合同管理制度.docx

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合同管理制度

文件编号：

Ⅲ-1.2〔2016〕192号批准人：

张玉玺

河钢承钢合同管理制度

1目的

为规范公司合同管理，防范与控制合同风险，有效维护公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及河钢股份有限公司、承德钢铁集团有限公司有关制度，并结合企业实际情况，特制定本制度。

2适用范围

本制度适用于公司所属有合同业务的单位。

3定义

3.1本制度所称合同是指公司及其下属企业与其他平等主体之间签订的设立、变更、终止民事权利义务关系的合同、协议以及具有合同性质的其他法律文件。

包括但不限于以下各类：

3.1.1买卖合同（贸易合同、购销合同等）。

3.1.2借款合同、投资合同、担保合同。

3.1.3租赁合同、融资租赁合同。

3.1.4合伙、合资、合作、联营合同。

3.1.5承包、租赁经营合同。

3.1.6建设工程合同（工程勘察、设计、施工合同）。

3.1.7承揽合同（测试、生产加工、设备年修及零修合同）。

3.1.8保管、仓储合同。

3.1.9运输合同。

3.1.10技术合同。

3.1.11委托、行纪、居间合同。

3.1.12供用合同（供用电、水、气、热等）。

3.1.13其他合同。

有关合同的文字、图表、传真、电子文件均为合同的组成部分。

4管理内容

4.1授权签约管理

4.1.1授权签约人

4.1.1.1按照公司《授权签字管理办法》已获得签字授权资格并报法律事务部、人力资源部备案的。

4.1.1.2除上述4.1.1.1条款之外，已在法律事务部办理合同签约人备案登记并取得证书的。

4.1.1.3授权签约人发生变化时，执行《授权签字管理办法》相关规定。

4.1.2培训及证书管理

4.1.2.1合同签约人员培训由法律事务部组织，每年一次，经培训考核合格后，颁发加盖董事长名章和公司公章的授权委托证书；已取得证书的给予年检。

4.1.2.2证书办理由合同承办单位提出申请，经本单位公司级主管领导审批后，法律事务部具体办理。

4.1.2.3授权委托证书有效期一年，年检后继续有效。

4.1.2.4授权有效期内，授权签约人发生变化时，合同承办单位须及时向法律事务部书面报告，并交回持有的签约授权证书。

4.2合同印章管理

4.2.1合同印章的刻制，由合同承办单位提出申请、经本单位公司级主管领导批准后报法律事务部审核、交公司办公室刻制。

印章刻制后，合同承办单位须将印模报法律事务部备案方可启用。

4.2.2各单位在用合同专用章须设专人妥善保管，任何人不得私自使用，不得在空白合同书上加盖合同专用章。

4.2.3合同承办单位须建立合同印章使用台账，记录使用日期、签约份数、承办人员、用途等。

4.2.4合同承办人员原则上不准携带合同专用章外出签订合同，如召开订货会或特殊情况应由本单位主管领导特别批准；合同承办人员使用完毕后应及时向合同管理人员归还印章，并对印章使用情况如实登记、记录。

4.2.5合同专用章遗失须及时登报声明，并报法律事务部备案。

4.2.6合同专用章停止使用须由单位提出申请、经本单位公司级主管领导批准并于停止使用后10日内报法律事务部备案、移交公司办公室统一废止。

4.2.7合同专用章更换须由合同承办单位提出申请、经本单位公司主管领导批准、报法律事务部备案后，由公司办公室安排刻制新印章。

领取新章的同时，旧章移交公司办公室统一废止。

4.3合同台帐和档案管理

4.3.1合同承办单位须建立合同管理台帐，对合同的编号、标的类别、当事人、标的额、数量、履行记录等情况进行登记。

4.3.2合同承办单位须建立合同档案

4.3.2.1合同承办人员须对合同订立、履行中形成的有关文件、资料进行收集和整理，形成完整的合同档案。

4.3.2.2因合同变更、解除、终止而形成的文件应随同合同书归档。

4.3.2.3合同档案实行按年份、分类管理，合同承办单位须对合同进行分类、登记、编号归档；对已经履行完毕的合同档案，装订成册移交档案馆。

4.3.2.4合同文本及有关资料的保管期限为合同终止后至少三年，重大合同按档案管理有关规定随工程项目资料归档保管。

4.3.2.5档案的使用，按公司档案及商业秘密管理的有关规定执行。

4.3.2.6如遇司法机关调取档案材料，档案材料所在单位须向法律事务部申请批准。

4.4客户和供应商信用管理

4.4.1合同承办单位须对客户或供应商进行信用管理。

4.4.2信用管理包括以下内容：

4.4.2.1建立客户及供应商档案。

客户及供应商档案须按类别建立，档案应包括营业执照、组织机构代码证、企业基本情况、经营业绩及相关资质证件等。

合同承办单位须掌握客户或供应商的变化情况，并及时更新以上文件。

4.4.2.2对供应商及客户进行信用评审。

合同承办单位每年须对客户或供应商进行一次信用评审，评审结果作为公司下一年度是否与之继续签订合同和开展业务的基础。

4.4.2.3对供应商及客户进行信用调查。

对新开展的业务，合同承办单位须在签订合同前对签约对方进行必要的信用调查，并以调查结果作为决定是否与其签订合同和确定合同相应条款的基础。

4.5合同签订管理

4.5.1公司对外签订合同要求采用合同书的书面形式（即时清结的除外）。

4.5.2公司对外签订合同须用合同专用章，严禁使用行政章等印章代替合同章。

4.5.3签订经常性、重复性业务合同，应当使用法律事务部审定的格式合同文本，经审定的格式合同文本不得随意变更。

4.5.4签署格式文本之外的其他合同，必须报法律事务部进行法律审核；合同承办单位应对合同的业务、商务、技术条款进行审查，并对之负责。

4.5.5合同的审批权限执行《河钢承钢重要职权指引》的规定。

4.5.6必要的重大合同应当由各相关单位进行会签。

重大合同是指合同标的额500万元以上或对公司有重大影响的合同。

4.5.7法律法规、政府规章规定需要报有关部门批准、备案的合同，还应报有关部门批准、备案。

4.5.8签订合同前，合同承办人员须严格审查下列有关资质文件，确认对方是否具备签约主体资格

4.5.8.1营业执照及组织机构代码证。

4.5.8.2银行资信证明。

4.5.8.3相关资质证明。

4.5.8.4签约人的授权委托书、身份证。

4.5.8.5其他相关文件。

4.5.9合同所涉事项需经过行政许可的，还应审查对方当事人的行政许可文件或证明。

4.5.10合同对方当事人有下列情形之一的，应当终止与其订立合同及开展相关业务。

4.5.10.1未经合法登记，主体资格不合法的。

4.5.10.2被处以吊销营业执照等行政处罚的。

4.5.10.3已经停止生产经营业务的。

4.5.10.4合同所涉事项应当取得行政许可而未取得的。

4.5.11对方当事人工商登记、营业执照年检及相关资质存在瑕疵的，应当要求其在一定期限内提供符合法律规定的证明。

未能提供符合法律规定的相关证明的，不得与其签订合同。

4.5.12合同签订内容一般包括以下条款：

4.5.12.1当事人名称（或姓名）、住所、法定代表人姓名及职务。

4.5.12.2标的或标的物（货物、劳务、工程项目等）名称、型号、规格等。

4.5.12.3数量和质量，包括适用规范、质量标准和检测方式等。

4.5.12.4价款或酬金。

4.5.12.5履行的期限、地点和方式。

4.5.12.6违约责任。

4.5.12.7合同争议纠纷解决办法。

4.5.12.8合同订立的时间、地点。

4.5.12.9根据法律规定或合同性质应当具备的其他条款。

4.5.12.10对标的物的数量、质量，合同的履行期限和方式等有特殊要求的，应当在合同中予以特别明确。

4.6合同的履行、变更和解除管理

4.6.1合同当事人应当全面、及时履行合同。

4.6.2合同承办单位在履行合同义务时，须及时准确行使先履行抗辩权、同时履行抗辩权和不安抗辩权。

4.6.3对于违反合同约定，经督促仍然未按照合同约定履行合同义务的，合同承办单位应及时采取补救措施，并依法追究合同相对方的违约责任。

4.6.4在合同履行过程中，需要对合同条款进行变更的，应当由双方当事人签订书面补充协议或对变更内容进行书面确认。

4.6.5出现法律规定或合同约定的合同解除条件时，合同承办单位须及时向对方提出解除合同，并将解除合同通知书送达合同相对方、取得送达回执证据。

4.6.6无法律规定或合同约定的解除合同情形，如确需解除合同，须与合同相对方协商，不可单方擅自解除合同,必要时报法律事务部审核。

4.6.7合同的变更、解除，须按合同签订的程序审批办理。

4.6.8经过招标签订的合同原则上不得变更或者解除。

4.7合同债权管理

合同承办单位须对一年以内的到期债权进行审查，初步拟定是否需采取法律手段的意向；对超过一年的到期债权，须于一年期限届满之日起30日内将相关材料报送法律事务部。

4.8合同纠纷管理

4.8.1发生合同纠纷，合同承办人应及时与对方当事人沟通、协商，并向本单位主管领导汇报。

如我公司需要提起诉讼或者仲裁的案件，要求合同承办单位在诉讼时效（一般为2年）前两个月提出起诉意见，并提供相关材料。

4.8.2合同双方就纠纷解决达成一致意见后，合同承办单位须与合同相对方签订补充协议或签署书面法律文件。

4.8.3合同双方就合同纠纷解决不能达成一致意见的，合同承办单位须将合同纠纷情况书面报告法律事务部，并主动提供如下相关材料：

4.8.3.1合同的文本（包括变更、解除合同的协议）以及与合同有关的附件、文书、传真、图表等；

4.8.3.2送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证；

4.8.3.3货款的承付、托收凭证，有关财务帐目；

4.8.3.4产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告；

4.8.3.5有关方违约的证据材料；

4.8.3.6其他与处理纠纷有关的材料。

4.8.4合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关单位，并将有关资料汇总、归档。

4.9合同检查管理

4.9.1法律事务部定期或不定期对公司合同管理情况进行检查。

4.9.2合同承办单位须定期对本单位合同管理情况进行自查。

4.9.3合同管理检查内容:

4.9.3.1合同承办单位对公司合同管理制度的贯彻落实情况;

4.9.3.2合同承办单位合同管理办法的制定和执行情况;

4.9.3.3合同承办单位对客户或供应商的信用管理情况;

4.9.3.4合同主体、文本的合法性、规范性;

4.9.3.5合同变更、履行、解除、终止的合法性、规范性;

4.9.3.6合同专用章的使用及管理情况;

4.9.3.7各种档案和台账的管理情况。

4.10奖励与惩罚

4.10.1法律事务部对合同管理工作优秀的单位或个人，向公司提出给予奖励的建议。

4.10.2有下列情形之一的，法律事务部视情节向公司提出追究相关人员的责任、给予经济处罚和行政处分的建议:

4.10.2.1应当签订书面合同而未签订，造成经济损失的。

4.10.2.2XX、超过权限、代理权终止后签订合同的。

4.10.2.3合同档案管理不当、纠纷处理不当，造成经济损失的。

4.10.2.4未按本制度规定报告风险债权的。

4.10.2.5为他人提供合同专用章或盖章的空白合同、授权委托书的。

4.10.2.6因工作过失致使公司财物被诈骗的。

4.10.2.7合同专用章、授权委托书、重要证据等遗失未及时报告的。

4.10.2.8发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的。

4.10.2.9应追究而未追究对方违约责任的。

4.10.2.10其他导致公司损失的形为。

5职责

5.1法律事务部为合同管理部门；具体承办合同相关业务的单位为合同承办单位；具体办理合同业务的人员为合同承办人。

5.2法律事务部职责

5.2.1宣传贯彻《合同法》等有关法律法规，制定和完善公司合同管理制度，指导、检查、监督制度的执行。

5.2.2参与公司重大合同的可行性研究、谈判、起草、审查和签约。

5.2.3对公司所有合同文本进行法律审查。

5.2.4指导、监督、检查公司类合同的签订、履行情况。

5.2.5负责合同专用章的审核、备案管理。

5.2.6对合同签约人员进行法律培训。

5.2.7负责供应商资质的审核和建议。

5.2.8监督、检查、考核合同承办单位的合同签订、履行、管理情况。

5.2.9负责解答合同签订、履行等方面的法律问题。

5.2.10协助合同承办单位处理合同纠纷；承办合同纠

纷引起的仲裁、诉讼。

5.3合同承办单位职责

5.3.1执行本制度，制定本单位的合同管理办法，明确授权签约证书、合同档案、合同专用章的管理。

5.3.2负责本单位业务合同的审批、签订、履行及纠纷处理。

5.3.3负责客户或供应商的信用管理。

5.3.4负责本单位合同专用章的报批、保管、使用管理。

5.3.5负责起草本单位业务合同文本模板，报法律事务部审核后，作为格式文本重复使用。

5.3.6负责向法律事务部书面报告合同纠纷，并提供相关材料。

5.3.7合同管理的其他工作。

5.4授权签约人职责

5.4.1授权签约人须在授权范围内签订合同，严禁没有代理权、超越代理权或代理权终止后签订合同。

5.4.2授权签约人在参加签约活动中，须审查对方的资信、是否具备签约主体资格及履约能力等情况。

5.4.3授权签约人对重大合同的变更或解除，须经本单位主管领导审批，并报公司法律事务部审核。

6附则

6.1本制度有效期为一年。

6.2本制度自发布之日起执行,原《合同管理制度》（Ⅲ-1.1〔2015〕176号）同时废止。

起草人：

王健

审核人：

刘建军

批准人：

张玉玺

2016年9月8日

上层文件：

中华人民共和国合同法、河北钢铁集团有限公司合同管理办法