出差管理制度005呕心沥血整理版.docx
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出差管理制度005呕心沥血整理版
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修订人
批准人
1
2
3
4
批准
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编制
使用部门
任成龙
人事行政部
1。
目的
为规范员工出差管理,加强出差预算的管理,特制定本制度。
2。
范围
本制度适用于公司全体员工。
3。
权责
3。
1申请部门:
对出差事由保持真实性和出差计划性;
3.2财务部:
对需预支出差费用进行审批及出差报销费用进行监督。
4.定义
4.1凡因公外出,当天内不能返回办公室所在地的均视为出差,当天内能够返回的视为外出。
4.2出差分为长期出差和短期出差,出差时间超过10天以上的视为长期出差,10天及以内的视为短期出差。
5。
内容
5.1出差申请
5.1。
1公司所有人员出差,必须详细填制《外出申请表》或《出差申请单》,获得批准后方可离开公司,否则以旷工论。
5。
1。
2出差员工如果需要预借出差借款时,应当根据计划出差天数、具体活动安排以及费用标准等计算出所需款额,在出差申请单上列示;
5。
1。
3各级管理人员应衡量确定其部门人员是否需要出差。
如果业务可以以更经济的方式进行,则不应批准其出差。
5。
2出差审批权限
5。
2。
1三天以内出差,且无需借支情况下由部门经理及人力资源部审批,三天以上或者需要借支的情况下,由总经理批准.
5。
2.2部门负责人出差应得到总经理批准。
5。
2。
3对于长途出差必须提前5天由总经理批准后人力资源部备案,否则按旷工处理。
5。
3出差标准
5.3.1交通工具
5.3。
1。
1市内出差统乘坐公交/地铁,登记到人力资源部领取公交卡,并于出差回来之后退卡;凡未按规定填表申请者,不予领用市内公交卡,不予报销出差费用;
5.3。
1.2市内出差,原则上不给予报销打的费用,如遇特殊情况需打的必须请示部门经理及以上领导,事后报销时应当注明理由经批准后方可报销;
5.3。
1.3市外出差根据实际情况选择交通工具,首选汽车或硬座火车;国际出差,可乘坐国际航班.具体选择原则如下:
出差里程在1200(含)公里以内应选择火车作为交通工具。
其报销级别最高为硬卧;出差里程在1200公里以上
可选择飞机或高铁作为交通工具,但必须得到总经理批准,方可实施。
5。
3。
1。
4乘坐火车,从晚八时至次日晨七时之间,在车上过夜六小时以上的,或连续乘车时间超过十二小时的,可购同席硬卧票。
5。
3。
1.5符合购硬卧票条件,没有选择硬卧而是硬座的,按硬座票票价的50%返还给个人。
5.3。
1。
6紧急事件,需要乘坐飞机的,必须经主管部门及总经理核准后方可乘坐飞机经济舱。
5。
3。
1。
7持续乘坐火车超过12小时以上的(同一张车票上的起始时间),可凭车票每满12小时,加发20元补助费。
5.3.2住宿
5.3.2.1出差时间超过10天视为长期出差,在考虑费用节省的原则前提下,长期出差一般应租赁私家房屋作为住所;
5。
3。
2.2性别相同的2人或者3人同时出差的需合住一间房,则住宿费用按实际发票报销,由一间房的人共同平均享有;
5.3。
2.3客户能安排住宿或者公司统一安排住宿的,公司不另外给予住宿报销;
5。
3。
2.4住宿费必须凭发票报销。
5。
3.2.5具体标准,见5。
3。
6。
5。
3。
3伙食补贴
5.3。
3。
1公司向出差员工提供每日包干伙食补贴,包含在出差补贴内,具体标准详见5.3.6;
5。
3.3.2出差起始与返回当天,以长途车票起止时间为准不足半天的,按半天计算;半天以上的按一天计算。
5。
3.4话费补贴
5。
3。
4。
1长期出差话费补贴标准:
◆只有长期出差人员可以享受话费补贴;
◆已享受公司每月话费补贴人员长期出差可另享受话费补贴100元,未享受公司每月话费补贴人员补贴150元。
◆如长期出差人员由公司统一配备手机卡的;不再另行给予话费补贴。
5。
3。
4。
2短期出差话费补贴标准:
◆已享受公司每月话费补贴人员短期出差不享受话费补贴;
5。
3。
5出差补助
5。
3。
5。
1公司给与出差人员提供出差补助,具体标准详见5.3.6;
5。
3.5.2外协厂出差补助由人力资源部统计并随工资一起发放。
5.3.6国内差旅费用限额标准
5。
3.6。
1长途交通、招待费,采取凭有效票据,在规定要求下据实报销;
5.3。
6。
2话费等除膳食之外的补贴,按规定标准给予返还个人;
5。
3。
6。
3出差人员住宿、市内交通凭有效票据在以下最高限额下实报实销,超出上限部分费用公司不给予报销.
级别
标准
一类城市
二类城市
三类级城市
乡镇
餐费
补贴
备注
外协厂出差补助
30/天
G/H职等(1天以上)
住宿、市内交通费
178
138
128
98
50/天
E/F职等:
实报实销制
住宿、市内交通费
228
208
188
158
70/天
C/D职等:
实报实销制
住宿、市内交通费
328
308
298
218
80/天
A/B职等:
实报实销制
城市划分:
Ø一类城市:
北京、上海、广州、深圳、天津、青岛、西藏、新疆、三亚、厦门。
Ø二类城市:
石家庄、长春、呼和浩特、太原、郑州、合肥、无锡、苏州、宁波、福州、南昌、长沙、汕头、海口、南宁、贵阳、昆明、兰州、西宁、银川、沈阳、大连、哈尔滨、济南、南京、杭州、武汉、珠海、重庆、成都、西安、张家港、东营、滨州、济宁、烟台、日照、威海、扬州、中山、秦皇岛、洛阳、温州、晋中、唐山、廊坊、常州、徐州、义乌、德州、锦州、东阳、淄博、嘉兴、潍坊.
Ø三类城市:
除以上地区城市以外的城市。
5。
3。
7国际出差差旅费用限额标准
1)当地交通费:
限额100美元/天。
若出差团队成员多于1人,整个团队每天的当地交通费不得高于120美元/天。
除地铁、公交等方式之外,可以采取租车方式,为节约租车费用,应提前预定车辆,并实报实销,标准为:
100美金/辆/天(含LDW保险),租车时须购买盗抢损失险(LDW),如在租车期间发生交通事故,需先由保险公司理赔相关的损失。
如产生保险公司理赔范围外的损失,由驾驶员出具当地交通警察提供的相关证明,经总经理批准后,由驾驶员与公司各承担50%的损失.
2)住宿费:
限额85美元/人/天.
3)伙食费:
限额60美元/人/天
4)补助:
不分出差国家,每人补助20美金/天。
5)长途交通费:
实报实销,出差员工必须在购买机票时购买个人人身安全保险;
6)所有费用都是在以上标准限额内凭票据实报实销,特殊情况,超过以上标准,经总经理批准,否则超出部分由个人承担,公司不予报销.
5。
4出差人员管理
5。
4.1业务性质人员出差管理
A。
业务性质人员出差必须填写《出差计划表》,
B.出差计划经部门审批后随《出差申请单》提交至相关部门审核,对出差计划不详细的不予以批准出差。
C.业务性质人员出差费用报销的审核必须依据:
工作日报/出差计划表/出差申请单/差旅报销单/出差总结报告。
要求:
原则每天在对应客户提交工作日报;如特殊情况不能联网,3天必须到网吧或有网络资源的场所提交日报;未能及时写日报者,必须电话申请审批后补写。
B。
业务性质出差人员每日填写出差行程表,回到公司后将实际行程表随申请单一起交予财务部核销.
C.长期出差业务类人员出差返回公司后5个工作日内需对出差进行详细书面总结,并将总结报告抄送业务部门负责人、总经办,未执行总结任务的,按《奖惩管理办法》执行。
2)技术服务类出差管理
A.技术服务类人员由业务部申请安排出差任务,根据实际情况提出出差建议,相关部门进行审批;
B.技术服务类人员办理相关出差手续,填写《出差申请单》并附《人员出差申请单》经审批后执行出差;
C.出差任务变更的必须重新填写相关单据经审批后进行出差。
否则视为出差无效,费用不予报销;
D。
技术服务类出差,必须填写《工程技术服务单》,每服务完任何一个客户都必须经过客户签字确认,否则视为出差无效,费用不予报销.同时,非业务性质人员每日必须填写实际行程表回到公司后将《差旅报销单》、报销单据、《工程技术服务单》复印件、《出差申请单》、《出差总结报告》复印件一起提供财务报销。
出差服务单原件由部门主管验收后保存,该单将作为工作重要考核依据之一.
E.技术服务类出差要求:
原则每天在对应客户进行工程记录描述,如特殊情况不能联网,3天必须到网吧或有网络资源的进行补写或短信方式发送助理由助理代为填写;未能及时更新记录者,必须电话申请审批后补写。
工程记录为公司审核报销依据之一。
如工程记录不完整或者未填写,将视为无效出差,费用不予以报销。
F.技术服务类人员出差3天以上的返回公司后5个工作日内需对出差进行详细书面总结,并将总结报告抄送部门负责人、品质、研发、业务、总经办相关负责人,未执行总结任务的,按《奖惩管理办法》执行。
G。
技术服务类出差费用报销的审核依据:
技术人员出差申请单/出差申请表/出差服务单/差旅报销单/出差总结报告/工程服务单.
H.技术服务类出差过程中,如遇公休日、节假日,应以公务为重,继续执行出差任务。
连续出差15天以上的可以调休一天,连续出差30天以上的可以调休两天。
3)长期驻外人员(连续驻外超过一个半月以上)出差管理
A。
每天必须发送工作日报;
B。
每个月25日将整理好的费用报销单也即行程表(电子档),单据、售后服务单(纸质档)寄回公司自属部门的助理,由助理确认后代为打印费用报销单提交给审批部门。
5。
5招待费:
5。
5。
1招待费的支出实行“预先申请,据实报销”的管理方法。
5。
5。
2招待费申请程序
(1)因工作,确需进行招待,应事先填写《招待申请单》,报经相关领导批准,并提交财务部(作为后续报销核对依据);售后人员原则上出差不允许对客户进行招待,如因特殊原因需招待的,统一由业务进行申请后代理执行;
(2)若特殊情况无法事先签批,必须通过电话,根据审批权限向上级领导申请,经同意后方可进行,并于招待事宜结束后24小时内,出出差回来之后1个工作日内,补《招待费申请单》,否则不报销任何招待费用。
3、招待费审批权限
(1)单笔招待费在500(含)以下,经部门负责人批准。
(2)单笔招待费在500—1500元,经部门负责人签核后,交财务负责人核准。
(3)单笔招待费超过1500元,经部门负责人、财务负责人签核之后,交总经理批准.
4、招待费费用限额标准
(1)餐饮上限:
1—2人,为100元/人;3人以上为80元/人,本公司陪同人员不得超过两人。
注:
针对特别情况,该限额无法满足时,应事先报部门负责人和总经理批准。
(2)住宿标准:
需住宿公司指定接待酒店,由行政部负责统一选定.
(3)住宿、餐饮以外的消费项目:
事先申请、预算、审批原则。
5、未经批准或超标的费用一律由接待人员自行负责。
5。
5私车公用费用补贴:
因办公地点、公司车辆无法满足时,公司鼓励私车公用,私车公用首先需要提前申请填写《私车使用申请》,按照申请表填写相关内容后由财务人员确认往返里程数后每月发放一次补贴。
私车公用按照每公里补贴0.8元,路桥费用按照实际实际报销,加油费用不在额外报销补贴。
5。
6报销管理
1。
所有发生的费用报销必须经过总公司财务主管审核后方可办理报销手续;
2.所欲报销必须事先申请或者预算并取得原始票据作为报销依据;
3。
所有报销单据必须按要求粘贴在票据粘贴附页上,会计人员对报销项目、预算状况、票据真伪等项目进行勘验,无误后签名交总公司财务主管处签核报销;
4。
应当取得发票而没有发票者,公司不对该项目进行报销;
5。
外出用餐补贴者,直接凭借出差申请单申请用餐补贴报销,没有发票者可提供替代发票;
6。
私车公用外出者,按照《私车使用申请表》按照5。
5标准报销;路桥费用按照取得发票报销;
6。
相关文件
《报销与付款制度》
7.相关表格
《外出申请单》
《出差申请单》
《出差计划表》
《差旅费报销单》
《招待申请单》
《出差总结报告》
8。
相关流程图
责任人作业作业描述
出差人1。
出差计划表;
2。
出差申请单;
直接上级
部门负责人1。
部门负责人or总经理、人力资源部审核
总经理(根据出差天数,3天以上总经理审批)
人事部
出差人1.登记行程;
2.收齐、整理发票;
出差人
部门负责人1.填写出差报告,经部门审批;
出差人1。
出差后3个工作日内填具对应报销单(通用与差旅费报销单)按要求整理、粘贴发票;2。
凡是报销款,必须有全部发票;
部门负责人
财务会计1.每周周四下午之前提交至财务会计处;
财务负责人
总经理
出纳1。
每周周五下午至出纳处核销款项;
财务会计
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