办公室接待礼仪.docx
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办公室接待礼仪
办公室接待礼仪
办公室接待礼仪
一.电话礼仪
1.电话铃一响,拿起电话机首先自报家门,然后再询问对方来电的意图等。
2.电话交流要认真理解对方意图,并对对方的谈话作必要的重复和附和,以示对对方的积极反馈。
3.应备有电话记录本,重要的电话应做记录。
复诵来电要点电话接听完毕之前,不要忘记复诵一遍来电的要点,防止记录错误或者偏差而带来的误会,使整个工作的效率更高。
例如,应该对会面时间、地点、联系电话、区域号码等各方面的信息进行核查校对,尽可能地避免错误
4.电话内容讲完,应等对方结束谈话再以"再见"为结束语。
5.对方放下话筒之后,自己再轻放下,以示对对方的尊敬。
二.基本礼仪
1.接待员以标准的坐姿坐在迎宾台前。
三.接待礼仪
1.到办公室来与领导见面,通常由办公室人员引见,在引导客人去办公室的路途,工作人员要走在客人左前方数步远的位置,忌把背影留给客人。
在陪同客人去见领导的这段时间内,不要只顾着闷头走路,可以将一些得体的话和介绍一下本单位的概况。
来到办公室的门前,要先轻轻的叩门,切不可贸然闯入再把客人介绍给领导,介绍时要注意措辞和用手示意,介绍的顺序一般是把身份低、年纪轻的介绍给身份高、年纪大的;把男同志介绍给女同志;如果有好几位客人同时来访,就要按照职务的高低,按顺序介绍。
介绍完毕走出房间时应自然、大方,保持较好的行姿,出门后应回身轻轻把门带上。
2.
(1)接待室应常备开水,否则客人来后现烧开水很不礼貌
(2)泡茶时应站在客人右边倒茶
(3)泡茶时应注意茶叶不要太多或太少
(4)泡茶时,第一遍可以只冲一点水,第二遍再倒八成满
(5)倒水时不要洒水出来,这样不礼貌
(6)茶盖揭下来应倒放在桌子上,以避免弄脏茶盖
(7)茶泡好后,盖好茶盖,应把茶杯摆在客人右前方,茶杯把手向右,以利于客人端放
(8)如果有一桌客人,中间有一主人,应首先从主人的右边即第一主宾处开始倒起,逆时针转动倒茶
3.客人要找的负责人不在时,要明确告诉对方负责人到何处去了,以及何时回本单位。
请客人留下电话、地址,明确是由客人再次来单位,还是我方负责人到对方单位去。
客人到来时,我方负责人由于种种原因不能马上接见,要向客人说明等待理由与等待时间,若客人愿意等待,应该向客人提供饮料、杂志,如果可能,应该时常为客人换饮料。
4.不速之客的接待有客人未预约来访时,不要直接回答要找的人在或不在。
而要告诉对方:
“让我看看他是否在。
”同时婉转地询问对方来意:
“请问您找他有什么事?
”如果对方没有通报姓名则必须问明,尽量从客人的回答中,充分判断能否让他与同事见面。
如果客人要找的人是公司的领到,就更应该谨慎处理。
二、谈吐礼仪
1.不要和客人争着说话,应让客人先说,然后发言;特殊情况须发言的,应说:
“对不起,我能打断一下吗?
2.不要和客人争辩,先让客人表达他的意思,然后再解答,解答时应耐心诚恳、温文尔雅、以理服人,解答要清晰,不要长篇大论。
3.客人发问时不要左顾右盼,要细心聆听,耐心适度地回答客人的每一次询问;
4.询问客户要求时,说话应彬彬有礼,不紧不慢。
5.与客人谈话时的距离要适中(约70CM-100CM)。
太近,给人一种鬼鬼祟祟的感觉;太远,给人一种冷漠疏远、不够热情的感觉。
谈判时特别应注意,不要攻击客户,也不要攻击竞争对手,少说多听,尽可能多地掌握客户信息和要求。
6.必备一本记事簿,把客户的要求、问题、意见及时记下,以示对客户的尊重;
7.送客时要送客人到电梯口,并说:
“再见”(‘您请走好’、‘您慢走’)。
8.要站立,微弯腰,用双手接客人名片及递名片给客人,头微低,名片要正面朝向客人。
接客人名片时要说:
“谢谢!
”并用3-5秒钟留意客人名称及职衔,以便及时可以讲出客人的职位,好使客人知道你对他的尊重及重视,切勿立即将名片放入口袋、随意摆放一旁或在握在手中任意玩弄。
称呼客人时应该称某某职位或某某先生或女士等,而不能直呼其姓名,以表尊敬。
9.陪同客人走动时,脚步不能太快,应该让客人细心欣赏、发问、查询,尤其是对那些上了年纪的客人,特别要恭恭敬敬,不时提示:
“请小心”、“请慢走”,不要走在客人前面,应该让先行。
10.介绍人或物品时应该掌心向上,说话要清晰明白。
11.让客人示范或坐下时,一定要说“请”字,示范完毕要说:
“谢谢”。
黄总暂时整理了这些。
您看一下,回去我再多看看这方面的书和视频,不足之处您给宝贵意见。
工作中哪些地方做的不好您和领导尽管批评,我会虚心改正,尽最大努力把工作做好,让领导满意!
礼仪十要点:
微笑多一点嘴巴甜一点动作轻一点说话柔一点
行动快一点办事稳一点脑筋活一点效率高一点
度量大一点凡事忍一点
接待细节礼节
(一)泡茶:
应站在客人右边掺茶
第一遍冲一点水,第二遍掺八分满
茶盖不能倒放
茶杯应摆在客人右前方,杯把向右
一桌人,应从主人右边(第一主宾)开始掺水,顺时针转动添水
(接待敬酒亦如此)。
(二)送客:
迎客走在前,送客走在后。
(三)电梯礼节:
先下后上,客人先进,进后靠里,接待员亦是电梯应接员。
(四)位置礼节:
两人行,右为大;三人行,中为大,右为次,左为最次;引领时走在客人左前方两三步远的地方;
(五)车位礼节:
副驾驶位是秘书、随从、助理坐的,后排右后位是最尊贵的位子,是主要客人坐的;客人到后为他打开右后车门请他上车,确定他的衣裙裤角没有被车门压着时关上车门说再见。
电话礼仪四原则
*电话铃响在三声之内接起。
*电话机旁准备好纸笔进行记录。
*确认记录下的时间、地点、对
象和事件等重要事项。
告知对方自己的姓名。
注意事项
*使用礼貌语言。
*通话时要简洁、明了。
*见面与不见一个样,注意电话中的语言三要素。
*对方打错电话要有礼貌、耐心,自己打错电话要主动道歉。
打电话的一方或长辈、上级、女士先挂电话
如何处理找领导的电话
1、若熟人找领导且领导在的话,就立即转告,让领导接电话。
当需要把电话转给领导时,在传达电话前,要清楚表达“xx公司xx先生打来的电话”,同时,要把从对方得到的消息,简洁、迅速地传给领导,以免对方再重复一次,同时让你的领导有个思想准备。
2、若是领导不愿接的电话,对于需要搪塞的场合,则应灵活应付,恰当地把握讲话的分寸,按领导意图妥善处理;有时需要机智巧妙,避免给领导接通他所不想接的电话,秘书有责任使领导避开浪费时间的、不必要的电话,有责任辨别领导乐于和哪些人通电话,并应通晓如何巧妙地对待他人。
如说:
“对不起,先生。
xx领导刚离开办公室。
”或:
“我不知何时能找到他。
”
3、若领导正忙或已出差无法接电话时,可让对方留话,表示会主动联系。
4、若对方要求找其他人通话时,应马上帮助传达。
5、若对方要找的人不在时,应温和地转告对方,并可主动提出是否需要帮助,是否可找别人讲话以及对方的电话号码等,以便再与其联络,绝不要简单答“他不在”,这样会显得鲁莽而无礼。
要是对方有留言,必须确实记住留言内容:
(1)何时何人来的电话?
(2)有何要事?
(3)需要回电话吗?
(4)回电话的对象是谁,如何称呼?
(5)是否再打过来?
(6)对方电话号码等等。
记完后要复述一遍,并告其请放心,一定转告,然后把留言条放到留言对象的桌上,以便他回来的时能看到。
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六、接电话礼仪篇
当你给他人打电话时,你应调整好自己的思路。
那么,当你的电话铃响起之时,你应该尽快集中自己的精力,暂时放下手头正在做的事情,以便你的大脑能够清晰地处理电话带来的信息或商务。
当然,上述过程应该迅即完成,如果你让电话铃响得时间过长,对方会挂断电话,你便会失去得到信息或生意的机会。
以下几点是你在接电话时可以参考和借鉴的技巧:
1、随时记录
在手边放有纸和铅笔,随时记下你所听到的信息。
如果你没做好准备,而不得不请求对方重复,这样会使对方感到你心不在焉、没有认真听他说话。
2、自报家门
一拿起电话就应清晰说出自己的全名,有时也有必要说出自己所在单位的名称。
同样,一旦对方说出其姓名,你可以在谈话中不时地称呼对方的姓名。
3、转入正题
当你接听电话时,不要“哼哼哈哈”地拖延时间,而应立即做出反应。
一个好的开场白可能是:
“您需要我做什么?
”当你觉出对方有意拖延时间,你应立即说:
“真不巧!
我正要参加一个会议,不得不在5分钟后赶到会场。
”这样说会防止你们谈论不必要的琐事,加速商务谈话的进展。
4、避免将电话转给他人
自己接的电话尽量自己处理,只有在万不得已的情况下才能转给他人。
这时,你应该向对方解释一下原因,并请求对方原谅。
例如,你可以说:
“布朗先生会处理好这件事的,请他和您通话好吗?
”在你作出这种决定之前,应当确定地方愿意你将电话转给他人。
例如,你可以说:
“对于这件事,我们很快会派人跟您联系的。
”
5、避免电话中止时间过长
如果你在接电话时不得不中止电话而查阅一些资料,应当动作迅速。
你还可以有礼貌地向对方说:
“您是稍候片刻,还是过一会儿我再给您打过去?
”
让对方等候时,你可以按下等候键。
如果你的电话没有等候键,就把话筒轻轻地放在桌子上。
如果查阅资料的时间超过你所预料的时间,你可以每隔一会儿拿起电话向对方说明你的进展。
对于接电话的人来讲,当需要查阅资料而有礼貌地请对方稍等片刻,这是可以令对方接受的。
如果有人在你正在通话时打进电话,你可以选择合适的词语让你通话的人稍候。
然后拿起另一部电话说:
“你能否稍等?
我正在接听一个电话。
”如果打来电话的人只是有一些小事,便可以当即回绝,然后迅即转向第一个电话,而这个人也会意识到你很忙而加速你们的讨论。
介绍的礼节是行为大方得体。
介绍的原则是将级别低的介绍给级别高的;将年轻的介绍给年长的,将未婚的介绍给已婚的,将男性介绍给女性,将本国人介绍给外国人。
职场新人应该有哪些基本的职场礼仪?
职场中哪些地方容易失礼?
如何通过职场礼仪为自己的职场道路锦上添花?
我认为主要有这以下的几点应该注意:
一是新人不要主动握手.握手是职场中最常见的打招呼的方式,但并不是所有的人都能做到礼貌。
握手礼几乎适用于在各种场合打招呼,但握手要遵循原则:
职位低的人不要主动与职位高的人握手;晚辈不要主动与长辈握手;男士不要主动与女士握手的规律。
如果是职位低的女士遇到职位高的男士,职位低的女士不要主动与职位高的男士握手。
作为职场新人一般都是职位低的晚辈,所以不要主动与别人握手。
此外,在握手时切忌另外一只手插兜、身体乱晃、目光不看对方等。
二是调整好你的坐姿。
坐是工作中人们常常保持的一种姿势,坐姿往往会反映一个人的修养、性格和心情。
在坐的礼仪中应该遵守“让自己坐得舒适,让别人看得舒服”的原则。
无论男女都可以采用两脚平行,双腿自然弯曲的坐姿,也可以将一条腿搭到另一条腿上。
但是两腿相搭的时候,要大腿交叉,切忌将一条腿的小腿搭在另一条腿的大腿上。
无论哪种坐姿,在坐的时候都要挺起腰来,不要给人窝在椅子里或躺在椅子里的感觉。
此外,在入座的时候,要学会用腿找椅子,尽量避免转身找椅子,女士在入座时,要用手向前拢一下裙子。
三是安排座次对门的是主座。
在开会、吃饭和坐车时,如果没有特殊要求,原则上主座要坐最重要的人物。
开会时,如果主席台上的人数是单数,中间的位置就是主座,坐最重要的人,两边左右对称,按左高右低的顺序,往两边排。
如果主席台上的人数是双数,中间的两个位置中,左面的是主座,坐一把手,右边的是二把手,然后往两边延伸,也是按左高右低的原则排序。
饭桌的主座一般是门正对的座位,然后其他人按照职位高低,坐在两边,一般是左高右低。
坐车时,如果主人自己开车,副驾驶座是最尊贵的位置。
如果有专职的司机则是副驾驶后面的位置是最尊贵的位置。
如果职位高的人开车,职务低的人要坐在副驾驶的位置,陪着领导。
四是把职位低的介绍给职位高的人。
在职场中还常用到介绍的礼仪,介绍时的规律与握手的规律相反。
要先将年轻的人介绍给年长的人;先将职位低的人介绍给职位高的人;先将男士介绍给女士。
如果职位低的女士与职位高的男士在一起,先将职位低的女士介绍给职位高的男士。
如果职位低的几个人中又有职位高低之分,就要先介绍这几个人中相对职位高的人。
介绍时,不要用手指点人,要手掌掌心向上,指向对方。
绝对不能叫错对方的姓名和职务。
如果正副职都在的情况下,一定要介绍清楚正副职。
老板可以坐着回复你的话,但是,除非你有任何重大伤残,否则当老板来到你面前时,都该起身相迎。
倒茶要浅倒酒要满,茶壶嘴不能冲着客人。
这是中餐餐桌礼仪,西餐是酒也不能满。
乘坐上司或者同事驾驶的汽车时,一个人坐到后座去,这是一个很多人都容易犯的错误,如果你乘坐同事驾驶的汽车,而只有你一个乘客的话,切忌不要一个人坐到后座上去,尤其是乘坐老板或上司驾驶的汽车的时候更加是大忌,这仿佛你把对方当成了一个司机。
你应该坐到司机旁边的前座上去。
如果有两个或者以上的同事一起乘坐,那么一定要有一个人坐到前座上去。
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