高效会议操作指南会议流程会议制度.docx
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高效会议操作指南会议流程会议制度
高效会议操作指南
前言:
指南从四种会议角色、三个会议阶段,展示了规范化的会议管理流程、标准和技巧,希望能对大家有帮助。
0、典型会议问题:
∙会议管理不当,造成无效会议,与会人员仅仅只沟通了思想,但会议本身却产生不了实质性的作用,会议目标未能达成。
∙会议冗长,效率低下,会而不议、议而不决、决而不行、行而不实,与会人员抱怨不断。
∙发言人员不能显示真实信息,或提供更多的行动建议,导致会议决策效率低下。
1、高效会议管理实施流程
2、高效会议管理实施标准
3、高效会议实施要点:
问题
应用说明
应邀请哪些人出席会议?
1相关问题的主要决策人;
2能够提供相关意见的人员;
3为完成工作需要了解相关信息的人员;
4对问题负有义务,或存在利害关系,或起作用的人员;
5将要负责执行会议做出的决定的人员。
会议议程如何安排?
1由重要到不重要,会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题;
2由不尖锐到尖锐,将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬;
3由容易到困难,让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。
主持人的守则与责任是什么?
1营造和谐气氛;
2按照议程进行;
3正确总结讨论的内容;
4引导发言者解释令人困惑的发言;
5帮助与会者理清不假思索的想法;
6尊重别人,避免出现会中意见一边倒的情况;
7减少与议题无关的争辩和讨论⑧保持中立态度。
主持人应如何开场?
1介绍会议召开的背景及目的;
2介绍会议的议程;
3说明对会议的期待;
4将会议引入融洽的氛围。
与会者的守则与责任是什么?
1会前充分准备;
2会中全情投入,贡献自己的创意与意见;
3以解决问题为己任;
4保持开放的心态,摒除部门之见;
5尽可能多地获取信息;
6耐心聆听,尊重他人的意见;
7勇于发言,言之有物;
8不进行人身攻击;
9避免出现不当的肢体语言;
10会后总结。
4、高效会议沟通技巧
技巧
应用说明
一:
积极倾听内容
1要学会听,首先要学会沉默;
2把所有个人见解放在一边;
3聚精会神,不要走神;
4注意一些非言语的示意动作(沉默、手势模仿、表示赞同、反对、思考、怀疑、有兴趣或厌倦、以及身体疲乏等等的形体姿势或动作);
5不加筛选地收集所有的观点。
二:
将信息重新组合
重新组合是有利于沟通的重要技巧:
①它可以检验本人是否听懂了对方的意思,可以证实本人听懂了对方的意思(检验服从个人动机。
证实则是关系到刚刚说话的人,这样他便确信自己的话对方已经明白);
②可以使讨论继续下去:
当信息已经被正确接受,我们可使对方继续说下去、进一步表达;
③在曲解了本意的情况下,或是解释得过了分,对方会立刻纠正,详细解释,改正错处。
三:
全身心投入会议
1不要多说;
2共情;
3目光接触;
4欣赏性的点头及恰当的表情;
5提问;
6避免分心的举动和手势;
7复述;
8避免中途打断。
5、高效会议演讲技巧
技巧
应用说明
一:
以良好的引言作为开场白
①树立主题;②说明该主题对听众的重要性;③概述各项要点。
二:
确立有力的正文内容
①选择3—5个便于听众理解的话题;②恰当地构筑内容;③润色。
三:
语言润色
①用听众的语言来说话;②选择恰当词汇:
用实在而非抽象的词汇,简明扼要;③运用事例,类比,比较;④适当幽默。
四:
简短回顾各要点
①提请听众注意主题与各项内容的联系;②如果恰当,可提出一些建议;③如果恰当,可明确一下今后的步骤。
五:
将精力集中于如何改善效果上
①布置讲台;②有效运用视觉效果;③有效运用身体语言;④随时准备应答。
六:
有效运用视觉效果
①先作开场白,然后操作;②使用设备时,发言停止;③适当调整投影的视觉效果(如果必要和可能);④一步一步地展开每张投影的内容。
七:
运用身体语言
①稳定的站立姿势;②能以手势来表达内容;③合理运用嗓音;④以目光来控制。
八:
稳定的站立姿势
①双脚自然分开;②将体重均匀分布于两腿;③双手自然下垂于两侧。
九:
以手势来表达内容
①表现自然;②手的动作能帮助表现幅度、形势或位置;③不要玩弄笔、挂饰等。
十:
建立声音形象
①合理运用嗓音;②根据内容的重点来调节发音音量;③对句末内容要尤加注意;④适当停顿,以便进一步强调。
十一:
在室内的目光交流
①开始讲话前看着某一个听众看个体,而不是看整个集体;②在一段或一句话结束时,与会场中某一个人保持几秒钟的目光交流;③注意听众反应。
十二:
随时准备答问
①听:
建立视觉交流,注意你的身体语言;②暂停演讲:
不要打断提问者,复述(大多数情况下);③回答:
根据事实来回答-针对提问者的要求顾及在场所有听众。
6、会议准备工作核对清单
核对项目
确认
核对项目
确认
1.了解会议的目的
2.是否一定要开会
3.确定会议的形式
4.安排会议的议程
5.决定会议的时间
6.确定会议的主持人
7.决定会议的地点
8.研究会场如何布置
9.确定出席人数
10.安排出席者座位
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11.是否准备会议名签
12.是否安排交通工具
13.是否安排与会者住宿
14.是否发出了会议通知
15.确定视听材料
16.确定辅助教材
17.准备会场周边位置图
18.是否要求与会者准备资料
19.确定相关资料
20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知
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7、会议效果评估表
评估项目
选择
这次会议对你有用吗?
是或否
你畅所欲言了吗?
是或否
你对会议的主持方式满意吗?
是或否
作为这次会议的结果,你知道自己将做什么吗?
是或否
你有何其他意见吗?
是或否
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