6档案及合同管理组织协调的内容及措施.docx
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6档案及合同管理组织协调的内容及措施
十六、合同管理
1合同管理的任务
1.1协助业主起草合同并参与合同的谈判,参加工程承包合同、材料、设备购货合同及本工程有关的其他工程合同在签订前的谈判和拟订合同初稿,提供业主决策。
1.2合同管理和检查
对业主所签订的与本工程有关的合同的履行,进行全过程的监控、检查、管理。
1.3处理合同纠纷和索赔
协助业主公正处理施工中产生的索赔,参与协商、调解、仲裁甚至法院解决合同纠纷。
1.4合同的签证和合同涉及第三方等关系的处理,除以上内容以外有关合同的所有事项。
2合同管理控制措施
2.1建立合同数据档案,将它们储存在计算机中,以便于检索。
合同中的不同规则、特殊情况、技术规范、特殊的技术规则、协商结果等都可用计算机检索,大大方便了合同工作,能够得到关于合同的最新情报,同时,根据计算机提供的主题词可以对合同中的条款进行分解和组合,使合同双方的责任清楚明了。
2.2建立合同监督机制,以便根据合同来掌握工程进展情况,保证试验报告的精确性,保证发标、订货手续、工作批示等符合合同要求。
2.3协助业主处理与项目有关的索赔及合同纠纷事宜。
为了维护业主的利益,保证业主与各方的合同顺利进行,避免索赔事项的发生,应努力做好以下几件工作:
2.3.1协助业主审查业主与各方签订的合同条款有无含混字句及分工不明,责任界线不清的地方,索赔条款内容是否明确,为做好索赔预控创造条件。
2.3.2协助业主,要求有关各方严格按合同办事,以达到控制质量、控制进度、控制投资的目的。
2.3.3在工程实施过程中,严格控制工程设计变更,尽量减少不必要的工程洽商,特别要控制有可能发生经济索赔的工程洽商。
2.3.4对于有可能发生经济索赔的变更或洽商,事先要报告业主,在征得业主同意的前提下,再签认有关变更或洽商。
2.3.5在本工程(或分部工程)完成后,进行工程决(结)算,本着“合理合法、实事求是”的原则,划清索赔界限,处理好索赔争议。
2.3.6考虑问题要灵活,管理工作要做在其他工作前面,如需某项资料应提前发出索取信函。
用书面指示或文件代替口头指示。
2.3.7对合同中的词意表达“含混”字句及时提出正确解释。
3合同管理制度
3.1向有关单位索取合同副本,了解掌握合同内容。
以便进行合同的跟踪管理,包括合同各方面执行情况检查。
向有关单位及时准确反映合同信息。
3.2审核工程设计变更和核定施工单位申报的实物工程量。
3.3督促承建单位落实工程进度计划,根据工程进度计划进行实际值与计划值的比较、分析,提出意见,并准确及时提供合同执行情况的有关资料。
3.4随时向总监理工程师报告工作,准确及时提供有关信息。
3.5本工程合同执行情况每月在建设监理月报中反映。
主要是根据监理合同的要求,对工程承包合同、分包合同、材料设备供应合同等的签订、履行、变更和解除进行监督、检查,对合同双方的争议进行解析和调解。
根据以往经验,合同管理产生的经济效益非常可观,合同管理起着控制整个项目实施的作用。
3.6对工程施工有关的各类合同、合同条文的拟订、协商、签署、执行情况的检查和分析等环节进行管理,以通过合同体现“三大控制”的任务要求,同时维护双方当事人的正当权益;
3.7我公司充分理解和熟悉建安施工、材料设备采购及成品、半成品加工定货等合同条款,可随时利用合同条款对现场问题作相应处理。
同时建立合同管理系统,为公正合理地解决可能发生的争议提供决策支持,以确保合同全面履行;
3.8对合同履行情况(包括合同份数、涉及金额、违约原因、纠纷次数、变更情况等)进行系统分析,以发现问题及时纠正;
3.9按合同规定,要求承包方在工程开工前提出施工总进度计划,加以审核;按分月、分段进度计划进行实际检查,对影响因素进行分析、督促当事方迅速解决,以履行建设方委托的合同工期管理职能;
3.10按合同规定的规范、规程,监督检验施工质量,验收隐蔽工程和需要中间验收工程的质量,检验材料、设备、半成品及构件质量,使工程达到合同规定的质量等级要求,以履行建设方委托的合同质量管理职能;
3.11审查施工组织设计和施工方案,监督承包方严格按合同规定要求施工。
核定并会签设计变更和工地洽商,参与工程质量事故的分析处理,依照合同进行计量并签署付款凭证,审查工程价款和竣工结算,在形成合理的合同价款基础上,控制可能发生的新增工程费用,达到对工程实际造价的控制,以履行建设方的合同投资管理职能;
3.12协助建设方处理与项目有关的索赔及合同纠纷事宜。
建设单位或施工单位必须在索赔事件发生后的法定时效内(20天)提出书面索赔报告。
3.13总监理工程师对合同管理全面负责,委派能够坚持原则并具有丰富经验的监理工程师担任合同管理工作。
3.14根据业主要求,协助业主签订甲方供货的材料、设备购销合同。
大宗材料、重要设备应业主要求协助业主招标、签订合同并监督合同的实施。
3.15协助业主签订设备安装合同,按照业主的要求、有关标准规范对合同的履行进行管理。
3.16合同分析
由总监理工程师组织合同管理工程师及各专业监理工程师对监理合同、施工承包合同、分包合同、材料设备供应合同、安装合同等各类条款进行分析研究,找出特殊性,重点分析引起合同变化的事件,以便采取相应措施。
3.17建立合同台帐
由合同管理工程师对工程项目的各类合同进行编码建档,便于查询、检索合同条款,随时掌握各类合同的履行情况。
3.17.1合同履行的监督、检查
合同管理工程师及各专业监理工程师严格监督合同各方按照合同约定履行义务。
督促承包单位按照合同规定的义务保质、保量的完成工程施工,动态地采取措施予以纠正。
随时跟踪检查设备材料供应合同、分包合同等各类合同的执行情况,确保不影响工程施工正常进行。
3.18严格登记并管理保存施工过程中发生的会议纪要、变更通知、补充协议、来往函件等,做到全面、细致、准确、具体地掌握处理索赔的依据。
3.19公正合理地处理索赔事件
处理索赔事件是合同管理的重要工作,对于承包商提出的索赔申请,合同管理工程师要严格审查其索赔证据的有效性,对照合同条款认真进行分析研究,对于分析结果及处理意见要及时与业主商量,经业主同意后方可批准索赔申请。
3.20每周召开监理例会,收集合同履行过程中各方的情况和矛盾,及时商讨措施予以解决。
3.21费用索赔处理办法
3.21.1规定
驻地监理工程师确认下述条件满足时,报业主批准,受理费用索赔。
3.21.1.1承包商必须是依据合同有关规定向业主索到额外的费用
3.21.1.2承包商在出现引起索赔事件的一个月内,向总监理工程师提交索赔意向,并同时抄送业主。
3.21.1.3承包商承诺继续按规定向总监理工程师提交索赔数额和索赔依据等详情材料,并根据总监理工程师需求随时提供有关证明。
3.21.1.4总监理工程师在索赔事件终止后的一个月内,收到承包商正式提交的索赔申请。
3.21.2索赔数额
总监理工程师按照合同有关规定,并与承包商协商,提出最终的索赔数额报经业主批准后,通过期中付款证书予以支付。
3.21.3类型
3.21.3.1难以预见的情况所引起
3.213.1.1异常气候
3.21.3.1.2外界障碍(化石、古物、地下建筑)
3.21.3.1.3战争入侵、叛乱、暴乱等。
3.21.3.1.4通常无法预测和防范的任何一种自然力。
3.21.3.2业主责任引起
3.21.3.2.1未按合同规定为承包商合理的工程进度计划,提供对现场的占有权和出入权(合同另有规定者除外)。
3.21.3.2.2未按合同规定向承包商及时付款。
3.21.3.2.3延误提供图纸
3.21.3.2.4占用或使用永久性工程区段而造成损失和损害
3.21.3.2.5违约使合同中途终止
3.21.3.3总监理工程师的责任引起。
3.21.3.3.1延误签发图纸、指令。
3.21.3.3.2负责提供的书面数据不准确。
3.21.4受理程序
3.21.4.1收集资料,做好记录
总监理工程师在收到承包商索赔的意向后,应立即做好工地实际情况的调查和日常记录,同时授权有关监理人员受理该索赔,并负责收集来自现场以外的各种文件资料与信息
3.21.4.2审查承包商的索赔申请
收到承包商正式索赔申请应主要从以下几个方面进行审查:
索赔申请的内容符合规定,即列明索赔发生,发展的原因及申请所依据的合同条款:
附有索赔数额计算的方法、价格与数量的来源细节和索赔涉及的有关证明、文件、资料、图纸等。
审查通过后,报业主批准,可开始下一步的评估,否则应建议承包商收回申请。
3.21.4.3索赔评估
3.21.4.3.1主要从以下几个方面进行评定:
3.21.4.3.2承包商提交的索赔申请资料必须真实、齐全、满足评审的需要;
3.21.4.3.3申请索赔的理由必须正确与充分;
3.21.4.3.4申请索赔数额计算原则与方法应恰当,数量应与总监理记录和评估售货员掌握的资料一致,价格与取费的来源能被业主接受,可根据监理的现场记录和小组掌握的资料,修订承包商的计算方法与索赔数额并与承包商进行协商。
3.21.4.4审查报告
审查报告由以下文件组成
评估人员的授权依据及名单;受理承包商索赔申请的工作日期;工程简况;确认有索赔理由及合同依据;经调查、协商、确定测算方法及由此确定的索赔数额。
总监理工程师对该索赔的评语。
承包商的索赔申请,包括涉及有文件、资料、证明等。
3.21.4.5确定索赔
主在收到监理送交的审查报告并批准后,签发索赔审批书。
3.22承包商的违约(反索赔)
3.22.1规定
3.22.1.1当承包商在下列事实,总监理工程师确认承包商的一般违约。
3.22.1.1.1给公共利益带来伤害,妨碍和不良影响。
3.22.1.1.2未严格遵守和招待国家及有关部门的政策与法规。
3.22.1.1.3由于承包商的责任,使业主的利益受到损害。
3.22.1.1.4不严格执行总监理工程师的指示。
3.22.1.1.5未按合同规定管好工程。
3.22.1.2当承包商有下列事实,总监理工程师确认承包商严重违约
3.22.1.2.1无力偿还他的债务或陷入破产,功主要财产被子接管或和主要资产被抵押,或停业整顿,或物质被子扣押等,因而放弃合同。
3.22.1.2.2无正当理由不开工或拖延工期。
3.22.1.2.3无视总监理工程师的警告,一贯公然忽视履行合同规定的责任与义务。
3.22.1.2.4未经总监理工程师的同意,随意分包工程,或将整个工程分包出去。
3.22.2处理
3.22.2.1总监理工程师确认承包商属一般违约后,做以下工作:
3.22.2.1.1书面通知承包商在尽可能短的时间内,予以纠正;
3.22.2.1.2提醒承包商一般违约极可能导致严重违约。
3.22.2.1.3上述无效时,书面报业主;
3.22.2.1.4确定业主雇佣他人的执行指示,或承包商自行纠正违约,但已给业主费用带来的影响,办理扣除承包商相应费用的证明。
3.22.2.2总监理工程师确认承包商严重违约,业主进行全部或部分合同终止后,应做以下工作:
3.22.2.2.1指示承包商将其为该合同的目的而可能签订的任何协议的利益,如材料和货物的供应、服务的提供等转让给业主;
3.22.2.2.2认真调查并与业主和承包商协商之后,办理并初签部分或全部合同终止的支付证明,报项目主任。
4工程暂停及复工
4.1总监理工程师在签发工程暂停令时,应根据暂停工程的影响范围和影响程度,按照施工合同和委托监理合同的约定签发。
4.2在发生下列情况之一时,总监理工程师可签发工程暂停令:
4.2.1建设单位要求暂停施工、且工程需要暂停施工;
4.2.2为了保证工程质量而需要进行停工处理;
4.2.3施工出现了安全隐患,总监理工程师认为有必要停工以消除隐患;
4.2.4发生了必须暂时停止施工的紧急事件;
4.2.5承包单位未经许可擅自施工,或拒绝项目监理机构管理。
4.3总监理工程师在签发工程暂停令时,应根据停工原因的影响范围和影响程度,确定工程项目停工范围。
4.4总监理工程师在签发工程暂停令之前,应就有关工期和费用等事宜与承包单位进行协商。
4.5由于建设单位原因,或其他非承包单位原因导致工程暂停时,项目监理机构应如实记录所发生的实际情况。
总监理工程师应在施工暂停原因消失,具备复工条件时,及时签署工程复工报审表,指令承包单位继续施工。
4.6由于承包单位原因导致工程暂停,在具备恢复施工条件时,项目监理机构应审查承包单位报送的复工申请及有关材料,同意后由总监理工程师签署工程复工报审表,指令承包单位继续施工。
4.7总监理工程师在签发工程暂停令到签发工程复工报审表之间的时间内,宜会同有关各方按照施工合同的约定,处理因工程暂停引起的与工期、费用等有关的问题。
5工程变更的管理
5.1项目监理机构应按下列程序处理工程变更:
5.1.1设计单位对原设计存在的缺陷提出的工程变更,应编制设计变更文件;建设单位或承包单位提出的工程变更,应提交总监理工程师,由总监理工程师组织专业监理工程师审查。
审查同意后,应由建设单位转交原设计单位编制设计变更文件。
当工程变更涉及安全、环保等内容时,应按规定经有关部门审定。
5.1.2项目监理机构应了解实际情况和收集与工程变更有关的资料。
5.1.3总监理工程师必须根据实际情况、设计变更文件和其它有关资料,按照施工合同的有关条款,在指定专业监理工程师完成下列工作后,对工程变更的费用和工期作出评估:
5.1.3.1确定工程变更项目与原工程项目之间的类似程度和难易程度;
5.1.3.2确定工程变更项目的工程量;
5.1.3.3确定工程变更的单价或总价。
5.1.4总监理工程师应就工程变更费用及工期的评估情况与承包单位和建设单位进行协调。
5.1.5总监理工程师签发工程变更单。
工程变更单应应包括工程变更要求、工程变更说明、工程变更费用和工期、必要的附件等内容,有设计变更文件的工程变更应附设计变更文件。
5.1.6项目监理机构应根据工程变更单监督承包单位实施。
5.2项目监理机构处理工程变更应符合下列要求:
5.2.1项目监理机构在工程变更的质量、费用和工期方面取得建设单位授权后,总监理工程师应按施工合同规定与承包单位进行协商,经协商达成一致后,总监理工程师应将协商结果向建设单位通报,并由建设单位与承包单位在变更文件上签字;
5.2.2在项目监理机构未能就工程变更的质量、费用和工期方面取得建设单位授权时,总监理工程师应协助建设单位和承包单位进行协商,并达成一致;
5.2.3在建设单位和承包单位未能就工程变更的费用等方面达成协议时,项目监理机构应提出一个暂定的价格,作为临时支付工程进度款的依据。
该项工程款最终结算时,应以建设单位和承包单位达成的协议为依据。
5.3在总监理工程师签发工程变更单之前,承包单位不得实施工程变更。
5.4未经总监理工程师审查同意而实施的工程变更,项目监理机构不得予以计量。
十七、档案管理
项目监理部应设一名专职资料员负责对项目监理过程中形成的技术资料、文件材料的收集整理及归档工作,项目总监理工程师在抓好工程监理的同时抓好工程监理档案工作。
1目的
通过信息管理和储存,保证信息传递的及时性、有效性及信息储存的完整性。
使信息资料更好地指导、服务于监理活动。
2适用范围
本程序适用于本工程内所有信息和资料管理。
3职责
总监负责本工程信息管理工作,并负责有关程序运行及来自外部信息的采集。
项目监理组负责政府部门、社会信息、公司内部信息、市场、顾客有关信息的采集。
负责工程项目监理过程中的信息采集。
4工作程序
4.1信息资料的收集
4.1.1项目监理组负责收集和保存政府及上级部门文件及为期,对已有文件、资料加以整理,相关人员需借阅,应办理借阅手续。
4.1.2设置专人负责收集监理前期资料及市场信息的采集和保存。
在监理业务正式开展时负责将前期资料办理移交手续后给总监理工程师,资料移交后由专职资料员接收入负责保管。
4.1.3由项目总监理工程师负责组织收集和保存施工准备阶段、施工阶段、保修阶段的信息资料,由项目专职资料员统一管理归档,在项目完成后1个月内整理成册并存档。
4.1.4工程内部信息由项目监理组负责收集和管理。
所有内部资料的发布或复制,均应经批准后方可进行。
4.2信息加工整理、传递和使用
4.2.1信息管理
项目总监理工程师及监理员收到相关的文件资料后,应据文件的性质进行整理,建立收、发文登记表。
其余人员采集信息资料应登记造册。
4.2.2信息传递
所有的信息应及时传递给有关人员,发文登记卡中应确定传递人员,属传阅的应阅后签字。
4.2.3会议传递
对于涉及较广的或重要的信息,可通过会议形式进行传递。
4.3信息的储存形式包括:
4.3.1文字资料
4.3.2图像资料
4.3.3电子煤体
4.4信息反馈
4.4.1所有信息资料发出后,应由发文单位收集信息反馈资料。
4.4.2记录
本程序运行产生的记录均应保存,各项目产生的信息反馈资工程资料应于项目完工后1个月内整理成册归档。
5归档范围和保管期限
5.1监理合同及施工合同、监理规划、监理细则。
5.2监理日志。
5.3监理月报。
5.4会议纪要。
5.5图纸会审、设计变更、技术核定单、经济签证。
5.6工程质量认定书(包括分项、分部、单位工程质量评定、质量控制资料核查、观感质量检查记录、安全和功能检验资料及主要功能抽查记录、十八项使用功能检查表、工程质量评估报告)(其中分部、单位工程评定详见《省资料规程》鲁JJ—075~081表)。
5.7工程款支付证明、工程决算。
5.8监理通知单、工程停/复工令、监理工作联系单。
5.9旁站监理记录
5.10质量事故调查及处理报告
5.11监理工作总结。
5.12保管期限均为长期。
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