会议制度.docx
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会议制度.docx
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会议制度
xxx公司会议管理制度
一、总则
(一)为进一步规范本公司会议内容和程序,提高公司总体决策管理能力和办事效率,建立健全决策机制,提升公司运营水平,特制订本制度。
(二)会议应根据实际工作需要召开,着眼于有效沟通、协调公司内部各方面关系、解决问题、安排部署工作。
(三)提高会议效率。
会前应做好充分准备,做到充分沟通,心中有数;对议而不决的事项提出解决的原则与方法;各类会议力求精干、高效,工作进展和安排应明确、具体、量化,杜绝空谈和形式主义。
(四)讲求会议实效。
会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施,与会人员要按照职责分工传达、贯彻,落实,力求取得具体成果。
(五)会议按类别、内容不同由相关单位组织,并做好会议管理。
二、会议类型
本制度所指的会议包括经营管理会议、专题会议、部门日常管理会议和接待会议等。
(一)经营管理会议
1.经营管理会议是公司围绕目标节点、重大决策和重大事项等工作而适时召开的会议。
月度、季度、年度目标节点分析会议是其中一项重要会议。
会议传达、落实公司管理理念、思想、重大决策、决定。
通报公司生产经营、管理和发展情况,总结工作情况,统一思想、明确责任。
激发中层干部的工作积极性,提高凝聚力、战斗力和工作效率。
2.召开经营管理会议由公司总经理批准,参加人员原则上为公司各中心、部门副经理及以上。
3.会议的组织单位由行政部办公室通知、准备、记录和整理纪要。
(二)专题会议
1.专题会议指公司经营管理、安全管理、工程管理、采购预算、活动策划、合同评审等会议。
具体包括:
研究批准相关部门提出的采购、管理、工程项目、活动的实施方案;分析、研究近期成本管理、经营管理、目标实施、合同评审等方面存在的突出问题,提出解决办法,明确职责。
2.会议应根据实际工作需要适时召开。
3.专题会议由公司总经理批准,分管副总经理主持,涉及相关各中心、部门负责人也应参加。
4.专题会议由事发所属部门组织并承办通知、准备、记录和整理纪要,行政部可协助该部门做好会议准备工作。
5.专题会议结束后1个工作日内,由承办部门将此方面的《专题会议纪要》经会议主持人审核签发后执行,同时报送行政部备案。
(三)部门日常管理会议
1.部门日常管理会议是公司各中心、各部门传达集团及事业部会议、文件及领导指示精神;了解本部门及下属本期工作完成情况,总结存在的问题,提出相应的处理意见;制订下期工作计划,纠正不正确的工作方法和工作行为;分析部门员工提出的工作问题并讨论研究相关解决办法和改进措施;加强部门领导与员工之间的沟通,营造团结进取的氛围;安排专题培训等。
2.部门日常管理会议可以根据部门需要定期或不定期开例会。
3.部门日常管理会议由部门负责人主持,必要时邀请分管领导参加。
4.各部门可根据需要进行会议记录的保存。
(四)对外接待会议
1.对外接待会议主要包括集团领导和政府机关领导来公司检查、指导工作的汇报会议。
2.根据来宾级别和来访目的,由公司总经理或相关的分管副总经理接待,相关部门负责人参加;属于业务对接的由公司分管副总经理和指定人员接待。
3.对外接待会议属公司层面的由行政部负责联系和组织;属于业务对接和专题内容的由公司对接部门负责联系和组织,行政部协助该部门做好接待工作。
(五)其他会议
公司党员大会、职代会(工代会)、临时会议等其他会议,可根据实际或部门职责由公司有关部门对应组织。
三、会议的组织管理
(一)会议的批准
本制度已列出的会议按照规定程序批准。
临时召开的公司内部小范围会议须经分管领导批准,公司大型会议须经总经理批准。
(二)会议组织
会议组织包括会议通知、会议时间、会议地点、会议主持人、参会人员、会场安排、会场布置、会议设施准备、会议材料拟稿和发放、会议记录、会议录音录像摄影、会议纪要以及会场横幅、会议宣传等。
1.会议通知
会议需提前通知,一般会议应提前半个工作日以电话或其他方式通知,大型会议需至少提前2个工作日下发正式书面通知。
会议通知内容包括会议时间、地点、参会人员、会议主题和要求等。
2.会议资料的准备
会议的组织部门做好会前资料的收集、整理工作,以此确定会议的流程,提高会议效率。
收集的会前资料是以会议主题为中心的一些问题、意见、措施、方案等。
会议的组织部门根据以上资料提出会议大纲。
3.会场的布置工作
做好会场的落实和安排,包括会场环境的布置、设施、服务用品检查及人员。
4.重要接待会议的组织工作
重要接待会议应制定会议及接待方案,方案内容可包括接机接站、车辆调度、餐饮、住宿、横幅、席卡、摄影摄像、公共活动等安排。
四、会议资料管理
(一)会议纪要的整理
会议纪要的整理和会议以其他形式公开内容由会议组织部门负责拟写和下发。
1.经营管理会议须整理会议纪要,会议纪要具有与公司规章制度具有同等的效力。
2.专题会议根据安排整理会议纪要。
3.其他各类会议可视情况整理成会议纪要和其他形式的简报等。
(二)会议纪要的签发
经营管理会议结束后,行政部及时整理会议纪要,报公司总经理审核、签发后印发。
其他会议纪要由会议组织部门及时整理,报分管领导审核签发后印发。
会议纪要的发放范围是参加会议的领导和有关的部门。
会议纪要整理和印发应在2个工作日内完成,特殊情况除外;若会议纪要决定、事项涉及保密内容,应派人直接送达签收。
(三)会议纪要的格式
各种会议纪要行文的印制格式原则上要求按照公司统一要求制作,主要包含以下基本要点:
1.文本全部使用A4型纸,页眉及页脚有公司的LOGO。
2.文头用“某某会议纪要”的标题(可分两行排列),用2号方正小标宋简体套黑字,正文部分用小三号仿宋体。
3.发文字号由年份和序号组成,在发文机构标识下空2行,用小四号宋体非套黑字,居中排版,年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入,如〔2013〕2号。
(四)会议资料的存档
除一些日常会议的纪要不存档,其各类会议资料必须存档。
经营管理会议、重要专题会议、重大接待会议等资料由行政部负责分类按季度分次存档,其他会议资料由各承办部门自行存档。
公司重大会议等会议资料存档实行一会一存。
存档内容包括会议通知、会议记录、文字和宣传资料、影像录音资料、图片及会议纪要等。
五、会议精神的督办
1.行政部、人力资源部负责对纪要管理会议及有关专题会议的重大决定事项进行督办。
2.对会议的决议和明确的内容,责任部门和人员必须认真履行,按照会议要求的时间完成,相关部门、人员予以支持、配合。
3.行政部负责对会议决定事项进行分类整理,按照会议要求的时间以《督办通知书》对有关责任人和责任部门进行逐项督办,并定期整理《督办报告》向公司领导汇报。
六、会议纪律和要求
1.会议开始前必须由本人签到,如不能到会应向会议主持人履行请假手续。
2.不允许迟到、早退,中间有急事需离开会场应向会议主持人请假。
若无正当理由迟到或早退者,一般员工罚款50元/次;部门负责人级以上罚款100元/次。
3.会议期间应将移动通讯工具关机或置于振动位置,如遇紧急事情应到会场外接听。
若会中手机铃声响起者,每人罚款100元/次。
4.会议发言要言简意赅,按照规定时间发言,既积极发言参与讨论,充分尊重他人,但不能对某一问题无休止地争论。
5.做好会议保密工作。
密级会议原则上禁止拨打手机或录音。
参会人员禁止传播密级会议内容。
6.会议务求精简高效,严肃认真,若无特殊情况,会议时间应控制在120分钟内。
七、附则
1.涉及公司多个部门共同召开并有公司领导参加的会议,由会议主要牵头部门与办公室联系,备案会议情况;需办公室协调安排的,由办公室统一安排。
2.本制度自下发之日起执行。
附件:
1、会议签到表模板
2、重大会议通知模板
3、专题会议通知模板
4、重要会议纪要模板
5、一般会议纪要模板
附件一:
xxx年x月xx日XX会议签到表
序号
部门
姓名
时间
备注
附件二:
XXXX公司文件
关于XXXXX会议的通知
XXXXXXX:
为XXXXXXXXX,现在:
1、会议时间及地点:
2、参会人员:
3、会议主题:
4、会议主持人:
5、会议程序:
……
XXXX公司
XXXX年XX月XXX日
报:
集团领导、集团总裁办
发:
XXXX事业部下属各公司、各部门
承办部门:
行政部承办人:
XXXX联系电话:
XXXXXXXXXXX
附件三:
Xxx公司xxxx会议通知
XXXXXXX:
为XXXXXXXXX,现在:
1、会议时间及地点:
2、参会人员:
3、会议主题:
4、会议主持人:
5、会议程序:
6、会议资料的准备及负责部门:
如:
材料采购的预算报告,采购部;工程图纸,工程部;
……
XXXX公司
XXXX年XX月XX日
附件四:
XXX公司经营管理会议纪要
XXXX〔X〕号
XXXX年X月XX日,总经理XX、副总经理XXX、副总经理XXXX,召集XXXX事业部各子公司、各部门、各中心负责人,在XXX会议室召开XXXX事业部XXXX年首次经营管理会议,对3、4月XXXX公司的工作目标节点规划及具体工作指导,会议形成如下意见:
1、下阶段工作的目标节点规划
(一)公司重大工作通报
1、集团已审定XXXX年XXXX公司营销推广活动方案(包括广告内容、形式等);
2、XXXX年公司整体销售目标:
1亿元;
3、根据审批通过的奖金制度,以各部门节点为依据,按季核发奖金。
……
参会人员:
XXXXXXX
XXXXXX公司
XXXX年XX月XXXX日
报:
集团领导、集团总裁办
发:
XXXX事业部下属各公司、各部门
承办部门:
行政部承办人:
XXXX共印:
x份
附件五:
XXX公司XX专题会议纪要
会议时间:
会议地点:
参会人员:
会议主持:
会议议题:
xxxx
会议纪要内容:
XXXX公司
XXX年XX月XXX日
报:
XXX部领导
发:
XXXX部门
XXX中心
承办部门:
行政部承办人:
XXX共印:
X份
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