全套外贸信函写作样本大全.docx
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全套外贸信函写作样本大全
全套外贸信函写作样本
函电书写基本原则
一、Courtesy礼貌
语言要有礼且谦虚,及时地回信也是礼貌的表现。
例如:
Wehavereceivedwithmanythanksyourletterof20May,andwetakethepleasureofsendingyouourlatestcatalog.Wewishtodrawyourattentiontoaspecialofferwhichwehavemadeinit.
Youwillbeparticularlyinterestedinaspecialofferonpage5ofthelatestcatalogenclosed,whichyourequestedinyourletterof20May.
二、Consideration体谅
写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求,而不是从自身出发,语气上更尊重对方。
例如:
“Youearn2percentdiscountwhenyoupaycash.Wewillsendyouthebrochurenextmonth.”就比“Weallow2percentdiscountforcashpayment.Wewon'tbeabletosendyouthebrochurethismonth.”要好。
三、Completeness完整
一封商业信函应概况了各项必需的事项,如邀请信应说明时间、地点等,确忌寄出含糊不清的信件。
四、Clarity清楚
意思表达明确,要注意:
(一)避免用词错误:
例如:
AstothesteamerssailingfromHongKongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.
此处bimonthly有歧义:
可以是twiceamonth或者oncetwomonth.故读信者就迷惑了,可以改写为:
1.WehavetwodirectsailingseverymonthfromHongKongtoSanFrancisco.
2.WehavesemimonthlydirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.
3.WehaveadirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.
(二)注意词语所放的位置:
例如:
1.Weshallbeabletosupply10casesoftheitemonly.
2.Weshallbeabletosupply10casesonlyoftheitem.
前者则有两种商品以上的含义。
(三)注意句子的结构:
例如:
1.Wesentyou5samplesyesterdayofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay20byair.
2.Wesentyou,byair,5samplesofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay20.
五、Conciseness简洁
(一)避免废话连篇:
例如:
1.Wewishtoacknowledgereceiptofyourletter...可改为:
Weappreciateyourletter...
2.Enclosedherewithpleasefindtwocopiesof...可改为:
Weenclosetwocopiesof...
(二)避免不必要的重复:
(三)短句、单词的运用:
Enclosedherewith----->enclosed
atthistime----->now
duetothefactthat----->because
adraftintheamountof$1000----->adraftfor$1000
六、Concreteness具体
七、Correctness正确
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商务函电基本格式
20May2000DateLine日期)
Kee&Co.,Ltd34RegentStreetLondon,UKInsideAddress收信人地址
DearSirs:
Salutation称呼
WehaveobtainedyournameandaddressfromDee&Co.Ltd,andwearewritingtoenquirewhetheryouwouldbewillingtoestablishbusinessrelationswithus.Wehavebeenimportersofshoesformanyyears.Atpresent,weareinterestedinextendingourrangeandwouldappreciateyourcataloguesandquotations.Ifyourpricesarecompetitivewewouldexpecttoplacevolumeordersonyou.Welookforwardtoyourearlyreply.Body信文
YoursfaithfullyComplimentaryClose客套结束语
TonySmithSignatureBlock签名栏
Enc.EnclosureNotation附件说明
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同意对方担任独家代理
22May2000
Kee&Co.,Ltd
34RegentStreet
London,UK
DearMr.Smith:
Thankyouforyourletterof20Mayproposingasoleagencyforourofficemachines.
Wehaveexaminedourlongand,Imustsay,mutuallybeneficialcollaboration.WewouldbeverypleasedtoentrustyouwiththesoleagencyforBahrain.
Wehavedrawnupadraftagreementthatisenclosed.Pleaseexaminethedetailedtermsandconditionsandletusknowwhethertheymeetwithyourapproval.
Onapersonalnote,ImustsaythatIamdelightedthatweareprobablygoingtostrengthenourrelationship.IhaveverypleasantmemoriesofmylastvisittoLondonwhenyouentertainedmesodelightful.IlookforwardtoreciprocatingonyournextvisittoBeijing.
Yourssincerely,
TonySmith
ChiefSeller
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----先生:
五月二十日建议担任办公室器具之独家代理来信已经收妥。
过去双方合作皆互利互助,能获您的眷愿作我公司于巴林的独家代理,殊感荣幸。
现随函附上协议草稿,烦请查实各项条款,惠覆是盼。
双方能加强业务,甚感欣喜。
前次到访伦敦,蒙盛情款待,不胜感激。
祈盼您莅临北京时,容我一尽地主之谊。
出口部主任
托尼.斯密思谨上
2000年5月22日
拒绝对方担任独家代理
22May2000
Kee&Co.,Ltd
34RegentStreet
London,UK
DearSirs:
Thankyouforyourletterof20Maysuggestingthatwegrantyouasoleagencyforourhouseholdlines.
Iregrettosaythat,atthisstage,suchanarrangementwouldberatherpremature.
Wewould,however,bewillingtoengageinatrialcollaborationwithyourcompanytoseehowthearrangementworks.
Itwouldbenecessaryforyoutotestthemarketforourproductsatyourend.Youwouldalsohavetobuildupamuchlargerturnovertojustifyasoleagency.
Weenclosepricelistscoveringalltheproductsyouareinterestedinandlookforwardtohearingfromyousoon.
Yourssincerely,
TonySmith
ChiefSeller
Enc.
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----先生:
五月二十日有关建议担任家用亚麻制品独家代理的来信收妥,谨致衷心谢意。
目前时机尚未成熟,不能应允该安排,深感抱歉。
然而,本公司乐意与贵公司先试行合作,为今后合作打下基础。
为证明担任独家代理的能力,贵公司宜就上述货品作市场调查,研究是否可扩大现有营业额。
随函奉上该货品报价单,敬希查照。
专此候覆。
出口部主任
托尼.斯密思谨上
2000年5月22日
请求建立商业关系的回复
22May2000
Kee&Co.,Ltd
34RegentStreet
London,UK
DearSirs:
DearMr.Smith,
Thankyouforyourletterofthe20thofthismonth.Weshallbegladtoenterintobusinessrelationswithyourcompany.
Incompliancewithrequest,wearesendingyou,underseparatecover,ourlatestcatalogueandpricelistcoveringourexportrange.
Paymentshouldbemadebyirrevocableandconfirmedletterofcredit.
Shouldyouwishtoplaceanorder,pleaseEmailorfaxus.
Yourssincerely,
TonySmith
ChiefSeller
----先生:
非常高兴收到贵公司本月二十日有关建立商务关系的来函。
谨遵要求另函奉上最新的出口商品目录及报价单。
款项须请以不可撤销保兑信用证支付。
如欲订货,请寄电子邮件或传真为盼。
出口部主任
托尼.斯密思谨上
2000年5月22日
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请求建立商业关系
20May2000
Kee&Co.,Ltd
34RegentStreet
London,UK
DearSirs:
WehaveobtainedyournameandaddressfromDee&Co.Ltd,andwearewritingtoenquirewhetheryouwouldbewillingtoestablishbusinessrelationswithus.
Wehavebeenimportersofshoesformanyyears.Atpresent,weareinterestedinextendingourrangeandwouldappreciateyourcataloguesandquotations.
Ifyourpricesarecompetitivewewouldexpecttoplacevolumeordersonyou.
Welookforwardtoyourearlyreply.
Yoursfaithfully,
TonySmith
ChiefBuyer
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——先生:
我们从蒂科公司得知贵司商号与地址,特此来函,希望能同贵司发展商务关系。
多年来,本公司经营鞋类进口生意,目前想扩展业务范围。
请惠寄商品目录与报价单。
如贵司产品价格合理,本公司必定向你方下定单。
恭候佳音。
采购部主任
托尼.斯密思谨上
2000年5月20日
加价前优惠大客户
20May2000
Kee&Co.,Ltd
34RegentStreet
London,UK
DearSirs:
Duetotheriseintheworldpriceofpaper,from1Januaryofnextyear,pricesforourproductsareduetoincreaseby10%acrosstheboard.
Sinceyouareavaluedcustomeroflongstanding,wewishtogiveyoutheopportunitytobeatthepriceincreasesbyorderingnowatthecurrentprices.
Inaddition,wearewillingtogiveyouadiscountof5%onallordersofmorethanGB£20,000.
Weareawarethatyoudonothavesufficientwarehousingforlargequantitiesofreservestock..Inthecircumstances,wewouldbepreparedtoholdpaperforyoutobedeliveredatyourconvenience.Therewillbenochargeforwarehousingatthisend.
Webelievethatyouwillseetheadvantagesofthisarrangement,whichwillsaveyouatleast15%onpaperpurchasesinthecomingyear.
Welookforwardtoyourearlyreply.
Yoursfaithfully,
TonySmith
ChiefSeller
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——先生:
鉴于全球的纸张价格上升,自明年一月一日起,本公司的货品价格将全面提升百分之十。
本公司万分感激贵公司长期以来的支持,特此建议在价格调整前预早订购货品。
凡订购金额超过20,000英镑,更可获得九五折优惠。
若未能腾出地方存放纸张,本公司乐意免费提供存货服务,直到贵公司有所安排。
此次减价特别优惠顾客,预早订购可减少来年购买纸张至少百分之十五的支出。
期待着你的覆音。
销售部主任
托尼.斯密思谨上
2000年5月20日
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就价格让步的还盘
20May2000
Kee&Co.,Ltd
34RegentStreet
London,UK
DearSirs:
Thankyouforyourletterof20May2000.WearedisappointedtohearthatourpriceforFlamecigarettelightersistoohighforyoutoworkon.YoumentionthatJapanesegoodsarebeingofferedtoyouatapriceapproximately10%lowerthanthatquotedbyus.
Weacceptwhatyousay,butweareoftheopinionthatthequalityoftheothermakesdoesnotmeasureuptothatofourproducts.
Althoughwearekeentodobusinesswithyou,weregretthatwecannotacceptyourcounterofferorevenmeetyouhalfway.
Thebestwecandoistoreduceourpreviousquotationby2%.Wetrustthatthiswillmeetwithyourapproval.
Welookforwardtohearingfromyou.
Yoursfaithfully,
TonySmith
ChiefSeller
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——先生:
二零零零年五月二十日来函收到,不胜感激。
得知贵公司认为火焰牌打火机价格过高,无利可图,本公司极感遗憾。
来函又提及日本同类货品报价较其低近百分之十。
本公司认同来函的说法,然而,其他厂商的产品质量绝对不能与本公司的相提并论。
虽然极望与贵公司交易,但该还盘较本公司报价相差极大,故未能接受贵公司定单。
特此调整报价,降价百分之二,祈盼贵公司满意。
谨候佳音。
销售部主任
托尼.斯密思谨上
2000年5月20日
敦促买方接受报价
20May2000
Kee&Co.,Ltd
34RegentStreet
London,UK
DearSirs:
Werefertoourquotationof10Mayandourmailofferof20MayregardingthesupplyofFlamecigarettelighters.
Wearepreparedtokeepourofferopenuntiltheendofthismonth.
Asthisproductisingreatdemandandthesupplylimited,wewouldrecommendthatyouacceptthisofferassoonaspossible.
Yoursfaithfully,
TonySmith
ChiefSeller
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——先生:
关于火焰牌打火机的供应事宜,本公司曾于五月十日报价和于五月二十日邮寄报盘。
现特此通知,该报盘的有效期在本月底结束。
该货品市场需求量很大,供货有限。
宜从速接受该报价为荷。
销售部主任
托尼.斯密思谨上
2000年5月20日
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询价的回复
20May2000
Kee&Co.,Ltd
34RegentStreet
London,UK
DearSirs:
Wewelcomeyourenquiryof20thMayandthankyouforyourinterestinourproducts.Acopyofourillustratedcatalogueisbeingsenttoyoutoday,withsamplesofourproducts.
Mr.Lee,ouroverseasdirector,willbeinLondonearlynextmonthandwillbegladtocallonyou.Hewillhavewithhimawiderangeofourmanufactures,andwhenyousee
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