年终总结PPT这样做老板不服都不行.docx
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年终总结PPT这样做老板不服都不行
最近好多同学都开始做年终总结PPT啦!
今天,我们就来关注「年终总结PPT」。
(悄悄告诉你,看到最后有惊喜!
)
这是一份年终总结PPT的部分页面,很常见的3种页面类型:
制作背景和要求说明:
项目背景:
QY集团将举办内部年终总结大会,提高公司内部凝聚力,提升公司综合竞争优势,并制定2019年公司总体规划,明确新年度的方向和目标。
页面比例:
16:
9
内容要求:
从以下三页PPT中任选一页完成美化,文字可优化和精简。
相关素材:
客户提供了集团logo素材,其他素材可自行搜索。
@诺壹乔老师从一名职场人的角度出发,非常详细地跟我们分享了他思考的全过程。
并获得了学员们高度的认可:
学员@东东非常用心地把诺老师的语音分享,配合PPT做成了视频版本,以下这段分享就节选自当晚诺老师的分享:
如果你正在发愁自己的年终总结PPT,相信诺老师的分享一定会带给你启发!
考虑到可能你现在不方便观看视频,以下是相对应的图文整理版。
00
首先,我先快速做了一个简单可用的版本:
为什么我要做这个版本?
我发现很多朋友在拿到PPT时,就想着要怎么把它改得更好看,但这里场景是公司年终总结,说白了就是企业对内的一份PPT。
对内的要求,不要求特别炫,但是要求功能性特别强,要解决问题,要说清楚整个公司的运作——功能性的要求大于美观性。
在做职场类PPT的时候,我一直践行一个标准,叫先做完,再做好。
为什么呢?
因为你要先确保有东西可以用。
不知道大家有没有遇到过这样的情况:
原本说好了后天要,但是领导突然说这个PPT今天做好了没有,今天我就想用。
这个时候如果你完全没有做好,那就麻烦了。
还有一种情况就是在工作当中,原本想的是今明两天做PPT,结果明天临时安排了个会,没法儿做了,那你PPT是不是废掉了?
所以我在做PPT的时候,先不管美不美,我会先做一个简单可用的版本,保证我有保底的东西可以用。
在做简单可用版时,我不会去考虑背景、图标类的装饰,基本上就是白底,颜色也很少。
因为我不准备把这个做得好看,它就是一个最小可行产品,你现在让我拿出去用,我也可以讲。
这里面跟大家分享一个经验,把页面分成左右两部分:
右侧部分叫做「机动区」。
所谓的「机动区」,就是说:
如果你没有东西放,可以放一张图。
如果有相关的数据图表,饼状图,条形图或者示意图,组织结构图也可以放在右边。
如果实在没有东西,空着也行。
但是你得把简单可用版做出来,保证先有一个完稿。
左侧的部分是「文字区」。
其中,顶部是标题,也就是这页PPT的主题。
其次是亮点,这个亮点可以是一个重要的数据,也可以是你总结的金句/关键词。
任何一个PPT,观众看完之后都会忘掉80%~90%的内容,如果你希望大家看完还能留点印象,就把它放到亮点去。
如果全是亮点,那就等于没提炼;
而如果这页没有亮点也是不可能的,你要强行提炼一个亮点出来。
再往下就是明细,有两个作用,一个是方便之后查阅,一个是在讲的时候,万一忘词还能看两眼。
如果你能记住,可以不放任何东西,有标题、亮点和右边的机动就可以了。
就这样,完成了「1.0基础版」:
那接下来就要进行迭代第二个版本了。
下来不仅能用就行了,还得有改进。
怎么改进?
很多同学就说没有方向呀,没有灵感。
大家在修改PPT的时候容易出现三个误区,绝大部分人都有犯。
01
有行动,但是没目的
拿到PPT,咔咔就是干,也不知道自己为什么干,也不知道改完之后要取得什么效果,反正就是改,不满意就改。
看网上的优秀作品,看到什么灵感就改什么,最后可能改出来确实挺好看,可是为什么要改这个东西,可能就不太清楚了。
职场PPT跟对外的PPT有一个重要区别是:
职场是存在「无用PPT」这一说的,就是说这个PPT可能做完连上场的机会都没有,所以你要想想我为什么要改这个PPT,这个PPT有什么功能。
那我们拿到一个PPT,首先要做什么呢?
很简单:
审题。
我相信认真审过题的同学,真的非常少。
我们来看看:
QY集团将举办内部年终总结大会,以提高公司内部凝聚力,提升公司综合竞争优势,并制定总体规划。
这是什么意思?
内部凝聚力——表示我们公司很厉害;竞争优势——表现出我们哪儿厉害;总体规划——表明公司未来做什么;
这才是做这份PPT的最终意义。
如果这个不清楚,做PPT时就漫无目的。
那现在我们来看一下这三个页面。
◆页面一:
公司收入构成◆
如果我想要表示我们很厉害,或者我想要提高公司内部凝聚力,我应该以什么为重点?
应该通过分析公司构成,表示公司走在正确的跑道上,公司数据一切良好,发展非常迅速,这叫提高公司内部凝聚力。
如果我的目标是分析公司的综合竞争,我应该分析公司哪个业务增长最快、盈利最高、利润最高。
所以大家发现没有,目标不一样,对应的重点是不同的。
A、B、C这3个业务谁最重要?
如果你要突出内部凝聚力,那一定是表现最好的业务最重要;
如果想要突出竞争优势,一定是未来发展最良好的。
为什么我们很多时候做PPT,我们技术比领导好,审美比领导好,PPT做得比领导好,但是领导不满意,凭什么?
就是因为你没有说出领导想听的话,领导明明觉得A业务以后要压缩,占57%太高了;
结果你说A特别重要,要突出强调,那领导怎么会觉得你PPT做得好嘛。
◆页面二:
销售服务质量◆
销售服务质量可以提高产品的复购率,有助于分析公司未来的发展方向。
如果你没有想清楚这个问题,拿起PPT就开始美化,万一领导说这些不重要,删了吧,你不就傻眼了?
但如果你在美化之前先思考,然后跟领导说:
领导,这一点好像没有用,是多出来的,我们有没有必要弱化或者一笔带过。
领导一看,说得有道理,删。
这样,你也能省掉很多工作对不对,所以我们动手前一定要先审题。
◆页面三:
创新工作成果展示◆
在第三页提到了五个指标,美化前你有没有考虑过为什么要公布这五个数值?
有同学说,公布这五个数值,不就是为了显示我们今年这五个指标达标了吗?
好,如果我们只是为了强调指标达标,我去打个√,是不是比数字对比更快,观众理解更明确?
那有的同学说不是啊,我写这个表的目的,是强调我们实际取得的数据比标准要超出多少,要远远高于国家标准。
好,那你就应该用可以表示远远高于的方法去呈现,而不是打勾。
所以,动手前一定要先审题,带着明确的目的去呈现内容。
我在这里列了4种用来表示「实际数值」跟「标准数据」的方法:
这4种方法传递出来的信息和目的,是完全不同的。
进度条可以用来表示我们距离目标还差多远;
柱条图可以用来对比各个数据之间谁做得更好,谁做得更差;
任务清单可以强调这个东西是否达标、是否做到、是否合格;
排行榜跟柱条图类似,只是它只强调谁先谁后不强调领先多少;
如果你从这个角度再去思考,最佳呈现方案应该取决于你这一页的演示观点是什么。
如果你都没有观点,怎么在这四者之间做取舍呢?
02
有数据,但是没观点
我们来看第一页,大部分人只是针对数字不断做美化,没有提出观点。
比如看到餐厅利润率是5.8%。
这个数据到底算高还是算低呢?
你不知道。
你要去调查一下平均利润率是多少。
如果我告诉你,2016年餐厅平均利润率是4.6%,那现在5.8%是高还是低?
肯定是高,因为你有了对比。
在做PPT或者演讲的时候,就要表达出观点。
我们餐厅利润率5.8%,这不叫观点,餐厅利润率高达5.8%或者仅有5.8%才叫观点。
又比如某业务占比50%,是高还是低?
你要跟同行对比,跟往年对比,跟其他业务对比,单个的数据是不完整的。
大家再回头去看我那个简单可用版的PPT,可以看到内容页我也都有提炼观点。
所以,这是「2.0清晰版」:
03
有干货,但是看不懂
很多人做PPT尤其是工作的会觉得:
我放了各种数据,放了各种内容,干货满满的,可是别人看了一脸迷茫,不知道我在说什么。
尤其是那种信息量比较大的PPT,最容易出现这个问题。
这个现象叫做「知识的诅咒」。
你越是有知识,你越容易以为别人都懂,现实是,人家还真不知道。
所以你拥有的知识越多,你跟别人沟通起来,别人就觉得你莫名其妙。
好,讲完这个概念后我们再来看一下第二页:
销售服务质量持续改进。
谁能告诉我为什么回访总人次,能够代表销售服务质量?
为什么电话回访的改进缩小了一个范围?
作为一个不了解的人,看到这页PPT会觉得莫名其妙。
但是你觉得没问题呀,这都是真实的数据,背后逻辑很清楚。
我问你逻辑怎么清楚?
你就开始跟我解释:
做好销售服务是因为老客户很重要。
接下来如何做好销售服务呢?
要通过回访发现服务中的问题,回访得越多,发现问题越多,解决得越多,客户满意度的上升,老客户就回购了。
回访的过程中,97%的回访都是通过电话回访的,成本低,效率高,所以电话回访做好了就是回访做好。
那电话回访怎么做好呢?
我们分析了一下全过程,发现有三个节点非常重要,我们决定在这三个节点进行电话回访的改进。
于是你PPT上就放了三个信息:
做好销售服务、回访多解决多、三项改进措施。
这里面出现了理解的断层。
所以拿到PPT之后,要去思考背后的思维逻辑。
如果只是单纯美化,会产生两个问题:
观众不明白,因为信息出现了断层;你可能放了一些根本不重要的内容。
如果发现表达逻辑里出现断层,为了方便观众理解,我们要把断层的地方补齐。
比如说我做了一个案例:
在回访次数增加的基础上,我增加了一个电话访问的流程,通过分析流程,我觉得这3个点可以改进,并重点标出。
从回访多→电话回访多,这中间是缺一个环节的:
电话访问占总体回访的97%。
也就是说我们谈回访主要谈的是电话回访,但这一点我们在PPT里并没有强调过。
所以我单独补充了一个饼状图。
这样左中右就形成了一个非常清晰的论证逻辑。
❶为什么要提高销售服务质量?
——因为我们要把握住老客户,为了把握住老客户,我们进行了回访。
回访越来越多,老客户也越来越满意。
❷在回访当中,电话回访占总回访的97%,这是一个非常重要的隐含条件,上门回访几乎是可以忽略的。
所以提高回访的关键就是提高电话回访。
❸那电话回访怎么提高?
——我们总结梳理了电话回访的流程,觉得有三个点是可以提高电话回访的。
这三个点就形成了一个非常有道理的逻辑论证链条,虽然内容看起来比原来多了,但更容易被理解。
所以我们做PPT,一定要积极主动的态度,而不是被动思考,不是给什么就美化什么。
最后来看一下「3.0创新版」:
跟大家再分享一段关于年终总结PPT,我个人的一个心态变化。
我以前也给领导做PPT,一开始我会把它当成是一个艰巨或者给钱很少的业务,整个人的心态很不好。
但其实,给领导做PPT,是你拿到公司数据的一个非常好的机会。
你可以拿它判断公司发展情况,还能知道领导的观点是什么。
然后对比一下你的思考结论,跟领导的思考结论是不是一样,这是一个非常好的锻炼人的机会。
不要只把它当做累赘,要主动积极地去思考PPT背后的东西,你会收获非常大。
04
怎么样,听了诺老师的分享,有没有打开做PPT的思路?
由于学员们的呼声很高,经过三顾茅庐,我们终于邀请到诺老师,加入工作型PPT学习班导师团,为学员们讲解「思维篇」!
- 配套讲稿:
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- 年终总结 PPT 这样 老板 不服 不行