Word操作技巧系列八九.docx
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Word操作技巧系列八九.docx
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Word操作技巧系列八九
Word操作技巧系列(八)
2007-12-2721:
46
Word表格中单元格的合并与拆分
下面这个Gif动画教程系列介绍Word中的表格操作,今天我们用动画的形式介绍在Word单元格的合并与拆分的方法。
一、单元格的合并
方法一:
选中待合并的单元格区域,单击右键,选择快捷菜单中的“合并单元格命令”。
方法二:
选中待合并的单元格区域,单击“表格与边框”工具栏上的“合并单元格”按钮。
注意:
如果选中区域不止一个单元格内有数据,那么单元格合并后数据也将合并,并且分行显示在这个合并单元格内。
二、单元格的拆分
将插入点置于需拆分的单元格中,单击右键,选择快捷菜单中的“拆分单元格...”命令,键入要拆分成的行数和列数,单击“确定”按钮即可将其拆分成等大的若干单元格。
具体操作的动画演示过程如下:
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调整Word表格的列宽和行高
下面这个Gif动画教程系列介绍Word中的表格操作,今天我们用动画的形式介绍在Word中调整表格列宽和行高的方法。
创建表格时,Word表格的列宽往往采用默认值,我们可以对其进行修改。
根据不同的需要,有四种调整方法可供选择使用:
一、利用鼠标左键在分隔线上拖动。
二、利用鼠标左键在水平标尺上拖动。
将插入点置于表格中,水平标尺上会出现一些灰色方块,把鼠标指针移向它们,形状变为左右双箭头时,用鼠标左键对它们左右拖动即可改变相应列的列宽。
注意:
用上述两种方法进行拖动的过程中如果同时按住Alt键,可以对表格的列宽进行精细微调,同时水平标尺上将显示出各列的列宽值。
三、平均分布各列。
首先选中要平均分配列宽的连续数列,“表格”→“自动调整”→“平均分布各列”,可以在保证总列宽不变的情况下使被选择的数列变为等宽。
四、利用“表格属性”对话框。
对于此对话框,在“表格”选项卡中可以指定表格的总宽度;在“列”选项卡中可以设定具体某列的宽度。
表格行高的调整与列宽的调整类同。
具体操作的动画演示过程如下:
QUOTE:
不启动Word查看文档字数统计的方法
对一些经常进行文字工作的人来说,用Word编辑文档往往要用到它的“字数统计”功能。
大多数人都是通过打开Word文档,用“工具”菜单的“字数统计”来统计文档字数的(整篇文档或选中部分文档都可以)。
这只是最常用的方法之一,Word还为我们提供了很多的高级设置如定制按钮、指定快捷键、用“插入”“域”的功能、用“宏”的功能等等,来实现个性化的字数统计功能。
上面说到的方法都是在打开的Word文档中进行的统计,其实,您完全没有必要每次都打开文档来统计字数,今天笔者就为大家介绍一下利用文档“属性”的“统计”功能来实现“字数统计”的方法。
1.在Windows98中。
在资源管理器中选中要统计字数的文档,右键单击鼠标,在快捷菜单中选“属性”,在弹出的对话框中选“统计”选项卡(如图1所示),即可查看该文档的页、段落、行数、字数等信息。
图1“统计”选项卡
2.在Windows2000/XP中。
在资源管理器中选中要统计字数的文档,右键单击鼠标,在快捷菜单中选“属性”,在弹出的属性对话框中点“摘要→高级”按钮,即可查看文档的“页数、段落、字数”等内容(如图2所示)。
图2“摘要”选项卡
QUOTE:
Word2003中保护局部文档内容
Word2003的文档保护功能最大改进要数文档的局部保护了,可以将部分文档指定为无限制。
具体方法是:
1.选定需要进行编辑的(无限制的)文本,按住Ctrl键可选中不连续的内容;
2.在“编辑限制”的“仅允许在文档中进行此类编辑”列表中选中“未做任何更改(只读)”,防止用户更改文档(如图3所示)。
图3编辑限制
3.在“例外项”中选择可以对其编辑的用户。
如果允许打开文档的任何人编辑所选部分,则选中“组”框中的“每个人”复选框;
如果允许特定的个人编辑所选部分,单击“更多用户”,然后输入用户名(可以是MicrosoftWindows用户账户或电子邮件地址),用分号分隔,点“确定”(如图4所示)。
图4添加用户
4.对于允许编辑所选部分的个人,请选中其名字旁的复选框,最后单击“是,启动强制保护”,并输入保护密码。
提示:
若要给文档指定密码,以便知道密码的用户能解除保护,请选中“密码”单选按钮,在“新密码可选”框中键入密码,然后确认该密码。
若要加密文档,使得只有文档的授权拥有者才能解除保护,请单击“用户验证”(如图5所示)。
图5启动密码保护
这样,只有选定区域的文本可以编辑(高亮显示),而其它没有选中的区域就不能进行编辑。
如果要停止保护,可单击“保护文档”任务窗格底部的“停止保护”按钮。
QUOTE:
用Word2003轻松制作桌面日历
对不少同志来说,日程管理非常重要,查看日历是每天的必修课。
我们常用Word编写文案,殊不知还可以用Word制作带有“日历”的桌面。
这样一来我们查日历就更方便了。
以Word2003为例,看看怎么玩。
首先,打开Word2003选择“插入”、“对象”,在弹出的“对象”窗口中的“新建”选项卡的下拉列表中选择“日历控件”。
点击“确定”按钮后返回Word编辑窗口,这时日历已插进来了。
可通过拖拉八个黑色的控点改变其大小。
为避免日历遮住桌面左边的图标,可按工具栏的“右对齐”,使其靠右。
如果要对外观进行修改,选择日历面板,点击快捷菜单“日历对象”、“属性”,调出“日历对象”对话框,在此可以根据自己的喜好,决定日历的内容、字体、颜色等。
完成设置后,单击“确定”退出。
因处在设置模式,这时还看不到变化。
单击浮动工具列“控件工具箱”退出设计模式,即更改生效。
然后选择“文件”的“保存类型”中的“网页”,选好存档目标文件夹,输入文件名保存。
这时已经成功了一大半。
为日历加一个彩色的背景会让效果更佳。
为保证原来桌面风格不变,选择菜单“格式→背景→填充效果”,选择“图片”,挑选一张图片文件,确定后回到Word编辑窗口中,此时背景已套用。
点击“保存”,存储文件后,关闭Word,至此,前期工作已结束。
需要注意的是,背景源文件要编辑成和默认显示分辨率一致。
最后,只需要进入桌面属性,单击“浏览”,选择刚做好的网页文件后“应用”即可,自制的“日历”已经挂在屏幕的右上角了。
QUOTE:
Word中表格计算功能的实现
说起Word的表格编辑、打印功能,相信每个用户都会翘起大拇指夸一声“Good”,可如果说到Word的表格计算功能,恐怕知道的用户就不多了。
在许多用户眼中,Word只能进行表格的编辑、打印、排序等操作,但不能进行计算,他们往往利用“计算器”等程序来完成表格间各个单元格之间的数据计算问题,有些用户甚至还会动用Excel来帮忙。
其实我们完全不必如此麻烦,Word虽然没有直接提供表格计算功能,但它具有强大的“域”处理功能,我们只需利用它即可方便地对表格中的数据进行各种运算。
也许有用户会说,Word的“域”处理功能如此之多,且操作比较复杂,我怎么知道该如何使用呢?
其实这种担心完全是多余的,因为Word的表格计算功能虽然是利用“域”来实现的,但在表格项的定义方式、公式的定义方法、有关函数的格式及参数、表格的运算方式等方面都与Excel基本一致,任何一个熟悉Excel的用户都可以很方便地利用“域”功能在Word中进行必要的表格运算;即使你没有使用过Excel也没有关系,Word的表格计算功能十分简单,你只需经过下面一番粗略的学习就可以掌握它的有关基本用法。
假设某用户在Word中编制了一个“产品销售情况表”(如表1所示),拟根据原始的数据自动求出有关汇总数据,现以此为例,向大家介绍一下Word计算功能的基本操作方法:
1.按正常方式在Word中绘制出所需的表格,并输入有关原始数据。
2.将光标移至表格的D2单元格中(Word在定义表格中各个单元格的名称时采用了与Excel相同的方式,即第一列的各个表格分别为A1、A2、A3……第二列的各个表格分别为B1、B2、B3……D2单元格即表示甲车间全年产品销售额)。
3.执行Word“表格”菜单的“公式”命令,系统弹出“公式”对话框(如图1所示)。
图1
4.单击“粘贴函数”下拉框,从中选择求和函数“SUM”。
Word为表格计算功能提供了许多计算函数,它们与Excel的计算函数基本一致,广大用户可根据需要从中加以选择。
5.此时Word“公式”对话框的“公式”栏中将显示出求和函数“=SUM()”,用户应在单括号内指定求和的范围(如表2所示)。
在本例中,D2是由B2+C2所组成,故我们应在括号内输入“B2:
C2”。
此后,“公式”对话框的“公式”栏此时就变成了“=SUM(B2:
C2)”,它即表示D4单元格是B2和C2这两个单元格的累计值和(注意,用户如果高兴,完全可以省去第4步,而直接在公式对话框的“公式”栏中输入“=SUM(B2:
C2)”字样,其效果完全一致)。
表1
6.从“公式”对话框的“数字格式”下拉框中选择或输入合适的数字格式,我们在此可选择“0.00”。
注意,“公式”对话框的“数字格式”下拉框主要用于定义Word自动计算出来的表格数据的格式,用户必须适当地加以设置,以便保证表格数据与原来的格式相同。
如我们在上面所选择的“0.00”即表示按正常方式显示,并将计算结果保留两位小数。
7.单击确定按钮,关闭“公式”对话框。
表2
8.此时,Word就会在D2单元格中插入一个“{=SUM(B2:
C2)〕‘0.00’}”的域,并将其结果“2200.00”显示到用户的面前(注意,通常情况下,Word并不直接显示域代码,而只是显示最后的计算结果,用户若打算查看域代码,则可现行选定该域,然后按下Alt+F9键,再次按下Alt+F9将切换回计算结果)。
9.采用同样的方法为D3、B4、C4、D4等单元格中定义所需的计算公式。
至此,利用Word的表格计算功能自动计算“产品销售情况表”的步骤即告结束,表格中的有关数据都由Word自动计算完成,我们再也不必借助于其它应用程序进行有关数据计算工作了,从而大大地方便了用户的日常操作。
需要注意的是,Word是通过“域”来完成数据计算功能的,它并不是真正的像Excel那样进行计算,因此当我们在表格中修改了有关数据之后,Word将不会自动进行刷新。
为解决这一问题,我们可先行选定需更改的域,然后再按下F9键,Word即会更改计算结果。
如我们在计算上表中的数据之后,发现甲车间上半年的销售额应为900(即需要将B2单元格的值修改为900),当我们进行修改之后,D2单元格的值不会自动发生变化,此时我们可将光标移至D2单元格中,然后按下F9键,让Word自动将单元格中的数据更新为2100,从而满足了用户的要求。
另外,我们在执行打印操作时,只需单击“打印”对话框中的“选项”按钮,然后复选“更新域”选项,此后Word在打印前会自动更新所有的“域”,这就免去了用户逐一对表格中的数据进行更新的步骤。
从上面的介绍中可以看出,尽管Word不具备真正的数据计算功能,但通过它的“域”处理功能却可满足我们绝大多数表格数据计算的要求,广大用户可充分加以利用
QUOTE:
利用Word“自动更正”功能快速输入文字
往往打字速度的提高和文字的出错率成正比,尤其是在输入一些英文单词的时候,由于输入的速度快,可能就会将英文单词打错。
重复而又仔细地检查输入的材料是必不可少的,但这又会降低工作的效率。
对于上述的情况,Word提供的“自动更正”功能就可以很好地解决。
下面我们以一个小实例来说明,比如我们在Word文档中输入英文字母“yuo”,这时只要一按空格键或者回车键,Word就会自动地将其改为“You”,这就是“自动更正”功能的体现。
那么Word对于错误单词是如何判断并改正的呢?
它实际上是在您键入空格键、标点符号或者回车键后,才去查核您所输入的文字或者字母是否正确。
我们就Word中的“自动更正”功能进一步扩展,利用“自动更正”功能快速地输入文字。
比如我们可以规定“电”这个文字是“不正确”的,那么以后只要我们输入“电”这个文字,然后按一下空格键、标点符号或者回车键,Word就会用“中国电脑教育报”这几个文字来代替“电”这个字。
也就是说自己认定这个字“不正确”,然后利用“自动更正”的功能用“正确”的字来自动代替,如此一来就可以大量地减少按键的次数,提高输入文本的效率。
下面我们具体来操作:
1.打开Word,并建立一个空白文档,键入一行正确的文字“中国人民解放军”。
然后将这一行文字全部选取下来。
2.接下来单击菜单栏中的“工具→自动更正选项”命令,打开自动更正对话框。
这时在对话框中我们看到前面所选择的那一行文字已经出现在“替换为”文本栏内了。
3.下一步我们在“替换”文本栏中键入“电”字即可完成自动更正功能的设置。
4.下面我们就可以做个实验:
输入“电”字,然后按空格键,“中国人民解放军”这一行字就自动拼写出来了,非常快捷。
从上面的操作,我们可以看出自动更正和自动图文集的用法基本上相似,自动更正是Word在遇到空格键、标点符号或者回车键Enter的时候,就会执行自动更正的动作,而自动图文集是在您按F3键时才会去执行。
Word操作技巧系列(九)
四、快速选择技巧
31、快速选定文本
在使用Word的过程中,最经常遇到的是文本选定操作。
在Word中文本中选定操作可通过多种方法来实现。
其中鼠标拖曳方法最为常用,以下是常用的选定文本的方法。
选定一个段落:
将鼠标指针移动到该段落的左侧,直到指针变为指向右边的箭头,然后双击。
或者在该段落中的任意位置三击;
选定多个段落:
将鼠标指针移动到一段落的左侧,直到指针变为指向右边的箭头,然后双击,并向上或向下拖动鼠标;
选定一大块文本:
单击要选定内容的起始处,然后滚动要选定内容的结尾处,在按住Shift键同时单击。
选定整篇文档:
将鼠标指针移动到文档中任意正文的左侧,直到指针变为指向右边的箭头,然后三击;
选定垂直文本:
按住Alt键,然后将鼠标拖过要选定的文本。
32、快速选择超长文字
不知你有没有发现,当你想选择一段超过屏幕长度的文本时,文字处理器滚动得太快,很难一次就选正确。
现在介绍一种有效的选择大段文本的方法;这个技巧可用于所有的文字处理器,因为它是一个基本的Windows功能。
点击你想选择的开始处。
用滚动条代替光标键向下移动文档,直到你看到想要选择的结束部分。
按下Shift键,然后点击想要亮显文本的结束处。
33、快速选择多页
在Word窗口底部的状态栏中除了显示文档当前的状态,在其右边有一个“扩展”功能,平时它处于浅白色,表示未“未激活”,只要用鼠标双击即可激活。
用鼠标拖动来选取文字部分时,经常不能准确选定范围,特别是当范围超过了一屏幕时,这时“扩展”功能就有用了,可用以下方法操作:
(1)先将鼠标的光标置于选取范围的起始处;
(2)双击状态栏的“扩展”按钮,打开“扩展”功能;
(3)单击边框的滚动条的移动按钮,如翻页、前后调整等操作;
(4)将光标移到范围的结束处,这样就可以选取大块范围了。
34、快速选定多个对象
当选定比较少,并且对象容易被鼠标捕捉时。
我们可以将鼠标箭头移动到对象的上面,当鼠标出现十字箭头时,按下鼠标左键即可选定此对象,当选定?
对象时,只要按住“Shift”键,用同样的方法依次单击各个对象即可选中多个对象。
当选定对象比较多,并且比较集中时。
我们只要单击“绘图”工具栏的“选择对象”工具按钮,在对象区域外侧的适当地点按住鼠标左键,然后拖动鼠标出现一个矩形的虚线框,待欲选定的对象或全部对象位于矩形虚线框内时释放鼠标左键,便可选中多个或者全部对象。
当要选定的对象比较分散,并且对象不易被鼠标捕捉时。
首先用鼠标右键单击工具栏,在快捷菜单中选择“自定义”选项,在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡,在“类别”列表框中选择“绘图”选项,用鼠标将“命令”列表框中的“选中多个对象”拖放到“绘图”工具栏中,单击“关闭”按钮。
当在Word2000工作区内绘制了多个对象时,单击“绘图”工具栏建立的“选中多个对象”工具按钮,在弹出的“选中多个对象”对话框中列出了所有对象,在“对象”列表框中用鼠标单击欲选定的各个对象,选择完毕后单击“确定”按钮,即可选中多个对象。
35、选择的特定操作
在所选的内容较多或进行一些特殊的选定操作时,用下列的选定方法会更加快捷和方便。
1、单击待选文本块的一端,使插字符移动该位置,按下F8键,然后用日常的文本滚动方式滚动到待选文本的末尾,单击鼠标即可选定所要的文本。
请注意采用这种方式选定文本以后,在对选定的文本进行操作之前先按一次ESC键有利于消除一些误动作。
2、按住Ctrl键后,在文本区内单击可选中一个句子,在文本左侧位置单击可选中所有文本,组合键Ctrl+A也可选中全部文本。
36、用“日积月累”提示
首先单击Office助手,如果看不到助手,单击“帮助”菜单中的“显示Office助手”命令,然后单击“选项”按钮,再选中“选项”选项卡上的“启动时显示‘日积月累’”复选框即可。
37、用工具栏的屏幕提示
当您将鼠标指针停留在工具栏按钮上时,MicrosoftWord会在屏幕提示中显示此按钮的名字。
首先单击“工具”菜单中的“自定义”命令,然后单击“选项”选项卡,选中“显示关于工具栏的屏幕提示”复选框即可显示或隐藏工具栏的屏幕提示。
注意:
当选中或清除“显示关于工具栏的屏幕提示”复选框时,此设置将会影响所有的MicrosoftOffice程序。
38、用批注和修订的屏幕提示。
首先单击“工具”菜单中的“选项”命令,然后单击“视图”选项卡,然后选中“屏幕提示”复选框即可。
39、用“记忆式键入”的屏幕提示。
首先单击“工具”菜单中的“自动更正”命令,然后单击“自动图文集”选项卡,然后选中“显示有关‘自动图文集’和日期的‘记忆式键入’提示”复选框即可。
40、用Office助手提示
使用Word2000时,可暂时显示Office助手。
也可以在整个Word时段关闭Office助手,而仅使用帮助窗口。
(1)暂时显示Office助手。
单击“帮助”菜单中的“显示Office助手”命令即可。
(2)在整个Word时段打开Office助手。
首先单击助手气球中的“选项”按钮,若如果看不到助手气球,单击助手,然后选中“选项”选项卡上的“使用Office助手”复选框即可。
(3)打开Office助手自动显示帮助主题的功能。
首先单击Office助手,如果看不到助手,单击“帮助”菜单中的“显示Office助手”命令,单击“选项”按钮,然后在“选项”选项卡上选中“推测帮助主题”复选框即可。
(4)显示屏幕提示中的快捷键。
可以对Word进行设置,使其在显示工具栏屏幕提示的同时显示该工具栏按钮的快捷键组合。
首先单击“工具”菜单中的“自定义”命令,然后单击“选项”选项卡,选中“在屏幕提示中显示快捷键”复选框即可。
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五、其它快速操作
41、隐藏图形来加速屏幕滚动
如果觉得屏幕滚动得太慢,则请按如下方法操作:
在页面视图中单击“工具”菜单中的“选项”命令,然后单击“视图”选项卡;选中“图片框”复选框,可隐藏以嵌入方式(直接在插入点插入至文字的图片)插入的图片,Word将只显示大样而不显示具体图片。
清除“图形”复选框上的选中标记,可以隐藏以浮动方式导入的图片(即位于图形层并可根据需要精确地放置在页面上的、还可置于文字和其他对象之前或之后的图片)和用绘图工具创建的对象,如自选图形等。
42、取消后台打印加快速度
后台打印方式虽然可以使操作人员在打印文档时能够继续在中文Word2000中进行操作,但这种打印方式却同时占用了大量内存,以至于影响了中文Word2000的打印速度。
为了将后台打印方式取消,可以从“工具”菜单中选择“选项”项,然后再选择“打印”选项卡,最后将“后台打印”复选框失效即可。
43、用重复执行命令加快操作
通过双击快捷工具条上的某些命令按钮即可达到重复执行相应命令的目的,如我们只须双击格式工具栏上的“格式刷”按钮,系统即会进入“格式刷”的设置状态,然后我们就可以重复利用它快速地为整篇文档定义相同的格式了;再如,当我们双击“绘图”工具栏上的“矩形”或“椭圆形”按钮之后,系统即会将图形处理方式暂时定义为“矩形”或“椭圆形”,此时用户就可以连续绘制多个不同的“矩形”或“椭圆形”、而无需任何停顿,运行效率非常高。
在双击某个命令按钮并实现重复执行目的之后,若须取消重复执行功能,只须再次单击该按钮或按下ESC键即可。
44、用超级链接快速切换
超级链接是指一个计算机文档(页面)的特定区域能引入其它文档或程序。
它带有颜色和下滑线的文本或图形,如果单击,就会跳转至某个文件或文件中的某个位置,或者跳转到全球广域网或Intranet上的某个HTML页。
此外,超级链接还可以指向新闻组、Gopher、Telnet和FTP站点。
鼠标放在超级链接上会变成手形,点击后即可切换。
Word2000中也有相类似的超级链接功能,可将文档中的文字、图像等与本机硬盘或因特网上所设置的相关信息链接起来。
1、开一个文档,选择要作为超级链接显示的文字;
2、单击“插入”菜单中的“超级链接”选项弹出对话框。
在“链接到文件或URL”中输入待链接文档(目标文档)的路径。
此路径可以是Internet地址(URL)或本机硬盘上的文档;
3、按“确定”按钮,就完成了一个超级链接的创建。
45、快速改变快捷键
同时按下Ctrl+Alt+“+”(其中引号中的“+”为数字键盘上的加号键)三键,这时光标会变成一个奇怪的形状,而且当你移动时光标位置不变。
将这个变异的光标移动到菜单上或工具栏上,左键单击你想指定的菜单命令或工具栏上的命令按钮便会自动弹出“自定义键盘”对话框,进入“请按新快捷键”选项。
按下新的快捷键以后,文本框中会显示你的快捷键组合注意:
最好用Shift+Alt+Key(键盘上的任意键)的组合,因为这样的组合在Word中最少被用到,以免重复。
此外输入组合键时要同时按下,否则Word不予承认。
在“当前快捷方式”文本框里选中要删除的快捷方式,然后单击“删除”可以去除不需要的快捷键。
46、快速排列图形
图形的操作如果您想在一篇文档中使图形获得满意的效果,比如将几个图形排列得非常整齐,可能需要费一番工夫,但是下面的方法能够使您非常容易地完成这项工作。
首先通过按Shift键并依次单击想对齐的每一个图形来选中它们。
然后单击绘图工具条上的“绘图”按钮,选取弹出式菜单中的“对齐或分布”选项,并选择一种对齐或分布的方法。
47、快速返回到前次的编辑位置
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