word和excel用邮件合并实现批量打印整理.docx

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word和excel用邮件合并实现批量打印整理

利用合并功能，通过以Excel文件作为数据源，批量生成word文档，比如批量制作信封、贺卡等。

其中OFFICE版本为2003版，操作系统为XP。

如操作系统和软件版本为其他版本，均可参考此法予以实现，小异。

实现的方法有两种，其中第一种方法更好、更简单（大家别看我写的很多，操作起来其实非常简单，1分钟就可以搞定！

）。

方法一、

MicrosoftOffice合并——打印录取通知书操作方法：

第一步：

准备数据源

这个数据源可以是Excel工作表也可以是Access文件，也可以是MSSQLServer数据库。

一言蔽之：

只要能够被SQL语句操作控制的数据皆可作为数据源。

因为合并说白了就是一个数据查询和显示的工作。

这里，我以Excel为例。

下图是一个Excel工作表文件"DataSource"，里面有一个工作簿"录取通知书"，工作簿里面有三条数据记录，我们的任务就是把这三条记录按照指定的模板打印成录取通知书。

图一

第二步：

准备模板

模板文件就是即将输出的界面模板，这里我以Word文档为例。

下图是一个模板文件"Template"，就是录取通知书的大致样子（大标题和序列号我就省了啊）。

图二

第三步：

合并

打开模板文件template.doc，从"工具"菜单中依次选择"信函和">>"显示合并工具栏"，完毕之后工具栏上会多出一栏，就是合并工具栏，如图，红色矩形框中的就是合并工具栏。

图三

下面，stepbystep,followme：

1.设置数据源

点击合并工具栏上"设置数据源"的按钮（图三中第二个）（有些软件上的是“打开数据源”），选择"DataSource.xls"文件，单击打开，然后会再弹出一个"选择表格"的窗口，要求指定使用哪个工作簿，因为只有一个工作簿"录取通知书"，直接点击确定，完成数据源设置。

2.插入数据域

这里，我以插入新生为例。

2.a将光标定位到要插入数据的地方（这里插入新生，就放在文档开头"同学：

"之前）

2.b点击合并工具栏上"插入域"的按钮（图三中第二个），在弹出的窗口中选择""，然后单击"插入"，如图：

2.c单击关闭（MSOffice这一点不知道是什么用意，不能一次插入多个域，插入完毕又不自动关闭弹出的窗口）

重复上述操作数次，依次插入其他元素（院系，专业，学制等）。

全部完成之后，模板是这个样子的（为强调哪些数据是动态插入的，我将插入的数据域都用红色表示）：

3.查看合并数据

单击合并工具栏上"查看合并数据"的按钮（图三中"插入Word域"右边那个按钮），即可看到合并之后的数据，工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前一条、下一条和指定的记录。

第四步：

完成合并

到此，合并的工作就基本结束了，可以直接打印了，你可以选择"合并到新文档"（适用于只有几十上百条记录）来把这些信息输出到一个Doc文档里面，以后直接打印这个文档就可以了，也可以选择"合并到打印机"（适用于成百上千条记录），并不生成Doc文档，而是直接打印出来。

下面是合并到新文档之后，新文档的效果图：

两条记录之间的黑线是分页标记。

当然，如果打印成通知书还要调整版式，这个是排版的基本功，我只是演示怎么进行合并，排版的咚咚我就不赘述了。

合并功能非常强大,"插入Word域"的功能可以先对数据进行处理（逻辑算术运算格式化等）然后插入,比如要打印英语证书,可以设置分数小于60打印"不及格",60和80之间打印"及格",80以上打印"优秀".这些东西就由各位读者自行挖掘了,呵呵。

方法二

Word、excel用合并批量生成文档

首先：

单击“工具”·“信函与”·“合并”，任务窗格·“合并”，见下图。

图一

第一步：

在文档右侧弹出合并的对话框，在“选择文档类型选项区”中选定“信函”，然后单击“下一步：

正在启动文档”，如图1。

第二步：

选定“使用当前文档”，然后单击“下一步：

选取收件人”，如图2

第三步：

选择“使用现有列表”，然后点击“浏览”,如图3

第四步：

在弹出的对话框中找到EXCEL源数据，然后点击“打开”按钮，如下图

第五步：

选择默认表单后，点击“确定”按钮。

如下图

第六步：

弹出“合并收件人”对话框，点击“确定”按钮，如下图。

第七步：

单击“下一步：

撰写信函”，如下图左。

第八步：

将光标移至在需要插入处，单击“其他项目”。

如下图右

第九步：

在“插入合并域”对话框上，选定需要插入的域名后，单击“插入”。

提示：

每次只能插入一个域。

第十步：

插入好后如下图

第十一步：

然后点击“下一步：

预览信函”如下图左

第十二步：

继续点击“下一步：

完成合并”，如下图右

第十三步：

文档预览效果如下图，到此基本就完成了！

第十四步：

如果要查看、生成、打印批量文档记录。

则单击“工具”·“信函与”·“合并”，勾选“显示合并工具栏”，

第十五步：

如然后再菜单上多出一列菜单，可以依次通过点击菜单中的“查看合并数据”、“合并到新文档”、“合并到打印机”来实现查看、生成、打印批量文档。