0#-800
销售部
销售部
销售部大办公区
2
1#-800
销售部6
销售部
销售部大办公区
3
2#-800
销售部5
销售部
销售部大办公区
4
3#-1000
大会议室
行政部
大会议室
5
4#-1000
大会议室
行政部
大会议室
6
14#-800
小会议室
行政部
小会议室
7
15#-800
人事部
人事部
人事部办公室
8
16#-800
财务部
财务部
财务部办公室
9
17#-1000
小会议室
运营部
运营部办公区
10
18#-1000
前台
行政部
前台及前台后边的办公区
11
19#-1000
前台
行政部
前台及前台后边的办公区
12
20#-1000
市场部
红酒事业
部
红酒事业部办公区及运营总监
办公室
13
21#-1000
市场部
市场部
市场部办公室及洽谈接待A区
14
22#-1000
总经理室门口
总经办
总经理办公室
15
23#-800
总经理室门口
销售部
销售部大办公区及销售总监室
16
24#-800
销售部2
销售部
洽谈接待区B/C及备用总监室
17
25#-800
销售部4
销售部
销售部大办公区
18
26#-800
销售部3
销售部
销售部大办公区
水:
用水后,要将水龙头关闭,如有发现渗漏立即报告行政部。
电:
要做到人离电停,下班后关闭电脑、显示器电源、打印机、碎纸机以及办公室灯。
使用笔记本的员工,不得在无人状态下给笔记本电池充电,凡因充电而引起的事故和损失由当事人自负。
C.节约意识
勤俭节约是中华民族的传统美德,我们作为新千年祖国建设者之一,鼓励大家继承和发扬这个美德
节约用水:
水是生命之源泉,洗手或者洗涮杯具、餐具时,尽量将水量掰成中速,用后立即关闭水龙头,如发现水管有滴漏或水龙头关不严,要立即告知行政部,任何人都具有在发现设施受损后立即上报相关负责人的责任。
饮用水禁止
用于洗杯,不要在饮水机的接手盘倒水,接完水后应关闭饮水机门。
节约用电:
下班后要关闭好电脑,中午下班后关闭部门的灯,会议室使用以后要及时关灯关空调、长时间无人的办公室要关灯、下班后最后一位离开办公室的人员要拔掉所有饮水机电源、巡视各区域的灯是否都关好;各部门负责部门办公区的灯的电源,下班时一定要关闭本部门区域的灯,节约用电,灯开关控制责任划分如下:
灯开关责任划分明细表
序
号
开关
编号
开关所在位置
责任部门
灯控区域
备注
1
001
#
人力资源部办
公室
人力资源部
进门第一排
2
002
#
人力资源部办
公室
人力资源部
进门第二排
3
003
#
小会议室
行政部
天花灯
4
004
#
小会议室
行政部
墙面灯
5
005
#
财务部办公室
财务部
进门左侧两组
6
006
#
财务部办公室
财务部
进门右侧两组
7
007
#
前台背后墙面
运营部
运营部办公区灯
8
008
#
前台背后墙面
行政部
行政部办公区灯
9
009
#
前台
行政部
LOGO射灯
10
010
#
前台
行政部
天花筒灯
11
011
#
前台
行政部
白酒展示柜灯
12
012
#
前台
行政部
红酒展示柜灯
13
013
#
市场部背后墙
市场部
市场部办公区
14
014
#
市场部背后墙
市场部
红酒部办公区
15
015
#
总经理室门口
总经办
总经理助理办公区
16
016
#
销售总监室
销售部
室内灯
17
017
#
洽谈接待C室
行政部
室内灯
18
018
#
预留总监室
行政部
室内灯
19
019
#
销售大办公区
销售部
进入销售公区1-2排
20
020
#
洽谈接待B室
行政部
室内灯
21
021
#
茶水间
行政部
室内灯
22
022
#
销售大办公区
销售部
进入销售办公区4排
23
023
#
销售大办公区
销售部
进入销售办公区5排
24
024
#
销售大办公区
销售部
进入销售办公区3排
25
025
#
销售大办公区
销售部
进入销售办公区6排
26
026
#
销售大办公区
销售部
进入销售办公区7排
27
027
#
销售大办公区
销售部
进入销售办公区8排
28
028
#
大会议室
行政部
一排筒灯
29
029
#
大会议室
行政部
二三排顶灯
30
030
#
运营总监室
运营部
室内灯
31
031
#
洽谈接待A区
行政部
室内灯
32
032
#
总经理室
总经办
进门第一排顶灯
33
033
#
总经理室
总经办
进门第二排顶灯
全体人员应养成良好的节约作风,主动为公司开源节流,做到主动巡场,人
走灯关。
节约用纸:
使用打印机时,需事先设置好打印格式,检查好打印区域,避免错打和重打,所产生的错误报告或废纸等二次纸须整齐放在打印机旁边,可再利
用于非正式公文或内部流通文件。
行政部会每月将各人员的打印量信息整理统计,对于过高的不正常打印将作严肃处理。
五、附责
1、对违反者,公司将给予口头警告、通报批评、降职降薪、辞退等处罚;
2、本规定由行政部制定,并具有最终解释权。
3、本规定自20BB年AA月AA日起开始执行。
SG集团有限公司
20BB年AA月AA日
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